Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam samenwerkingsorganisatie Boxtel – Sint-Michielsgestel;
gezien het voorstel van het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam samenwerkingsorganisatie Boxtel – Sint-Michielsgestel van 8 september 2015;
gelet op artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling samenwerkingsorganisatie Boxtel – Sint-Michielsgestel;
b e s l u i t :
vast te stellen het “Directiestatuut samenwerkingsorganisatie Boxtel – Sint-Michielsgestel”
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de samenwerkingsorganisatie;
- b.
bestuursorganen: de bestuursorganen van de samenwerkingsorganisatie;
- c.
dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de samenwerkingsorganisatie;
- d.
deelnemers: de deelnemende gemeenten, wiens bestuursorganen deelnemen aan de Regeling;
- e.
directie: de directie van de samenwerkingsorganisatie;
- f.
gebiedsregisseur: inhoudelijk verantwoordelijke voor de taakuitvoering vanuit de deelnemers (opdrachtgeversrol);
- g.
managementrapportage: schriftelijke rapportage van de directie over de voortgang van de samenwerkingsorganisatie;
- h.
Regeling: Gemeenschappelijke Regeling samenwerkingsorganisatie Boxtel – Sint-Michielsgestel;
- i.
samenwerkingsorganisatie: de samenwerkingsorganisatie, zoals bedoeld in de Regeling.
Artikel 2. Samenstelling en voorzitterschap
- 1.
De directie bestaat uit de gemeentesecretarissen van de deelnemers.
- 2.
Tijdelijk wordt de directie uitgebreid met een door het dagelijks bestuur aangewezen lid, hierna te noemen ‘projectdirecteur’.
- 3.
Het dagelijks bestuur wijst één van de leden als voorzitter aan.
- 4.
De voorzitter van de directie is het eerste aanspreekpunt voor de bestuursorganen.
- 5.
Bij afwezigheid van de voorzitter van de directie wijst de directie een vervangend voorzitter aan.
- 6.
De stukken die van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur uitgaan, worden door de voorzitter van de directie medeondertekend.
- 7.
De voorzitter van de directie treedt op als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.
Artikel 3. Taken
- 1.
De directie staat de bestuursorganen bij.
- 2.
De directie is aanwezig bij de vergaderingen van zowel het algemeen bestuur als het dagelijks bestuur. In deze vergaderingen heeft de directie geen stem.
- 3.
De directie treedt op als secretaris van de bestuursorganen.
- 4.
De directie legt de verbinding en onderhoudt de werkrelatie met burgers, ondernemingen, instellingen en andere overheden.
- 5.
De vaste leden van de directie vormen de verbinding tussen de deelnemers waarvoor zij zijn benoemd en de samenwerkingsorganisatie.
Artikel 4. Verantwoordelijkheden
- 1.
De directie is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de samenwerkingsorganisatie. Dit ziet in ieder geval op:
- a.
de strategische koers en lange termijnvisie van de samenwerkingsorganisatie;
- b.
de voorbereiding van agendapunten voor het algemeen bestuur en dagelijks bestuur;
- c.
de eindverantwoordelijkheid als goed werkgever voor de samenwerkingsorganisatie;
- d.
de eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers, ondernemers en instellingen van de deelnemers;
- e.
de eindverantwoordelijkheid voor het kwalitatief hoogwaardig en efficiënt bedienen van de deelnemers;
- f.
de eindverantwoordelijkheid voor het financieel beleid van de samenwerkingsorganisatie.
- 2.
De projectdirecteur, en na afloop van diens aanwijzing de directie, gaat over de dagelijkse bedrijfsvoering van de samenwerkingsorganisatie en is eindverantwoordelijk voor de effectuering van het streefbeeld (kwaliteit en kwantiteit) voor de samenwerking, zoals vastgelegd in het bedrijfsplan ‘Samen sterker in De Meierij’.
- 3.
De vaste leden van de directie treden op als gebiedsregisseurs.
Artikel 5. Bevoegdheden
De bevoegdheden van de directie worden geregeld in één of meer afzonderlijke regelingen van de bestuursorganen. In deze regeling(en) zal worden verwezen naar één of meer registers, waarin de bevoegdheden specifiek worden beschreven.
Artikel 6. Directie-overleg
- 1.
De directie vergadert in principe eenmaal per week. Deze besloten vergadering kan worden aangehaald als ‘directie-overleg’.
- 2.
In aanvulling op het vorige lid is ieder lid van de directie bevoegd de directie vaker bijeen te roepen, indien dit noodzakelijk wordt geacht.
- 3.
Directie-overleggen worden voorgezeten door de voorzitter van de directie.
- 4.
Alle leden van de directie trachten te allen tijde bij een directie-overleg aanwezig te zijn. Een directie-overleg vindt hoe dan ook geen doorgang, indien niet minimaal twee leden van de directie aanwezig zijn.
- 5.
De directie of een lid daarvan kan anderen uitnodigen bij een directie-overleg aanwezig te zijn.
- 6.
Voor een directie-overleg wordt een agenda opgesteld.
- 7.
De agenda en de te behandelen stukken worden minimaal twee werkdagen voorafgaand aan het directie-overleg aan de leden van de directie ter hand gesteld.
- 8.
De voorzitter van de directie stelt de agenda voor aanvang van een directie-overleg vast.
- 9.
Van een directie-overleg wordt een verslag gemaakt dat door de directie wordt vastgesteld.
Artikel 7. Besluitvorming
- 1.
Besluitvorming van de directie vindt plaats tijdens het directie-overleg.
- 2.
Ieder lid van de directie heeft één stem.
- 3.
De directie streeft bij de besluitvorming te allen tijde naar consensus. Een besluit wordt evenwel geacht te zijn genomen indien één van de vaste leden van de directie en de projectdirecteur instemmen met het voorstel daartoe. Wanneer dit geen uitkomst biedt, wordt een voorstel ter finale besluitvorming voorgelegd aan het dagelijks bestuur.
- 4.
Besluiten van de directie worden schriftelijk opgenomen in het verslag van het directie-overleg. Dit verslag wordt toegankelijk gemaakt voor het dagelijks bestuur.
Artikel 8. Directiesecretaris
- 1.
De directie wordt ondersteund door een secretaris, hierna te noemen ‘directiesecretaris’.
- 2.
De directiesecretaris werkt onder directe aansturing van de voorzitter van de directie.
- 3.
De directiesecretaris bereidt de directie-overleggen voor; maakt in overleg met de voorzitter van de directie de agenda; toetst stukken op besluitrijpheid; verzorgt de verslagen van de directie-overleggen; bewaakt relevante (beslis)termijnen, en draagt zorg voor archivering van de stukken.
- 4.
De directiesecretaris neemt deel aan directie-overleggen. In de directie-overleggen heeft de directiesecretaris geen stem.
Artikel 9. Informatieplicht
- 1.
De directie informeert het dagelijks bestuur actief, tijdig en adequaat over de voortgang van de samenwerkingsorganisatie, waarbij alle relevante informatie wordt verstrekt, zodat het dagelijks bestuur in de gelegenheid is de bedrijfsvoering te kunnen beoordelen. Hierbij dient specifieke aandacht te zijn voor de effectuering van het streefbeeld (kwaliteit en kwantiteit) met de samenwerking, zoals vastgelegd in het bedrijfsplan ‘Samen sterker in De Meierij’.
- 2.
Aan het vorige lid wordt door middel van een managementrapportage in ieder geval tweemaal per jaar gehoor gegeven, of zoveel eerder, indien de voortgang daartoe aanleiding geeft of daarom door het dagelijks bestuur wordt verzocht.
Artikel 10. Geschillen
Het dagelijks bestuur oordeelt en beslist over eventuele geschillen naar aanleiding van de toepassing en uitvoering van deze regeling.
Artikel 11. Incidentele afwijking
Het dagelijks bestuur kan besluiten tot incidentele afwijking van deze regeling na instemming van de directie.
Artikel 12. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze regeling treedt in werking de dag nadat deze bekend is gemaakt.
- 2.
Deze regeling kan worden aangehaald als: “Directiestatuut samenwerkingsorganisatie Boxtel – Sint-Michielsgestel”.
Toelichting
Inleiding
In het ‘Bedrijfsplan voor de ambtelijke fusieorganisatie tussen de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel: Samen Sterker in de Meierij’ is op hoofdlijnen aangegeven hoe de bestuurlijke structuur van het openbaar lichaam wordt gevormd. Kernachtig is aandacht besteed aan de rol van de colleges en de gemeentesecretarissen, enerzijds als opdrachtgever en anderzijds als opdrachtnemer: het tactisch operationeel opdrachtgeverschap is belegd bij de gemeentesecretarissen.
Op grond van artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling samenwerkingsorganisatie Boxtel – Sint-Michielsgestel stelt het algemeen bestuur in een directiestatuut nadere regels vast betreffende de taken en de bevoegdheden van de directie en regelt tevens het voorzitterschap.
Met het voorliggende Directiestatuut wordt hieraan gevolg gegeven.
Wat willen wij bereiken?
Met een statuut worden de rollen van de directie verduidelijkt. Hiermee wordt bevorderd dat de directie op effectieve en efficiënte wijze kan handelen.
Om ontwikkelingen in de nabije toekomst zoveel mogelijk kansen te geven, blijft het statuut beperkt tot het regelen van het meest noodzakelijke.
Enkele onderwerpen hebben een bijzonder karakter. In het Bedrijfsplan zijn bepaalde keuzes gemaakt die vertaald dienden te worden in het reglement. Deze onderwerpen zijn:
- -
de directie bestaat uit de beide gemeentesecretarissen en wordt tijdelijk ondersteund door een externe directeur.
- -
De externe directeur treedt voorlopig op als voorzitter van de directie.
- -
De externe directeur is vooral verantwoordelijk voor de realisatie van het streefbeeld van de samenwerkingsorganisatie.
- -
de voorzitter van de directie is aangewezen als bestuurder van de organisatie zoals bedoeld in de Wet op de ondernemingsraden.
- -
Besluiten worden zoveel als mogelijk op basis van consensus genomen. Bij het ontbreken van consensus kan worden geëscaleerd naar het bestuur.
Wat gaan wij daarvoor doen?
Het directiestatuut is een intern werkende regeling. Met het vaststellen ervan is de directie en het AB en DB geïnformeerd.
Gelet op het belang van dit reglement is het gewenst dat dit met onmiddellijke ingang in werking treedt.
Het concept van het Directiestatuut is besproken met de directie.
Voorstel Dagelijks bestuur
Het Dagelijks Bestuur stelt voor, het Directiestatuut overeenkomstig bijgaand concept vast te stellen.