CVDR41155_1Beheerregeling Gemeentelijke Basisregistratie PersoonsgegevensnlregelingWinsum2010-09-15WinsumDe Wiekslag, 14-12-2010Beheerregeling GBAWet Gemeentelijke Basisregistratie Persoonsgegevens, art. 14college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2009-10-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2009-12-08Nieuwe regelingOnbekendGeenGeenBeheerregeling Gemeentelijke Basisadministratie PersoonsgegevensHet College van burgemeester en wethouders van de gemeente Winsum,gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens;besluit vast te stellen de navolgendeBeheerregeling Gemeentelijke Basisadministratie
Persoonsgegevens1Algemene bepalingen1In deze regeling wordt verstaan onder:
Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens (wet GBA)
kwaliteitssteekproef: een controle op de
inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten
grondslag liggende brondocumenten en procedures
foutberichtenverslag: het automatisch door
het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in
de over het netwerk binnenkomende berichten
autorisatie: het binnen de
toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van
gebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of het
binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van
gegevensverstrekking aan afnemers en derden.
2
Het College van burgemeester en wethouders is beheerder
van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
en wijst de coördinator sectie Publiekszaken aan als
informatiebeheerder GBA en privacybeheerder GBA.
Het College van Burgemeester en wethouders wijst
functionarissen aan die worden belast met:
een jaarlijks werkplan waarin de beheersactiviteiten worden
opgenomen
een jaarverslag waarin gerapporteerd wordt aan burgemeester en
wethouders over het onder a. bedoelde werkplan, waarbij tevens
inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhouding- en
beheersprocedures
een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien
uit de in artikel 9 bedoelde kwaliteitssteekproef
uitvoering van iedere vorm van ‘periodieke audit GBA’
administratieve beheersprocedures, voor zover hier niet door of
bij de Wet in is voorzien
periodiek overleg met de gegevens-, de applicatie-, de systeem-,
en de beveiligingsbeheerder
melding aan het afdelingshoofd Middelen van inbreuken op de
informatiebeveiliging.
4De informatiebeheerder adviseert het College van Burgemeester en
Wethouders als verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de
gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, te weten:
kwaliteit van de gegevens
persoonsinformatievoorziening.
5De informatiebeheerder beslist over de installatie van nieuwe of
gewijzigde versies van het GBA-toepassingsysteem.6De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien
van inrichting en bijhouding van de gemeentelijke
basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd
de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd
de managementsamenvatting van iedere vorm van ‘periodieke GBA
audit’ ter kennis komt van het college van burgemeester en
wethouders
dat alle in artikel 2 genoemde functionarissen op de hoogte zijn
gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van
het GBA-toepassingsysteem en van de gevolgen van deze
installatie
onderzoek plaatsvindt naar inbreuken op de informatiebeveiliging
en neemt zo nodig maatregelen om herhaling te voorkomen.
3Het gegevensbeheer7De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die
opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens
het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige
regelgeving op het gebied van de gemeentelijke
basisadministratie persoonsgegevens.
het bevorderen van de kwaliteit van de op te nemen en opgenomen
gegevens.
8De gegevensbeheerder is bevoegd:
vanuit de in artikel 7 bedoelde verantwoordelijkheid de
gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en
bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens
vanuit de onder a genoemde bevoegdheid om de geleverde en
opgenomen gegevens te controleren.
9De gegevensbeheerder voorziet in periodieke kwaliteitssteekproeven op
het bestand van persoonslijsten van ingeschrevenen.4Het systeembeheer10De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit van en het
technisch onderhoud van het computersysteem waarop de
GBA-toepassingsprogrammatuur is geïnstalleerd.11De systeembeheerder voorziet in:
de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem
de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van
het toepassingssysteem
de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig
hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen
uitwijkvoorzieningen
een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe
uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de
ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld
het transport, de veilige opslag van verwijderbare
gegevensdragers en deugdelijke periodieke vernietiging
daarvan
de logging in het toepassingssysteem van de applicatiebeheerder,
de systeembeheerder, de gebruikers en de leverancier van het
toepassingssysteem.
12De systeembeheerder is bevoegd:
in overleg met de informatiebeheerder maatregelen te treffen als
de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin
opgeslagen informatie acuut in het geding is
aanwijzingen te geven over:
beheer van toepassingssystemen
beheer van bestanden
beheersmaatregelen ter bevordering van een juist gebruik en de
beveiliging van de informatievoorziening.
5Het applicatiebeheer13De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem
het tijdig opschonen van de gegevensbestanden van via het
netwerk ontvangen berichten waarvan de cycli zijn
afgehandeld
de technische afhandeling van de periodieke gegevens
verstrekking GBA, die plaatsvindt op basis van een
autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse zaken c.a.
en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op
basis van de Verordening GBA op basis van een besluit van
burgemeester en wethouders
het beheer van de tabellen van de gemeentelijke
basisadministratie persoonsgegevens
het beheer van de gebruikers documentatie.
14De applicatiebeheerder is bevoegd gegevensverwerkers en
binnengemeentelijke afnemers die rechtstreeks toegang hebben tot de
basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het
gebruik van het toepassingssysteem.15De applicatiebeheerder voorziet in:
een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis
van autorisatiebesluiten worden gedaan
de communicatie bij storingen in hard- en software
een bijdrage aan het oplossen van storingen binnen het
toepassingssysteem
maatregelen om de gevolgen van verkeerd uitgevoerde
systematische verstrekkingen ongedaan te maken
de bijhouding van een logboek waarin problemen, klachten en
bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden
de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk
de rechtstreekse toegang tot de basisadministratie
persoonsgegevens van hiertoe bevoegde binnengemeentelijke
afnemers
de toekenning en schriftelijke vastlegging van de
autorisatieniveaus die aan gegevensverwerkers zijn
toegewezen
de bijhouding van een verzameling van de autorisaties die zijn
toegekend voor gegevensverwerking en rechtstreekse toegang
de logging van:
medewerkers die gegevens raadplegen
medewerkers die gegevens muteren
melding van inbreuken op de informatiebeveiliging aan de
informatiebeheerder
het evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem,
evenals het testen en evalueren van nieuwe apparatuur
de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en
of gewijzigde versies van het toepassingssysteem
de voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de
gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het
toepassingssysteem
de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de
gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden
ontleend
de afhandeling van verzoeken om managementgegevens.
16De applicatiebeheerder adviseert de informatiebeheerder over:
gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van
uitwijkprocessen
installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het
toepassingssysteem.
17De applicatiebeheerder neemt deel aan externe gebruikersoverleggen.6Het privacybeheer18De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
de inhoudelijke afhandeling van de periodieke
gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een
autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken c.a.
en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op
grond van de Verordening gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens 2009 of op basis van een besluit van het
College van burgemeester en wethouders
het dagelijkse toezicht op de naleving van de
privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet, de Verordening
gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2009 en de Wet
bescherming persoonsgegevens voor de gemeentelijke
basisadministratie persoonsgegevens.
19De privacybeheerder is bevoegd:
op grond van het in artikel 18, onder b, genoemde toezicht alle
gebruikers van de toepassingssystemen aanwijzingen te geven
advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders over alle
procedures en producten die betrekking hebben op de
gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de
waarborging voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer in
het geding is.
20De privacybeheerder voorziet in:
de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, 1e
lid van de wet GBA
de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, 2e
lid van de wet GBA
de jaarlijkse bekendmaking als bedoeld in artikel 102, 5e lid
van de wet GBA
de behandeling van alle verzoekschriften die op basis van
artikel 79, 103 en 104 van de wet GBA worden ontvangen
de behandeling van verzoeken van binnengemeentelijke afnemers
tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie
persoonsgegevens.
21De privacybeheerder is betrokken bij het bij of krachtens de wet
gestelde en alle bezwaarschriftenprocedures, die voortvloeien uit
genomen beslissingen op grond van de Wet met daarbij behorende
regelingen en de Wet bescherming persoonsgegevens, voor zover
bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de belanghebbende aan de
orde is.7De gegevensverwerking22De gegevensverwerker voorziet in:
het verwerken van de gegevens overeenkomstig de in de
regelgeving voorgeschreven wijze, voor zover de verwerker
daartoe door de applicatiebeheerder is geautoriseerd
het verzamelen en archiveren van de daarvoor gebruikte
brondocumenten
de behandeling van verzoeken als bedoeld in artikel 80, 81 en 82
van de wet GBA
het doorsturen van bezwaren als bedoeld in artikel 83 en 86 van
de wet GBA naar de Commissie Bezwaarschriften van de
gemeente
de behandeling van het netwerkverkeer, met uitzondering van de
periodieke gegevensverstrekking
de behandeling van het foutberichtenverslag
de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan
worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet GBA
de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte
actualiseringen
de toezending van de complete persoonslijst aan de
geregistreerde ingeval van een
1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens, en
een vervolginschrijving uit het buitenland
de toezending van de hoofdlijnen van de GBA conform artikel 78,
3e lid van de Wet GBA
de kennisgeving aan de geregistreerde in overige gevallen.
23De gegevensverwerker beslist op aangiften en/of verzoekschriften die op
grond van de wet worden gedaan, voor zover hier niet op andere wijze in
is voorzien.8Het beveiligingsbeheer24De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het beheer van de
beveiligingsvoorschriften voor de GBA.25De beveiligingsbeheerder is bevoegd om medewerkers van de afdeling
Samenleving en Middelen aanwijzingen te geven ten aanzien van
beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de wet- en regelgeving
en de beveiligingsvoorschriften voor de GBA.26De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften
die voortvloeien uit de wet- en regelgeving, de binnengemeentelijk
vastgestelde beveiligingsvoorschriften en de in deze regeling opgenomen
bepalingen betreffende beveiliging worden nageleefd.27De beveiligingsbeheerder adviseert burgemeester en wethouders over:
de beveiligingsaspecten die uit de wet- en regelgeving GBA en de
binnengemeentelijke beveiligingsvoorschriften voortvloeien;
en
de fysieke beveiliging in en om de ruimtes waar de hoofdcomputer
en de overige componenten voor bijhouding van de GBA staan.
28De beveiligingsbeheerder voorziet jaarlijks in een verslag over de
activiteiten betreffende het beveiligingsbeheer.9Slotbepalingen29Deze beheerregeling treedt in werking op 8 december 2009.30Deze beheerregeling wordt aangehaald als: “Beheerregeling GBA”.31De beheerregeling ligt ter inzage bij de Informatiebeheerder GBA.32De ‘Beheerregeling voor de GBA-persoonsgegevens’, vastgesteld bij
besluit van het College van burgemeester en wethouders op 16 maart 2004,
wordt ingetrokken met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze
regeling.Vastgesteld te Winsum op 27 oktober 2009,Burgemeester en wethouders voornoemd,de secretaris, de burgemeester,drs. R.J. Bolt M.A.P. Michels