CVDR411258_1Organisatieregeling Gemeente UtrechtnlregelingUtrecht2018-04-09UtrechtGemeentebladOrganisatieregeling Gemeente UtrechtOnbekendcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2012-12-11De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-01-012014-02-12OnbekendOnbekendorganisatieregelingGeenGeenOrganisatieregeling Gemeente UtrechtOrganisatieregeling Gemeente Utrecht13 januari 2014Organisatieregeling gemeente UtrechtTekstuitgave van de Organisatieregeling gemeente Utrecht van de gemeente Utrecht, zoals vastgesteld bijcollegebesluit van 11 december 2012, inwerking getreden op 1 januari 2013 ter uitvoering van artikel 160, eerstelid, onderdeel c van de Gemeentewet en artikel 5, 13, 22 en 24 van de Financiële verordening gemeente Utrecht.1Organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie1.1Kaders van het collegeHet college heeft de verantwoordelijkheid om de ambtelijke organisatie in te richten en te besturen. Door middelvan deze organisatieregeling stelt het college de belangrijkste kaders voor inrichting en aansturing vast. Hetcollege draagt daarbij een aantal in deze regeling benoemde bevoegdheden en verantwoordelijkheden over aanleden van de ambtelijke organisatie.1.2Hoofdstructuur ambtelijke organisatie
De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie wordt vastgesteld door het college.
Deze hoofdstructuur bestaat uit verschillende organisatieonderdelen: de uitvoeringsorganisaties, de
clusters van de ontwikkelorganisatie, Interne bedrijven (als geheel) en de Bestuurs- en Concernstaf.3.Uitvoeringsorganisaties werken zakelijk en productgericht aan diensten voor de stad. Ze realiseren samennagenoeg alle transactie- en uitvoeringsprocessen van de gemeente Utrecht. De uitvoeringsorganisatieszijn de volgende:
Vergunningen Toezicht en Handhaving (VTH)
Publiekszaken (PBZ)
Werk en Inkomen (W&I)
Volksgezondheid (VG)
Intern verzelfstandigd bedrijf Stadswerken (SW)
Utrechtse Vastgoed Organisatie (UVO)
De ontwikkelorganisatie werkt aan complexe strategische beleidsvorming, vervult een regiefunctie om
relevante interne en externe partijen hierbij te betrekken en adviseert de directieraad over kaderstellingvan de uitvoering. De ontwikkelorganisatie kent de volgende clusters:
Maatschappelijke Ontwikkeling (MO)
Culturele Zaken (CZ)
Veiligheid (VGL)
Wijken
Milieu & Mobiliteit (M&M)
Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling (REO)
Projectorganisatie Stationsgebied (POS)
Projectbureau Leidsche Rijn (LR)
De Interne Bedrijven faciliteert het primaire proces van de gemeente en levert naast basisproducten en
diensten ook advies, onderzoek en projectmanagement.
De Bestuurs- en Concernstaf wordt omschreven in artikel 1.7
Elk organisatieonderdeel wordt geleid door een Integraal Resultaatverantwoordelijk Manager (IRM)1. De
Interne Bedrijven en de Bestuurs- en Concernstaf worden ieder als geheel aangestuurd door een IRM.8.Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Degemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de organisatieen geeft met de directieraad sturing aan de organisatie.9.Het college kan (tijdelijke) organisatorische onderdelen instellen en opheffen in de hoofdstructuur. Aan dieonderdelen kunnen taken van bestaande organisatorische onderdelen worden opgedragen.10.De organisatie kent een vijfde cluster: de Raadsorganen. Dit cluster omvat zowel het onderdeel Griffie, datrechtstreeks voor de raad werkt, als het onderdeel Rekenkamer met de Rekenkamerstaf. Voor deambtenaren van de Griffie is de Raad het bevoegd gezag. De griffier is nevengeschikt aan degemeentesecretaris. Daarnaast maken de raadsleden en de fractiemedewerkers ten behoeve van deadministratieve en financiële systemen ook onderdeel uit van de Raadsorganen. De Raadsorganen makenop eenzelfde wijze als de andere organisatieonderdelen gebruik van de Interne Bedrijven.1.3Gemeentesecretaris/algemeen directeur
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is secretaris van het college.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van de directieraad.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft binnen de door het bestuur (college en gemeenteraad)
gestelde kaders de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie.4.De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan ingrijpen in het management van een organisatieonderdeel.1Bepaalde IRMs hebben een aanstelling als directeur, omdat echter de delen van de organisatieregeling diebetrekking hebben op deze directeuren ook betrekking hebben op de (overige) IRMs en omgekeerd, duiden we aldeze functies hier aan als 'IRM'.5.De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voor de COR de bestuurder in de zin van de Wet op deOndernemingsraden en als zodanig degene die de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van dearbeid.6.De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft de hiërarchische verantwoordelijkheid voor dedirectieleden en de IRMs. Hij kan de hiërarchische verantwoordelijkheid voor de IRM van een of meerorganisatieonderdelen met uitzondering van die van de BCS, Interne Bedrijven en Stadswerken, aandirectieleden overdragen. Het college benoemd en ontslaat de directieleden op voordracht van de CPD.
De personeelszorg voor directieleden ligt bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de CPD.
De personeelszorg voor de gemeentesecretaris/algemeen directeur ligt bij de CPD.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan bij afwezigheid vervangen worden door directieleden.
Eerste vervanger is de directeur BCS, de volgende vervangers zijn de overige directieleden (in aflopendevolgorde van functieduur als directielid), de laatste vervanger is de directeur Interne Bedrijven.1.4Directieraad1.De directieraad bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de directeur BCS, de directeurInterne Bedrijven en de overige door het college benoemde directieleden.2.De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van de directieraad. De directeur BCS is voorzittervan de directie bedrijfsvoering.3.De directieraad geeft onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur sturing aan deorganisatie.4.De directieraad is onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk voor desamenhang in bestuursadviezen over beleid en coördinatie van de uitvoering.
Het college kan een dossier of thema dat extra aandacht nodig heeft, tijdelijk beleggen bij de directieraad.
Het college kan thema's met een hoge bestuurlijke prioriteit, waar meerdere bestuurders en
organisatieonderdelen bij betrokken zijn, beleggen bij de directieraad.7.De directieraad is onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk voororganisatieonderdeel-overstijgende reorganisaties en de procesvoering daarop.8.De directie bedrijfsvoering is een apart overleg binnen de directieraad en bestaat uit de directeur BCS, dedirecteur Interne Bedrijven. De concernmanagers F&C, IPM en HRM nemen deel aan de directiebedrijfsvoering als adviseur.9.De directie bedrijfsvoering stelt onder leiding van de directeur BCS concernbrede kaders voor debedrijfsvoeringfuncties vast. Bij sterk strategische onderwerpen legt de directie bedrijfsvoering deze vooraan de directieraad. Bij de bespreking is ook de desbetreffende concernmanager aanwezig.10.Met betrekking tot bedrijfsvoering op concernniveau is de stem van de gemeentesecretaris/algemeendirecteur beslissend.11.Bij intern verzelfstandigde organisatieonderdelen (zoals SW), kan worden afgeweken van de concernbredekaders voor bedrijfsvoering. De gemeentesecretaris/algemeen directeur beslist hierover, de directieraad(bedrijfsvoering) gehoord hebbende.12.De concernmanager F&C heeft naast de integrale verantwoordelijk van het management van de organisatie,verantwoordelijkheid voor de administratieve organisatie. Daarvoor heeft hij de plicht en bevoegdheidrechtstreeks en met medeweten van de AD en betrokken partijen, zwaarwegende gevallen voor te leggenaan het college, wanneer overleg met de AD niet tot een verantwoord resultaat leidt. De overigeconcernmanagers hebben analoge verantwoordelijkheid en escalatiebevoegdheid. Dit is uitgewerkt in2,artikel 2.1.3, 2.8.2 en 2.9.2 van deze hoofdregeling.1.5Directieleden, themadirecteuren.1.De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan de ambtelijke coördinatie en regie van dossier zoalsgenoemd in artikel 1.4.5 (complexe dossiers/projecten) en 1.4.6 (themadossiers en programma's)beleggen aan een of meer themaverantwoordelijke directieleden: themadirecteuren.2.De themadirecteuren adviseren onder verantwoordelijkheid van de directieraad het college op het niveauvan de hen toevertrouwde thema's.3.De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan directieleden de hiërarchische verantwoordelijkheid voorIRMs toedelen aan directieleden overdragen, met uitzondering van de hiërarchische verantwoordelijkheidvoor de IRMs van de BCS, Interne Bedrijven en Stadswerken. De IRMs worden hiërarchisch aangestuurd viaeen managementcontract.4.Het directielid is vanuit zijn hiërarchische verantwoordelijkheid bevoegd om aanwijzingen te geven aan deIRMs die hij aanstuurt.5.Het directielid is vanuit zijn themaverantwoordelijkheid bevoegd om aanwijzingen te geven op budget,organisatie en personeel indien nodig om de afgesproken resultaten te kunnen behalen.6.Het directielid is verantwoordelijk voor de personeelszorg en beoordeling van de IRMs die hij hiërarchischaanstuurt.1.6Integraal resultaat verantwoordelijk managers
IRM is de integraal verantwoordelijk manager van een organisatieonderdeel zoals genoemd in artikel van
2 van deze regeling.
De IRM is belast met de leiding van een organisatieonderdeel.
De IRM kan een nadere indeling van de interne organisatie van zijn organisatieonderdeel vaststellen.
Onverminderd de bevoegdheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en directielid, meer in het
bijzonder zoals bepaald in artikel 1.3, derde, vierde en zesde lid en artikel 1.5 vierde en vijfde lid, enonverminderd de bevoegdheid van het college berust het dagelijks beheer van het organisatieonderdeel bijde IRM.5.De IRM en het hiërarchisch verantwoordelijk directielid sluiten een managementcontract af. In ditmanagementcontract worden prestatie- en kwaliteitafspraken opgenomen voor de voort te brengenresultaten en de wijze van managen door het organisatieonderdeel. Hierover legt de IRM periodiekverantwoording af aan het hiërarchisch verantwoordelijk directielid.6.De IRM is inhoudelijk verantwoordelijk voor alle aangelegenheden van zijn organisatieonderdeel, en stemtaf over die aangelegenheden die raken aan de verantwoordelijkheid van een lid van de directieraad. De IRMdraagt verantwoordelijkheid voor de voortbrenging van de door zijn organisatieonderdeel te leverenproducten. Hij zorgt ervoor dat dit op doeltreffende, doelmatige en rechtmatige wijze gebeurt.
De IRM is daarbij gebonden aan de door de directieraad vastgestelde concernbrede kaders.
De IRM is gebonden aan de beslissingen van de directieraad over de beleidscoördinatie.
1.7Bestuurs- en Concernstaf
De Bestuurs- en Concernstaf ondersteunt het college en de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
De Bestuurs- en Concernstaf bereidt concernbrede kaders voor op het terrein van de bedrijfsvoering en
bewaakt de uitvoering hiervan ten behoeve van de directieraad.3.De directeur BCS stuurt de concernmanagers aan en coördineert en regisseert de samenhang tussen dekaderstelling ten aanzien van de verschillende bedrijfsvoeringfuncties en tussen de bedrijfsvoeringfunctiesen strategie.1.8Concernmanagers1.De concernmanagers F&C, IPM en HRM zijn adviseur van het college en de algemeen directeur en zijn alsadviseur lid van de directie bedrijfsvoering. Concernmanagers worden ook uitgenodigd in de directieraadvoor de voor hen relevante onderwerpen.2.De concernmanagers F&C, IPM en HRM toetsen en beoordelen de kwaliteit van de betreffendebedrijfsvoeringkolommen en doen voorstellen aan de directieraad over kaders voor bedrijfsvoering.1.9Toedeling van taken en producten aan organisatieonderdelen1.Voor een product (in de begroting of managementcontract afgesproken resultaat) is steeds éénorganisatieonderdeel eindverantwoordelijk, ook indien andere onderdelen daaraan bijdragen.2.De producten kunnen maar behoren tot één door de raad vastgesteld programma uit de programmabegrotingen dienen binnen de kaders van het desbetreffende programma te worden uitgevoerd.1.10Bevoegdheid bij organisatiestructuurwijzigingen1.Bij wijziging van de hoofdstructuur als gevolg van samenvoegingen van organisatieonderdelen, opheffingvan organisatieonderdelen, en interne of externe verzelfstandigingen van organisatieonderdelen zijn hetsociaal statuut en EHBR van toepassing en is het college beslissingsbevoegd.2.Bij verschuivingen van taken tussen organisatieonderdelen (evenals reorganisaties die eenorganisatieonderdeel overstijgen), zonder inhoudelijke gevolgen voor de hoofdstructuur, zijn het sociaalstatuut en EHBR van toepassing en is de directieraad beslissingsbevoegd. Indien er tevens sprake is vanbudgetverschuiving is de raad beslissingsbevoegd.3.Bij wijzigingen van de indeling van een organisatieonderdeel zijn het sociaal statuut en EHBR vantoepassing en is de IRM beslissingsbevoegd.1.11Medezeggenschap1.Zoals bepaald in artikel 1.3.5 is de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor de COR bestuurder in dezin van de WOR.2.De nieuwe medezeggenschapstructuur van de organisatieonderdelen wordt in 2014 uitgewerkt. Tot die tijdblijft de volgende tijdelijke structuur in stand: Uitvoeringsorganisaties houden elk hun eigen OR of BOR, deOntwikkelorganisatie houdt de COR (onderdeels)commissie, de Interne Bedrijven houdt de DO OR, de BCShoudt de BCD OR.1.12Vervangingsregeling1.De IRM kan bij afwezigheid vervangen worden (ten aanzien van taken, verantwoordelijkheden enbevoegdheden) door een andere IRM, door een directielid of een medewerker van het betreffendeorganisatieonderdeel. De AD stelt op voordracht van de IRM vast wie de vervanger is en legt dit vast in eenvervangingsregeling-/of besluit. De AD voert hierop een materiele toets uit, dat wil zeggen datvastgesteld moet worden dat vervangers in staat moeten worden geacht om inhoudelijk dezelfdebeoordeling uit te voeren als de medewerker die wordt vervangen.2.Binnen een organisatieonderdeel kunnen medewerkers als onderling vervanger bij afwezigheid wordenaangewezen (ten aanzien van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden). De IRM stelt vast wie devervanger is en legt dit vast in een aanwijzingsregeling-/of besluit. De IRM voert hierop een materiele toetsuit, waarbij vastgesteld moet worden dat de vervanger in staat moet worden geacht om inhoudelijkdezelfde beoordeling uit te voeren als de medewerker die wordt vervangen.2Concernkaderstelling en beheer van organisatie en financiënFinanciën en Control2.1Concernmanager F&C1.De concernmanager F&C voert regie op de werking van het financiële & control systeem. Hij ziet toe op dewerking van datzelfde systeem en adviseert de directieraad (bedrijfsvoering) hierover. De concernmanagerF&C is verantwoordelijk voor de kaderstelling, de ondersteuning (opdrachtgever Intern bedrijf Financien enJZ) en de toetsing voor de planning en control op het gebied van financiën en control. Daarnaast is hijverantwoordelijk voor het opstellen van de geconsolideerde documenten in het kader van de planning encontrolcyclus.2.De concernmanager F&C is, onverlet de verantwoordelijkheid van de IRMs, verantwoordelijk voor debevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en deadministratie. De concernmanager F&C toetst in dit kader de opzet en de werking van de administratieveorganisatie en interne controle van de organisatieonderdelen. Wanneer de concernmanager F&C vanoordeel is dat de doelmatigheid van het beheer van een organisatieonderdeel kan worden verbeterd, treedthij in overleg met de betrokken IRM. Zo nodig legt hij zelfstandig, maar altijd na overleg en metmedeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, voorstellen ter verbeteringvoor aan het college. De concernmanager F&C kan het college, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks,maar altijd na overleg en met medeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokkenpartijen, adviseren over de in dit artikel genoemde verantwoordelijkheden. De concernmanager F&C isrechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze regeling opgedragentaken en verantwoordelijkheden.3.De concernmanager F&C is verder verantwoordelijk voor kaderstelling, de ondersteuning (opdrachtgeverIntern bedrijf) en de toetsing op het gebied van juridische control en inkoop. Deze verantwoordelijkheidomvat onder meer:-Het systeem, waarmee de gemeentebrede financiële administratie gevoerd wordt. deconcernmanager F&C treedt op als eigenaar van dit systeem.
het stellen van kaders voor het beheer van de gemeentebrede financiële administratie en
het beheer van het gemeentebreed financieel systeem en het daartoe opstellen van de kaders voor het
intern bedrijf Informatievoorziening (IV).4.Onderdeel van de taken van de concernmanager F&C is de auditfunctie. De auditfunctie omvat in hetbijzonder: uitvoeren van risicoanalyses, mede op basis daarvan adviseren in het voortraject en uitvoerenvan audits en onderzoeken en op basis daarvan de nodige interventies worden gedaan, zodanig dat hethandelen van de organisatieonderdelen in control geraakt.
De concernmanager F&C heeft de zorg voor:
het opstellen van de programmabegroting;
het opstellen van de geconsolideerde programmarekening;
de advisering over de financieel-economische kaderstelling aan het college en de raad;
de opzet en werking van de systemen van interne beheersing c.q. administratieve organisatie op
concernniveau;e.het opstellen van kaders voor het concernbrede beleid inzake interne beheersing en deadministratieve organisatie;f.het ondersteunen van de organisatie-eenheden bij het instellen en het laten functioneren van deadministratieve organisatie en interne controle;g.het bewaken van het functioneren van de systemen van interne beheersing bij organisatieonderdelendoor het maken van concernbrede rapportages over de werking van de systemen van internebeheersing voor het college.h.het ontwikkelen, invoeren en bewaken van een samenhangend geheel van instrumenten, proceduresen methoden die de sturing, bewaking, toetsing en verantwoording van de middelen en dedoelmatige en rechtmatige besteding daarvan mogelijk maken;i.het op concernniveau analyseren en interpreteren van gegevens voor de bewaking van de financieeleconomischekaders;j.het bewaken van de kwaliteit (tijdigheid, volledigheid, juistheid en toereikendheid) van de in hetkader van de beleids- en beheerscyclus aan het college en de raad verstrekte beheers- enverantwoordingsinformatie.6.De concernmanager F&C is niet verantwoordelijk voor het beheer van de financiële vermogenswaarden.2.2Treasurer1.De Treasurer is verantwoordelijk voor het concernbrede beheer van financiële vermogenswaarden,waaronder het (doen) uitvoeren van transacties op de geld- en kapitaalmarkt, het beheren van definanciële infrastructuur en het beheersen van de hieraan verbonden risico’s, zoals in het door degemeenteraad vastgestelde treasurystatuut
De Treasurer is budgetverantwoordelijke voor de producten Financiering en Concernposten.
De beleidsmedewerker Treasury bij de Bestuurs- en Concernstaf vervult de functie van Treasurer.
Overeenkomstig de bepalingen in het treasurystatuut is de functie van Treasurer niet verenigbaar met dievan directielid, IRM, concernmanager of concernadministrateur.4.In uitvoeringsregeling 1A worden nadere regels gesteld voor de dagelijkse uitvoering van detreasuryfunctie en het afleggen van verantwoording daarover.2.3BusinesscontrollerVervallen2.4Medewerker AO/ICVervallen2.5ConcernadministrateurIn uitvoeringsregeling 5B beheer, artikel 4.1 zijn taken en verantwoordelijkheden van de Concernadministrateurvastgesteld.2.6KashouderVervallen. Zie Uitvoeringsregeling 1A Treasury art. 1.1.42.7Onderzoekscommissie Doelmatigheid en DoeltreffendheidVervallenInformatie- en Procesmanagement2.8Concernmanager IPM1.De concernmanager IPM is verantwoordelijk voor de kaderstelling, de ondersteuning (opdrachtgever IVen Auto), het management (en het toetsen) van de gemeentebrede informatie en proceshuishouding ende toetsing voor de planning en control op het gebied van Informatie- en procesmanagement (waaronderdocumentaire Informatievoorziening).2.De concernmanager IPM is, onverlet de verantwoordelijkheid van de IRMs, verantwoordelijk voor debevordering en de bewaking van de doelmatigheid van de gemeentebrede informatie enproceshuishouding. Wanneer de concernmanager IPM van oordeel is dat de doelmatigheid van hetInformatie- en procesmanagement van een organisatieonderdeel kan worden verbeterd, treedt hij inoverleg met de betrokken IRM. Zo nodig legt hij zelfstandig, maar altijd na overleg en met medewetenvan gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, voorstellen ter verbetering voor aanhet college. De concernmanager IPM kan het college, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks, maar altijdna overleg en met medeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen,adviseren over de in dit artikel genoemde verantwoordelijkheden. De concernmanager IPM is rechtstreeksverantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze regeling opgedragen taken enverantwoordelijkheden.3.Op organisatieonderdeel niveau is de IRM is verantwoordelijk voor de inrichting van processen eninformatievoorzieningen. De IRM wordt daarvoor ondersteund door een Informatie en Proces Manager bijde continue ontwikkeling en verbetering van de inrichting van processen en informatiesystemen van hetbetreffende onderdeel.HRM en Organisatieontwikkeling2.9Concernmanager HRM1.De concernmanager HRM is verantwoordelijk voor de kaderstelling, de ondersteuning (opdrachtgeverintern bedrijf HRM en Facilitair bedrijf) en de toetsing voor de planning en control op het gebied van HRMen organisatieontwikkeling.2.De concernmanager HRM is, onverlet de verantwoordelijkheid van de IRMs, verantwoordelijk voor debevordering en de bewaking van de doelmatigheid en rechtmatigheid van de gemeentebrede HRM- enorganisatieontwikkelingsbeleid. Wanneer de concernmanager HRM van oordeel is dat de doelmatigheid vanhet HR management van een organisatieonderdeel kan worden verbeterd, treedt hij in overleg met debetrokken IRM. Zo nodig legt hij zelfstandig, maar altijd na overleg en met medeweten vangemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, voorstellen ter verbetering voor aan hetcollege. De concernmanager HRM kan het college, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks, maar altijd naoverleg en met medeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, adviserenover de in dit artikel genoemde verantwoordelijkheden. De concernmanager HRM is rechtstreeksverantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze regeling opgedragen taken enverantwoordelijkheden.3.De concernmanager HRM is verantwoordelijk voor de kaderstelling, de ondersteuning (opdrachtgeverintern bedrijf HRM en Facilitair) en de toetsing voor de planning en control op het gebied van facilitairen huisvesting.4.Op organisatieonderdeel-niveau is de IRM verantwoordelijk voor de uitvoering van de HRM functie binnenzijn organisatieonderdeel. Daarbij laat de IRM zich ondersteunen door het intern bedrijf HRM.3Afstemming en coördinatie van werkzaamheden binnen de ambtelijkeorganisatie3.1BeleidscoördinatieTer uitvoering van het bepaalde in artikel 1.3, derde lid kan de gemeentesecretaris/algemeen directeuraanwijzingen geven aan de IRMs.3.2BedrijfsvoeringcoördinatieTer uitvoering van het bepaalde in artikel 1.3, zesde lid maakt het college met de gemeentesecretaris/algemeendirecteur afspraken over de verschillende bedrijfsvoeringfuncties en de bedrijfsvoering in het algemeen.3.3Wijkgericht werken1.De gehele gemeentelijke organisatie werkt wijkgericht en vraaggericht. Wijkgericht werken wordt gebruiktom werkzaamheden te coördineren waarbij de wijk het juiste schaalniveau is.1.De verantwoordelijkheid voor de realisatie van de gemeentelijke producten ten behoeve van de wijk envoor het betrekken van de belanghebbenden uit de wijk bij de ontwikkeling en uitvoering ervan berust bijhet organisatieonderdeel waaraan een product is toegewezen.2.Ontwikkelorganisatie eenheid Wijken verbindt de vragen uit de wijk en wijkspecifieke kennis met hetaanbod van de gemeente.3.Prioritaire onderwerpen met urgentie worden vastgelegd in een wijkactieprogramma. De wijkregisseurfunctioneert in dit geval als programmamanager.4.Bij wijkgerichte en vraaggerichte vraagstukken wordt integraal samengewerkt, hetzij incidenteel, hetzijstructureel (via wijkoverleg) hetzij actueel (via programmateams).3.3.2 Wijkregisseur1.De wijkregisseur is eerste aanspreekpunt voor bewoners, ondernemers, professionals en instellingen uit dewijk.
De wijkregisseur verbindt de vraag uit de wijken met het (gemeentelijk) aanbod
De wijkregisseur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een wijkanalyse en het opstellen van een
meerjarige wijkambitie in samenwerking met betrokken partijen binnen en buiten de gemeentelijkeorganisatie.4.Geeft leiding aan het wijkoverleg, (wijkactie)programmateams en relevante afstemmingsoverleggen in dewijk.5.Intervenieert als dat nodig is en voert incidentenmanagement. De wijkregisseur heeft de mogelijkheid omin eerste instantie ambtelijk te interveniëren (tot aan de Algemeen Directeur) en indien nodig ookbestuurlijk (zowel via de wijkwethouder als via de staven van de vakwethouders).3.4Planning en controlcyclus1.De Planning en controlcyclus geeft mede vorm aan de beleidsontwikkeling, beleidsuitvoering enbedrijfsvoering. Het omvat het planningsinstrumentarium en mogelijkheden tot verantwoording enbijsturing van het beleid en beheer.
De concernmanager F&C coördineert de Planning en controlcyclus.
De cyclus heeft de besluitvormingsmomenten van de raad, zoals verwoord in de Financiële verordening als
uitgangspunt.4.Ieder product uit de Planning en controlcyclus wordt jaarlijks gemaakt, met uitzondering van dewijkambitie. Van de wijkambities worden wel jaarlijks een update gemaakt voor de aansluiting op deprogrammabegroting.5.In uitvoeringsregeling 3A worden de sturingsinstrumenten van de planning en controlcyclus vastgesteld.4Beleidsvoorbereiding4.1Voorbereiding van bestuursadviezen aan gemeentelijke bestuursorganen1.De IRMs c.q. de themadirecteur is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de bestuursadviezen totuitdrukking komend in, onder andere:De formele aspecten:
de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;
rechtmatigheid;
financiële aspecten;
juridische aspecten;
personele en organisatorische aspecten;
de juistheid van de te volgen procedure;
het voor het college inzichtelijk maken van de essenties met betrekking tot de te nemen beslissing en dedaarbij te maken afweging:
doelmatigheid,
doeltreffendheid;
de mate van aandacht die is geschonken aan relevante beleidsalternatieven;
een heldere belangenafweging;
afstemming met andere beleidsterreinen en de integraliteit van het voorgestelde beleid of de
voorgestelde beleidswijziging op stedelijk en wijkniveau;de aspecten van implementatie:
communicatieve aspecten;
de juiste toedeling van de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het
voorstel beoogt te leiden;
haalbaarheid.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de
bestuursadviezen. Bestuursadviezen worden door tussenkomst van de gemeentesecretaris/algemeendirecteur ingediend bij het college.3.De IRM van het betreffende cluster van de ontwikkelorganisatie bereidt beleidsadviezen aan het bestuurvoor en adviseert de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directieraad ten aanzien van kadersvoor de uitvoering.4.Bij beleidsvraagstukken hebben uitvoeringsorganisaties een adviserende rol over condities waarbinnen deuitvoering moet plaatsvinden.4.2Aanwijzingen over wijze waarop bestuursadviezen aan de gemeentelijke bestuursorganen worden voorbereid1.Het college stelt aanwijzingen vast ten aanzien van de wijze waarop gemeentelijke beleidsbeslissingenworden voorbereid.
De in het eerste lid bedoelde aanwijzingen voorzien in de verplichting tot:
het vroegtijdig samenstellen van een inzicht in bestuurlijke keuzemomenten;
het aangeven van een duidelijke fasering in beleids- en planningsprocessen;
het zodanig inrichten van beleids- en planningsprocessen dat beslissingen op een vlotte wijze tot
stand kunnen komen end.het vroegtijdig aangeven op welke wijze de interne en externe communicatie wordt vormgegeven.5Beheer5.1Beheer1.De IRM is verantwoordelijk voor een adequate inrichting van de interne organisatie binnen zijnorganisatieonderdeel.2.In uitvoeringsregeling 5A Budgetbeheer en 5B Beheer worden nadere regels vastgesteld op het gebied vanadministratieve organisatie en interne controle.5.2MandaatHet college heeft in de mandaatregeling gemeente Utrecht de mandaten en ondermandaten vastgelegd.5.3Verzekeringsbeleid1.De concernmanager F&C is verantwoordelijk voor de uitvoering van het verzekeringsbeleid, stelt daartoeeen afdeling Risicobeheer in en stuurt daartoe de uitvoeringseenheid risicobeheer binnen het intern bedrijfFinanciën aan. Deze uitvoeringsorganisatie heeft de volgende taken:
het uitvoeren van het verzekeringsbeleid;
het adviseren van organisatie onderdelen bij het uitvoeren van het verzekeringsbeleid;
het vernieuwen en beheren van verzekeringscontracten en;
behandeling van schades, zoals opgenomen in de uitvoeringsregeling
De organisatieonderdelen zijn verplicht tot het afsluiten van verzekeringen via de uitvoeringseenheid
Risicobeheer. Regels met betrekking tot de organisatie en uitvoering van de uitvoeringseenheid zijnuitgewerkt in uitvoeringsbesluit 5C. De onder lid 1b en 1c vermelde taken worden uitgevoerd op verzoekvan een organisatieonderdeel.6Slotbepalingen6.1Inwerkingtreding; citeertitel
Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2013.
Deze regeling kan worden aangehaald als: Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Artikel 6.2 Intrekking regelingDe "Organisatieregeling Gemeente Utrecht" vastgesteld door het college d.d. 15 januari 2008 wordt per 1 januari2013 ingetrokken.Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 11 december 2012.De secretaris, De burgemeester,Drs. M. Schurink Mr. A. WolfsenBekendmaking is geschied op ……. 2012.Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2013.BegrippenlijstAanwijzing Nadere of specifieke richtlijn, afspraak of werkwijzeadministratieve organisatie Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken vangegevens ten behoeve van het besturen, het doen functioneren enbeheersen van de gemeentelijke taakuitvoering en ten behoeve vanverantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.ambtelijke organisatie De gehele gemeentelijke organisatie met uitzondering van collegeen raadsleden.Bedrijfsvoeringfunctie Dit zijn de functies Personeel, Organisatie, Informatisering enAutomatisering, Financiën, Communicatie, Juridisch en FacilitaireZaken.Besluit Begroting enVerantwoordingBesluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Dezewet vervangt de Wet op de Comptabiliteitsvoorschriften.Bestuurlijke kaders De kaders die door het college zijn gesteld.Budget Overeenkomst tussen budgetgever (= het college) en budgetnemer(= de IRM) gedurende een bepaalde periode, waarbij de IRM zichverplicht bepaalde activiteiten/prestaties/producten te (doen)realiseren en het college zich verplicht een overeengekomenhoeveelheid middelen ter beschikking te stellen.budgethouder AD, directielid, IRM of daarvoor aangewezen functionaris ofmedewerker die zorg dient te dragen voor de realisatie van de (bijv.bij zijn managementcontract) vastgestelde productie met de daarbijvastgestelde kwaliteitskenmerken. De budgethouder is, op grondvan het in deze regeling verleende mandaat, bevoegd omverplichtingen aan te gaan binnen het overeengekomen budget. Debudgethouder neemt vanuit het perspectief van administratieveorganisatie de beschikkende functie in.College College van burgemeester en wethouders.concern(niveau) Betreffende of aangaande de gehele ambtelijke organisatie.Controlfunctie Omvat het geheel aan activiteiten en beslissingen van de IRMs ophet niveau van hun organisatieonderdeel met betrekking tot sturingen beheersing van de bedrijfsprocessen gericht op de efficiënte eneffectieve realisatie van de beleidsdoelstellingen. Op concernniveauwordt binnen de concern-controlfunctie (onder concernmanagerF&C) ook de kaderstellende, ondersteunende en toetsende rolverstaan.Directielid Lid van de directieraad. Heeft hiërarchische verantwoordelijkheidvoor IRMs (aansturen via managementcontract) en/ofverantwoordelijkheid voor een thema met politieke prioriteit of hoogrisico.doelmatig Het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van debeschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken.doeltreffend De mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverdeprestaties de gestelde doelen of gewenste maatschappelijke effectente bereiken.IntegraalResultaatverantwoordelijkManager (IRM)Manager van een organisatieonderdeel en verantwoordelijk voor alleaspecten van het werk van dat organisatieonderdeel. De IRM legtverantwoording af over de resultaten van zijn organisatieonderdeelaan een directielid, aan de hand van een managementcontract.Managementcontract Document waarin de overeenkomst tussen college en IRM over de televeren resultaten, het ter beschikking gestelde budget en dehoofdlijnen van de bedrijfsvoering van de organisatieonderdelen zijnvastgelegd.Mandaat De bevoegdheid om in naam van een college besluiten te nemen.Medezeggenschap Inspraak in het kader van de Wet van de Ondernemingsraden.organisatieonderdeel Onderdelen van de hoofdstructuur van de gemeentelijke organisatie.Organisatieonderdelen worden aangestuurd door IRMs.planning en controlcyclus Proces waarbij aansturing van de organisatie plaatsvindt door hetformuleren van doelen, het aangeven van termijnen, het beschikbaarstellen van middelen, het aanwijzen van verantwoordelijken, hetvolgen van de uitvoering, het normeren van gewenste effecten, hetmeten van resultaten en het informeren van betrokkenen.Programmabegroting Sturingsinstrument van de raad bestaande uit beleidsbegroting(programmaplan en paragrafen) en financiële begroting (staat vanlasten en baten van de programma's en financiële positie).Rechtmatig Het in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving,waaronder gemeentelijke verordeningen en relevanteuitvoeringsregelingen, als gevolg van verordeningen enraadsbesluiten.Concernmanager Concernmanagers zijn verantwoordelijk voor kaderstelling ensturing op deze kaders ten aanzien van een of meerdere aspectenvan de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie.Treasuryfunctie Alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheren van definanciële stromen en liquiditeiten o.i.d. van een organisatie, evenalsde daaruit voortvloeiende risico's.Uitvoeringseenheid risicobeheer Het organisatieonderdeel waaraan door de concernmanager F&Condermandaat en ondervolmacht wordt verstrekt voor het uitvoerenvan assurantiehandelingen.Wijkgericht werken Gebiedsgericht, integraal en vraaggericht werkenWijkoverleg Het overleg van vertegenwoordigers van diverseorganisatieonderdelen per wijk.Wijkambitie Wijkambities bevatten een wijkanalyse (wat is er in de wijk aan dehand) en de prioritaire ambities van de wijk. De wijkambities wordteens in de 4 jaar (gekoppeld aan de collegeperiode) geformuleerd.ToelichtingToelichting op de artikelen behorend bij de Organisatieregeling Gemeente UtrechtDe organisatieregeling legt de verdeling vast van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen dehoofdstructuur van de gemeentelijke organisatie.Toelichting bij hoofdstuk 1 Organisatiestructuur van de ambtelijke organisatieHet eerste hoofdstuk is een beschrijving van de hoofdstructuur en taken, verantwoordelijkheden enbevoegdheden van degenen die aan het hoofd staan van onderdelen van de hoofdstructuur.Artikel 1.2 Hoofdstructuur ambtelijke organisatieDe hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit organisatieonderdelen. Aan hethoofd van ieder organisatieonderdeel staan een Integraal Resultaat Verantwoordelijk Manager (IRM). DeGemeentesecretaris/Algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de totale ambtelijke organisatie en geeftsturing aan de ambtelijke organisatie met de directieraad.Het college is bevoegd om organisatieonderdelen toe te voegen of op te heffen. Het aanbrengen van een nadereindeling van de organisatie van een dienst is overgelaten aan het hoofd van het organisatieonderdeel, deIntegraal Resultaat Verantwoordelijk Manager (IRM). Ten aanzien van de Bestuurs- en Concernstaf is in artikel1.7 wel een nadere indeling aangebracht in verband met de positionering van functies die op concernniveauworden verricht (bijvoorbeeld financiën en control, concernbrede personeelsbeleid). De bevoegdheden voororganisatiestructuurwijzigingen in dit artikel zijn verder uitgewerkt in artikel 1.10Artikel 1.3 Gemeentesecretaris/Algemeen DirecteurIn dit artikel zijn de taken, verantwoordelijkheden vastgelegd van de gemeentesecretaris/algemeen directeur alssecretaris van het college, als eindverantwoordelijke van de gemeentelijke organisatie en als hiërarchischleidinggevende van de directieleden.Artikel 1.4 DirectieraadDit artikel legt vast hoe de directieraad sturing geeft aan de ambtelijke organisatie. Een apart overleg binnen dedirectieraad is de directie bedrijfsvoering, dit overleg versterkt de concernsturing op de bedrijfsvoering. In dedirectie bedrijfsvoering zitten als adviseur de concernmanagers F&C, IPM en HRM vanwege hunverantwoordelijkheid voor planning en control op de bedrijfsvoering, zoals deze omschreven is in hoofdstuk 2.Artikel 1.5 DirectieledenDit artikel legt de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vast van directieleden. Er wordt in dit artikelonderscheid gemaakt tussen themaverantwoordelijkheid (verantwoordelijkheid voor een thema met politiekeprioriteit of een risicodossier) en hiërarchische verantwoordelijkheid voor IRMs. Zowel thema- als hiërarchischeverantwoordelijkheid betekent onder meer dat directieleden IRMs aansturen. Ondanks dat is het noodzakelijk zodat een directielid vanuit themaverantwoordelijkheid een IRM aanstuurt ook automatisch hiërarchischeverantwoordelijkheid voor deze IRM heeft. De gemeentesecretaris/algemeen directeur behoud in bepaaldegevallen ook hiërarchische verantwoordelijkheid, dit geldt in ieder geval voor BCS, Interne Bedrijven en het internverzelfstandigd bedrijf Stadswerken.Artikel 1.6 Integraal Resultaatverantwoordelijk managersDe benaming ‘Integraal Resultaatverantwoordelijk manager’ is gekozen om binnen organisatie- enmandaatregelingen de leidinggevenden van organisatieonderdelen aan te duiden. Sommige IRMs hebben eenaanstelling als directeur of hebben deze titel vanwege wettelijke bepalingen.Artikel 1.9 Toedeling van taken en producten aan dienstenIn dit artikel is het principe van integraal management neergelegd. Het betreft een concretisering van deintegratie van de beleidsvoorbereidende en -uitvoerende functie met de middelenfuncties. De decentralisatie vanhet middelenbeleid naar het niveau dient echter niet ten koste te gaan van de eenduidigheid die in concernbredegeldende kaders zijn vastgelegd. Deze kaders worden door de concerndirectie vastgesteld.Artikel 1.10 Bevoegdheid bij organisatiestructuurwijzigingenDe volgende regelgeving is van toepassing bij wijzigingen:1.Bij wijzigingen in de organisatie is, wat betreft de aanspraken van het personeel, de uitvoeringregelingSociaal Statuut (URU 15e van de Rechtspositieregeling Utrecht) van toepassing.2.Bij wijzigingen in de organisatie zal het overleg met de medezeggenschapsorganen plaatsvinden conformde Wet op de Ondernemingsraden.3.Voor het overleg met de vakorganisaties is hoofdstuk 14 van de Arbeidsvoorwaardenregeling Utrecht vande Rechtspositieregeling Utrecht van toepassing.Artikel 1.11 MedezeggenschapDe medezeggenschapstructuur van de organisatieonderdelen wordt in 2013 uitgewerkt. Tot die tijd blijft detijdelijke structuur in stand. Dit betekent dat de (tijdelijke) structuur van de medezeggenschap gedurende 2013(en uiterlijk tot aan de nieuwe OR verkiezingen in 2014) kan blijven bestaan en eventuele wijzigingen,bijvoorbeeld naar aanleiding van de pilots bij OO en Volksgezondheid (voorheen GG&GD) kunnen wordenmeegenomen bij de actualisatie van de organisatieregeling in 2014.Artikel 1.12 VervangingsregelingIn dit artikel wordt de vervanging van functionarissen/medewerkers geregeld (met bijbehorende taken,verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mandaten) in het geval dat deze afwezig zijn. Lid 1 heeft betrekking opde vervanging van IRMs en lid 2 op de vervanging van medewerkers binnen een organisatieonderdeel (metspecifieke bevoegdheden of mandaten, zoals subbudgethouders). Artikel 1.11 bepaalt wie als vervanger kunnenworden aangewezen en wie de vervanger aanwijst.Aan de vervanging is wel een aantal eisen verbonden. Ten eerste moet de IRM deze plaatsvervangers explicietvastleggen in een aanwijzingsregeling/-besluit. Ten tweede moet hierop een materiële toets worden uitgevoerd.Dit betekent dat moet worden vastgesteld dat deze vervangers in staat moeten worden geacht om inhoudelijkdezelfde beoordeling uit te voeren als de medewerker of functionaris die vervangen wordt zelf.Toelichting bij hoofdstuk 2 Concernkaderstelling en beheer van organisatie en FinanciënDit hoofdstuk voorziet in de volgens artikel 212 van de Gemeentewet verplichte vastlegging van de inrichting vande financiële organisatie. Met de aanwijzing van functies, die niet met elkaar verenigbaar zijn, is functiescheidingaangebracht.Artikel 2.1, 2.8 en 2.9 Concernmanagers F&C, IPM en HRMDe taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de concernmanagers F&C, IPM en HRM hebben eencentrale plaats in dit hoofdstuk. De concernmanagers hebben analoge taken, verantwoordelijkheden enbevoegdheden voor de aan hen toebedeelde bedrijfsvoeringfuncties. Dit versterkt de concernsturing opbedrijfsvoering.Artikel 2.2 TreasurerGenoemd artikel en de uitvoeringsregeling vormen de nadere uitwerking van het door de gemeenteraadvastgestelde Treasurystatuut. Daarin is het treasurybeleid van de gemeente Utrecht in hoofdlijnen vastgelegd. Hetgaat daarbij om de kaders voor het handelen op de geld- en kapitaalmarkt (inclusief het betalingsverkeer) envoor het verstrekken van garanties en leningen uit hoofde van de publieke taak. Ook zijn in het Treasurystatuutde verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Treasurer in hoofdlijnen vastgelegd.De Organisatieregeling artikel 2.2 en de uitvoeringsregeling 1A treasury geven vooral een nadere uitwerking vanhet Treasurystatuut op de volgende punten:
de plaats van de Treasurer binnen de organisatie (bij Concernmanagement Financien/BCS)
de functionele aansturing van de uitvoeringseenheid treasury/DO door de Treasurer,
de budgetverantwoordelijkheid van de Treasurer voor de producten Financiering en Concernposten,
het raadplegen van de Concernmanager Financiën door de Treasurer bij belangrijke beslissingen,
het afleggen van verantwoording door de Treasurer aan de Concernmanager Financiën,
een specificatie van de soorten financiële derivaten die de Treasurer mag inzetten,
de functiescheiding bij het betalingsverkeer,
het verstrekken van leningen en garanties uit hoofde van de publieke taak en de rol van de Treasurer
daarbij.Toelichting bij hoofdstuk 3 Afstemming en coördinatie van werkzaamheden binnen de ambtelijkeorganisatieDit hoofdstuk legt een aantal taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast ten aanzien van afstemmingen coördinatie van werkzaamheden binnen de ambtelijke organisatie. Naast dat wat in dit hoofdstuk isbeschreven hebben uiteraard ook de in hoofdstuk 1 en 2 beschreven taken, verantwoordelijkheden enbevoegdheden als deze afstemming en coördinatie als belangrijk doel. Themaverantwoordelijkheid vandirectieleden is hiervan een voorbeeld. Daarnaast ligt er een relatie tussen de eindverantwoordelijkheid voor deambtelijke organisatie van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.Artikel 3.3 Wijkgericht werkenIn dit artikel wordt een organisatorische grondslag gelegd voor het op wijkniveau afgestemde gemeentelijkebeleid. Dit vereist een wijkgerichte werkwijze van de gemeentelijke organisatie.Toelichting bij hoofdstuk 4 BeleidsvoorbereidingArtikel 4.1 Voorbereiding van bestuursadviezen aan gemeentelijke bestuursorganenDit artikel stelt een aantal kwalitatieve eisen die beogen de kwaliteit en integraliteit van de advisering en debesluitvorming te bevorderen.Artikel 4.2 Afstemming van werkzaamheden bij de voorbereiding van bestuursadviezen aan de gemeentelijkebestuursorganenDit artikel bevat een basis voor aanwijzingen die beogen de samenhang en de snelheid waarmeebeleidsbeslissingen tot stand komen te bevorderen. Als voorbeelden van thans bestaande richtlijnen kunnenworden genoemd het rapport Kostenstructuur ROVU d.d. juli 1992, de checklist en de startnotitie in derapportage Belemmerend Beleid vastgesteld bij collegebesluit van 9 januari 2004 en de Utrechtse Standaard voorCommunicatie, waar onder andere huisstijl en projectcommunicatie aan de orde worden gesteld.Toelichting bij hoofdstuk 5 BeheerArtikel 5.2 MandaatIn de mandaatregeling zijn de juridische instrumenten vastgelegd voor het leggen van beheersbevoegdheden enverantwoordelijkheden bij ambtenaren.Artikel 5.3 Verzekeringsbeleid is aangepastDe taken van de afdeling Risicobeheer worden voortaan door de betreffende uitvoeringsorganisatie binnen hetintern bedrijf Financiën verricht.