Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Bloemendaal

Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het college gemeente Bloemendaal 2016

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Bloemendaal
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het college gemeente Bloemendaal 2016
Citeertitel	Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente Bloemendaal
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Gemeentewet, art. 52

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
11-07-2016			Nieuwe regeling	06-06-2016 gmb-2016-93141	2016016244

Tekst van de regeling

Intitulé

Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het college gemeente Bloemendaal 2016

Het college van de gemeente Bloemendaal,

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente Bloemendaal 2016

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1.
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
2.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.
3.
Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.
4.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

1.
Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
2.
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
3.
De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

1.
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
2.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda en stukken

1.
Ten behoeve van elke vergadering zendt de secretaris aan de leden van het college ruim tevoren een agenda (waarop aangegeven de concept-besluiten) toe.
2.
De agenda wordt samengesteld uit onderwerpen van voorstellen die ter bespreking zijn voorgedragen en hamerpunten. De agenda is verdeeld in een openbaar en een niet-openbaar gedeelte.
3.
De agenda bevat tevens de punten Mededelingen, Vaststelling agenda, Notulen, Rondvraag en Overzicht externe activiteiten/ontvangen uitnodigingen/agenda’s collegeleden.
4.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk een uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7 Stemmingen

1.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
2.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.
3.
- a.
  Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
- b.
  Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.
- c.
  Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8 Besluitenlijsten

1.
Het college hanteert drie verschillende besluitenlijsten:
- a.
  de openbare besluitenlijst.
- b.
  de niet-openbare besluitenlijst ex artikel 60 lid 3 van de Gemeentewet (toepassing artikel 55 Gemeentewet of openbaarheid in strijd met het openbaar belang).
- c.
  een besluitenlijst betreffende interne personele aangelegenheden.
2.
De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijsten van de vergadering.
3.
De secretaris ondertekent de besluitenlijsten en zorgt ervoor dat deze mede worden ondertekend door de burgemeester.
4.
De besluitenlijst bevat ten minste:
- a.
  de namen van de aan- en afwezige leden;
- b.
  de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
- c.
  een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).
5.
Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
6.
De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk vastgesteld.
7.
- a.
  De vastgestelde besluitenlijsten als bedoeld onder 1a en 1b worden zo spoedig mogelijk na de vergadering toegezonden aan de leden van de raad.
- b.
  De besluitenlijst als bedoeld onder 1a wordt zo spoedig mogelijk openbaar gemaakt.
- c.
  De secretaris verstrekt ieder half jaar -of als dat nodig is in een incidenteel geval tussentijds- informatie aan het Presidium met betrekking tot de besluitenlijst als hiervoor opgenomen onder 1c.

Artikel 9 Openbare vergadering

1.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
2.
De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 10 Inwerkingtreding

1.
Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente Bloemendaal’.
2.
Dit reglement treedt in werking op de datum van publicatie onder intrekking van het oude Reglement van orde voor de vergaderingen van burgemeester en wethouders Bloemendaal 2010.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op

6 juni 2016.

De burgemeester,

De secretaris,

Dit reglement van orde is op 10-6-2016 aan de gemeenteraad medegedeeld.

Toelichting

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerst vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 3 Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt ( artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de voorbeeld organisatiebesluiten waarin de instructie voor de gemeentesecretaris geïntegreerd is opgenomen.

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Dit artikel geeft verder de in Bloemendaal gebruikelijke gang van zaken weer.

Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Artikel 5 en 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer.

Artikel 7 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen (in het model artikelen 28, 30, 31 en 32). Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Artikel 8 Verslag en besluitenlijst

De Wet dualisering gemeentebestuur introduceerde het begrip ‘besluitenlijst’. Het college maakt gebruik van 3 besluitenlijsten, te weten de openbare besluitenlijst, de niet-openbare besluitenlijst en een lijst met interne personele aangelegenheden. De openbaarmaking van de openbare besluitenlijst geschiedt zo spoedig mogelijk op de in de gemeente gebruikelijke wijze en wordt tevens zo spoedig mogelijk doorgezonden aan de raad. Over interne personele aangelegenheden wordt het Presidium ieder half jaar op de hoogte gesteld door de secretaris.

Hoewel er geen formele regels zijn die verplichten de besluitenlijsten te ondertekenen, is gelet op het bepaalde in 60 lid 3 (de verplichting onder meer tot het opmaken van besluitenlijsten) juncto artikel 59a lid 1 (ondertekening door burgemeester en secretaris van stukken die van het college uitgaan) van de Gemeentewet besloten dit wel te doen.

Artikel 9 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.