Privacybeleid Sociaal Domein Gemeente Midden-Delfland

Privacybeleid Sociaal Domein Gemeente Midden-Delfland

Vastgesteld op 28-06-2016

1.Inleiding

Per 1 januari 2015 is de gemeente Midden-Delfland (hierna: de gemeente) verantwoordelijk voor ondersteuning van haar burgers op de gebieden van zorg (Wmo), jeugd (Jeugdwet) en werk en inkomen (Participatiewet). Onderwijs, leerplicht en schuldhulpverlening zijn aanverwante taken die al langer tot de verantwoordelijkheid van de gemeente behoorden. Uitgangspunten op deze gebieden binnen het Sociaal Domein zijn het doeltreffend organiseren van maatwerk dichtbij huis door in te zetten op eenduidige coördinatie van ondersteuning binnen een gezin (1 gezin/1 plan/1 regisseur), gebruik te maken van innovatieve ondersteuningsmethoden en uit te gaan van wat mensen nog wél kunnen door het benadrukken van zelfredzaamheid en eigen kracht van burgers. Op deze wijze levert de gemeente zorg die burgers echt nodig hebben en bereikt de gemeente kostenbesparingen door efficiënter te werken.

Het 3D Beleidsplan sociaal domein Midden-Delfland is de basis voor de uitvoering van de nieuwe taken in het sociaal domein. Om dit te bereiken werkt de gemeente samen met andere partijen binnen het sociaal domein en andere terreinen. Het verwerken van persoonsgegevens tussen verschillende vakgebieden (zorg, werk, jeugd, onderwijs, veiligheid) is vaak moeilijk, terwijl het essentieel is om afstemming te hebben tussen deze gebieden. De wijze van gegevensverwerking is vaak vastgelegd in sectorwetgeving en er is geen regeling binnen het sociaal domein als geheel. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is de basis voor het verwerken van persoonsgegevens. De Wbp vereist dat samenwerkende partijen vooraf vastleggen hoe zij gegevens verwerken en wat het doel van deze gegevensverwerking is. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van privacywetgeving.

Echter houdt de wetgeving onvoldoende rekening met de taken die sinds 1 januari 2015 zijn gedecentraliseerd naar gemeenten. Binnen deze kaders dienen gemeenten toch een werkwijze te ontwikkelen waarin privacy van burgers voldoende geborgd is. Gemeenten hebben een publieke taak, waarbij de taken in het sociaal domein als doel hebben om zorg en ondersteuning te leveren. Voor het leveren van zorg en ondersteuning is het verwerken van persoonsgegevens veelal noodzakelijk. Het is de taak van de gemeente om aan de cliënt uit te leggen wat de mogelijkheden van hulp zijn en wat daarvoor nodig is. De cliënt houdt daarbij zelf de regie. Met de kaders van privacywetgeving als uitgangspunt, werkt de gemeente op deze manier efficiënt en effectief.

Privacy is een thema dat volop in ontwikkeling is. Landelijk en regionaal staat privacy hoog op de agenda’s. De gemeente blijft de ontwikkelingen op regionaal niveau volgen en kan het privacybeleid wijzigen of aanvullen wanneer er nieuwe inzichten bekend zijn. In de toekomst is het mogelijk dat deze beleidsnota deel gaat uitmaken van het gemeentelijke privacybeleid.

1.1 Doel beleidsnota

Deze beleidsnota schetst de uitgangspunten voor het verwerken van persoonsgegevens in de gemeente binnen de gebieden van zorg, jeugd en werk en inkomen. Het is belangrijk dat de partnerorganisaties binnen het Maatschappelijk Team, die werken onder functionele aansturing en verantwoordelijkheid van de gemeente, gegevens kunnen uitwisselen om daarmee kwalitatief goede zorg en ondersteuning te leveren. Wetgeving borgt de privacy en blijft altijd onverminderd van kracht. In bijlage 1 is een opsomming gegeven van relevante wet- en regelgeving. Deze beleidsnota geeft aan hoe de gemeente uitvoering van gemeentelijke taken in het sociaal domein interpreteert binnen de wettelijke kaders. Het doel is om daarmee tot een behoorlijke, zorgvuldige en rechtmatige gegevensverwerking te komen ten behoeve van de uitvoering van zorg en ondersteuning en het genereren van managementinformatie.

In bijlage 2 is een opsomming gegeven van relevante begrippen en aangegeven wat in deze beleidsnota met deze begrippen wordt bedoeld.

2.Uitgangspunten in het privacydenken

Sinds de drie decentralisaties in het sociaal domein zijn er landelijk verschillende inzichten in het privacydenken. Gemeenten gaan verschillend om met het vastleggen van afspraken tussen samenwerkende partijen over het verwerken van persoonsgegevens. De ene gemeente legt veel regels vast in convenanten en protocollen. Een consequentie van zoveel mogelijk regels vastleggen, is dat er belemmeringen kunnen worden opgeworpen in de vrijheid van het handelen door professionals. Daarom kiezen andere gemeenten ervoor om, binnen de kaders van de privacywetgeving, beleidsvrijheid voor de professional centraal te zetten en het leveren van adequate zorg en ondersteuning centraal te zetten.

Voor de gemeente is het belangrijk om adequate ondersteuning aan burgers te geven. Hoe meer is vastgelegd in protocollen, hoe minder vrijheid de professional heeft. Situaties waarin de gemeente ondersteuning verleent aan burgers kunnen erg verschillen. Protocollen schrijven een werkwijze voor en dit kan de professional belemmeren in de mogelijkheden om de best passende oplossing te vinden in de ondersteuning die de gemeente biedt. Samen met de burger leveren professionals maatwerk. Daarbij zijn de kaders van de privacywetgeving leidend. In deze beleidsnota geeft de gemeente aan hoe deze wettelijke kaders in het sociaal domein geïnterpreteerd worden.

2.1 Wettelijke kaders

De Wbp geeft in artikel 8 aan wanneer verwerking van persoonsgegevens mogelijk is. Dit kan wanneer:

• -

  de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;

• -

  de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;

• -

  de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is;

• -

  de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene;

• -

  de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende bestuursorgaan dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt, of

• -

  de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.

De wet Structuur Uitvoering Werk en Inkomen (SUWI) is een tweede wettelijk kader. Daarbij maakt de gemeente gebruik van het systeem SUWI-net. SUWI-net wordt uitsluitend gebruikt ter uitvoering van de Participatiewet en kan voor geen enkel ander doel worden gebruikt.

De Jeugdwet, de Wmo en de Participatiewet omschrijven niet precies in welke gevallen het toegestaan is om persoonsgegevens te verwerken. Deze wetten geven wel aan dat de gemeente verantwoordelijk is voor adequate zorg en ondersteuning aan burgers. De benodigde middelen om het doel van zorg en ondersteuning te bereiken, zijn niet altijd duidelijk. Er ligt hierin veel verantwoordelijkheid in de afwegingen die professionals maken. Privacy is een gedachtegang en een bewustwording die geïntegreerd moet zijn in de werkwijze van samenwerkende professionals die persoonsgegevens met elkaar uitwisselen. Professionals maken afwegingen als het gaat om privacygevoelige informatie en hebben daarin vrijheid nodig. Het verwerken van persoonsgegevens is een afweging die de professional maakt in samenspraak met de burger met een hulpvraag. Het gaat in het sociaal domein om uitermate gevoelige informatie over kwetsbare burgers. Er dient een juiste balans aanwezig te zijn tussen professionele ruimte om afwegingen te maken en daarmee optimale zorg en ondersteuning aan burgers te kunnen verlenen. Tegelijkertijd dient de privacy van deze burgers geborgd te zijn.

De professional maakt duidelijk welke persoonsgegevens met welk doel worden verwerkt en met welke partners deze gegevens worden uitgewisseld, waarna de burger hiermee instemt. De instemming registreert de professional in het daarvoor bestemde systeem. Professionals schatten daarbij altijd de proportionaliteit, subsidiariteit en doelmatigheid in en werken met de volgende uitgangspunten:

• -

  hulpvraag is leidend en duidelijk doel;

• -

  terughoudendheid;

• -

  transparantie en zorgvuldigheid.

Deze uitgangspunten worden hieronder nader toegelicht.

2.2 Hulpvraag leidend en duidelijk doel

De hulpvraag van de burger is leidend bij het verwerken van persoonsgegevens. Een hulpbehoefte kan ook ontstaan op basis van signalen van niet-zelfredzaamheid of onveiligheid. Daarbij kan het belangrijk zijn om de vraag te verhelderen door persoonsgegevens te vragen aan partnerorganisaties of collega-professionals van de gemeente.

Het doel van de gegevensverwerking dient daarbij altijd duidelijk te zijn. Gegevensverwerking dient noodzakelijk te zijn ter uitvoering van de zorg en ondersteuning van gemeenten in het sociaal domein, genoemd in onder andere de Wmo, de Jeugdwet en de Participatiewet. Wanneer het doel bekend is, mogen de betreffende gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt zolang deze doeleinden niet verenigbaar zijn met het oorspronkelijke doel.

2.3 Terughoudendheid

Professionals verwerken persoonsgegevens terughoudend. Gegevensverwerking vindt alleen plaats wanneer dit nodig is voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen van gemeenten in het sociaal domein. Het verwerken van gegevens met collega-professionals binnen de gemeente en met samenwerkingspartners moet in verhouding staan tot het doel wat met de gegevensverwerking beoogd is. Er moet een afweging worden gemaakt ten aanzien van de inbreuk op de privacy versus de aard en de taak waarvoor deze gegevens nodig zijn. Gegevensverwerking is een middel om een doel te bereiken. Het lichtste middel om een doel te bereiken wordt ingezet. Een ingrijpendere maatregel is alleen toegestaan als het lichtere middel niet volstaat.

2.4 Transparantie en zorgvuldigheid

De gemeente spreekt over het algemeen niet over burgers, maar met burgers. De burger houdt de regie wanneer dat mogelijk is en stemt in met het verwerken van persoonsgegevens. Burgers worden altijd in begrijpelijke taal geïnformeerd welke persoonsgegevens van hen er met welk doel worden verwerkt, tenzij er een gerechtvaardigd belang aanwezig is dat prevaleert. Dat is bijvoorbeeld het geval bij zaken waarbij veiligheid in het geding is.

Professionals gaan zorgvuldig en integer om met deze gegevens, met behulp van de daarvoor bestemde systemen.

• 3.

  Richtlijn voor professionals

• 3.

  1 Gegevensverwerking met instemming

Iedere verwerking van persoonsgegevens door een partnerorganisatie verloopt via de gemeente en vindt uitsluitend plaats in het kader van de uitvoering van publieke taken op het gebied van het sociaal domein door de gemeente.

Wanneer een burger met een hulpvraag naar de gemeente komt, kan het voor adequate uitvoering van de zorg en ondersteuning noodzakelijk zijn om persoonsgegevens te verwerken. Samen kijken de professional en de burger wat hiervoor nodig is en een burger moet wel instemmen met de wijze waarop zorg en ondersteuning worden verleend. Bij instemming mag er geen twijfel bestaan dat degene wiens persoonsgegevens worden verwerkt, hier daadwerkelijk mee instemt. Om te kunnen overwegen, heeft de burger tijd om na te denken over deze instemming. Gegevensverwerking wordt met het oog op het inzagerecht van de burger met motivering zo spoedig mogelijk in het dossier van deze burger geregistreerd.

Met externe partijen die (gevoelige) persoonsgegevens verwerken, sluit de gemeente een bewerkersovereenkomst.

3.2 Gegevensverwerking zonder instemming

Uitzondering op het hebben van instemming van de burger om persoonsgegevens te verwerken, zijn zaken waarbij de veiligheid in het geding is en als er dus in dit kader een wettelijke grondslag is. Voorbeelden zijn zaken die besproken worden in de Veiligheidskamer of Veiligheidshuis.

Indien de instemming van de burger in deze gevallen ontbreekt, worden persoonsgegevens verstrekt of uitgewisseld alleen voor zover noodzakelijk en indien:

er sprake is van een zorgwekkende situatie waarin veiligheidsrisico’s spelen voor de persoon zelf of zijn omgeving;

• -

  er sprake is van een anderszins levensontwrichtende situatie, waaronder ernstige overlast;

• -

  de burger zich verzet tegen zorg en ondersteuning;

• -

  de burger fysiek of psychisch niet in staat is de vereiste toestemming te verlenen.

De burger wordt door de professional zo spoedig mogelijk van de verwerking (inclusief opname in dossier in verband met inzagerecht) van gegevens in kennis gesteld, wanneer dat gezien de veiligheidssituatie mogelijk is.

3.3 Stappenplan

De professional doorloopt de volgende stappen:

• 1.

  Bepaal wat het doel is van het verwerken van de persoonsgegevens (vanuit je eigen vakgebied)

• 2.

  Overweeg het volgende:

  • a.

    Subsidiariteit (is dit de minst ingrijpende maatregel?)

  • b.

    Proportionaliteit (is er een verhouding tussen de maatregel en het doel?)

  • c.

    Doelmatigheid (is de meest geschikte maatregel getroffen?)

• 3.

  Met wie worden gegevens gedeeld?

• 4.

  Ga in gesprek met de burger. Bespreek wat het plan is –welke persoonsgegevens worden gedeeld met wie en waarom. Leg uit wat de handelwijze is en waarom de gegevens gedeeld moeten worden om adequate zorg en ondersteuning te realiseren.

• 5.

  Geef de burger de mogelijkheid tot bedenktijd om te kunnen overwegen of hij/zij akkoord gaat met de handelwijze (het ondersteuningsplan en het delen van persoonsgegevens). De burger houdt de regie en stemt in met deze handelwijze.

• 6.

  Wanneer de veiligheid van de burger of de omgeving in het geding is, is instemming van de burger om persoonsgegevens te verwerken niet nodig. Streef daarbij wel zoveel mogelijk transparantie na.

• 7.

  Hoe worden persoonsgegevens verwerkt en opgenomen in het dossier van de burger?

Bijlage 1

Relevante landelijke en Europese regelgeving

Onderliggende wet- en regelgeving die van toepassing is op het privacybeleid zijn de volgende artikelen:

• -

  Art. 17 Internationaal Verdrag betreffende Burgerrechten en Politieke Rechten (IVBPR)

• -

  Art. 8 Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM)

• -

  Art. 16 Internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind (IVRK)

• -

  Art. 10 Grondwet

• -

  Art. 272 Wetboek van Strafrecht

• -

  Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)

• -

  Wet Maatschappelijke ondersteuning (Wmo), Verordening en Beleidsregels Midden-Delfland

• -

  Jeugdwet, Verordening en Beleidsregels Jeugdhulp Midden-Delfland

• -

  Participatiewet

• -

  Zorgverzekeringswet

• -

  Wet en besluit politiegegevens

• -

  Wet Structuur Uitvoering Werk en Inkomen (SUWI)

• -

  Wet gemeentelijke schuldhulpverlening

• -

  Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst

• -

  Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg

• -

  Beroepscode van de Nederlandse Vereniging van Maatschappelijk Werkers;

• -

  Gedragscode van het Nederlands Instituut voor Psychologen;

• -

  Gedragscode van de Nederlandse Vereniging van Onderwijskundigen en Pedagogen;

• -

  Handreiking Bemoeizorg van KNMG, GGD Nederland en GGZ Nederland;

• -

  Privacyconvenant Veiligheidshuis Haaglanden;

• -

  De privacyreglementen van Stojah, MEE, Kwadraad, JGZ, Jeugdformaat en GGZ Delfland.

Landelijk beleid

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (2014). Zorgvuldig en bewust. Gegevensverstrekking en Privacy in een gedecentraliseerd sociaal domein.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en Kwaliteitsinstituut voor Nederlandse Gemeenten (KING) (2014). Privacy Governance binnen het Sociaal Domein.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (2014). Samenwerken in de jeugdketen: Een instrument voor gegevensuitwisseling.

Bijlage 2

Begrippen

Privacy

Privacy laat zich volgens het Van Dale woordenboek definiëren als ‘de mogelijkheid om in eigen omgeving helemaal zichzelf te zijn’. Iedereen heeft volgens de Nederlandse Grondwet recht op privacy, wat in artikel 10 wordt omschreven als eerbiediging van zijn persoonlijke levenssfeer. Deze persoonlijke levenssfeer kan worden geschonden wanneer persoonsgegevens bekend worden.

Persoonsgegevens

Onder persoonsgegevens wordt verstaan elk gegeven betreffende een geïdentificeerde- of identificeerbare natuurlijke persoon zoals genoemd in artikel 1, onder a van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Bijzondere persoonsgegevens zijn de persoonsgegevens als bedoeld in artikel 16 van de Wbp.

Professionele afweging

Met de Wbp en andere landelijke regelgeving als uitgangspunt, maken professionals in de praktijk afweging met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens. Daarbij beseffen zij dat gegevensverwerking een inbreuk kan zijn op de privacy en staat menselijke waardigheid voorop.

Professionals

Binnen het uitvoeren van de toegang tot zorg en ondersteuning in de gemeente spelen het Maatschappelijk Team en het Team Uitvoering van de afdeling Inwonerszaken een belangrijke rol. Binnen hun taak kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens uit te wisselen tussen de vakgebieden zorg, jeugd, onderwijs, werk/inkomen en veiligheid. Dit gebeurt door persoonsgegevens uit te vragen en te verwerken binnen de afdeling, maar ook tussen afdelingen en externe partijen.

Het Maatschappelijk Team bestaat uit zorgprofessionals vanuit verschillende organisaties. Het team wordt geleid door een teamleider in dienst van de gemeente. Ondanks dat de professionals allen werkzaam zijn namens hun ‘moederorganisatie’, valt hun handelen onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. De gemeente blijft altijd verantwoordelijk voor de gegevens waar zij bronhouder van is, waardoor het niet uitmaakt waar deze gegevens zich bevinden. Het Team Uitvoering bestaat uit consulenten, klantmanagers en administratief medewerkers op de gebieden van werk, inkomen en (jeugd)zorg. In tegenstelling tot het Maatschappelijk Team, zijn professionals van dit team wel ambtenaren in dienst van de gemeente.

Verwerken

Het gaat om het verwerken van persoonsgegevens. Het verwerken van persoonsgegevens vindt plaats door persoonsgegevens uit te vragen aan collega-professionals binnen de afdeling Inwonerszaken of aan collega’s van andere afdelingen van de gemeente. Persoonsgegevens kunnen ook uitgevraagd worden aan externe partijen, zoals zorginstellingen, de GGD of de politie. Daarnaast kunnen collega’s of externe partijen ook persoonsgegevens opvragen bij de afdeling Inwonerszaken. Deze persoonsgegevens worden vervolgens verwerkt in de daarvoor bestemde systemen.

In deze beleidsnota wordt onder het verwerken van persoonsgegevens het volgende verstaan:

• -

  Verwerken van gegevens is het delen van persoonsgegevens tussen samenwerkingspartners werkzaam bij verschillende organisaties en/of verschillende vakgebieden/domeinen. Dit kan mondeling of schriftelijk plaatsvinden.

• -

  Verwerken van gegevens is het opnemen en registreren van gegevens als bedoeld in artikel 1 onder b van de Wbp. Daarmee wordt bedoeld het verzamelen, kopiëren, opslaan of publiceren van gegevens. Het gaat hierbij veelal om de schriftelijke documentatie in daarvoor bestemde systemen.

Zorg en ondersteuning

Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is het op basis van het 3D Beleidplan realiseren van zorg en ondersteuning aan burgers van de gemeente Midden-Delfland. Zorg en ondersteuning is het realiseren van adequate hulpverlening. Hulpverlening door de afdeling Inwonerszaken heeft onder andere betrekking op maatschappelijke ondersteuning, jeugdhulp, werk- en inkomensvoorziening of schuldhulp. Ook bemoeizorg valt onder de zorg en ondersteuning van de afdeling.