CVDR410570_1Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2016nlregelingStichtse Vecht2016-07-11Stichtse VechtGemeenteblad, 12-7-2016 nr. 92678Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2016Artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995gemeenteraadbestuur en recht2016-07-05De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2016-07-132021-10-05Nieuwe regelingSV198Besluit Informatiebeheer.Artikel 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 verplicht gemeenten tot het vaststellen van een Archiefverordening. In deze verordening wordt vastgesteld op welke wijze het college van burgemeester en wethouders invulling geeft aan de wettelijke zorg voor de archieven van de gemeentelijke organen. Hieronder valt ook het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde, ten aanzien van het beheer van gemeentelijke archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen).Deze verordening vervangt de Archiefverordening van de gemeente Stichtse Vecht 2012.Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2016De raad van de gemeente Stichtse Vecht,Gelet op:

het voorstel van burgemeester en wethouders van 25 april 2016;

de commissie Bestuur en Financiën van 21 juni 2016;

artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; Besluitvast te stellen de navolgende:verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van digitale en analoge informatie van de gemeentelijke organen voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening).

HoofdstukIBegripsbepalingenArtikel1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

archiefbewaarplaats : de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

archiefruimte : een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12 eerste lid of 13 eerste lid van de wet;

archivaris : de overeenkomstig artikel 32 derde lid van de wet benoemde gemeentearchivaris;

beheer : het geheel aan handelingen en maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn, zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;

beheerseenheid : een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met het beheer van de informatie;

de wet : de Archiefwet 1995;

gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

informatie : de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken of werkprocessen van de gemeente;

informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

HoofdstukIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de informatieArtikel2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vervaardigen en bewaren van de informatie, zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.Artikel3Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie.Artikel4Burgemeester en wethouders wijzen ten aanzien van het beheer van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht beheerseenheden aan. Artikel5Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie. Artikel6Burgemeester en wethouders stellen een kwaliteitssysteem voor het beheer van de informatie vast.Artikel7Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het (doen) vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie, waaronder het Besluit Informatiebeheer waarin de taken en verantwoordelijkheden van de beheerseenheden worden belegd. Artikel8Burgemeester en wethouders wijzen een archiefbewaarplaats aan en dragen zorg voor voldoende doelmatige archiefruimten, een doelmatig informatiesysteem en een duurzame digitale opslagruimte.Artikel9Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen toe aan de archivaris.HoofdstukIIIHet toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel10De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel11De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundige medewerkers die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel12De beheerseenheden verstrekken aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hun medewerking en alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.Artikel13De archivaris of degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheime informatie. Daarnaast hebben zij toegang tot de (archief)ruimten en informatiesystemen waarin de informatie zich bevindt en met behulp waarvan de informatie beheerd wordt.Artikel14De archivaris brengt de beheerseenheden in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel15De archivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats, alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.HoofdstukIVHet afleggen van verantwoording door de archivaris over het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel16De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen.HoofdstukVHet afleggen van horizontale verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raadArtikel17Burgemeester en wethouders informeren jaarlijks de raad over het beheer van de informatie aan de hand van de verslagen die de archivaris aan heeft uitgebracht (artikel 15 en 16). HoofdstukVSlotbepalingenArtikel18De Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2012 wordt ingetrokken.Artikel19Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie Artikel20Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Stichtse Vecht 2016 5 juli 2016Griffier VoorzitterMemorie van toelichtingDe Archiefwet 1995 bepaalt dat burgemeester en wethouders zorg dragen voor de informatie die een gemeente ontvangt en vervaardigt vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen Archiefverordening. Deze Archiefverordening dient daartoe. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de informatie. Dit onderscheidt zich van de ambtelijke verantwoordelijkheid, waarmee het beheer van de informatie wordt bedoeld. Vanuit de zorg voor de informatie worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Dit alles om te zorgen dat, zoals artikel 2 van deze verordening stelt, de informatie wordt vervaardigd en bewaard zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Met het informatiebeheer op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.Deze verordening bestaat, naast de begrips- en slotbepalingen, uit vier gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan hoe de zorg van de informatie door burgemeester en wethouders geregeld wordt. Hoofdstuk III regelt het toezicht op het informatiebeheer zoals bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet. Hoofdstuk IV bepaalt dat de archivaris aan het de burgemeester en wethouders verantwoording aflegt over het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie. Hoofdstuk V bevat een bepaling over het informeren van de raad. Burgemeester en wethouders nemen op grond van deze verordening een Besluit Informatiebeheer. Artikelgewijze toelichtingArtikel 1Aan de algemene bepalingen (hoofdstuk I) van de Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2012 zijn drie definities toegevoegd, te weten archiefruimte, beheer en informatie. Informatie wordt gebruikt om archiefbescheiden mee aan duiden. Het archiefwettelijke begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Door in plaats van ‘archiefbescheiden’ het neutrale, hieraan gelijk gestelde begrip ‘informatie’ te hanteren wordt gepoogd dit te voorkomen. Tevens is het begrip ‘beheerder’ verwijderd omdat wordt volstaan met de term ‘beheerseenheden’. Artikel 2Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Ze bevat vijf basale elementen:

duurzaamheid : de informatie en de informatiedragers en andere materialen en bewaarvoorzieningen moeten duurzaam genoeg zijn om voortijdig verval te voorkomen;

ordening : informatie moet in zinvolle samenhang bewaard worden. Als voorbeelden gelden dossiervorming en de onderlinge relaties tussen dossiers;

toegankelijkheid : informatie dient door daartoe bevoegden binnen een redelijke termijn te kunnen worden gevonden;

bewaartermijn : de wet verplicht tot vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie;

authenticiteit : te allen tijde moet van informatie kunnen worden aangetoond dat deze qua vorm, inhoud en structuur identiek is aan vorm, inhoud en structuur ten tijde van de ontvangst of vaststelling van de informatie.

Artikel 4De aanwijzing van de beheerseenheden is opgenomen in de op grond van artikel 7 op te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.Artikel 6De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. Het informatiebeheer dient vervolgens te voldoen aan de toetsbare eisen van dit systeem. Op welke wijze invulling wordt gegeven aan het kwaliteitssysteem wordt nader gespecificeerd in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 8Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat burgemeester en wethouders de archivaris benoemen. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.Artikel 15 en 16De verslaglegging door de archivaris is de basis voor het afleggen van verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad (artikel 17).Artikel 17De raad wordt in de gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgtaak. Dit vloeit voort uit de Wet Revitalisering Generiek Toezicht.