Organisatie | Hof van Twente |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Volmachtenbesluit gemeente Hof van Twente 2015 |
Citeertitel | Volmachtenbesluit gemeente Hof van Twente 2015 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Volmachtverlening en machtiging |
Geen
Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
12-05-2014 | 12-05-2014 | 04-09-2017 | Wijziging nav organisatorische ontwikkelingen en veranderingen wet- en regelgeving | 23-06-2015 Hofweekblad d.d. 1 juli 2015 | 551264 |
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Hof van Twente;
ieder voor zover het zijn bevoegdheden aangaat;
gelet op de artikelen 160 lid 1 onder e en 171 Gemeentewet en de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht, het Delegatiebesluit en het Burgerlijk Wetboek;
overwegende, dat het gewenst is gebruik te maken van de mogelijkheden van volmacht, waarbij de verantwoordelijkheid (in eerste lijn) voor de afdoening van daarvoor in aanmerking komende, routinematige en technische, niet-politieke beslissingen bij de ambtelijke organisatie wordt, gelegd, opdat:
Voor de uitvoering van het Volmachtenbesluit wordt verwezen naar het “Protocol Uitvoering Volmachtenbesluit”
Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking op 12 mei 2014 en kan worden aangehaald als “Volmachtenbesluit gemeente Hof van Twente 2015”
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethoudersd.d. 23 juni 2015.
De burgemeester van Hof van Twente,
drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM
Burgemeester en wethouders van Hof van Twente,
de secretaris, de burgemeester,
mr. G.S. Stam drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM
Protocol Uitvoering Volmachtenbesluit
Paragraaf 1 Algemene bepalingen
Dit protocol is bedoeld als interne richtlijn, die aangeeft hoe met het volmachtenbesluit moet worden omgegaan. Dit protocol is gelijktijdig met het volmachtenbesluit d.d. 23 juni 2015 vastgesteld door het college en de burgemeester.
Een volmacht is niet overdraagbaar.
Artikel 4 Relatie Organisatiebesluit Budgetregeling
Indien de uitoefening van de volmacht dan wel machtiging financiële consequenties heeft, is hoofdstuk 7 Budgetregeling van het Organisatiebesluit mede van toepassing.
Voor het aangaan van verplichtingen en het goedkeuren is voor de afdeling Openbare Ruimte het onderstaande schema van toepassing.
*Fiatteerder is degene die de goedkeuring (handtekening) geeft aan financiële transacties die t.l.v. het budget komen.
** Besteller is degene die ge(vol)machtigd is om betreffende privaatrechtelijke handeling (zoals het verlenen van de opdracht, aangaan van een overeenkomst, etc.) te verrichten.
Productbeheerder / Teamcoӧrdinator
Productbeheerder / Teamcoӧrdinator/in Volmachten Register genoemde medewerkers
Productbeheerder / Teamcoӧrdinator
Productbeheerder / Teamcoӧrdinator
(na toestemming college en informeren raad)
1e: Productbeheerder / Teamcoӧrdinator
Voor de overige afdelingen (Bedrijfsvoering, Ontwikkeling en Publiekscentrum) geldt het onderstaande schema.
(na toestemming college en informeren raad)
*Fiatteerder is degene die de goedkeuring geeft aan financiële transacties die t.l.v. het budget komen.
** Besteller is degene die ge(vol)machtigd is om betreffende privaatrechtelijke handeling (zoals het verlenen van de opdracht, aangaan van een overeenkomst, etc.) te verrichten.
De bevoegdheid om gebruik te maken van een volmacht wordt niet zonder meer uitgeoefend:
Artikel 7 Relatie andere cluster, staf of afdeling
Indien bij een middels volmacht te nemen besluit een ander cluster, staf of afdeling belang heeft of de betreffende aangelegenheid het taakveld van een andere cluster, staf of afdeling raakt, legt de gemachtigde de zaak voor aan de betreffende medewerk(st)er van de andere cluster, staf of afdeling.
Artikel 8 Ondertekening in geval van volmacht
In geval van uitoefening van een volmacht, namens de gemeente Hof van Twente, luidt de ondertekening aldus:
Namens de burgemeester van Hof van Twente,
De naam van de gemachtigde en de functie-aanduiding.
Indien een gemachtigde twijfelt inzake zijn bevoegdheid tot het verrichten van een bepaalde handeling legt hij de vraag voor aan zijn/haar afdelingsmanager. De afdelingsmanager beslist of de beslissing aan het college van B&W wordt voorgelegd.
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethoudersd.d. 23 juni 2015
De burgemeester van Hof van Twente,
drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM
Burgemeester en wethouders van Hof van Twente,
de secretaris, de burgemeester,
mr. G.S. Stam drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM
Er worden dagelijks in naam van de gemeente veel besluiten genomen, opdrachten verstrekt en overeenkomsten afgesloten. In het kader van de transparantie is het van belang om te weten wie bevoegd is om dergelijke (rechts)handelingen te verrichten. De verdeling van deze bevoegdheden is geregeld in het Algemene mandaatbesluit, het Algemene Volmachten- en machtigingsbesluit en Volmachtenbesluit Procesvertegenwoordiging Hof van Twente.
Achterliggende gedachte van het verlenen van het mandaatbesluit is dat de burgemeester en het college ontlast worden van besluitvormingstaken, zodat zij zich meer kunnen richten op de bepaling van de hoofdlijnen en het stellen van doelen van de (middel)-lange termijn. Verder kan het verlenen van een bevoegdheid in mandaat er voor zorgen dat de administratieve procedures sneller wordt doorlopen.
Het protocol beschrijft op welke wijze om dient te worden gegaan met de gemandateerde en of de gevolmachtigde bevoegdheden. Met name artikel 6 van dit Protocol is van belang, hierin is bepaald in welke gevallen in ieder geval geen gebruik mag worden gemaakt van de in volmacht gegeven bevoegdheid.
Dit protocol dient als interne richtlijn voor de betrokken ambtenaren en de aan hen gegeven bevoegdheden.
Mandaat is een bevoegdheid om namens het college dan wel de burgemeester (bestuurs-organen) besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) te nemen. Een besluit is een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiek-rechtelijke rechtshandeling.
Ook al is er mandaat verleend, het bestuursorgaan mag het besluit altijd nog zelf nemen en blijft hiervoor verantwoordelijk.
Het bestuursorgaan kan een algemeen mandaat verlenen of een mandaat voor een bepaald geval. In het Algemeen Mandaatbesluit onder B is aan de mandatarissen algemeen mandaat verleend voor bevoegdheden voortvloeiend uit de Awb. In het zogenaamde Mandaatregister zijn bevoegdheden verleend voor specifieke gevallen onderverdeeld naar de afdelingen Publiekscentrum, Ontwikkeling, Openbare Ruimte en Bedrijfsvoering.
De bevoegdheden worden gemandateerd aan functies, zodat bij personeelswisselingen de regeling niet gewijzigd behoeft te worden.
Volmacht is geregeld in het Burgerlijk wetboek en betekent: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechts-handelingen te verrichten.
De burgemeester is degene die de gemeente vertegenwoordigt in en buiten rechte, zie artikel 171 van de Gemeentewet. Dit is formele procesvertegenwoordiging maar ook vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen zoals bijvoorbeeld het sluiten van een overeenkomst.
Volmacht is de bevoegdheid om namens de burgemeester privaatrechtelijke rechts-handelingen te verrichten. Waar volmacht is verleend tot het besluiten en het verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend tot bewaking van uitvoering van die rechtshandeling waartoe worden gerekend in gebreke-stelling, ontbinding, vorderen van nakoming, opzegging van een overeenkomst en alle andere besluiten die daarmee verband (kunnen) houden.
Een machtiging is een handeling die geen besluit en ook geen privaatrechtelijke rechts-handeling is. Hierbij kan gedacht worden aan een handeling die geen rechtsgevolg heeft zoals het ondertekenen van een informatieve brief die geen besluit is en ook geen privaatrechtelijke rechtshandeling is. Deze ondertekening van een informatieve brief wordt aangemerkt als een feitelijke handeling.
Het verlenen van volmacht en machtiging gebeurt op naam en niet op functie.
De regels die gelden voor mandaat zijn overeenkomstig van toepassing op verstrekte volmachten en machtigingen (artikel 10:12 van de Awb).
Ondermandaat is de bevoegdheid om het verleende mandaat aan de betreffende mandatarissen door te geven aan een ander. De mogelijkheid wordt gegeven in het Mandaatregister (zie laatste kolom “Ondermandaat”). Als ondermandaat mogelijk is volgens dit register, dan dient dit schriftelijk worden verleend en het bestuursorgaan dient hiertoe te worden geïnformeerd.
De mandataris, te weten de gemeentesecretaris in bepaalde gevallen en in de overige gevallen de afdelingsmanagers, dient in het ondermandaatbesluit kenbaar te maken welke bevoegdheden aan welke ambtenaar wordt gegeven. Het ondermandaatbesluit is een vastgesteld door de afdelingsmanagers en afzonderlijk van dit algemeen besluit genomen.
De ondermandaatverlening wordt op functie verleend en niet op de persoon.
Het mandaatregister is in tabelvorm opgesteld en onderverdeeld in zeven kolommen. Per kolom (genummerd van 1 t/m 7 van links naar rechts) volgt in het onderstaande een korte toelichting:
Als mandaat aan een afdelingsmanager is verleend en deze afwezig is, wordt de gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend door degene die door het college als plaatsvervangend afdelingsmanager is aangewezen. In de huidige organisatie is gekozen voor een verticale vervangingsregeling. In dit geval worden de afdelingsmanagers bij afwezigheid vervangen door de teamcoördinatoren van de betreffende afdeling. Voorts kunnen de teamcoördinatoren elkaar onderling vervangen in geval van afwezigheid. Deze vervangingsregeling is eveneens opgenomen in het Organisatiebesluit.
In de mandaatregeling en volmachtenregeling wordt aan ambtenaren bevoegdheden toegekend om bepaalde besluiten te nemen of handelingen te verrichten en deze uit te voeren. Ter uitvoering van die besluiten of handelingen dienen ambtenaren uiteraard ook over budget te beschikken. Het budget is geregeld in het Organisatiebesluit gemeente Hof van Twente 2015 onder hoofdstuk 7 “Budgetregeling”.
Artikel 4 van het bij dit besluit behorende Protocol geeft in tabelvorm weer tot welk bedrag/budget de gegeven volmachtbevoegdheden strekken. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de afdeling Openbare ruimte enerzijds en de overige drie afdelingen (Publiekscentrum, Ontwikkeling en Bedrijfsvoering) anderzijds. Dit onderscheid is aangebracht aangezien de financiële consequenties in de door Openbare Ruimte aangegane verplichtingen van grotere omvang zijn dan de overige afdelingen. Te denken valt hierbij aan werkzaamheden en aanschaf met betrekking tot de gemeentelijke infrastructuur of aanschaf van onderhoudsmaterialen.
Het bepaalde in de leden 2 en 3 van artikel 12 in het Protocol ziet op twijfelgevallen of gevallen genoemd onder a tot en met g van artikel 7. Indien het bestuursorgaan daartoe behoefte heeft kan zij van de mandataris vragen om een schriftelijke terugkoppeling.
De burgemeester van Hof van Twente,
drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM
Burgemeester en wethouders van Hof van Twente,
de secretaris, de burgemeester,
mr. G.S. Stam drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM
Het verlenen van opdracht aan de accountant tot het verrichten van reguliere (interim) controles op getrouwheid en rechtmatigheid van de gemeentelijke administratie.
Het akkoord verklaren van verantwoordingen in het kader van specifieke controles van de accountant
Bedrijfsvoering (Beleid en Advies)
Het maken van afspraken met uitzendbureaus over het inlenen van tijdelijk personeel, inclusief het bepalen van de hoogte van het uurloon/salaris en het sluiten van overeenkomsten.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het sluiten van stage-overeenkomsten met onderwijsinstellingen
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Mevrouw H.J. Doeschot-Kootstra
Het behandelen van open sollicitaties
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Mevrouw H.J. Doeschot-Kootstra
Het uitvoeren van werving en selectieprocedures (plaatsen van advertenties, het versturen van uitnodigingen en afwijzen van sollicitanten)
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Mevrouw H.J. Doeschot-Kootstra
Het toekennen en afwijzen van aansprakelijkstellingen tot de hoogte van de met de verzekering in overleg overeengekomen hoogte van de eigen risico.
Mevrouw K.B.M. Walhof-ten Buuren
Mevrouw E.M. Huisstede-Koenderink
Het sluiten van overeenkomsten in het kader van bedrijfshulpverlening, bedrijfsmaatschappelijk werk en ziekteverzuimbegeleiding.
Mevrouw H.J. Doeschot-Kootstra
Het doorsturen van aansprakelijkheidsstellingen naar de gemeentelijke verzekeraar
Mevrouw M.G.W. Jonker-Raanhuis
Mevrouw K.B.M. Walhof-ten Buuren
Mevrouw E.M. Huisstede-Koenderink
Het geven van opdracht aan de Schadebeoordelingscommissie inzake planschadeverzoeken.
Mevrouw D.M.M. Djodikromo-de Jong
Mevrouw M.G.W. Jonker-Raanhuis
rijksbelastingen, specifiek omzetbelasting.
Verlenen van uitstel van betaling, treffen van betalingsregelingen en uitvoering van dwanginvordering op civielrechtelijke vorderingen.
Het sluiten van verzekeringsovereenkomsten passend binnen de regels omtrent het budgethouderschap.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het aanvragen van informatie uit de Justitiële Documentatie op het gebied van
Naturalisatie/Wegenverkeerswet/ Bericht en Raad/ Koninklijke Onderscheiding en Paspoort
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het verlenen van opdrachten in het kader van elektronische dienstverlening; binnen de daartoe in de begroting gestelde grenzen en de regels van het budgethouderschap.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het in bewaring nemen, verkopen, overdragen of vernietigen van gevonden voorwerpen.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Publiekscentrum (Sociale leefomgeving, SLO)
Het sluiten van overeenkomsten met het ROC, de Stichting Gast en het Bureau Nieuwkomers ten behoeve van de inburgering en educatie van nieuwkomers.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het verrichten van alle in verband staande handelingen inzake het passeren van een notariële akte i.h.k.v. de krediethypotheek op basis van de WWB en het Bbz.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het verlenen van schuldbekentenissen in het kader van de WWB/Bbz.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het geven van een opdracht tot het instellen van bijzonder onderzoek aan de Sociale Recherche, Regio Twente.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het ondertekenen van trajectplannen gericht op uitstroom en sociale activering.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het afsluiten van bruikleenovereenkomsten ten behoeve van de verstrekking van voorzieningen in het kader van de Wvg / WMO.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Mevrouw H. P Scholte-Touwslager
Het afsluiten van onderhoudscontracten ten behoeve van het onderhoud van trapliften.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het verlenen van opdrachten tot het leveren van rolstoelen, vervoers- en roerende woonvoorzieningen alsmede het plegen van onderhoud en reparatie aan de verstrekte voorzieningen.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Mevrouw H. P Scholte-Touwslager
Het sluiten van huurovereenkomsten t.b.v. Huisvesting statushouders.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Publiekscentrum (Fysieke Leefomgeving)
Het verlenen van opdrachten ten behoeve van milieutechnische onderzoeken c.q. adviezen binnen de daartoe in de begroting gestelde grenzen en de regels van het budgethouderschap.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het aanvragen van informatie uit de Justitiële Documentatie op het gebied van
Drank en Horeca/Prostitutie en Kansspelen
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Ontwikkeling (Economie en Leefbaarheid)
Het sluiten van huurovereenkomsten ten aanzien van sportvelden.
Het sluiten van huurovereenkomsten voortkomend uit het accommodatiebeleid.
Het ondertekenen van huurcontracten van gemeentelijke eigendommen aan (gesubsidieerde) instellingen.
Ontwikkeling (Ruimtelijk Domein)
Het verlenen van opdrachten voor, het goedkeuren van en het instemmen met (bodem)saneringsplannen, binnen de daartoe in de begroting gestelde grenzen en de regels van het budgethouderschap.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het ondertekenen van verkoopovereenkomsten inzake bouwkavels.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het uitvoeren van werken op het terrein van de afdeling REO passend binnen het vastgestelde aanbestedingsbeleid en de regels omtrent het budgethouderschap
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het aanvragen van subsidies inclusief het afhandelen van de procedure binnen de daartoe in de begroting gestelde grenzen en de regels van het budgethouderschap.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het verlenen van opdrachten ten behoeve van adviezen en onderzoeken binnen de daartoe in de begroting gestelde grenzen en de regels van het budgethouderschap.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
De verhuur van een woonwagen(standplaats).
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het in- en uitschrijven van kavelzoekenden.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het voeren van correspondentie met notaris, makelaar, koper en verkoper met betrekking tot de aan- en verkoop van gronden (inclusief afwerking akte).
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het verkopen van reststroken grond en het ondertekenen van de verkoopovereenkomst.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het in gebruik geven, verhuren en verpachten van gemeentegrond
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het elektronisch waarmerken en publiceren van (digitale)
Wro-instrumenten conform artikel 1.2.1, lid 1 Bro, artikel 1.2, lid 2 Bro en de Regeling standaarden ruimtelijke ordening 2008.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Mevrouw M.T.M. Wolters-Velthuis
Het akkoord verklaren van verantwoordingen in het kader van specifieke controles van de accountant
Het verhuren van gemeentelijke gebouwen, daarbij overeenkomsten te sluiten inclusief te beslissen over huurverhogingen en geïndexeerde huurstijgingen welke niet hoger zijn dan het door VROM vastgestelde percentage.
Het aanvragen van subsidie inclusief het afhandelen van de procedure binnen de daartoe in de begroting gestelde grenzen en de regels van het budgethouderschap.
Het verstrekken van opdrachten ten behoeve van vooronderzoek, planvorming en het uitvoeren van werken op het terrein van de afdeling Openbare Ruimte passend binnen het vastgestelde aanbestedingsbeleid en de regels omtrent het budgethouderschap.
Het verstrekken van opdrachten ten behoeve van vooronderzoek, planvorming en het uitvoeren van werken op het terrein van de afdeling Openbare Werken passend binnen het vastgestelde aanbestedingsbeleid en de regels omtrent het budgethouderschap tot € 20.000
Het verstrekken van opdrachten ten behoeve van vooronderzoek, planvorming en het uitvoeren van werken op het terrein van de afdeling Openbare Ruimte passend binnen het vastgestelde aanbestedingsbeleid en de regels omtrent het budgethouderschap tot € 10.000
Het verstrekken van opdrachten ten behoeve van vooronderzoek, planvorming en het uitvoeren van werken op het terrein van de afdeling Openbare Ruimte passend binnen het vastgestelde aanbestedingsbeleid en de regels omtrent het budgethouderschap tot € 2.500.
Het verhuren van sociaal-culturele alsmede sportaccommodaties.
Mevrouw A.W.J. Oplaat-Brunnekreeft
Het verlenen van opdrachten voor het goedkeuren van en het instemmen met (bodem)saneringsplannen binnen de daartoe in de begroting gestelde grenzen en e regels van het budgethouderschap inclusief het ondertekenen van benodigde formulieren.
Het verstrekken van informatie aan de Dienst voor het kadaster en de openbare registers in het kader van de Wet informatie-uitwisseling ondergrondse netten.
Het aanvragen van een kapvergunning dan wel het geven van toestemming aan derden tot het aanvragen van een kapvergunning betreffende bomen die in eigendom zijn van de gemeente.
Het in het kader van het parkeerfonds te besluiten tot het aangaan van een parkeerovereenkomst alsmede de ondertekening ervan.
Het ondertekenen van een uitvoeringsovereenkomst ter uitvoering van een aanwijzingsbesluit op grond van artikel 2 van de Afvalstoffenverordening van de gemeente Hof van Twente.
Het doen van aangiften bij de politie als schade is toegebracht aan gemeentelijke eigendommen
Het in bewaring nemen, verkopen, overdragen of vernietigen van gevonden voorwerpen.
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het sluiten van gebruikersovereenkomsten voor het aanleveren van digitale bestanden
Mevrouw Y. Haafkes-Klein Snakenborg
Het aanwijzen van kadastrale grenzen
Het behandelen van aanvragen en het aangaan van een overeenkomst met de aanvrager voor het realiseren van nieuwe rioolaansluitingen op het gemeentelijke rioolstelsel
Het verlenen van opdrachten voor, het goedkeuren van en het instemmen met bodemsaneringsplannen, binnen de daartoe in de begroting gestelde grenzen en de regels van het budgethouderschap.