| Organisatie | Nijmegen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid gemeente Nijmegen |
| Citeertitel | Inkoopbeleid gemeente Nijmegen |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-07-2016 | 04-10-2019 | Onbekend | 28-06-2016 Gmb 2016 - 88793 | Collegebesluit d.d. 28 juni 2016, nr. 3.03 |
Nijmegen heeft de ambitie om het sociale en ondernemende profiel van de stad, de groene- en duurzaamheidsambities en het ‘Nijmegengevoel’ bij elkaar te brengen. ‘Zorgen voor elkaar’ staat daarin centraal. Iedereen die zorg nodig heeft, moet goede zorg krijgen.
Wonen en zorg zijn belangrijke aandachtspunten voor Nijmegen. De gemeente zet daarom samen met bewoners in op een passende en duurzame woningvoorraad. Dat geldt ook voor kwalitatief goede openbare ruimte en betaalbaar beschermd wonen.
De inkoopprocessen ondersteunen deze ambities. Als publiek opdrachtgever gaat Nijmegen uit van de kracht van ondernemers en overheden en richt ze het inkoopproces in met het oog op de maatschappelijke effecten die ze wil bereiken. In het inkoopproces vertaalt ze de gewenste effecten naar het programma van eisen en gunningscriteria. Maatschappelijk verantwoorde inkoop staat voorop.
Dit document schetst de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop in de gemeente Nijmegen plaatsvindt.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is van toepassing op zowel leveringen, diensten als werken. 1
Het kan gaan om de inkoop van uiteenlopende zaken zoals onderhoud van gemeentelijke panden, de ontwikkeling van woningbouw, riolering en straatverlichting, maar ook de inkoop van Jeugdhulp.
Basis voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid is de relevante Europese en nationale wet- en regelgeving, gecombineerd met actuele en specifieke Nijmeegse beleidsthema’s. Dit leidt tot de volgende doelstellingen van het Nijmeegse inkoopbeleid:
Met een professionele inkoopfunctie streeft de gemeente Nijmegen naar:
Maatschappelijk verantwoorde (duurzame) inkoop leidt tot een toegevoegde waarde voor de organisatie, voor het milieu en voor de maatschappij. In hoofdstuk 2 wordt uitgewerkt hoe Nijmegen dit denkt te realiseren.
Doelmatig inkopen betekent dat de gemeente kiest voor een optimale verhouding tussen kwaliteit en prijs en voor daarbij passende aanbestedings- en contractvormen. Dit wordt in hoofdstuk 3 toegelicht.
Welke wetten, regels en besluiten Nijmegen moet en wil naleven om rechtmatig in te kopen komt in hoofdstuk 4 aan bod.
Door het toepassen van innovatieve, flexibele aanbestedingsvormen (zie hoofdstuk 4), door het zoeken naar innovatieve oplossingen voor (maatschappelijke) problemen (zie hoofdstuk 3) en het aanschaffen van innovatieve producten (zie hoofdstuk 2) stimuleert de gemeente innovatief inkopen.
Tenslotte komt in hoofdstuk 5 aan bod hoe de inrichting van de gemeentelijke inkoopfunctie bijdraagt aan het bereiken van de inkoopdoelstellingen.
Hoofdstuk 2 Maatschappelijke aspecten
Vanaf 2015 is de gemeente verantwoordelijk voor de uitvoering van taken rond Participatie, Jeugdhulp en de WMO. Voor de participatie maakt het nieuwe regionale Werkbedrijf afspraken met werkgevers om mensen die ondersteuning nodig hebben aan werk te helpen.
Binnen het sociale domein stuurt de gemeente actief op minder concurrentie in de zorg en op meer gebiedsgerichte samenwerking. Zo kunnen kwetsbare mensen zoveel mogelijk profiteren van de beschikbare ondersteuning.
Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) betekent dat in alle fasen van het inkoopproces de effecten op people (mensen), planet (planeet/milieu) en profit/ prosperity (winst/welvaart) worden meegenomen zodat levering van duurzame producten, diensten en werken wordt gerealiseerd.
De gemeente Nijmegen vindt maatschappelijk verantwoord inkopen belangrijk omdat ze daarmee duurzaamheid, innovatie en werkgelegenheid en bedrijvigheid kan stimuleren.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen levert een bijdrage aan:
Bij de inkoop past de gemeente daartoe minimaal landelijke duurzaamheidscriteria van RVO/PIANOO 2 toe. Samen met de marktpartijen bekijkt de gemeente echter ook of zij meer kunnen en willen bieden dan deze minimale eisen. Ondernemers kunnen zich op het gebied van MVI positief onderscheiden door. voorafgaand aan een aanbesteding, tijdens een marktconsultatie, en tijdens de selectie- en gunningsfase van een aanbesteding hoog te scoren op de zogenaamde Nijmeegse Duurzaamheidsladder, waarin deze criteria zijn verwerkt.
De ambitie van de gemeente Nijmegen is om zoveel mogelijk mensen fatsoenlijk betaalde arbeid te laten verrichten en het aantal mensen te verminderen dat afhankelijk is van een uitkering.
Mensen met afstand tot de arbeidsmarkt worden geholpen om die achterstand te verkleinen.
Op inkoopgebied betekent dit dat de gemeente Nijmegen ook rekening houdt met sociale criteria.
Dit gebeurt in elk geval door toepassing van de door van RVO/PIANOO opgestelde duurzaamheidscriteria op sociaal gebied bij alle relevante aanbestedingen, tenzij er sprake is van financiële of technische belemmeringen.
Leveranciers van de gemeente Nijmegen worden geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden op sociaal-maatschappelijk gebied. Ook hier hoort het stellen van sociale criteria tot de mogelijkheden. Op zijn minst moeten leveranciers de maatregelen, grondrechten en beginselen van gelijke behandeling en non-discriminatie naleven. In de aanbestedingen worden de sociale criteria gedefinieerd waaraan de potentiële leverancier minimaal moet voldoen.
Bevorderen van maatschappelijke doelstellingen gebeurt ook door optimaal gebruik te maken van de wetgeving op dit punt. Enerzijds door opdrachten voor te behouden aan sociale ondernemers. 3
Anderzijds door criteria te stellen met betrekking tot beroepsopleiding op de werkplek of arbeidsparticipatie en werkloosheidsbestrijding.
Nijmegen stelt hierbij in beginsel de eis dat 5% van de aanneemsom wordt ingezet voor Social Return-activiteiten; bij projecten waar een grote toeleveringscomponent aanwezig is, is dit 7% van de in te zetten arbeidsuren. In het digitale handboek worden de mogelijkheden verder uitgediept.
Aanvullend op deze eisen neemt de gemeente – na consultatie met het Werkbedrijf – waar mogelijk nadere wensen voor Social Return op in de gunningscriteria.
Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren
Alle inkopen van de gemeente Nijmegen worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de leverancier en moeten te allen tijde integer zijn. Alle medewerkers dienen zich daarom te houden aan de ‘Gedragscode ambtenaren Nijmegen’ die sinds 2005 van kracht is. Hierin staan onder meer regels met betrekking tot integriteit.
Passende beloning voor bestuurders en werknemers
De gemeente Nijmegen hecht veel belang aan goed werkgeverschap en daarmee aan een passende beloning voor zowel bestuurders als werknemers van bedrijven waarmee ze zaken doet. Ze stelt daarom de volgende eisen aan leveranciers:
Bij de beloning wordt rekening gehouden met de Wet Normering Topinkomens (WNT), voor zover die van toepassing is. Deze wet geldt voor topfunctionarissen uit de publieke en semi-publieke sector en voor instellingen die een groot deel van hun inkomsten uit subsidie ontvangen. Voor extern ingehuurde topfunctionarissen die geen dienstbetrekking bij de gemeente hebben ('interimmers') geldt de WNT ook. 4 De WNT is niet van toepassing op topfunctionarissen uit de private sector.
Als er sprake is van een algemeen verbindend verklaarde cao dan wordt deze toegepast bij de beloning van werknemers.
Daar waar van toepassing hanteren leveranciers de Code Verantwoord Marktgedrag.
Voor personeel dat wordt ingehuurd als payroll- of uitzendkracht eisen wij een wettelijke gelijkstelling wat betreft de beloning. De gemeente Nijmegen geeft daarmee deze inhuurkrachten recht op de eindejaarsuitkering en de levensloopbijdrage, naast de andere arbeidsvoorwaarden die gelden voor de uitzend-cao (ABU).
In ons duurzaamheidsbeleid (zie bijlage 2) is vastgelegd dat de gemeente Nijmegen in 2030 een energie-neutrale gemeentelijke organisatie wil zijn en in 2045 een energie-neutrale stad. Om deze doelen te bereiken zullen we energie besparen, duurzame energie opwekken en de uitstoot van CO2 reduceren.
In het verlengde hiervan willen we meer circulair inkopen. In de circulaire economie ‘bestaat afval niet’. Verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan door de herbruikbaarheid van producten en materialen te maximaliseren en waarde vernietiging te minimaliseren. Het beschermen en duurzaam benutten van natuurlijk kapitaal, het verduurzamen van product- en marktketens en het verduurzamen van de eigen bedrijfsvoering zijn eveneens doelstellingen van ons beleid.
De gemeente leeft ook de afspraken na die gemaakt zijn in het kader van het FSC-convenant, en de GPR methodiek en Nijmegen als fairtrade-gemeente.
In de regio Nijmegen zijn een groot aantal innovatieve en MKB-bedrijven gevestigd. De gemeente vervult waar mogelijk een voortrekkersrol en staat open voor nieuwe ontwikkelingen, technieken en innovatieve aanbestedingsmogelijkheden. Door als eerste klant (‘launching customer’)op te treden voor startende ondernemers (start-ups) kan de gemeente een innovatief product of innovatieve dienst een kans geven om zich te bewijzen. Deze rol/aanpak wordt verder uitgewerkt.
Het inkoopbeleid is er op gericht dat (innovatief) ondernemerschap, bedrijvigheid en werkgelegenheid worden versterkt.
De gemeente Nijmegen heeft een stuurgroep (tenderboard) Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) in het leven geroepen. Daarin bespreekt ze kansen, belemmeringen en dilemma’s van MVI in het algemeen en bij specifieke aanbestedingsprojecten in het bijzonder.
Hoofdstuk 3 Economische en Bedrijfseconomische aspecten
Nijmegen heeft een sterke kenniseconomie. Kennisinstellingen en kennisintensieve bedrijven vormen samen de ruggengraat van de werkgelegenheid. Ze hebben veel groei- en werkgelegenheidspotentie. Samen met partners in en buiten de stad maakt de gemeente Nijmegen gebruik van deze potentie door middel van het ontwikkelen en uitvoeren van projecten. Het Nijmeegse inkoopbeleid kan bijdragen aan innovatie, het oplossen van maatschappelijke opgaven en de versterking van de bedrijvigheid in stad en regio. De gemeente continueert de aanpak waarbij ze in het inkoopbeleid ruimte biedt aan lokale en regionale bedrijven en zelf optreedt als eerste klant (launching customer).
De Nijmeegse inkoopprocessen zijn zo ingericht dat daarmee de regionale en stedelijke economie versterkt wordt. Als publiek opdrachtgever gaat de gemeente uit van de kracht van ondernemers en overheden bij het creëren van maatschappelijke waarde.
De realisatie van een doelmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden geschiedt aan de hand van onderstaande bedrijfseconomische aspecten (per punt worden ze uitgewerkt):
De keuze voor zelf doen of uitbesteden
De voorbereiding van het inkoopproces start met het vaststellen van de inkoopbehoefte. Vervolgens moet, daar waar relevant, worden bepaald of de gemeentelijke organisatie zelf in deze behoefte kan en wil voorzien, of dat er ingekocht moet worden. De inkoop- en aanbestedingsprocedure start, bij een wezenlijke verandering van de inkoopbehoefte van de markt, met dit strategische inkoopvraagstuk van make or buy.
Bepaalde producten of diensten kan of wil de gemeente niet in eigen beheer uitvoeren. Voordat de gemeente besluit om zaken uit te besteden dan wel in te kopen, weegt de gemeente zorgvuldig de gevolgen af qua integrale kosten, kwaliteit, sociale aspecten en andere belangen.
Uitbesteden kan leiden tot prijsverlaging en kwaliteitsverhoging maar ook tot afhankelijkheid van de leverancier, verlies van kwaliteit en minder greep op de kosten. Als eenmaal wordt ingekocht, kan niet zonder meer besloten worden om een en ander alsnog intern uit te voeren.
In de vernieuwde aanbestedingswet zijn de mogelijkheden tot inbesteden en quasi-inbesteden verruimd. Nijmegen houdt daar in haar make or buy-beslissingen rekening mee.
Is eenmaal de keuze gemaakt om producten en diensten niet zelf of door een andere aanbestedende dienst te laten leveren, dan is de vervolgvraag in de voorbereiding of buy in de vorm van inkoop of subsidie vorm krijgt.
Als er sprake is van de wens om een organisatie te stimuleren bepaalde (maatschappelijk wenselijke) activiteiten te verrichten die het algemene belang dienen, dan kiest de gemeente in beginsel voor het verlenen van een financiële bijdrage in de vorm van een subsidie.
Wil de gemeente daarentegen zeker stellen dat bepaalde wenselijke prestaties inderdaad geleverd worden, dan kiest de gemeente in beginsel voor inkoop.
Kenmerkend voor een subsidie is namelijk dat prestaties niet kunnen worden afgedwongen, wel de manier waarop de activiteit wordt verricht en het vastgestelde doel wordt gerealiseerd.
Daar waar de gemeente kiest voor een subsidie “met aanvullende uitvoeringsovereenkomst” , houdt ze er rekening mee dat subsidieverstrekking alsnog het karakter van een “overheidsopdracht” krijgt. In dat geval is op deze subsidieverstrekking de Aanbestedingswet 2012 en de BTW-wetgeving van toepassing.
Lagere inkoopkosten en een hogere kwaliteit worden bereikt door professionele marktbenadering en een beheerst en beheersbaar inkoopproces.
Het inkoopproces bestaat uit zes stappen: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en evalueren. Het inkoopproces is cyclisch; na de bestel- lever- en evaluatiefase start het inkoopproces weer opnieuw. Daarmee zijn inkoop en contractmanagement aan elkaar gekoppeld. In de specificatiefase wordt de vertaalslag gemaakt van maatschappelijk effect naar programma van eisen en gunningscriteria. Door aanbieders in een vroeg stadium van de specificatiefase te betrekken bij het inkoopproces en door voor innovatieve, flexibele contractvormen te kiezen waarin meer gebruik wordt gemaakt van de expertise van de aanbieders, ontstaat de mogelijkheid om de kwaliteit van de inkopen te verhogen en de directe en indirecte inkoopkosten te verlagen.
Bij al haar inkopen streeft de gemeente Nijmegen naar vermindering van directe en indirecte kosten zonder dat de kwaliteit van de inkopen daarbij aan kracht inboet. Terugdringen van de administratieve lasten van zowel gemeente als ondernemers is een speerpunt van het inkoopbeleid.
Goed contractmanagement is hierbij onontbeerlijk. Nijmegen zet de analyse van haar uitgaven in om het inzicht in de uitgaven te vergroten en daarmee onnodige kosten te verminderen.
Wordt besloten tot het inkopen van de behoefte, dan is vervolgens de vraag hoe de gemeente de markt het beste kan benaderen. Het vaststellen van de te hanteren aanbestedingsprocedure is onderdeel van het vaststellen van de juiste inkoopstrategie.
Drempelbedragen en waardebepaling van een opdracht
Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden vastgesteld conform de Aanbestedingswet 2012.
De opdrachtwaarde is gebaseerd op een reële raming van de kosten, rekening houdend met de totale levensduurkosten. Tegelijkertijd houdt de gemeente Nijmegen bij het bepalen van de juiste marktbenadering er rekening mee dat opdrachten niet onnodig samengevoegd worden. Bij deze afweging wordt conform de Gids Proportionaliteit acht geslagen op:
MarktbenaderingenIs eenmaal vastgesteld hoe de markt wordt benaderd – onderhands, nationaal openbaar of Europees openbaar – dan wordt de keuze voor een passende procedure gemaakt. Maatschappelijk verantwoord inkopen staat daarbij voorop
De Aanbestedingswet onderscheidt een aantal mogelijke procedures. De gemeente Nijmegen streeft in haar inkooppraktijk naar het toepassen van innovatieve aanbestedingsvormen en flexibele contracten om zo de kwaliteit van haar inkoop te verbeteren. In bijlage 1 worden de marktbenaderingen met bijbehorende drempelbedragen weergegeven. Iedere twee jaar (elk even jaar) worden de Europese drempelbedragen aangepast. De nieuwe drempelwaarde heeft een directe werking op de inkopen van de gemeente Nijmegen. De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen aan. Bij innovatiegericht inkopen zoeken we naar een innovatieve oplossing of laten ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden.
De gemeente Nijmegen gaat uit van de kracht van ondernemers bij het creëren van maatschappelijke waarde en innovatieve oplossingen. Ze acht het daarom essentieel dat er voorafgaande aan een aanbesteding een marktconsultatie plaatsvindt. Deze verkenning zal met lokale en landelijke leveranciers plaatsvinden. Het MKB wordt hierbij uitdrukkelijk actief betrokken.
De gemeente Nijmegen vindt het onwenselijk dat leveranciers in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. De omzet van een leverancier bij de gemeente mag daarom bij voorkeur niet groter dan maximaal 50% van diens gemiddelde jaaromzet in 3 jaar. Hiermee wordt voorkomen, dat de leverancier niet kan voortbestaan als de gemeente Nijmegen, om wat voor reden dan ook, als klant wegvalt. Bovendien wordt een leverancier hierdoor gestimuleerd om te innoveren en zich te blijven ontwikkelen om andere potentiële opdrachtgevers aan te trekken.
Integriteitseisen aan leveranciers
De gemeente Nijmegen stelt eisen op het gebied van integriteit aan leveranciers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Leveranciers die hier niet aan voldoen, worden uitgesloten. Potentiële leveranciers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van de Aanbestedingswet 2012 en de wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB).
De gemeente Nijmegen eist dat de Inschrijver op een aanbesteding een actuele Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA overlegt, eventueel aangevuld met een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) voor individuele werknemers.
Ambitie van de gemeente Nijmegen is de lokale en regionale werkgelegenheid te stimuleren.
Daartoe wordt gebruikt gemaakt van de mogelijkheid om in aanbestedingen kleinere (gebiedsgerichte) percelen en lichte(re) selectie- en gunningscriteria te hanteren, voor zover de doelmatigheid, rechtmatigheid en bedrijfsvoering daarmee niet in het geding komen.
Bij iedere aanbesteding wordt in beginsel de Nijmeegse Duurzaamheidladder toegepast. Gebruik daarvan houdt het stellen van eisen en wensen in op het gebied van duurzaamheid, in het bijzonder met betrekking tot de reductie van CO2-uitstoot. Hierdoor genieten regionale en Nijmeegse bedrijven een voordeel.
Daar waar dit geen nadrukkelijke meerwaarde oplevert, worden opdrachten niet gebundeld met opdrachten van andere aanbestedende diensten. Opdrachten worden wel opgedeeld in percelen daar waar dit mogelijk is. Bij deze afweging houdt de gemeente in elke geval rekening met de toegang voor het MKB en de organisatorische gevolgen.
Bij meervoudig onderhandse aanbesteding is het uitgangspunt dat bij deelname van 3 of 4 partijen minimaal 2 en bij deelname van 5 partijen minimaal 3 regionale of sociale ondernemers worden uitgenodigd. Bij het hanteren van dit uitgangspunt wordt, conform de al eerder genoemde beleidsinzet, mede rekening gehouden met de mogelijkheid om innovatief aan te besteden.
Aanbestedingen worden met een passende mate van openbaarheid en op de voorgeschreven wijze gepubliceerd. De administratieve lasten worden beperkt door digitalisering van het grootste deel van het aanbestedingsproces, door het gebruik van de Eigen Verklaring en waar mogelijk het Europese aanbestedingspaspoort.
De gemeente Nijmegen streeft er specifiek naar om haar opdrachten voor zoveel mogelijk MKB-ers en zzp-ers toegankelijk te maken.
Nijmegen heeft oog voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking met het bedrijfsleven, als binnen de eigen organisatie. Daarom zoekt de gemeente strategische partners, die helpen de gemeentelijke doelstellingen te realiseren. De inkoopprocessen ondersteunen deze ambitie.
Het beleid betekent onder meer dat de gemeente streeft naar een optimale prijs-kwaliteitverhouding bij haar inkopen en die innovatieve of juist traditionele contractvormen kiest die passen bij het betreffende inkoopsegment.
Hoofdstuk 4 Juridische aspecten
Uitgangspunt van de gemeente Nijmegen is rechtmatig handelen, dat wil zeggen handelen volgens de van toepassing zijnde wet- en regelgeving bij alle inkopen van leveringen, diensten en werken, in het bijzonder de Europese aanbestedingsrichtlijnen zoals deze zijn vertaald naar de Aanbestedingswet 2012 en het aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012). De bestuurlijke besluiten die in Nijmegen zijn vastgesteld voor inkoop en aanbesteden maken ook deel uit van het juridisch kader van het inkoopbeleid.
Rechtmatig handelen is één van de voorwaarden voor het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. Een professionele inkoopfunctie draagt hier nadrukkelijk aan bij.
Op inkopen binnen de gemeente Nijmegen zijn verschillende nationale en internationale regelingen van toepassing:
In 2016 treden nieuwe Europese richtlijnen in werking, te weten:
Deze richtlijnen vormen samen met de bepalingen uit het Burgerlijk wetboek en de Algemene wet bestuursrecht de basis voor de Nederlandse wetgeving en het Nijmeegse inkoopbeleid. Daarnaast worden op elke inkoop de relevante inkoopvoorwaarden toegepast. In bijlage 2 zijn de wetten, regels en voorwaarden verder gespecificeerd.
Nastreven van transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit
Vertaald in aanbestedingstermen betekenen de EU-beginselen van vrij verkeer van goederen, werknemers, dienstverlening en vestiging dat de gemeente Nijmegen bij aanbestedingen transparant, objectief en non-discriminatoir dient te handelen en daarbij geen disproportionele eisen mag stellen.
Deze beginselen hanteert de gemeente Nijmegen voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Hiermee onderstreept ze het belang van transparantie en objectiviteit, van gelijke kansen voor leveranciers, van ambtelijke integriteit en de doelmatige besteding van publieke gelden. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning die noodzakelijk is om aan deze beginselen te kunnen voldoen, past bij de grootte van de inkopen.
Gemeente Nijmegen als één aanbestedende dienst
De gemeente Nijmegen wordt wettelijk gezien als één aanbestedende dienst. Dat brengt de wettelijke verplichting met zich mee om inkoopbehoeften te bundelen, rekening houdende met de Aanbestedingswet 2012. Dit heeft gevolgen voor de keuze van de juisteaanbestedingsprocedure per inkoop. Door deze vraagaggregatie zal vaker het drempelbedrag worden overschreden en een grotere mate van openbaarheid van overheidsopdrachten worden vereist.
Ook voor opdrachten binnen het sociale domein, waarvoor tot voor kort geen aankondigingsplicht gold, geldt vanaf 18 april 2016 de verplichting van een openbare (voor-) aankondiging indien de inkoopwaarde het bedrag van € 750.000,- overschrijdt.
Toepassen van het inkoop- en aanbestedingsreglement
Om gemakkelijk aan de juridische eisen te voldoen, wordt bij alle aanbestedingen (zowel boven als onder de drempel voor Europees aanbesteden) gebruik gemaakt van de Nijmeegse Inkoopregels. Hierin worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de inrichting van de aanbestedingsprocedures.
Wanneer andere organisaties inkopen namens de gemeente Nijmegen is het inkoop- en aanbestedingsreglement ook van toepassing op die aanbesteding.
Het Nijmeegse inkoopbeleid is niet van toepassing op een Gemeenschappelijke Regeling, de Modulaire gemeenschappelijke regeling (MGR) of een andere verbonden partij, tenzij dit in een (dienstverlenings-)overeenkomst is vastgelegd. De MGR en andere verbonden partijen hebben een eigen juridische verantwoordelijkheid met analoog daaraan een zelfstandige bevoegdheid om een eigen inkoopbeleid vast te stellen. De inkoop van de MGR valt niet onder het Nijmeegse inkoopbeleid.
Besluit de gemeente tot het (quasi) inbesteden of tot publieke samenwerking, dan is het Nijmeegse inkoop- en aanbestedingsreglement krachtens de Aanbestedingswet 2012 beperkt van toepassing. Dat geldt ook voor aanbestedingen van ‘sociale en andere specifieke diensten; hiervoor geldt vanaf 18 april 2016 een “verlicht” aanbestedingsregime.
Aanbestedingsprocedures en criteria
Europese aanbestedingsprocedures
In de hernieuwde Europese Richtlijnen worden vijf aanbestedingsprocedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten onderscheiden:
Voor bedragen onder de drempel onderscheiden we:
In bijlage 3 zijn de procedures met bijhorende drempelwaarden benoemd. Kenmerkend voor de herziende aanbestedingswet is dat er meer ruimte voor innovatief inkopen is ingebouwd, zoals in de procedure van Innovatiepartnerschap
Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingen
Afwijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel is niet toegestaan. Wel is het mogelijk om gebruik te maken van de uitzonderingen die in de Aanbestedingswet 2012 zijn gedefinieerd.
Afwijken van vastgestelde aanbestedingsprocedures onder de Europese drempel is – mits binnen het kader van de Aanbestedingswet 2012 - slechts toegestaan bij:
Afwijken is alleen toegestaan onder opgave van redenen na advies van Inkoop en met schriftelijke toestemming van de betrokken leadbuyer. In hoofdstuk 5 lichten wij de rol van de leadbuyer toe.
Te hanteren uitsluitings-, selectie- en gunningcriteria
Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en gunningscriteria (beoordeling van de inschrijving) worden objectief opgesteld en tegelijkertijd met de offerteaanvraag gepubliceerd.
Voor alle aanbestedingen hanteert de gemeente zoveel mogelijk standaard selectiecriteria waarbij rekening wordt gehouden met de eigen maatschappelijke en economische doelstellingen. De selectiecriteria zijn alle sociale, milieu-, technische, financiële, organisatorische en economische eisen waaraan een inschrijver moet voldoen. Speciale aandacht schenkt de gemeente aan de toepassing van de nieuwe dwingende en facultatieve uitsluitingsgronden. Daaronder valt de uitsluiting van een onderneming die bij een eerdere opdracht aanzienlijk of herhaaldelijk tekortgeschoten is. Waar wenselijk en proportioneel worden deze criteria toegepast. Leveranciers die voldoen aan de selectie-eisen worden vervolgens beoordeeld op de gunningscriteria.
Gunningcriteria en beoordeling
Het uitgangspunt voor het bepalen van de gunningscriteria is het realiseren van de laagste integrale kosten, gegeven het minimale benodigde kwaliteitsniveau.
De economisch meest voordelige inschrijving kan volgens de Aanbestedingswet 2012 worden vastgesteld volgens:
Inkoop betreft ‘alle handelingen en activiteiten waar een factuur tegenover staat,. De inkoopfunctie wordt gedefinieerd als ‘Het geheel van activiteiten die in organisaties wordt vervuld om producten (leveringen, diensten en werken) van externe bronnen te betrekken tegen de voor de gemeente meest gunstige voorwaarden’. De inkoopfunctie bestaat uit een strategisch, tactisch en een operationeel proces. Deze inkoopfunctie wordt gevisualiseerd in onderstaande figuur:
De kaderstelling en toetsing van het inkoopbeleid is binnen de gemeente Nijmegen op één centrale plek gepositioneerd.
Als afgeleide hiervan kiest de organisatie voor het model van gecoördineerde inkoop, waarbij de gemeente Nijmegen als één aanbestedende dienst optreedt en de versnippering van inkopen wordt teruggebracht.
Onder strategische inkoop wordt verstaan die activiteiten die de positie van een organisatie op de middellange en lange termijn beïnvloeden. Dit bevat vraagstukken rondom in- en uitbesteding, het vaststellen van een strategie per inkooppakket, hoofdlijnen van leveranciersmanagement en het opzetten van inkoopteams.
Vanuit de visie van Nijmegen als één aanbestedende dienst die niet alleen rechtmatig maar ook doelmatig inkoopt zijn de inkoopdoelstellingen op het organisatorische vlak onder meer:
In inkoopactieplannen wordt aangegeven hoe deze en de eerder genoemde inkoopdoelstellingen gerealiseerd gaan worden.
De tactische inkoop (het aanbestedingsproces) start vanaf het vaststellen van de inkoopbehoefte en het opstellen van de inkoopstrategie. Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin de opdrachtgever, na vergelijking van meerdere aanbiedingen, een opdracht gunt. De verschillende fasen van het tactische inkoopproces worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen en eindigen met het gunnen van de opdracht.
De operationele inkoop begint met het plaatsen van een bestelling. Contractbeheer en –management zijn essentiële facetten van deze fase.
Het inkoopproces zal integer, beheersbaar, transparant en verifieerbaar plaatsvinden volgens uniforme inkoopprocedures en door bevoegde functionarissen. Alle stappen in het inkoopproces zijn gericht op het realiseren van de inkoopdoelstellingen.
In het model van de gecoördineerde inkoopfunctie vindt centraal de kaderstelling, advisering, coördinatie, informatievoorziening en kennisoverdracht plaats. En decentraal de feitelijke inkoop, waarbij inkoopvolumes zoveel mogelijk worden gebundeld en uitgenut. De volgende spelers vervullen hierbij een rol:
Team Inkoop formuleert de gemeente brede kaderstelling en is verantwoordelijk voor de toetsing, coördinatie, informatievoorziening en kennisoverdracht. Het afdelingshoofd Financiën is binnen de organisatie verantwoordelijk voor de kader stellende rol.
De ondersteuning van Team Inkoop is niet vrijblijvend. Elke inkoop van een levering, dienst of werk die het drempelbedrag van € 50.000,- (leveringen en diensten) of € 250.000,- (werken) overstijgt,· moet worden aangemeld in de vorm van een inkoopstartnotitie. Team Inkoop geeft advies over de te volgen inkoopprocedure en over de te hanteren inkoopstrategie. Ze registreert deze aanbestedingen in een centraal overzicht. Op deze manier wordt het overzicht over de inkoopfunctie behouden en kan de rechtmatigheid beter worden gerealiseerd en geborgd.
De leadbuyers zijn bij collegebesluit van 2005 in het leven geroepen omwille van de inkoopdoelstellingen doelmatigheid (scherper inkopen, betere condities; uniforme en structurele afweging van de te kiezen inkoopstrategie), rechtmatigheid (de gemeente opereert als één aanbestedende dienst conform wet- en regelgeving) en omwille van het creëren van synergie via bij
elkaar passende producten in een productgroep. Verder dragen leadbuyers bij aan eenduidig inkoopbeleid en contractbeheer.
De leadbuyer is een budgethouder die een volmacht heeft om namens de hele gemeente contracten af te sluiten voor de producten in zijn segment, binnen budgethouders-besluiten en mandateringsregels. De leadbuyer bepaalt samen met de overige budgethouders de inkoopstrategie voor het betreffende segment.
Per leadbuyersegment wordt een plan ontwikkeld waarin beschreven wordt hoe de inkoopbeleidsdoelen van de gemeente Nijmegen gedurende de komende 4 jaar gerealiseerd zullen worden. Daarnaast accordeert de leadbuyer elke inkoopstartnotitie van een levering, dienst of werk die het drempelbedrag van € 50.000,- (voor leveringen en diensten) of € 250.000 (voor werken) overstijgt.
Bij elke inkoop boven de € 50.000 (voor leveringen en diensten) of € 250.000 (voor werken) adviseert Team Inkoop over de inhoud en vorm van aanbestedingsprocedure. Ze stelt hiervoor standaard documenten ter beschikking.
Per aanbesteding wordt - afhankelijkheid van professionaliteit van het organisatieonderdeel dat inkoopt - de aard en mate van begeleiding door Team Inkoop bepaald.
Binnen de gemeente Nijmegen zijn een aantal budgethouders benoemd.
Iedere budgethouder is, binnen de geformuleerde kaders, verantwoordelijk voor de daadwerkelijke tactische inkoop (aanbestedingen) die binnen zijn/haar opdracht en budget valt (zie ook Volmachtsbesluit budgethouders, onder volmachtsbesluiten per afdeling en mandaatbesluiten),.
De budgethouder verantwoordt zich naar de eigen directeur en de leadbuyer.
Binnen de afspraken die gesteld zijn, kan iedere budgethouder van de gemeente Nijmegen ‘bestellen’. Verantwoording hierover vindt via de lijn plaats, uiteindelijk aan de eigen directeur.
Ieder beleid kent haar eigen beheersmaatregelen. Met deze maatregelen wordt bewaakt dat het beleid wordt uitgevoerd zoals afgesproken. Team Inkoop, leadbuyer en budgethouder werken samen om de rechtmatigheid van de gemeentelijke inkopen te garanderen.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van zijn inkopen.
Bij iedere aanbesteding vanaf € 50.000,- (voor leveringen en diensten) of € 250.000,- (voor werken) moet de budgethouder een aanbestedingsdossier opstellen.
Als marktpartijen klachten hebben over de wijze waarop de gemeente haar opdrachten in de markt zet dan kan zij deze klachten melden bij het centrale inkoopklachtenloket bij Team Inkoop, via inkoop@nijmegen.nl. Doel hierbij is:
De gemeente Nijmegen streeft niet alleen naar gemeente brede samenwerking, maar zoekt ook naar regionale inkoopsamenwerking. Naast kennisuitwisseling kunnen hier ook gezamenlijke aanbestedingen uit voortkomen. Daarbij moet wel rekening worden gehouden met het clusterverbod.
Jaarlijks stelt Team Inkoop, op basis van de informatie van de verschillende organisatieonderdelen, een aanbestedingskalender op en publiceert deze op www.nijmegen.nl. Hierin wordt aangegeven wat het komende kalenderjaar staat te gebeuren op het gebied van aanbestedingen.
Onder contractmanagement verstaat de gemeente: het proces waarbij wordt bewaakt of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van de gemeente.
Binnen het gecoördineerde inkoopmodel dat de gemeente hanteert, is het contracteigenaarschap belegd in de lijn en ondergebracht bij de betrokken budgethouder. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het contract, het contractmanagement, vloeit voort uit dat eigenaarschap. Het contractmanagement kan door de eigenaar zelf worden uitgevoerd of worden gedelegeerd aan een contractmanager, al dan niet als verbijzonderde functie.
Het opstellen en bewaken van beleidskaders en het voeren van de regie op het gemeentelijk inkoopproces is (zoals we gezien hebben) belegd bij het Team Inkoop. Het team is verantwoordelijk voor de realisatie van de algemene inkoopbeleidskaders. Op dit punt is dus sprake van een paritaire verantwoordelijkheid voor de inkoop, onverlet het inhoudelijke contracteigenaarschap en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsverantwoordelijkheid van de lijnorganisatie.
Naast de beleidsvorming en de advisering bij aanbestedingen, in de tactische inkoopfase, wordt ook de implementatie en uitvoering van contractmanagement gericht ondersteund vanuit Team Inkoop.
De contractmanagementadviseur van het team inkoop vervult, zolang er behoefte aan bestaat, ten behoeve van de lijnorganisatie kader stellende en begeleidende taken op het gebied van contractmanagement.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 28 juni 2016.
Bijlage 1: Inkoopprocedures en drempelbedragen
(tot € 750.000 voor “ sociale en andere specifieke diensten”) | Offerteaanvraag naar minimaal 3 (waarvan 2 regionale) en maximaal 5 (waarvan 3 regionale) aanbieders | |||
*Inkopen van diensten zijnde geen inhuur (uitbesteed werk)
* *Onder inhuur personeel verstaan we personeel dat onder direct aansturing en verantwoordelijkheid van een leidinggevende van de gemeente werkt.
Verordeningen, beleidsregels en door College of Raad vastgestelde uitgangspunten:
Bijlage 3 Toelichting inkoopprocedures
Meervoudig onderhands: de gemeente kiest minimaal drie en maximaal vijf potentiële leveranciers uit, die een offerte uitbrengen, indien mogelijk minimaal 2 regionale of sociale ondernemers bij iedere meervoudig onderhandse aanbesteding Van 3 of 4 partijen en 3 regionale of sociale ondernemers bij 5 partijen. Hier is sprake van beperkte concurrentie;
In de herziende aanbestedingswet zijn de onderstaande procedures gewijzigd dan wel toegevoegd:
B.(Europees) aanbesteden van ”sociale en andere specifieke diensten”.• Het verlichte regime voor opdrachten met weinig grensoverschrijdend effect (zogenaamde 2B-diensten)is verdwenen. Zij volgen het gewone aanbestedingsregime, met uitzondering van “sociale enandere specifieke diensten waarvoor nog steeds een verlicht regime geldt. Voor opdrachten boven de € 750.000 geldt op Europees niveau slechts de verplichting van een aankondiging of een vooraankondiging en een gunningsbericht. Uitgangspunt in Nijmegen is dat gemeente minimaal drie leveranciers selecteert die een offerte uitbrengen voor een opdracht voor diensten
Concurrentiegerichte dialoog: De gemeente plaatst een openbare aankondiging waarbij alle ondernemers een verzoek mogen doen tot deelneming. Met minimaal drie geselecteerde ondernemers gaat de gemeente vervolgens een dialoog aan. De voorwaarden voor het toepassen van deze procedure zijn in de nieuwe Richtlijnen verruimd.
Mededingingsprocedure met onderhandeling (voorheen de “onderhandelingsprocedure met voorafgaande kennisgeving”): De gemeente plaatst een openbare aankondiging waarbij alle ondernemers een verzoek mogen doen tot deelneming. De door de gemeente geselecteerde minimaal drie ondernemers mogen een eerste inschrijving indienen en waarna door middel van onderhandelingen met een of meer van hen naar definitieve inschrijvingen wordt toegewerkt;
Innovatiepartnerschap: De gemeente plaatst een opdracht voor het ontwikkelen en aankopen van innovatieve werken, leveringen en diensten. Zo’n partnerschap moet worden gestructureerd conform de normale ontwikkelingsfasen van een innovatie- of researchproject. Na elke fase mag de gemeente de samenwerking opzeggen. Een partnerschap kan met meer dan één ondernemer gesloten worden.
Kiest de gemeente voor een vorm van publiek opdrachtgeverschap waarbij de tegenprestatie niet uitsluitend uit een betaling bestaat maar uit het recht het werk of dienst te exploiteren, al dan niet in combinatie met een betaling, dan kan de gemeente ook gebruik maken van een concessie om een opdracht te verlenen.
Genoemde procedures worden verder uitgewerkt in het digitale inkoophandboek.