Ondersteuning bestuursorganen
Artikel 3
De secretaris draagt, in nauwe samenwerking met de griffier, zorg voor het verstrekken van schriftelijk advies en/of het verlenen van ambtelijke bijstand aan de raad of de leden van de raad, een en ander als bedoeld in artikel 4 van de Verordening ambtelijke bijstand.
Artikel 4
- 1.
De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.
- 2.
Hij draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.
- 3.
Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college.
- 4.
Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.
- 5.
Hij draagt er zorg voor dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd en dat een presentielijst van de aanwezigheid van de leden van het college wordt bijgehouden.
- 6.
Hij oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het managementteam.
Artikel 5
- 1.
De secretaris staat de burgemeester terzijde.
- 2.
Voorts is hij, samen met de griffier, de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.
- 3.
Het bepaalde in artikel 4 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als apart bestuursorgaan, voor zover het de op hem rustende taken betreft.
Artikel 6
- 1.
Het bepaalde in de artikelen 4 en 5 voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door de burgemeester (als bestuursorgaan) en het college ingestelde commissies is van overeenkomstige toepassing.
- 2.
Het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door het college casu quo de burgemeester.
Aansturing ambtelijke organisatie
Artikel 7
- 1.
De aan de secretaris opgedragen dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie omvat mede de verantwoordelijkheid voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.
- 2.
Tot de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie wordt eveneens gerekend het realiseren van de met het college overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen (im)materiële middelen.
Artikel 8
- 1.
Bij de uitvoering van zijn taken op grond van deze instructie kan de secretaris een beroep doen op de in artikel 3 van de Organisatieregeling genoemde organisatorische eenheden.
- 2.
Hij heeft het recht bij alle ambtenaren, zowel individueel als per dienst, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.
- 3.
Hij bevordert hiertoe in overleg met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.
- 4.
Hij bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de ambtelijke organisatie.
- 5.
Het college kan omtrent het in dit artikel bepaalde nadere regels stellen.
Artikel 9
Onverminderd het gestelde in artikel 5 van de Organisatieregeling heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:
- a.
een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;
- b.
het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige adviezen en ondersteuning;
- c.
een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het terzake vastgestelde beleid;
- d.
de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden organisatieonderdelen;
- e.
een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;
- f.
het op een doelmatige wijze terzijde staan van de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie.
Artikel 10
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 8, 9, en 10 van de Organisatieregeling bevordert de secretaris een goede samenwerking en samenhang tussen de diensten.
Artikel 11
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 11 van de Organisatieregeling ziet de secretaris toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de directeuren, voorstellen aan het college terzake.
Artikel 12
De secretaris is bevoegd ten behoeve van het goed functioneren van de organisatie aanwijzingen te geven ten aanzien van het beleid dan wel de middelen, een en ander onverlet het bepaalde in artikel 10, lid 2, van de Organisatieregeling. De secretaris kan deze bevoegdheid slechts uitoefenen ná overleg met de directeur van de betreffende dienst. Indien de secretaris het voornemen heeft tot een daadwerkelijke aanwijzing te komen, dan legt hij dat ter bespreking voor aan het college.