Organisatie | Apeldoorn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Gedragscode integriteit voor externen 2009 (versie 2) |
Citeertitel | Gedragscode integriteit voor externen (versie 2) |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-08-2011 | artikel 3.4 en 3.7 | 27-05-2011 Apeldoorns Stadsblad, 3 augustus 2011 | collegevoorstel 2011-023372 | ||
19-02-2010 | 04-08-2011 | nieuwe regeling | 18-02-2010 Apeldoorns Stadsblad, 2010-03-03 | collegevoorstel 2010-02226 |
Artikel 5. Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen
Geschenken en/of giften die een externe in verband met zijn opdracht bij de gemeente ontvangt en die een waarde van meer dan € 50,- vertegenwoordigen, worden bij zijn opdrachtgever gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de gemeente. Er wordt door de opdrachtgever een passende bestemming voor gezocht.
Geschenken die een externe worden aangeboden door een relatie die nog iets van de externe ‘nodig’ heeft (gunning van een opdracht, vergunning, subsidie, beslissing in bezwaarprocedure e.d.), of waardoor zijn onafhankelijke positie op een andere wijze kan worden beïnvloed, ook als die geschenken een waarde van minder dag € 50,- vertegenwoordigen, worden niet geaccepteerd.
Artikel 8. Belangenverstrengeling (ambtenaren, familieleden, vrienden en ex-collega’s
Voor een beperkt aantal aangewezen functies meldt een externe aan het college zijn financiële belangen respectievelijk bezit van en transacties in effecten, die de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken. Het college bepaalt op welke manier dit moet gebeuren.
Een externe, die een meer dan vriendschappelijke relatie heeft met een ambtenaar of met iemand die anderszins aan de gemeente is verbonden en welke relatie vermoedelijk in strijd met het gemeentebelang is, meldt deze relatie bij zijn opdrachtgever. Is deze relatie in strijd met het dienstbelang dan worden er op grond daarvan maatregelen getroffen. Een meer dan vriendschappelijke relatie met een opdrachtgever is altijd in strijd met het dienstbelang.
Aldus vastgesteld door het college op 26 oktober 2009.
Aldus vastgesteld door het college d.d. 18 februari 2010
Gepubliceerd in het Apeldoorns Stadsblad d.d. 4 maart 2010
Inwerking getreden d.d. 19 februari 2010
Aldus gewijzigd d.d. 27 mei 2011 (art. 3.4 en 3.7)
Gepubliceerd in het Apeldoorns Stadsblad d.d. 3 augustus 2011
Inwerking getreden d.d. 4 augustus 2011
Toelichting Gedragscode integriteit voor externen 2009
Met hij of zijn wordt ook zij of haar bedoeld.
Deze gedragscode geldt voor derden die tijdelijk bij de gemeente werken en worden aangestuurd door gemeentelijk personeel (of een externe die als leidinggevende wordt ingehuurd om dat te doen). Onder aansturen wordt verstaan hiërarchisch of functioneel leidinggeven. Een externe kan een interim-manager zijn, maar ook bijvoorbeeld een stagiair. Voor externe inhuur wordt door dit artikel geen fictief dienstverband gesuggereerd.
De term ‘goed gedrag’ slaat op het gedrag dat van een externe wordt verwacht. In dit verband is ook van belang de gemeentelijke regeling over ongewenst gedrag en seksuele intimidatie.
3. Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie
Het vertrouwelijk omgaan met (gevoelige) informatie waarborgt de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van de overheid. De samenleving moet erop kunnen vertrouwen dat een externe de privacy van de burgers respecteert. Ook de privacy van een externe dient door de organisatie gerespecteerd te worden.
Deze gedragscode verplicht de externe om geheimhouding te bewaren over bepaalde zaken die hij in zijn functie komt te weten. Bij indiensttreding kan de externe verplicht worden een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.
Om zich te kunnen verantwoorden, verifieerbaar en controleerbaar te zijn, en bewijs van rechten en plichten van overheid en burgers te kunnen leveren (algemene beginselen van behoorlijk bestuur), moet de gemeente beschikken over een betrouwbare informatievoorziening. Deze bestaat uit gegevensbestanden en documenten en alle hulpmiddelen die voor het beheer van overheidsinformatie nodig zijn. De Archiefwet 1995, de Wet openbaarheid van bestuur en het Besluit informatiebeheer verplichten de gemeente om de betrouwbaarheid, vindbaarheid en beschikbaarheid van overheidsinformatie te waarborgen.
Een externe dient het algemene belang en werkt onpartijdig. Dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook de schijn van vermenging wordt vermeden. Raakvlakken tussen functionele taken en (privé-)activiteiten van externen kunnen leiden tot botsingen of verstrengeling van belangen. Daardoor kan een onafhankelijke beoordeling in gevaar komen of kan de schijn daarvan ontstaan. Dit kan reden zijn om een opdracht aan een externe niet te gunnen.
5. Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen
Binnen de afzonderlijke diensten kunnen afspraken gemaakt zijn over de wijze waarop omgegaan wordt met ontvangen geschenken (bijvoorbeeld verdelen of verloten).
De aanwezigheid van een externe bij bijeenkomsten en evenementen e.d. zal niet zo vaak gebeuren en als het gebeurt, dan zal het doorgaans een directe functionele betekenis hebben voor de gemeente: het profileren van een gemeenteonderdeel, het delen van ervaringen, het opdoen van kennis, de mogelijkheid waardevolle contacten te leggen of te onderhouden. Ontbreekt die betekenis, dan wordt de uitnodiging afgeslagen. Als een externe wordt uitgenodigd om bijvoorbeeld een spreekbeurt te houden op een symposium zullen er afspraken moeten worden gemaakt over de vraag of dat namens de gemeente dan wel op persoonlijke titel gebeurt en of het tijdens dan wel buiten werktijd plaatsvindt.
Bij twijfel dient de externe contact op te nemen met zijn opdrachtgever. Uitnodigingen voor ontspannende activiteiten kunnen tegelijkertijd functioneel zijn. Een etentje met bijvoorbeeld een externe partner ter afsluiting van een goed verlopen project bestendigt de relatie tussen partijen. Echter een gezamenlijke lunch of diner met een relatie tijdens het onderhandelingsproces kan duiden op een poging tot beïnvloeding. Ook een overdadig diner met attracties op kosten van een derde kan een sfeer van verplichtingen scheppen. Een uitnodiging moet daarom kritisch bekeken worden.
7. Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen
Deze gedragscode bepaalt dat een externe zonder toestemming van zijn opdrachtgever privé geen gebruik mag maken van interne diensten en eigendommen van de gemeente, dit geldt van internetaansluiting tot suikerzakje.
8. Belangenverstrengeling en belangen van familieleden, vrienden en ex-collega’s
Om ongewenste beïnvloeding en afhankelijkheid te voorkomen, worden onderhandelingen met aanbieders van diensten en goederen zoveel mogelijk met ten minste twee personen gedaan. Hiervan kan in overleg met de opdrachtgever worden afgeweken. Voorwaarde is dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd in de administratieve organisatie en dat op de juiste toepassing van de afgesproken regels wordt gecontroleerd.
De achtergrond van dit artikel is dat het bestaan van een meer dan vriendschappelijke relatie, zoals een liefdesrelatie of gezinsrelatie, met een ambtenaar of met iemand die anderszins bij de gemeente werkzaam is, invloed kan hebben op het uitoefenen van de functie door de betreffende externe. Om deze reden dient bij een vermoeden dat een dergelijke relatie in strijd is met het gemeentebelang dit door de externe bij de opdrachtgever te worden gemeld. Mocht het de opdrachtgever zelf betreffen dan is de naast hogere leidinggevende de aangewezene om deze taak over te nemen. Staat vast dat de relatie in strijd is met het dienstbelang, dan worden passende maatregelen getroffen.
Een bezwaar indienen voor bijvoorbeeld een familielid is niet toegestaan als het onderwerp van bezwaar ligt op het vakgebied van de externe.
9. Reageren op niet-integere zaken
Voor de integriteit van een organisatie is het belangrijk dat externen zich vrij voelen om misstanden intern aan te kaarten. Het begrip ‘misstand’ is breed: het kan gaan om fraude, diefstal van kantoormeubilair, het bevoordelen van vrienden bij het verlenen van een vergunning, het achterhouden van relevante informatie door een wethouder, het door een manager onderhands regelen van vacaturevervulling etc. Er mag in principe niet ‘gelekt’ worden naar de pers. Vermoedens van misstanden in de organisatie zijn interne aangelegenheden waarmee vertrouwelijk omgegaan moet worden. Er zijn echter omstandigheden denkbaar dat het naar buiten brengen van vertrouwelijke informatie door een externe terecht is, bijvoorbeeld als de organisatie niet adequaat reageert bij een acuut gevaar voor de volksgezondheid.
10. Een externe in een leidinggevende rol bij de gemeente draagt het integriteitbeleid uit
Iedere externe is verantwoordelijk voor zijn individuele gedrag. Een externe in een leidinggevende rol heeft daarnaast een verantwoordelijkheid voor de omgeving waarin de medewerkers hun werk doen. Een omgeving waarin grote openheid heerst, werkt remmend op ‘gesjoemel’ en ander ongewenst gedrag. Hij bevordert de bewustwording van de medewerkers en ondersteunt hen in het omgaan met gevoelige en risicovolle situaties. Hij maakt ongewenst gedrag van een medewerker bespreekbaar, corrigeert en treft zonodig strafmaatregelen.