Organisatie | Apeldoorn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Gedragscode ambtelijke integriteit 2009 (versie 2) |
Citeertitel | Gedragscode ambtelijke integriteit 2009 (versie 2 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
regeling vervangt de Gedragscode ambtelijke integriteit 2007, vastgesteld d.d. 2007-01-23
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-08-2011 | wijziging art 3.4 en 3.7 | 27-05-2011 Apeldoorns Stadsblad, 3 augustus 2011 | collegevoorstel 2011-023372 | ||
19-02-2010 | 04-08-2011 | nieuwe regeling | 18-02-2010 Apeldoorns Stadsblad, 2010-03-03 | collegevoorstel 2010-02226 |
Een ambtenaar ontvangt bij zijn indiensttreding bij de gemeente een exemplaar van de gedragscode. Degene die anderszins voor de gemeente, op basis van een arbeidsrelatie of als vrijwilliger, (tijdelijk) werkzaamheden verricht ontvangt een exemplaar van de gedragscode bij de aanvang van zijn werkzaamheden.
3. Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie
Een ambtenaar zorgt er voor dat de (digitale) documenten (en gegevensbestanden), die hij namens de gemeente ontvangt, creëert, bewerkt en/of in behandeling heeft, altijd voor verantwoording vindbaar en beschikbaar zijn. Hij beheert deze in overeenstemming met de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
5. Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen
Geschenken die een ambtenaar worden aangeboden door een relatie die nog iets van de ambtenaar ‘nodig’ heeft (gunning van een opdracht, vergunning, subsidie, beslissing in bezwaarprocedure en dergelijke), of waardoor zijn onafhankelijke positie op een andere wijze kan worden beïnvloed, ook als die geschenken een waarde van minder dan €50,- vertegenwoordigen, worden niet geaccepteerd.
7. Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen
7.1 Een ambtenaar gaat verantwoord om met middelen van de gemeente. Hij vermijdt het maken van onnodige kosten.
8. Belangenverstrengeling (ambtenaren, familieleden, vrienden en ex-collega’s)
Een ambtenaar die een meer dan vriendschappelijke relatie heeft met een collega-ambtenaar of met iemand die anderszins aan de gemeente is verbonden en welke relatie vermoedelijk in strijd met het gemeentebelang is, meldt deze relatie bij zijn leidinggevende. Is deze relatie in strijd met het dienstbelang dan worden er maatregelen getroffen. Een meer dan vriendschappelijke relatie met een hiërarchisch of functioneel leidinggevende is altijd in strijd met het dienstbelang.
Aldus vastgesteld door het college op 26 oktober 2009.
Aldus vastgesteld door het college d.d. 18 februari 2010
Gepubliceerd in het Apeldoorns Stadsblad d.d. 4 maart 2010
Inwerking getreden d.d. 19 februari 2010
Aldus gewijzigd d.d. 27 mei 2011 (art. 3.4 en 3.7)
Gepubliceerd in het Apeldoorns Stadsblad d.d. 3 augustus 2011
Inwerking getreden d.d. 4 augustus 2011
Toelichting Gedragscode ambtelijke integriteit 2009
Met hij of zijn wordt ook zij of haar bedoeld.
De term ‘goed ambtenaarschap’ verwijst naar de verplichting zich te gedragen ‘zoals een goed ambtenaar betaamt’. Deze verplichting is neergelegd in artikel 15:1 van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en Uitwerkingsovereenkomst gemeente Apeldoorn (CAR/UWO).
Het niet nakomen van verplichtingen kan worden beschouwd als plichtsverzuim en kan bestraft worden.
In dit verband is ook van belang de gemeentelijke regeling over ongewenst gedrag en seksuele intimidatie.
3. Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie
Het vertrouwelijk omgaan met (gevoelige) informatie waarborgt de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van de overheid. De samenleving moet erop kunnen vertrouwen dat een ambtenaar de privacy van de burgers respecteert. Ook de privacy van de ambtenaar dient door de organisatie gerespecteerd te worden. Daarom verwerkt de gemeente Apeldoorn persoonsgegevens overeenkomstig de Wet bescherming persoonsgegevens.
De Ambtenarenwet verplicht de ambtenaar om geheimhouding te bewaren over bepaalde zaken die hij in zijn functie komt te weten. De rechtspositieregeling verbiedt een oneigenlijk gebruik van kennis die ambtenaren in hun functie hebben opgedaan (artikel 15:1b sub c CAR/UWO). Bij indiensttreding kan de ambtenaar verplicht worden een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.
Om zich te kunnen verantwoorden, verifieerbaar en controleerbaar te zijn, en bewijs van rechten en plichten van overheid en burgers te kunnen leveren (algemene beginselen van behoorlijk bestuur), moet de gemeente beschikken over een betrouwbare informatievoorziening. Deze bestaat uit gegevensbestanden en documenten en alle hulpmiddelen die voor het beheer van overheidsinformatie nodig zijn. De Archiefwet 1995, de Wet openbaarheid van bestuur en het Besluit informatiebeheer verplichten de gemeente om de betrouwbaarheid, vindbaarheid en beschikbaarheid van overheidsinformatie te waarborgen. De handelwijze van ambtenaren t.a.v. gemeentelijke documenten en bestanden is hiervoor sterk bepalend.
Een ambtenaar dient het algemene belang en werkt onpartijdig. Dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook de schijn van vermenging wordt vermeden. Raakvlakken tussen functionele taken en privé-activiteiten van ambtenaren kunnen leiden tot botsingen of verstrengeling van belangen. Daardoor kan een onafhankelijke beoordeling in gevaar komen of kan de schijn daarvan ontstaan. Volgens artikel 15:1e CAR/UWO kunnen dergelijke nevenwerkzaamheden worden verboden. In deze paragraaf worden de begrippen nevenfunctie, nevenwerkzaamheden en nevenactiviteit op één lijn gesteld. Voor politieke nevenfuncties en vakbondsactiviteiten gelden aparte regelingen. Zo kan men bijvoorbeeld niet tegelijkertijd bestuurder en ambtenaar in dezelfde gemeente zijn.
5. Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen
Het Wetboek van Strafrecht stelt het aannemen van giften, beloften of diensten door een ambtenaar strafbaar als deze hem zijn gegeven met de bedoeling in zijn werk iets te doen of na te laten. De CAR/UWO verbiedt het aannemen van steekpenningen. De CAR/UWO verbiedt ook het verzoeken om en aannemen van geschenken of beloften zonder toestemming van het college (artikel 15:1c:a). Door de registratie van geschenken en aanbiedingen krijgt de organisatie zicht op de aard van relaties met derden en de handelwijze van het personeel.
De aanwezigheid van medewerkers bij bijeenkomsten en evenementen en dergelijke zal doorgaans een directe functionele betekenis hebben voor de gemeente: het profileren van een gemeenteonderdeel, het delen van ervaringen, het opdoen van kennis, de mogelijkheid waardevolle contacten te leggen of te onderhouden. Ontbreekt die betekenis, dan wordt de uitnodiging afgeslagen. Als een ambtenaar wordt uitgenodigd om bijvoorbeeld een spreekbeurt te houden op een symposium zullen er, net als bij nevenwerkzaamheden, afspraken moeten worden gemaakt over de vraag of dat namens de gemeente dan wel op persoonlijke titel gebeurt en of het tijdens dan wel buiten werktijd plaatsvindt. Als achteraf blijkt dat een uitnodiging verkeerd is ingeschat, dan meldt de medewerker dit bij zijn leidinggevende.
Bij twijfel dient de ambtenaar contact op te nemen met zijn leidinggevende. Uitnodigingen voor ontspannende activiteiten kunnen tegelijkertijd functioneel zijn. Een etentje met bijvoorbeeld een externe partner ter afsluiting van een goed verlopen project bestendigt de relatie tussen partijen. Echter een gezamenlijke lunch of diner met een relatie tijdens het onderhandelingsproces kan duiden op een poging tot beïnvloeding. Ook een overdadig diner met attracties op kosten van een derde kan een sfeer van verplichtingen scheppen. Een uitnodiging moet daarom kritisch bekeken worden.
7. Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen
In de CAR/UWO (artikel 15:1b sub b) is bepaald dat een ambtenaar zonder toestemming van zijn leidinggevende privé geen gebruik mag maken van interne diensten en eigendommen van de gemeente, dit geldt van internetaansluiting tot suikerzakje.
7.3 In dit verband zijn van belang de gemeentelijke regelingen over e-mail- en internetgebruik, mobiele telefoons, gemeentelijke eigendommen, werktijden en het ziekteverzuimprotocol.
8. Belangenverstrengeling en belangen van familieleden, vrienden en ex-collega’s
Om ongewenste beïnvloeding en afhankelijkheid te voorkomen, worden onderhandelingen met aanbieders van diensten en goederen zoveel mogelijk met ten minste twee personen gedaan. Hiervan kan in overleg met de leidinggevende worden afgeweken. Voorwaarde is dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd in de administratieve organisatie en dat op de juiste toepassing van de afgesproken regels wordt gecontroleerd.
De achtergrond van dit artikel is dat het bestaan van een meer dan vriendschappelijke relatie, zoals een liefdesrelatie of gezinsrelatie, met een collega-ambtenaar of met iemand die anderszins bij de gemeente werkzaam is, invloed kan hebben op het uitoefenen van de functie door de betreffende ambtenaar. Om deze reden dient bij een vermoeden dat een dergelijke relatie in strijd is met het gemeentebelang dit door de ambtenaar bij de leidinggevende te worden gemeld. Mocht het de leidinggevende zelf betreffen dan is de naast hogere leidinggevende de aangewezene om deze taak over te nemen. Staat vast dat de relatie in strijd is met het dienstbelang, dan worden passende maatregelen getroffen conform de geldende rechtspositieregels van de gemeente Apeldoorn.
Als de ambtenaar bijvoorbeeld bezwaar maakt voor zijn oude moeder die zelf geen bezwaar kan maken tegen een WOZ-beschikking, dan overlegt de ambtenaar dit met zijn leidinggevende. Een ambtenaar mag te allen tijde bezwaar aantekenen tegen een besluit van de gemeente Apeldoorn, waarin hij belanghebbende is. Een bezwaar indienen voor bijvoorbeeld een familielid is niet toegestaan als het onderwerp van bezwaar ligt op het vakgebied van de ambtenaar.
De CAR/UWO kent geen bepaling die een ex-ambtenaar verbiedt om tegen beloning werkzaamheden voor de gemeente te verrichten. De Gemeentewet kent wél een dergelijk verbod voor oud-bestuurders. In de gemeentelijke gunnings- en aanbestedingsregels kunnen voorschriften zijn opgenomen over de positie van voormalige personeelsleden. Het inhuren van een ex-collega heeft voor de gemeente praktische voordelen, maar ook nadelen. Voormalige ambtenaren kunnen oneigenlijk gebruik maken van hun kennis en van de contacten die ze hebben opgedaan in hun ambtelijke functie. Soms worden bij uitdiensttreding van een collega die voor zichzelf begint afspraken gemaakt over de toekomstige opdrachten. Deze praktijken zijn concurrentievervalsend en kunnen de geloofwaardigheid en integriteit van de organisatie aantasten. Bovendien zijn over het algemeen de kosten voor inhuur van een externe hoger.
9. Reageren op niet-integere zaken
Voor de integriteit van een organisatie is het belangrijk dat medewerkers zich vrij voelen om misstanden intern aan te kaarten. Het begrip ‘misstand’ is breed: het kan gaan om fraude, diefstal van kantoormeubilair, het bevoordelen van vrienden bij het verlenen van een vergunning, het achterhouden van relevante informatie door een wethouder, het door een manager onderhands regelen van vacaturevervulling, etc. Er mag in principe niet ‘gelekt’ worden naar de pers. Vermoedens van misstanden in de organisatie zijn interne aangelegenheden waarmee vertrouwelijk omgegaan moet worden. Er zijn echter omstandigheden denkbaar dat het naar buiten brengen van vertrouwelijke informatie door een ambtenaar terecht is, bijvoorbeeld als de organisatie niet adequaat reageert bij een acuut gevaar voor de volksgezondheid. Het Wetboek van Strafvordering (artikel 162) verplicht een ambtenaar aangifte te doen als hij kennis heeft van een ambtsmisdrijf. Het is niet de bedoeling dat de ambtenaar zelfstandig aangifte doet, maar dat hij contact opneemt met de leidinggevende. De organisatie is dan verantwoordelijk voor de contacten met politie en justitie. In dit verband is verder het bestaan van een gemeentelijke vertrouwenspersoon integriteit van belang, evenals de Klokkenluidersregeling en eventuele overige richtlijnen voor het omgaan met integriteitaantastingen.
10. De leidinggevende draagt het integriteitsbeleid uit
Iedere medewerker is verantwoordelijk voor zijn individuele gedrag. De leidinggevende heeft daarnaast een verantwoordelijkheid voor de omgeving waarin de medewerkers hun werk doen. Een omgeving waarin grote openheid heerst, werkt remmend op ‘gesjoemel’ en ander ongewenst gedrag. De leidinggevende bevordert de bewustwording van de medewerkers en ondersteunt hen in het omgaan met gevoelige en risicovolle situaties. De leidinggevende maakt ongewenst gedrag van een medewerker bespreekbaar, corrigeert en treft zonodig strafmaatregelen.