Organisatie | Apeldoorn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Controleverordening 2003 |
Citeertitel | Controleverordening 2003 (versie 2) |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-03-2009 | art. 2, lid 1 | 26-02-2009 Apeldoorns Stadsblad 2009-05-20 | raadsvoorstel 9-2009 |
De raad van de gemeente Apeldoorn;
gelezen het voorstel van het college d.d. 20 oktober 2003, nr. 114-2003;
gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten;
vast te stellen de navolgende Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie.
In deze verordening wordt verstaan onder:
accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad aangewezen accountant van:
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken,
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen;
Artikel 4 Inrichting accountantscontrole
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiging van de raad, een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie, de portefeuillehouder financiën, de concerncontroller en het hoofd financiën & belastingen.
Artikel 6 Overige controles en opdrachten
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 30 oktober 2003
Gepubliceerd in Weekend Totaal d.d. 14 november 2003
Inwerking getreden d.d. 1 november 2003
Gewijzigd bij besluit d.d. 28 oktober 2004 (artikel 1, onderdeel c)
Inwerking getreden d.d. 1 november 2004
Gewijzigd bij besluit 26 februari 2009 (artikel 2, lid 1)
Inwerking getreden d.d. 1 maart 2009
Gepubliceerd in Apeldoorns Stadsblad d.d. 20 mei 2009
TOELICHTING CONTROLEVERORDENING
Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole
De jaarrekening moet door een bevoegd accountant gecontroleerd zijn. Het is de raad, die de accountant op basis van artikel 213, lid 2, Gemeentewet aanwijst. De burgemeester tekent de overeenkomst met de accountant. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente immers in en buiten rechte (artikel 171, lid 1, Gemeentewet).
In het derde lid wordt invulling gegeven aan het gebruik van de mogelijkheden van de raad met betrekking tot de nadere bepaling van de toleranties. Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zaken opgenomen over eisen die de raad kan stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.
Het vierde lid bepaalt dat de raad mogelijkheid heeft jaarlijks aan te geven welke onderdelen van de jaarrekening, deelverantwoordingen en gemeentelijke organisatie-onderdelen extra aandacht behoeven. De raad kan zo rekening houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Deze mogelijkheid dient in de bepalingen van het programma van eisen bij de aanbesteding te worden opgenomen.
Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van de jaarrekening bepalen. In het vijfde lid is geregeld dat de raad de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vaststelt.
Artikel 3 Informatieverstrekking door college
Dit artikel regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
In het derde lid wordt 31 mei als uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. Dit is ruimschoots binnen de wettelijke termijn. Deze bepaalt dat uiterlijk 1 juli de jaarrekening door de raad moet zijn behandeld c.q. een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) moet zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet).
Artikel 6 Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Het college kan besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad aangewezen accountant. Dit mag de onafhankelijkheid van de accountant echter niet in gevaar brengen.
Het eerste lid regelt hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van advieswerkzaam-heden aan de door de raad aangewezen accountant. Het college dient de raad hier vooraf over te informeren, zodat deze de mogelijkheid om hierover zijn oordeel te vormen en eventuele bedenkingen aan het college kenbaar te maken.
De accountant die de jaarrekening controleert, is goed bekend met de gemeentelijke administratie. Daardoor kan de controle van de jaarrekening en kunnen controles van medebewindstaken efficiënt tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. Bijvoorbeeld kan bij gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd. De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.
Het eerste lid regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. Daarin staan de kleine afwijkingen en tekortkomingen die geen consequenties hebben voor de accountantsverklaring en niet van bestuurlijk belang zijn.
Handreiking voor de financiële en controle verordeningen (artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet)
Deze handreiking is als volgt opgebouwd. Na een inleiding wordt in hoofdstuk 1 in samenhang ingegaan op de plaats van de verordeningen ex artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet en de accountantsverklaring in de financiële functie, waarbij wordt stilgestaan bij de rol die de raad daarbij heeft. Vervolgens worden in de hoofdstukken 2, 3 en 4 respectievelijk de verordeningen ex. artikel 212, 213 en 213a behandeld. In deze hoofdstukken zal kort worden ingegaan op de specifieke aspecten van de verordening die in dat hoofdstuk wordt besproken. Vervolgens wordt een modelverordening gepresenteerd en toegelicht. Telkens wordt onderscheid gemaakt tussen datgene wat in de verordening minimaal moet worden opgenomen en aan welke onderwerpen daarnaast nog kan worden gedacht. In hoofdstuk 3 wordt ter inleiding op de verordening voor de controle stilgestaan bij de rol van de raad bij het verstrekken van de opdracht aan de accountant. Ook het Besluit accountantscontrole gemeenten komt in dat hoofdstuk aan bod.
De handreiking is zodanig opgebouwd dat de hoofdstukken afzonderlijk leesbaar zijn.
Hieronder wordt per paragraaf een beknopte samenvatting of aanduiding van de inhoud gegeven.