Organisatie | Apeldoorn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer gemeente Apeldoorn 2009 |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer gemeente Apeldoorn 2009 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Archiefverordening, art. 8
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-02-2010 | 01-02-2010 | nieuwe regeling | 27-01-2010 Apeldoorns Stadsblad, 2010-01-27 | collegevoorstel 2009-050895 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Apeldoorn;
Gelet op de Archiefverordening Gemeente Apeldoorn 2009;
Vast te stellen de navolgende voorschriften betreffende de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats, het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Besluit Informatiebeheer Gemeente Apeldoorn 2009)
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In dit besluit wordt verstaan onder:
Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Hoofdstuk IV Archiefvorming en -ordening
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten of onderdelen daarvan de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 12 van het besluit.
Het hoofd van de beheerseenheid ziet er op toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 12 van het besluit, een documentair structuurplan wordt aangelegd en bijgehouden, waarin deze informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken
In afwijking van de in het eerste lid bedoelde ministeriële regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden
Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 12 van het besluit opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt
Hoofdstuk V Beheer van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Beveiliging en raadpleging van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de technische informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheerseenheid houdt bij welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en oefent controle uit op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die belast zijn met behandeling van de desbetreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders, slechts toegestaan aan de functionarissen van de beheerseenheid, die belast zijn met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen, aan het team DIV meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de desbetreffende documenten noodzakelijk is
Selectie en vernietiging van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring tevens geldt als een machtiging tot vernietiging.
Aldus vastgesteld door het college d.d. 15 januari 2010
Gepubliceerd in het Apeldoorns Stadsblad d.d. 27 januari 2010
Inwerking getreden d.d. 4 februari 2010
TOELICHTING OP HET BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE APELDOORN 2009
Het Besluit Informatiebeheer dat in 2000 is vastgesteld dient te worden vervangen in verband met de digitale ontwikkelingen, de gewijzigde organisatie, de totstandkoming van de ministeriële regelingen ex artikel 11 (regeling duurzaamheid archiefbescheiden), artikel 12 (regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden) en artikel 13 (regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen) van het Archiefbesluit 1995 en de inwerkingtreding van de wet dualisering van de medebewindbevoegdheden per 8 maart 2006.
Het Besluit Informatiebeheer Gemeente Apeldoorn 2009 is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Gemeente Apeldoorn 2009 en bevat beheersregels voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Met het besluit informatiebeheer wordt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten geregeld. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijke begrip archiefbescheiden.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en -ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening - bv automatiseerders en systeembeheerders - is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Zo is het begrip document aangepast aan de in artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 voorgeschreven ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.
Het besluit is aangepast aan de dualisering van de medebewindbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten nu bij burgemeester en wethouders. Dit heeft o.a. tot gevolg dat het hoofdstuk over de aanwijzing van de archiefbewaarplaats in de oude archiefverordening is overgeheveld naar het nieuwe Besluit Informatiebeheer Gemeente Apeldoorn 2009.
Onder h en i, informatiebestand en informatievoorziening: de definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.
Onder n, beheerseenheid: het begrip beheerseenheid is zodanig omschreven dat het besluit informatiebeheer niet meer na elke organisatiewijziging behoeft te worden aangepast.
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger, gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale documenten. Het blijft daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende documenten en informatiebestanden.
Andere medewerkers dan degenen die met de taak van de informatievoorziening zijn belast, zullen niet op de hoogte zijn van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welke gedeelten van de documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen. Ook om deze redenen dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen.
Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en met name digitale documenten, niet aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de regeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, met name in artikel 14 van dit besluit.
Om de coördinatie, continuïteit en uniformiteit op het gebied van de informatievoorziening te waarborgen is de uitvoering van het beheer van de documenten van de beheerseenheden, voorzover deze zijn afgedaan en gedeponeerd en niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, dwingend belegd bij het team Documentaire Informatievoorziening (DIV).
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële regeling duurzaamheid archiefbescheiden.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het beste in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het beste in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de regeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen in een documentair structuurplan vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de ambtenaar als bedoeld in artikel 10 van de archiefverordening.
Artikel 13 en artikel 14; algemeen
Deze artikelen hebben een algemene strekking, maar zijn specifiek van belang voor digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Artikel 13; vierde tot en met zesde lid
Met dit artikel wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze documenten bevatten worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie en/of migratie, die wettelijk verplicht zijn, tijdig en daadwerkelijk uit te voeren. Artikel 8 van de regeling duurzaamheid archiefbescheiden regelt dat archiefbescheiden op optische schijven of electromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur.
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.
Bij technische informatiebeveiliging gaat het er om dat het zonder autorisatie niet mogelijk is digitale documenten te wijzigen, verwijderen, kopiëren of vernietigen. De opstelling van de procedures hiervoor wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het beste in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld in geval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet bescherming persoonsgegevens bepaalt - evenals verschillende andere privacywetten - in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Dit artikel beoogt te voorkomen dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te vinden, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang voor digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring en dient anderzijds om de ambtenaar als bedoeld in artikel 14 van de archiefverordening een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is met name ook de op grond van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 vastgestelde ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.