Organisatie | Regio Twente |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Privacyreglement e-mail- en internetgebruik Regio Twente |
Citeertitel | Privacyreglement e-mail- en internetgebruik Regio Twente |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
De datum inwerkingtreding is bij benadering ingevuld.
De datum en bron bekendmaking is niet te achterhalen.
Onbekend.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
30-10-2012 | 30-10-2012 | nieuwe regeling | 29-10-2012 Onbekend. | Onbekend. |
Hoofdstuk 1 Definities, reikwijdte en doeleinden
In dit privacyreglement wordt verstaan onder:
Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Dit reglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Dit privacyreglement geeft de wijze aan waarop bij Regio Twente wordt omgegaan met elektronische communicatiemiddelen en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.
Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheden en beheer
Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer
Door de secretaris worden één of meer systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Hoofdstuk 3 Gebruik elektronische communicatiemiddelen
Artikel 5 Gebruik elektronische communicatiemiddelen
Het is medewerkersniet toegestaan met behulp van e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel aanstootgevende,dreigende, lasterlijke,seksueel intimiderende, onzedelijke,racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het medewerkerstoegestaan met behulp van e-mailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen, dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder te verzenden of op te vragen waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Het is medewerkersniet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites te bezoekendie pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd, mee te doen in chatsessies, online te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder bestanden te downloaden waarvan medewerkerredelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Medewerkers activeren voor de dagen waarop zij niet werken in hun e-mailfaciliteit de afwezigheidsassistent en vermelden daarbij met wie er contact kan worden opgenomen.In het geval van arbeidsongeschiktheid, non-activiteit of andere onvoorziene omstandigheden activeren de medewerkers, indien mogelijk, eveneens de afwezigheidsassistent. Wanneer dit niet binnen een werkdag heeft plaatsgevonden is de leidinggevende gerechtigd de systeembeheerder opdracht te geven het afwezigheids- en verwijsbericht te activeren.
In aanvulling op het in lid 8 bepaalde is de leidinggevende gerechtigd de e-mailfaciliteit van medewerkers te openen en kennis te nemen van de inhoud indien het dienstbelang dit vordert. Er moet daarbij sprake zijn van een gerechtvaardigd belang en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur worden in acht genomen, in het bijzonder de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit.
Hoofdstuk 4 Controle, bewaring en verwijdering persoonsgegevens
Controle door de secretaris op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle.
Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle in beginsel geanonimiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats.
Het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door OR-leden, GO-leden, bedrijfsartsen en andere medewerkers met een vertrouwensfunctie zijn in beginsel uitgesloten van controle. Dit ter beoordeling van de leidinggevende. Dit geldt niet voor de controle op de veiligheid van het elektronische verkeer.
Artikel 7 Bewaring en verwijdering
Persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, worden maximaal zes maandenbewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld zwaarwegend vermoeden van onrechtmatiggebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren. Dat moet dan expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan het Cbp.
Hoofdstuk 5 Rechten van medewerker: verbeteren, aanvullen, verwijderen of afschermen persoonsgegevens
Artikel 8 Rechten van de medewerker
De medewerkerkan de secretaris verzoeken zijn persoonsgegevenste verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
De secretaris bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk, of dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een (namens het dagelijks bestuur) genomen besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht.
Hoofdstuk 6 Sancties, onvoorziene omstandigheden openbaarmaking, inwerkingtreding, evaluatie en slotbepaling
Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing ervan beslist het dagelijks bestuur.