Organisatie | Apeldoorn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Apeldoorn 2009 |
Citeertitel | Archiefverordening gemeente Apeldoorn 2009 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
vernoeming archiefbewaarplaats
Archiefwet 1995, artt. 30, lid 1 en 32, lid 2
Besluit Informatiebeheer gemeente apeldoorn 2009
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-02-2010 | 01-01-2010 | nieuwe regeling | 26-11-2009 Apeldoorns Stadsblad, 2010-01-27 | raadsvoorstel 116-2009 |
De gemeenteraad van Apeldoorn;
Gelezen het voorstel van burgemeester van wethouders van 23 november 2009;
Gelet op artikel 30, eerste lid en artikel 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;
Vast te stellen de navolgende verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Gemeente Apeldoorn 2009)
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voorschriften vast.
Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de gemeenteraad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Daarbij wordt verantwoording afgelegd over de verslagen die door de archivaris aan burgemeester en wethouders zijn uitgebracht over het beheer van de archiefbewaarplaats en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Beheer van de archiefbewaarplaats
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire verzamelingen op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden gesteld bij de opneming in de archiefbewaarplaats zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden gesteld bij de opneming in de archiefbewaarplaats zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en documentaire verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Hoofdstuk IV Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris ziet er op toe, dat het beheer van de archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering van de wet gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitvoering van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet of een daarmee naar het oordeel van de archivaris vergelijkbaar en gelijkwaardig ander diploma.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 26 november 2009
Gepubliceerd in het Apeldoorns Stadsblad d.d. 27 januari 2010
Inwerking getreden d.d. 4 februari 2010
TOELICHTING OP DE ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE APELDOORN 2009
De archiefverordening die in 2000 is vastgesteld dient te worden vervangen in verband met de digitale ontwikkelingen, de gewijzigde organisatie, de totstandkoming van de ministeriële regelingen ex artikel 11 (Regeling duurzaamheid archiefbescheiden), artikel 12 (Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden) en artikel 13 (Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen) van het Archiefbesluit 1995 en de inwerkingtreding van de wet dualisering van de medebewindbevoegdheden per 8 maart 2006.
De Archiefverordening Gemeente Apeldoorn 2009 is, nadrukkelijker dan zijn voorganger, niet alleen van toepassing op de klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op de moderne, digitale informatiedragers.
Om te voorkomen dat bij elke organisatiewijziging de verordening moet worden aangepast is er voor gekozen de beheerseenheden niet meer met name te noemen. Volstaan is met het opnemen van een omschrijving van het begrip ‘beheerseenheid’ als een zodanig door burgemeester en wethouders aangewezen / aan te wijzen organisatieonderdeel.
Verder wordt in enkele artikelen van de verordening indirect verwezen naar twee ministeriële regelingen die ingevolge het Archiefbesluit 1995 zijn vastgesteld: de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (artikel 5) en de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (artikel 2).
Ook is de verordening aangepast aan de dualisering van de medebewindbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten nu bij burgemeester en wethouders. Dit heeft o.a. tot gevolg dat het hoofdstuk over de aanwijzing van de archiefbewaarplaats in de oude archiefverordening is overgeheveld naar het nieuwe Besluit Informatiebeheer Gemeente Apeldoorn 2009.
De Archiefverordening Gemeente Apeldoorn 2009 bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk I bevat algemene bepalingen.
Hoofdstuk II werkt het begrip zorg uit, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2) is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk III regelt het beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht als bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet.
Sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002, dienen gemeentelijke verordeningen te worden ondertekend door de burgemeester en de griffier.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten en de archiefbewaarplaatsen moeten voldoen.
De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materieel behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel wordt dit onjuist geacht. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan deze regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Gemeente Apeldoorn 2009.
In 2002 heeft de gemeenteraad besloten over te gaan tot de instelling van een Stichting waarbinnen het Gemeentearchief, de twee gemeentelijke musea en de Openbare Bibliotheek onder één dak worden gebracht. In 2003 is Apart, nu CODA (Cultuur Onder Dak Apeldoorn), van start gegaan, waarin drie culturele functie in één modern gebouw zijn geïntegreerd.
Het beheer van de archiefbewaarplaats is een wettelijke taak. De gemeente kan de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester ven wethouders en de ambtelijke verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris niet aan een private organisatie overdragen. Dit kan alleen ten aanzien van de uitvoering van het feitelijk beheer. De gemeente heeft daartoe in een met CODA afgesloten dienstverleningsovereenkomst nauwkeurig omschreven wat de taken en de prestaties inhouden en hoe de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn geregeld.
Het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten valt onder de Europese aanbestedingsregels (EU-richtlijn in Nederland geïmplementeerd in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten). Een dergelijke aanbesteding doorkruist echter het gemeentelijke beleid om (vanuit de genoemde drie culturele functies het publiek van een integraal diensten- en productenaanbod te voorzien) een goede borging van de uitvoering van het archiefbeheer te realiseren. Aangezien er sprake is van een wettelijke overheidstaak zijn deze aanbestedingsregels niet van toepassing indien de overheidsopdracht aan een andere ‘aanbestedende dienst’ (i.c. CODA) wordt gegund op basis van een uitsluitend recht. Dit uitsluitend recht is geregeld in dit artikel.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term archiefbescheiden. De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van dit begrip - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van het begrip archiefbescheiden kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als beheer. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefdiensten en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden kunnen hebben.