Regeling elektronische post en faxberichten Regio Twente

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Archiefwet: de Archiefwet 1995;

• b.

  Archiefbesluit: het Archiefbesluit 1995;

• c.

  E-mailfaciliteiten: communicatiemogelijkheden voor gebruikers door middel van daartoe aangewezenprogrammatuur via elektronische postbussen die aanwezig zijn binnen de technischeinfrastructuur van de Regio Twente.

• d.

  Faxfaciliteiten: communicatiemogelijkheden voor gebruikers om documenten, afbeeldingen etc. teverzenden of te ontvangen door middel van daartoe aangewezen programmatuur (faxen) dieaanwezig is bij de Regio Twente;

• e.

  Technische infrastructuur: het geheel van systeem- en netwerkfaciliteiten, beveiligingsfuncties en(mail)servers beheerd door of vanwege de Regio Twente;

• f.

  Formele e-mail- en faxberichten: zijn archiefbescheiden in de zin van de archiefwet, waarop éénof meer van de volgende kenmerken van toepassing zijn:

  • -

    de inhoud heeft (rechts)gevolgen voor de afzender en /of geadresseerde overheidsinstantie ofkan dat hebben;

  • -

    de inhoud heeft een bewijs- of verantwoordingsfunctie of kan dat krijgen of kan op anderewijze voor langere tijd van belang blijven voor de overheidsorganen;

  • -

    de inhoud is van belang voor een juiste interpretatie van andere gegevens;

• g.

  Informele e-mail en faxberichten: zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet, waarop éénof meer van de volgende kenmerken van toepassing kunnen zijn:

  • -

    aan de inhoud kunnen geadresseerde noch afzender rechten of plichten ontlenen;

  • -

    de inhoud richt zich uitsluitend tot de geadresseerde perso(o)n(en);

  • -

    de inhoud heeft zeer kortstondige betekenis: na de kennisname van de inhoud vervalt elkbelang;

  • -

    de vorm en inhoud van deze berichten hebben niet de primaire functie om het handelen vande overheid/persoon te kunnen reconstrueren of tot bewijs te dienen van het handelen;

• h.

  Interne e-mail en faxberichten: afzend- en bestemmingsadres betreffen dezelfde organisatie;

• i.

  Externe e-mail en faxberichten: afzend- dan wel bestemmingsadres zijn buiten de organisatiegelegen;

• j.

  E-mail, elektronische post; deze begrippen zijn synoniem;

• k.

  Origineel: de formele post zoals door de regio Twente verzonden dan wel ontvangen is alsschriftelijk stuk;

• l.

  Archiefexemplaar: een ondertekende afdruk van het origineel;

• m.

  Afschrift: een schriftelijk stuk, waarvan de inhoud gelijk is aan het origineel en welke voor derdenis bestemd;

Artikel 2 Relatie tot bestaande regelingen

Formele e-mail en faxberichten worden beschouwd als zijnde archiefbescheiden in de zin van deArchiefwet.

Artikel 3 Beschikbaarheid van E-mailfaciliteiten

E-mailfaciliteiten zijn beschikbaar voor alle medewerkers van de Regio Twente. De medewerker diede beschikking heeft over e-mailfaciliteiten is verplicht zijn/haar postbus regelmatig op ingekomenberichten te controleren of te doen controleren. Het Management Team kan hiervoor nadereaanwijzingen geven. De inloggegevens dienen niet langer dan noodzakelijk bewaard te worden in depostbus. Een termijn van één maand is voldoende.

Artikel 4 Regels voor het gebruik van interne en externe e-mail en faxberichten

• 1.

  Het Management Team kan aanwijzingen geven omtrent onder andere het hanteren van bewaartermijnenen de bevoegdheid tot versturen en beantwoorden van interne e-mail en faxberichten,alsmede de controle daarop. Algemene gedragsregels voor het gebruik van e-mail en faxberichtenworden vastgelegd in artikel 5 van dit reglement.

• 2.

  Voor het versturen van e-mail aan externe relaties dient de afzender bevoegd te zijn. HetManagement Team kan hiervoor nadere aanwijzingen geven.

• 3.

  Inkomende en uitgaande formele post en faxberichten die van belang kunnen zijn voor verantwoordingen bewijs en/of van belang kunnen zijn voor een complementering van het archiefdienen in afschrift aan het organisatieonderdeel belast met post- en archiefzaken te wordenaangeboden.

• 4.

  Het is niet toegestaan uitgaande formele post als elektronische post en als faxberichten te verzenden,tenzij daarin uitdrukkelijk wordt vermeld dat een origineel ondertekend exemplaar volgt.Uitgaande formele post dient altijd schriftelijk en centraal door of met medeweten van het organisatieonderdeelbelast met post- en archiefzaken te worden verzonden. Alle overige uitgaandeinformele e-mail dient te zijn voorzien van de mededeling, dat aan deze post géén rechten kunnenworden ontleend.

• 5.

  Uitgaande e-mail en faxberichten met een formele inhoud kunnen worden beschouwd als informeelwanneer de inhoud woordelijk overeenkomt met een gelijktijdig verzonden brief die volgensbestaande procedures is geregistreerd en ondertekend.

• 6.

  Ingekomen formele elektronische post en faxberichten dienen schriftelijk te worden bevestigd enals formele post te worden geregistreerd conform de regels vastgelegd in de Regeling Postregistratie.

• 7.

  Van originelen mogen in elektronische vorm en als faxberichten alleen afschriften worden verzondendie duidelijk als afschrift zijn aangemerkt.

• 8.

  Het is niet toegestaan gerubriceerde stukken zoals vertrouwelijk en geheim, dan wel afschriftenhiervan via e-mail te verzenden.

• 9.

  Indien een formeel elektronisch postbericht of een faxbericht worden ontvangen, is de ontvangerervoor verantwoordelijk, dat een afdruk nog diezelfde dag wordt aangeboden aan het organisatieonderdeelbelast met post- en archiefzaken. Deze afdruk wordt aangemerkt als origineel, zodatdeze kan worden voorzien van een afdruk van het “ingekomen stempel”.

• 10.

  Indien een e-mail of faxbericht worden ontvangen, die op grond van enig wettelijk voorschrift vaneen handtekening moeten zijn voorzien, is de ontvanger ervoor verantwoordelijk dat de afzenderonmiddellijk wordt verzocht het document schriftelijk in te dienen. In dat geval is dit document hetorigineel.

• 11.

  Het overbrengen van een e-mail op andere drager zoals in de leden 3 en 4 bedoeld, met het doeldie afdruk voor bewaring te bestemmen, moet worden beschouwd als het vervaardigen van eenreproductie zoals bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet en artikel 6 van het Archiefbesluit.

Artikel 5 Algemene gedragsregels ten aanzien voor het gebruik van e-mailfaciliteiten en faxberichten

• 1.

  In de elektronische en faxcommunicatie worden dezelfde regels gehanteerd als in het dagelijksintermenselijke verkeer. De volgende acties worden zowel voor het persoonlijke als het zakelijkee-mail - en faxberichtenverkeer niet toegestaan:

  • -

    verzending of doorsturen van kettingbrieven en ongevraagde commerciële informatie;

  • -

    verzending of doorsturen van anonieme berichten;

  • -

    verzenden of doorsturen van erotisch, pornografisch of discriminerend materiaal.

• 2.

  Door het gebruik van e-mail en faxberichten mag de goede naam van de Regio Twente niet ingevaar worden gebracht.

• 3.

  Het gebruik van de e-mailfaciliteiten op een zodanige wijze dat daardoor het technisch functionerenvan de infrastructuur in gevaar komt of dat daardoor de Regio Twente schade kan leiden, isverboden. Voor het gebruik van e-mailfaciliteiten via het internet zijn de regels inzake het gebruikvan Internet aanvullend van toepassing.

Artikel 6 Verantwoordelijkheid

• 1.

  Bestuurders en ambtenaren zijn verantwoordelijk voor de behandeling van bij hen binnengekomene-mail en faxberichten.

• 2.

  De zender of ontvanger van een e-mail en faxbericht handelt deze op correcte wijze af.

Artikel 7 Regels voor de inrichting van de postbussen

• 1.

  Er zijn functionele postbussen voor inkomende formele e-mail.

• 2.

  Het beheer van deze postbussen behoort tot de verantwoordelijkheid van de sectoren.

• 3.

  De beheerder(s) van deze postbussen dragen zorg voor de distributie van afschriften vaninkomende formele e-mail.

• 4.

  Het management van de deelnemers regelt de wijze van distributie van elektronische post binnenhun sector.

• 5.

  Voor de beoordeling of de ingekomen e-mail en faxberichten als formeel of informeel dienen teworden aangemerkt, is de eigen sector bevoegd.

Artikel 8 Slotbepaling

• 1.

  Deze regeling kan worden aangehaald als “regeling elektronische post en faxberichten Regio Twente”.

• 2.

  De regeling treedt in werking op 9 juli 2001.

• 3.

  Vastgesteld door het dagelijks bestuur op 9 juli 2001