| Organisatie | Regio Twente |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van Regio Twente |
| Citeertitel | Financiële verordening Regio Twente |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-02-2016 | 29-12-2018 | art. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 | 30-09-2015 | Onbekend. | |
| 09-02-2016 | 01-01-2012 | 09-02-2016 | nieuwe regeling | 16-11-2011 | Onbekend. |
Deel 1. Inleiding op de verordening
Artikel 212 van de Gemeentewet (zie box 1) stelt dat de regioraad een verordening opstelt over het financieel beleid, het financiële beheer en de financiële organisatie. Het doel van artikel 212 van de Gemeentewet is dat de regioraad de uitgangspunten vastlegt voor de uitvoering van de financiële functie.
Box 1. Artikel 212 Gemeentewet
De verordening verplicht tot een aantal beleidsnota’s die periodiek herijkt moeten worden, wanneer omstandigheden daartoe aanleiding geven. Deze verordeningen worden aan de praktijk getoetst en zo nodig geactualiseerd. De evaluatie van de verordening vindt dit jaar (2011) plaats.
In deze inleiding wordt artikel 212 nader toegelicht. Dan volgt de verordening zelf met een toelichting per artikel.
Artikel 212 heeft betrekking op de financiële functie. De financiële functie omvat alle directe en indi-recte activiteiten en processen ter uitvoering van de onderwerpen die zijn opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De kernonderwerpen in het besluit zijn de begroting en rekening, de paragrafen en de financiële positie en in relatie daarmee de balans. Het zijn onderwerpen waarbij vooral de regioraad een centrale rol vervult. De begroting betreft immers het vaststellen en toedelen van beschikbare gelden en de programma’s die daarmee gerealiseerd moeten worden.
Om de financiële positie te beoordelen moet de vraag beantwoord worden of de financiën van Regio Twente gezond zijn, ook op langere termijn. De begroting en de financiële positie zijn nauw met elkaar verbonden. Zo kan de begroting sluitend zijn, terwijl de meerjarige financiële positie kwetsbaar is. Andersom kan de financiële positie gezond zijn en de rekening een tekort laten zien. De regioraad zal de begroting steeds in relatie moeten bezien met de financiële positie. De begroting en de financiële positie zijn in onderlinge samenhang van belang voor het inzicht in de financiën van Regio Twente.
De paragrafen gaan over de onderwerpen die van invloed zijn op de begroting en de financiële positie en waarbij sprake is van bestuurlijke en financiële risicofactoren.
Indien het over de financiële functie gaat, dan gaat het over de begrippen financieel beleid, financiële beheer en financiële organisatie. Hieronder worden deze begrippen nader toegelicht.
Het financieel beleid omvat de uitgangspunten voor de financiële functie. In de eerste plaats zijn dat de algemene uitgangspunten en doelen voor uitoefening, organisatie en werking van de financiële functie en de daarbij behorende informatievoorziening. Ten tweede gaat het specifiek om uitgangs-punten die de budgettaire ruimte beïnvloeden. Artikel 212 noemt in dat verband drie onderwerpen:
Het financiële beheer omvat de activiteiten die moeten bewerkstellingen dat de uitvoering van de begroting volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is. Zeker voor de begroting hangen de activiteiten nauw samen met de cyclus van planning en control. Het gaat daarbij niet alleen om financiële aspec-ten, maar ook om de programmatische: welke maatschappelijke effecten worden beoogd en welke prestaties moeten daarvoor geleverd worden?
De financiële organisatie ondersteunt het financiële beheer. Het gaat daarbij ten eerste om de verde-ling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de regioraad, het dagelijks bestuur, de bestuurscommissies en de ambtelijke organisatie.
Ten tweede gaat het om de inrichting en het onderhoud van de (administratieve) systemen die de activiteiten en processen van het financiële beheer ondersteunen. Deze systemen ondersteunen de geldstromen (wat gaat het kosten), maar evenzeer de prestaties (output). Tot de systemen behoren ook management controlsystemen binnen de ambtelijke organisatie, tussen de ambtelijke organisatie en het dagelijks bestuur en/of de bestuurscommissies, en tussen het dagelijks bestuur en/of de bestuurscommissies en de regioraad.
Paragraaf 3. Ontwikkeling dualisme
Op 7 maart 2002 is de Wet dualisering gemeentebestuur in werking getreden. Het effect van deze wet op de Wet gemeenschappelijke regelingen blijft beperkt tot de artikelen 186 tot en met 213 van de Gemeentewet. Deze artikelen hebben betrekking op de onderdelen van de financiële functie (de be-groting, de jaarstukken, de goedkeuring van de begroting en het verplicht opstellen van de verorde-ningen ex artikel 212 en 213 van de Gemeentewet). De artikelen met betrekking tot de gedualiseerde verhoudingen zijn dus niet van toepassing op de Regio Twente. In verband daarmee blijven de bepa-lingen in de Gemeentewet (met uitzondering van de artikelen 186 tot en met 213) zoals die luidden vóór de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur van kracht.
Paragraaf 4. Situatie Regio Twente
Voordat de verplichting tot het opstellen van de verordening ex artikel 212 van kracht werd, kende Regio Twente ook al hoofdstuk 12 (artikel 35, 36 en 38) van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Twente, waarin een aantal financiële bepalingen zijn opgenomen.
Op basis hiervan kent Regio Twente een treasurystatuut welke in 2010 laatstelijk is geactualiseerd en door de regioraad vastgesteld. Dit statuut is, voor zover het de bevoegdheden van de regioraad betreft, opgenomen in deze verordening. De bepalingen die het dagelijks bestuur regarderen zijn opgenomen in het treasury-statuut.
In artikel 35 van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Twente wordt vermeld dat het algemeen bestuur bij verordening regels vast stelt met betrekking tot de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden. De regioraad stelt thans via de financiële verordening, ex artikel 212 Gemeentewet de uitgangspunten voor het financiële beleid en beheer alsmede voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Op basis van deze uitgangspunten wordt in de organisatieverorde-ning Regio Twente een nadere invulling van de inrichting van de organisatie gegeven.
Deel 2. De verordening artikel 212 Gemeentewet
De regioraad van Regio Twente;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;
De verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van Regio Twente.
het openbaar lichaam Regio Twente.
het algemeen bestuur van Regio Twente.
het dagelijks bestuur van Regio Twente.
door de regioraad ingestelde commissie als bedoel in artikel 25 van de Wet gemeenschappelijk regelingen waaraan met betrekking tot een domein bevoegdheden van het dagelijks bestuur zijn toegekend.
organisatorische eenheid van Regio Twente belast met de voorbereiding en uitvoering van beleid op de toegewezen terreinen.
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie met als doel het besturen, functioneren en beheersen van (onderdelen van) de organisatie van Regio Twente alsmede het afleggen van verantwoording.
het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie Regio Twente, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
a. de financieel-economische positie;
c. de uitvoering van de begroting;
d. het afwikkelen van vorderingen en schulden;
e. het afleggen van rekening en verantwoording over het onder a t/m d vermelde.
h. Administratieve organisatie:
het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen van Regio Twente.
het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen en regelingen van de regioraad en regioraadsbesluiten.
het realiseren van vastgestelde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.
de middelen en mogelijkheden waarover Regio Twente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten dan wel alle risico’s te dekken waarvoor geen maatregelen zijn getroffen.
Titel 1. Begroting en verantwoording
Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies dragen per programma zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de te leveren resultaten (output), de maatschappelijke effecten en doelstellingen zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de regioraad, kan worden getoetst.
Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken
De onderverdeling van de programma’s respectievelijk subprogramma’s in producten staat vast voor het begrotingsjaar, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigingen. Deze wijzigingen worden door het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies ter vaststelling aan de regioraad voorgelegd door middel van tussentijdse rapportages en begrotingswijzigingen.
Artikel 4. Uitvoering begroting
Het dagelijks bestuur stelt regels in de Organisatieverordening Regio Twente die waarborgen dat de uitvoering van de programmabegroting en productenraming rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies van Regio Twente dragen zorg voor een goede uitvoering van deze regels.
Artikel 9. Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor openstaande vorderingen kan een voorziening wegens oninbaarheid worden gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.
Artikel 12. Financieringsfunctie
Het treasurystatuut behandelt in ieder geval:
de administratieve organisatie en interne controle van de treasuryfunctie alsmede de verant-woordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de organisatie, waaronder begrepen de verantwoordelijkheid van de regioraad met betrekking tot het uitvoeren van de niet aan het dagelijks bestuur overgedragen treasuryactiviteiten.
Artikel 13. Registratie bezittingen, activa en vermogen
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van Regio Twente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen één keer in de vier jaar.
In de paragraaf financiering neemt het dagelijks bestuur bij de begroting en de jaarstukken tenminste op de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.
Artikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de programmabegroting waarin de kader-stellende functie van de regioraad tot uiting komt. De regioraad legt op basis van dit artikel een be-langrijk deel van de infrastructuur van de programmabegroting vast, evenals de kengetallen en indica-toren waarop de regioraad wil sturen en controleren.
In het Besluit Comptabiliteitsvoorschriften 1995 was de indeling van de programmabegroting in func-ties verplicht voorgeschreven. In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten is dat niet meer zo. Regio Twente bepaalt nu zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen bestuurlijke wensen. Omdat er een bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van de programma’s, stelt de regioraad de indeling vast. Meestal zal die vaststelling voor enkele jaren gelden, echter indien daartoe aanleiding is, kan de regioraad de indeling wijzigen.
Een programma is gebaseerd op de volgende w-vragen:
Vooral voor de eerste twee vragen zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren kan de regioraad zijn kaderstellende functie vervullen. Ook dienen zij om de regioraad de gelegenheid te bieden zijn controlerende functie in te vullen door de uitkomsten en resultaten van de programma's te beoordelen. In het dualistisch bestel moet de gemeenteraad de w-vragen zelf beant-woorden en kan dat niet overgelaten worden aan het dagelijks bestuur en/of de ambtelijke organisatie. Echter het dualistisch bestel is niet van toepassing op de Gemeenschappelijke Regeling Regio Twente. Dit betekent voor Regio Twente dat het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies de programmabegroting opstellen en de regioraad de programmabegroting vaststelt.
Ter uitvoering van de programmabegroting stellen het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies de productenraming op. In het dualistisch bestel bij gemeenten is de productenraming hét begrotings-document van het bestuur (college). De productenraming is in de systematiek van het duale stelsel geen onderdeel meer van de begroting voor de regioraad. Hoewel het dualistische bestel niet van toepassing is op de gemeenschappelijke regelingen wordt de productenraming van Regio Twente niet als een onderdeel van de begroting voor de regioraad gezien maar als het begrotingsdocument van het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies.
De regioraad bepaalt bij het vaststellen van de programmabegroting in een overzicht welke producten bij de (sub)programma’s horen. Hiermee ligt in principe de onderverdeling van de programma’s respectievelijk subprogramma in producten vast. Indien er dringende redenen zijn tot wijzigingen van producten dan dienen deze door middel van tussentijdse rapportages ter besluitvorming worden voorgelegd aan de regioraad.
Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies stellen uiterlijk 30 november voorgaand aan het nieuwe begrotingsjaar de productenraming vast. Daarmee zijn tevens alle ingevulde onderdelen per product vastgesteld. Hierna deelt het dagelijks bestuur uiterlijk 1 december voor aanvang van het nieuwe begrotingsjaar aan de regioraad mede dat de productenraming van het nieuwe begrotingsjaar is vastgesteld. De vastgestelde productenraming wordt ter inzage gelegd voor de regioraad.
Artikel 4. Kaders programmabegroting
De artikelen 2 en 3 betreffen vooral de infrastructuur van de programmabegroting en de producten-raming. Artikel 4 gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt de grondslag voor de eigen-lijke begroting. Jaarlijks bieden het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies een kadernota aan over de uitgangspunten voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende begrotingsjaren. Deze nota wordt vóór 1 april, voorafgaand aan het volgende begrotingsjaar door de regioraad vast-gesteld. Vervolgens wordt het vastgestelde budgettaire kader verwerkt in de programmabegroting van het komende begrotingsjaar. Deze programmabegroting is vóór 1 juni gereed en wordt vóór 16 juli, voorafgaand aan het volgende begrotingsjaar vastgesteld door de regioraad.
Binnen de financiële kaders die vervat zijn in de programmabegroting, worden vervolgens operatio-nele plannen opgesteld in de vorm van een productenraming. De vaststelling daarvan geschiedt uiterlijk 1 december vóór aanvang van het nieuwe begrotingsjaar door het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies. Deze productenraming wordt ter inzage gelegd voor de regioraad.
Artikel 5. Uitvoering begroting
In artikel 5 legt de regioraad het dagelijks bestuur de bestuurscommissies een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald dat het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffend-heid van de uitvoering dienen te waarborgen. De nadere regels hieromtrent zijn vastgelegd in de Organisatieverordening Regio Twente.
Lid 2 stelt eisen voor de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van de productenraming. Lid 3 doet hetzelfde voor de uitvoering van de programma’s van de begroting.
Het duale stelsel geeft de raad geen nadere uitvoeringsregels om aan de prestatie-eis te voldoen. Deze uitvoeringsregels zijn volgens het duale stelsel bij gemeenten aan het dagelijks bestuur (college van B & W). Echter het dualistische bestel is niet van toepassing op Regio Twente en dit betekent dat de regioraad nadere uitvoeringsregels voor het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies kan vast-stellen in de Organisatieverordening Regio Twente.
De regioraad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgt de regioraad de zekerheid dat het dagelijks bestuur aan de eisen genoemd in artikel 5, eerste lid, zal kunnen voldoen.
De verordening geeft in het eerste en tweede lid aan het dagelijks bestuur de opdracht voor de inrich-ting van de financiële organisatie verschillende maatregelen te treffen op het gebied van interne controle, bijvoorbeeld een adequate functiescheiding. Voor een goede interne controle zijn echter aanvullende onderzoeken nodig. In het derde lid van artikel 6 geeft de regioraad aan, welke onderzoeken nodig zijn om de eisen van controle te waarborgen en met welke frequentie deze onderzoeken moeten worden uitgevoerd.
Het vierde en vijfde lid regelt dat het dagelijks bestuur op grond van de uitkomsten van de onder-zoeken bij tekortkomingen maatregelen tot herstel treft en dat de regioraad over de uitkomsten van de onderzoeken en de eventuele maatregelen tot herstel op de hoogte wordt gebracht.
De onderzoeken in dit artikel omvatten niet de interne onderzoeken van het dagelijks bestuur naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De regels voor deze interne onder-zoeken zijn opgenomen in artikel 213a Gemeentewet en dit artikel is niet van toepassing op de gemeenschappelijke regelingen.
Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie
Artikel 7, eerste tot en met vierde lid, formaliseert een belangrijk onderdeel van de planning en control van de regioraad. De regioraad geeft namelijk aan de aard van de informatie die het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies standaard dienen te verstrekken evenals de reguliere frequentie. Op basis van deze informatie kan de regioraad de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is.
Artikel 7 regelt wanneer de regioraad tussentijds over de stand van zaken in het lopende begrotings-jaar moet worden geïnformeerd. In dit artikel is gekozen voor twee tussenrapportages aan de regio-raad, namelijk een viermaands rapportage vóór 16 juli van het lopende begrotingsjaar en een acht-maands rapportage vóór 2 december van het lopende begrotingsjaar. Door het vastleggen van de data in het artikel legt de regioraad een maximale termijn vast, waarbinnen de tussenrapportages moeten worden samengesteld, opgeleverd en behandeld.
Daarnaast geldt, zoals vermeld in artikel 21, lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Twente dat de leden van het dagelijks bestuur, tezamen en ieder afzonderlijk, de regioraad ongevraagd alle informatie geven die voor een juiste beoordeling van het door het dagelijks bestuur te voeren en gevoerde bestuur nodig is. Voorts geven de leden van het dagelijks bestuur, tezamen dan wel afzonderlijk, aan de regioraad, wanneer dit bestuur dan wel één of meer leden daarvan hierom verzoeken, alle gevraagde inlichtingen, één en ander voor zover zulks niet strijdig is met het openbaar belang. Het voornoemde is tevens van toepassing op de leden van de bestuurscommissies.
In het derde lid van het artikel geeft de regioraad kaders voor de inrichting van de tussenrapportages namelijk dat deze rapportage moet aansluiten bij de programma- en productindeling van Regio Twente.
In het vierde lid geeft de regioraad aan waarover hij in elk geval in de tussenrapportages wil worden geïnformeerd. Om de organisatie niet op te zadelen met een rapportagecircus is het natuurlijk wel zaak, dat de tussenrapportages niet te uitgebreid en overzichtelijk zijn. De stand van zaken van en de prognose voor het lopende begrotingsjaar kan overigens naast de jaarstukken van het afgelopen jaar mede een belangrijke basis zijn voor het inzicht voor en het opstellen van de komende begroting.
Het vijfde lid geeft aan dat de regioraad op basis van de tussentijdse rapportages de wenselijk geachte begrotingswijziging(en) vaststelt. Hiermee wordt bereikt dat de gewijzigde begroting van het lopende begrotingsjaar steeds formeel wordt vastgesteld door de regioraad.
Artikel 8 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies, én de controle van de regioraad daarop. Basis daar-voor is de programmarealisatie. In het eerste lid wordt daarvoor een kwaliteitseis gesteld. Het tweede lid is de tegenpool van artikel 2, lid 2 en 3. In jaarstukken geven het dagelijks bestuur en de bestuurs-commissies aan: wat is bereikt en welke kosten hiervoor zijn gemaakt, én de resultaten in relatie tot de gestelde doelen. Daarnaast geven het dagelijks bestuur en bestuurscommissies in de jaarstukken een verklaring en analyse van de verschillen tussen de begroting (begroting inclusief eventuele begrotingswijzigingen) en de verantwoording.
In het derde lid wordt bepaald dat de regioraad aan de hand van de jaarstukken de mogelijkheid heeft om de beleidsdoelstellingen van programma’s van het volgende begrotingsjaar te laten bijstellen. Op basis van deze bijstelling(en) dienen dan de nodige begrotingswijzigingen worden aangebracht.
Artikel 9. De financiële positie
De regioraad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moeten volgen. Tevens wordt hier vastgelegd dat het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen bij de uiteenzetting van de financiële positie moet worden verleend. Daarnaast wordt hier expliciet vastgelegd hoe de regioraad bij het vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten accordeert.
Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa
De verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de “regels voor waar-dering en afschrijving activa”. De vaste activa worden verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa. De immateriële vaste activa worden verdeeld in de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio. De materiële vaste activa worden onder-verdeeld in materiële vaste activa met economisch nut en materiële vaste activa met alleen maat-schappelijk nut.
Op deze plaats in de verordening wordt vastgelegd dat het dagelijks bestuur, wanneer omstandigheden daartoe aanleiding geven, een geactualiseerde beleidsnota vaste activa- en afschrijvingsbeleid ter behandeling en vaststelling aan de regioraad aanbiedt. De desbetreffende nota dient volgens de uitgangspunten van het “Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies” opgesteld te worden.
Het tweede lid bepaalt, dat de kosten voor het afsluiten van geldleningen ineens ten laste van het resultaat worden gebracht.
Artikel 11. Waardering oninbare vorderingen
Artikel 11 geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderin-gen. Voor het bepalen van de hoogte van de voorziening wordt gekozen voor een individuele inschat-tingsbeoordeling van de oninbaarheid van openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.
Artikel 12. Reserves en voorzieningen
Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van Regio Twente. Het eigen vermogen van Regio Twente bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves. Hoe groot moet het eigen vermogen zijn om risico’s op te vangen en gaan we een investering financieren door tariefverhoging of door het interen op het eigen vermogen, zijn financieel beleidsmatige vragen die thuishoren bij de regioraad.
Artikel 12 bepaalt, dat het dagelijks bestuur wanneer omstandigheden daar aanleiding toe geven, een geactualiseerde beleidsnota over de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de regioraad. In deze nota kan de regioraad het kader vaststellen voor de omvang van de reserves. Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel is het inzichtelijk in de nota in te gaan op de voorzieningen. Voorts is het wenselijk jaarlijks bij de programmabegroting een actueel overzicht te geven van de reserves en voorzieningen.
Artikel 13. Kostprijsberekening
In artikel 13 is de grondslag voor de bepaling van prijzen van de producten en diensten neergelegd, zoals dat door artikel 212, lid 2, let b Gemeentewet wordt geëist. De grondslag voor de hoogte van prijzen is namelijk een besluitvorming door de regioraad op basis van de geraamde hoeveelheden en de geraamde kostprijzen. Kostprijzen laten zich op vele manieren berekenen. In dit artikel worden uitgangspunten voor de bepaling van de kostprijzen gegeven.
Artikel 13, lid 1 bepaalt, dat naast de direct aan een product of dienst toe te rekenen kosten ook de indirecte kosten die oorzakelijk samenhangen met de vervaardiging van het product of de dienst, worden meegenomen voor de kostprijsbepaling. Het toe te rekenen deel van de overhead van Regio Twente moet dus wel worden meegenomen in de kostprijsberekening.
Artikel 229b, lid 2, Gemeentewet stelt, dat bijdragen aan bestemmingsreserves en voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van de betrokken activa voor bepaling van de kostprijs en dus voor de bepa-ling van de prijs van een product of dienst mogen worden meegenomen. Veel overheden hanteren daarnaast het mechanisme van rentetoerekening over de reserves en de voorzieningen aan in gebruik zijnde kapitaalgoederen. Artikel 13, lid 2 van de onderhavige verordening bepaalt, dat deze beide kosten ook daadwerkelijk worden meegenomen voor de berekening van de kostprijs. Indien wordt gekozen voor het systeem van het toerekenen van bespaarde rente dan is het verplicht deze rente als lasten mee te nemen in de kostprijs.
Het rentepercentage van de toerekening van kapitaallasten is van invloed op de lasten, maar ook van invloed op de kostprijs. Indien men bijvoorbeeld voor de bouw van een bedrijfsgebouw een lening heeft afgesloten, kan men er voor kiezen de rentelasten op de kosten van het gebouw te laten drukken. Dit wordt in de boekhouding bereikt door de zogenaamde rente-omslagmethode. Het rente-percentage dat wordt gehanteerd bij de omslagmethode, is van invloed op de kostprijs. Het renteper-centage valt zodoende onder het budgetrecht van de regioraad. Daarnaast is bij de rente-omslag van de kapitaallasten toerekening van de bespaarde rente over het eigen vermogen toegestaan. Artikel 13, lid 3 legt het te hanteren rentepercentage voor de omslagrente van de kapitaallasten vast.
Artikel 14. Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. In dit artikel wordt uitvoering gegeven aan artikel 212, tweede lid onder c. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de financierings-functie. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de programmabegroting en de rekening zoals die in het Besluit Begroting en Verantwoording is voorge-schreven. Via dit artikel stelt de regioraad doelstellingen, richtlijnen en limieten die voor het dagelijks bestuur gelden. In het artikel wordt het dagelijks bestuur opgedragen een financieringsstatuut (treasurystatuut) op te stellen dat met name protocollen bevat voor de dagelijkse uitvoering. Voorts wordt in lid 3 van dit artikel gesteld dat het dagelijks bestuur zorgdraagt voor de uitvoering van de richtlijnen zoals vastgesteld door de regioraad in het treasurystatuut.
Onderwerpen die in het treasurystatuut aan de orde komen zullen met name betreffen de doelstel-lingen van de treasuryfunctie, het kasbeheer, het risicobeheer, de financiering en de administratieve organisatie en de interne controle omtrent de treasuryfunctie. Onder het risicobeheer vallen het renterisicobeheer, het kredietrisicobeheer, het koersrisicobeheer, het interne liquiditeitsbeheer en het valutarisicobeheer (indien van toepassing). Wanneer omstandigheden daartoe aanleiding geven, biedt het dagelijks bestuur het (geactualiseerde) treasurystatuut ter behandeling en vaststelling aan de regioraad aan.
De kasgeldlimiet en de renterisiconorm zijn wettelijk geregeld (Wet financiering decentrale overheden, artikel 3 en 4, respectievelijk 5 en 6). Overschrijding is niet toegestaan. Gedeputeerde staten van de provincie moeten in hun hoedanigheid van toezichthouder ingrijpen, maar kunnen onder bijzondere omstandigheden een tijdelijke overschrijding tolereren. Bij overschrijding kan Regio Twente worden geconfronteerd met preventief toezicht op het sluiten van kortlopende (kasgeldlimiet) of langlopende (renterisiconorm) leningen. Wanneer overschrijding dreigt, dient het dagelijks bestuur de regioraad terstond te informeren.
Artikel 15. Registratie bezittingen en activa
Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de bezittingen van Regio Twente onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit artikel het dagelijks bestuur opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen.
Artikel 16. Weerstandsvermogen
Regio Twente loopt risico’s. Deze risico’s zijn van uiteenlopende aard. Tegen een deel van deze risico’s heeft Regio Twente zich verzekerd, of zijn/worden voorzieningen gevormd, of ze zijn/worden anderszins opgevangen. Voor een deel van de risico’s is dit echter niet het geval. Regio Twente heeft ervoor gekozen om voor bepaalde risico’s eigen risicodrager te worden door zich bewust niet voor deze risico’s te verzekeren.
De niet verzekerde risico’s hebben, als ze zich voordoen, (grote) financiële consequenties. Het is dus zaak voor Regio Twente, dat ze zich bewust is van de risico’s die ze loopt, en ze beheerst. Het uitslui-ten van risico’s is echter niet mogelijk. Niet verzekerde risico’s die zich voordoen, moet Regio Twente opvangen met het eigen vermogen of door beleidsmatige ombuigingen op de begroting.
Regio Twente beschikt hiertoe over een door de regioraad vastgesteld beleidskader “Risicomanagement en weerstandsvermogen”
Het eerste lid van artikel 16 eist dat wanneer omstandigheden daartoe aanleiding geven, het dagelijks bestuur een geactualiseerde beleidsnota aan de regioraad aanbiedt, waarin het dagelijks bestuur uiteenzet hoe wordt omgegaan met de inventarisatie en beheersing van risico’s. Dit zijn bijvoorbeeld regels over welke bezittingen van Regio Twente moeten worden verzekerd en welke procedures hiervoor gelden. Een ander voorbeeld van een regel voor de beheersing van risico’s is, dat er jaarlijks een rentevisie wordt gemaakt, waarmee Regio Twente het renterisico op haar leningportefeuille op een aanvaardbaar niveau houdt. Het dagelijks bestuur kan zelf invulling geven hoe met deze regels om te gaan. Ten tweede moet het dagelijks bestuur in deze nota de risico’s kwantificeren en aan de hand ervan het gewenste weerstandscapaciteit bepalen.
Het tweede lid regelt over welke risico’s en hun financiële consequenties de regioraad in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van de programmabegroting en de jaarstukken moet worden geïnformeerd. Het “Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten” verplicht een aantal zaken op te nemen in de paragraaf, namelijk:
Bij de opsomming van de risico’s kan met name gedacht worden aan:
In het onderhavige artikel is er voor gekozen om de beleidslijnen uit te zetten in de beleidsnota “Risicobeleid en weerstandsvermogen”. De desbetreffende, volgens het Besluit Begroting en Verantwoording voorgeschreven paragraaf informeert dan vooral de uitvoering en toepassing van de nota.
Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen
In artikel 17 stelt de regioraad regels voor de begrotings- en verantwoordingsinformatie aan de regioraad over het onderhoud aan kapitaalgoederen. Deze informatie wordt gesplitst. Het eerste en met het tweede lid regelen, dat er nota’s aan de regioraad worden aangeboden over het onderhoud aan twee verschillende categorieën kapitaalgoederen. Hierin kan op de stand van zaken worden ingegaan en kan de regioraad de kaders voor het toekomstige beleid uiteenzetten.
Door het vastleggen van de data in de verordening voor het aanbieden van de nota onderhoud door de bestuurscommissie(s) aan de regioraad, kan de regioraad deze nota agenderen. Uiteraard heeft de bestuurscommissie de mogelijkheid, indien ze dit nodig acht, de nota onderhoud tussentijds te agenderen bij de regioraad. In de praktijk heeft Regio Twente zo weinig kapitaalgoederen in bezit, dat van voor het onderhoud daarvan vaststellen van een afzonderlijke beleidsnota vooralsnog is afgezien, te meer daar het onderhoud van de recreatieparken gedetailleerd in de programmabegroting (onderdeel recreatie en toerisme) van het domein Leefomgeving is uitgewerkt. In de programmarekening wordt verslag gedaan over het aan kapitaalgoederen gepleegde onderhoud. Indien een dergelijke nota wordt opgesteld, neemt de regioraad hierover binnen drie maanden nadat de nota is aangeboden een besluit.
Artikel 17, derde lid, regelt over welke feiten aangaande het financiële beheer van het onderhoud van kapitaalgoederen de regioraad in de verplichte paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de program-mabegroting en jaarstukken in elk geval geïnformeerd wordt. Hier kan de regioraad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over het onderhoud kapitaalgoederen. Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten schrijft enige feiten voor, die in de paragraaf moeten wor-den vermeld. Namelijk het beleidskader, de daaruit voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling daarvan in de programmabegroting van het onderhoud wegen (fietspaden), het onderhoud water (recreatieparken), het onderhoud groen (recreatieparken) en het onderhoud gebouwen.
De basis voor dit artikel is gelegen in artikel 14. Artikel 18 regelt over welke feiten inzake het financiële beheer van de financieringsfunctie de regioraad in elk geval in de verplichte paragraaf financiering bij de programmabegroting en jaarstukken wordt geïnformeerd. De regioraad kan aangeven om over meerdere zaken geïnformeerd te willen worden zoals de samenstelling en omvang van het vreemde vermogen en van de uitzettingen en de liquiditeitspositie.
Het domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies. In het eerste lid van artikel 19 van de verordening over de bedrijfsvoering wordt aangegeven dat in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de programmabegroting dient te worden ingegaan op onderwerpen die de aandacht behoeven. Hiermee geeft de regioraad aan dat ze door het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies geïnformeerd wil worden over alle actuele relevante zaken omtrent de bedrijfsvoering van Regio Twente.
Het tweede lid regelt verder over welke feiten aangaande het beheer van de bedrijfsvoering de regioraad in ieder geval in de verplichte paragraaf bedrijfsvoering geïnformeerd wordt. In dit artikel geeft de regioraad invulling aan zijn eigen informatiebehoefte over de bedrijfsvoering van Regio Twente.
In het derde lid geeft de regioraad aan dat ze in de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag geïnformeerd wil worden over de stand van zaken omtrent de onderwerpen, die genoemd zijn in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de programmabegroting en over de nieuwe ontwikkelingen.
Artikel 20. Verbonden partijen
Dit artikel stelt regels voor de verantwoordingsinformatie over de verbonden partijen. In afwijking met andere artikelen wordt niet gekozen voor een aparte nota. Het dagelijks bestuur verantwoordt deze informatie aan de regioraad in de paragraaf verbonden partijen bij de programmabegroting en de jaarstukken. Artikel 20 regelt over welke feiten aangaande het financieel en bestuurlijk beheer van verbonden partijen de regioraad in elk geval in de verplichte paragraaf verbonden partijen bij de programmabegroting en jaarstukken geïnformeerd wil worden. Hier wordt door de regioraad invulling gegeven aan zijn eigen informatiebehoefte over de verbonden partijen. Het Besluit Begroting en Verantwoording schrijft wel voor dat enige feiten verplicht moeten worden vermeld in de betreffende paragraaf, namelijk:
Daar de programmabegroting en jaarstukken openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening vereiste informatie de belangen van Regio Twente schaden. We kunnen bijvoorbeeld denken aan het voornemen om een financieel belang af te stoten, hetgeen in bepaalde situaties de onderhandelingspositie van Regio Twente aantast. Deze gegevens worden vanzelfsprekend niet her-kenbaar in de programmabegroting en jaarstukken opgenomen.
Ingevolge het Besluit Begroting en Verantwoording dient een lijst van verbonden partijen te worden bijgehouden.
Artikel 21. Verstrekking bijdragen en subsidies
Een belangrijke uitgaande middelenstroom, die de kaderstellende rol en het budgetrecht van de regio-raad raakt, betreft de verstrekking van bijdragen en subsidies. Hiervoor is geen paragraaf bij de programmabegroting en de jaarstukken opgenomen. Wel zijn hiervoor in een aantal gevallen subsidieverordeningen opgesteld (o.a. voor mobiliteit en woninggebonden subsidies). Artikel 21 regelt, dat de regioraad tenminste wanneer daar aanleiding toe bestaat een (geactualiseerde) verordeningen ontvangt en vaststelt, waarin het dagelijks bestuur respectievelijk de bestuurscommissie het voorgenomen beleid en uitvoeringsregels uiteenzet voor de verstrekking van bijdragen en subsidies. De regioraad kan de verordening(en) altijd tussentijds agenderen. Via deze verordening(en) wordt ook vastgesteld dat het dagelijks bestuur respectievelijk de bestuurscommissie vóór 31 december, voorgaand aan het jaar waarop het budget van toepassing is, het budget bepaalt voor de bijdragen en subsidies voor projecten. In artikel 21, lid 3 wordt aangegeven dat het dagelijks bestuur respectievelijk de bestuurscommissie zich jaarlijks via de jaarstukken en de uit te brengen bestuursrapportages verantwoordt aan de regioraad over de toegekende bijdragen en subsidies.
In artikel 22 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van Regio Twente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Onderhavige verordening regelt niet de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Deze regels en activiteiten zijn vermeld in de Organisatiever-ordening, waarin de aansturing van de ambtelijke organisatie is vastgelegd. Een en ander geldt ook voor artikel 23, 24 en 25.
Artikel 23. Financiële administratie
Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van Regio Twente. In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de regioraad, maar ook aan gedeputeerde staten van Overijssel (in hun rol als toezichthouder), het Rijk en aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen.
Artikel 24. Financiële organisatie
In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de (financiële) organisatie gegeven, waaraan de regels vastgelegd in de Organisatieverordening moeten voldoen. De uitgangspunten vormen de kaders voor de opgestelde regels in de Organisatieverordening.
In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen en programma’s van Regio Twente en de toewijzing van functies aan functionarissen. In de onder-delen c t/m e worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording daarover.
Artikel 25. Aanbesteding en inkoop
De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken en leveringen zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een proto-col is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheer-sing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. In artikel 25 draagt de regioraad aan het dagelijks bestuur op om regels op te stellen voor de aanbe-steding van werken en leveringen alsmede voor de inkoop van goederen en diensten. Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies zijn belast met de uitvoering van deze regels. De betreffende regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden.
Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2012, met dien verstande dat de hierin doorgevoerde actualiseringen ook reeds van toepassing worden verklaard voor de accountantscontrole over het rekeningjaar 2011. Gelijktijdig is hiermee de bestaande verordening van 22 november 2005 ingetrokken.
In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in Regio Twente stukken naar deze verordening kan verwijzen.