Organisatie | Lingewaard |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Griffieverordening Lingewaard 2016 |
Citeertitel | Griffieverordening Lingewaard 2016 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Griffieverordening Lingewaard 2014.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
28-06-2016 | nieuwe regeling | 02-06-2016 Elektronisch Gemeenteblad, 27-06-2016 | 16RDS00040 |
Hoofdstuk 2 Werkgeverscommissie
Artikel 2.1 Taken en bevoegdheden
De werkgeverscommissie oefent de bevoegdheden van de raad uit, die rechtstreeks voortvloeien uit de Ambtenarenwet en de krachtens deze wet vastgestelde rechtspositionele voorschriften alsmede de bevoegdheid bedoeld in artikel 107e, tweede lid, van de Gemeentewet. Zij is niet bevoegd tot vaststelling van besluiten van algemene strekking, zulks met uitzondering van de vaststelling van de lokale rechtspositieregels, waartoe de werkgeverscommissie bij de vaststelling van de verordening het mandaat wordt verleend.
De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van elke vergadering. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de werkgeverscommissie vastgesteld.
Artikel 2.7 Inzage van geheime stukken
Raadsleden, die geen lid zijn van de commissie, kunnen de stukken, waarop geheimhouding is opgelegd, bij de griffier inzien onder gelijke verplichting tot geheimhouding. De commissie kan inzage weigeren indien het openbaar belang dit vereist.
Hoofdstuk 3 Griffiersinstructie
Artikel 3.1 Algemene taakopdracht
De griffier draagt zorg voor goede en doelmatige ondersteuning van de raad en de leden van de raad bij de uitvoering van hun taken. Gelijke zorg draagt hij voor het presidium, de raadscommissies, de onderzoekscommissies als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet en overige door de raad ingestelde organen en hun leden.
Artikel 3.2 Algemene instructie
De griffier handelt overeenkomstig hetgeen ten aanzien van hem is bepaald in de Gemeentewet, het reglement van orde voor de raad, deze verordening en andere voor hem geldende voorschriften.
De griffier draagt zorg dat de raad en de andere organen, bedoeld in artikel 3.1, worden ondersteund en geadviseerd bij het opstellen van de agenda van hun vergaderingen.
Artikel 3.6 Rekenkamercommissie en onderzoek
In afwijking van artikel 3.1 vindt de ondersteuning van de rekenkamercommissie plaats door een door de raad aan te wijzen ambtelijk secretaris.
Hoofdstuk 4 Organisatie van de griffie
De griffier ziet toe op de naleving van de gedragscode voor integriteit door de op de griffie werkzame ambtenaren.
Artikel 4.5 Privaatrechtelijke overeenkomsten
Voor zover hij daartoe mandaat heeft verkregen van het college, kan de griffier besluiten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen ten laste van budgetten, waarvoor hij als budgethouder is aangewezen. Voor zover de burgemeester hem daartoe heeft gevolmachtigd, kan hij de gemeente bij het verrichten daarvan vertegenwoordigen. De griffier vraagt voor een verkregen mandaat de instemming van de raad.
Artikel 4.6 Ondersteuning en afstemming
De griffier maakt afspraken met het college over de inzet van ambtenaren en faciliteiten ten behoeve van de raad en de organen bedoeld in artikel 3.1 op het terrein van communicatie, personeel, informatie, juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting. De betrokken ambtenaren gedragen zich naar de aanwijzingen van de griffier.
Hoofdstuk 5 Rechtspositie en aanverwante aangelegenheden
De rechtspositieregelingen en de beleidsregels, met inbegrip van de regelingen voor het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken, zoals bij de inwerkingtreding van deze verordening van toepassing voor de onder het gezag van het college ressorterende ambtenaren, zijn, zoals deze bij de inwerkingtreding van deze verordening luiden, van overeenkomstige toepassing op de griffier en de griffiemedewerkers, behoudens voor zover bij of krachtens deze verordening of enig ander besluit van de raad een bijzondere regeling is getroffen.
Het integriteitsbeleid en de gedragscode voor goed ambtelijk handelen, bedoeld in artikel 125quater van de Ambtenarenwet, zoals bij de inwerkingtreding van deze verordening van toepassing voor de onder het gezag van het college ressorterende ambtenaren, zijn van overeenkomstige toepassing op de griffier en de griffiemedewerkers.
Voor zover in het overleg met de ondernemingsraad als bedoeld in artikel 23 van de Wet op de ondernemingsraden onderwerpen aan de orde zijn die ook de griffie of het griffiepersoneel rechtstreeks of middellijk aangaan, overlegt de gemeentesecretaris daarover tevoren met de griffier. Indien de griffier dit wenselijk acht, maakt de gemeentesecretaris het standpunt van de griffier in de overlegvergadering kenbaar.
Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 2 juni 2016.
De raad voornoemd,
de griffier, de plv-voorzitter,
w.g. Th.G.L. Greep w.g. M.J. Bouwmeister-Bremer
Toelichting griffieverordening lingewaard 2016
De raad is werkgever, ‘bevoegd gezag’, van de griffier en de andere ambtenaren die werkzaam zijn bij de griffie. De bevoegdheden die aan het werkgeverschap zijn verbonden, zijn grotendeels gedelegeerd aan de werkgeverscommissie. De bevoegdheid om de randvoorwaarden vast te stellen waarbinnen het werkgeverschap wordt uitgeoefend, zoals de vaststelling van de rechtspositieregels, de omvang van de personele formatie, de regeling van de organisatie van de griffie en de instructie van de griffier, is aan de raad voorbehouden. Dat geldt ook voor de benoeming en het ontslag van eerste adviseur van de raad, de griffier. Met deze verordening geeft de raad invulling aan zijn kaderscheppende verantwoordelijkheid met betrekking tot het werkgeverschap. De verordening komt in de plaats van een aantal (5) regelingen die eerder door de raad zijn vastgesteld.
Hoofdstuk 2 Werkgeverscommissie
De werkgeverscommissie is een zgn. bestuurscommissie op grond van artikel 83 van de Gemeentewet. Zij heeft de bevoegdheid om bindende beslissingen te nemen. De commissie doet haar werk onder toezicht van de raad. In uiterste gevallen kan de raad een beslissing van de werkgeverscommissie terzijde stellen. De Gemeentewet (art. 85) geeft de raad een schorsings- en vernietigingsbevoegdheid ten aanzien van beslissingen van bestuurscommissies.
Art. 2.1 bevat een opsomming van bevoegdheden die aan de werkgeverscommissie zijn gedelegeerd. De raad blijft bevoegd ten aanzien van besluiten van algemene strekking., Voorbeelden zijn de beleidsregels op dat gebied, het integriteitsbeleid voor de griffie en de gedragscode integriteit. De commissie is verantwoordelijk voor de voorbereiding van dergelijke raadsbesluiten. In afwijking van het vorenstaande wordt de werkgeverscommissie het mandaat gegeven voor het vaststellen van de lokale rechtspositieregels voor de griffier en de griffiemedewerkers. Uitgangspunt hierbij is dat de rechtspositieregels voor de onder het gezag van het college ressorterende ambtenaren en de raadsgriffie gelijk blijven; zie ook artikel 5.1 van deze verordening. De rechtspositieregels voor de onder het gezag van het college ressorterende ambtenaren worden, in mandaat, vastgesteld door de directie; hiermee in lijn ligt de beslissing om de werkgevers-commissie dit mandaat te geven voor wat betreft de rechtspositieregels ten behoeve van het griffiepersoneel. Door hierbij te kiezen voor de mandaatsvorm krijgt de werkgeverscommissie de bevoegdheid om deze taak namens de raad uit te voeren, maar blijft de raad daartoe ook zelf bevoegd.
Daarnaast zijn aan de werkgeverscommissie o.a. overgedragen de uitvoeringsbesluiten op personeelsgebied, de uitvoering van het HRM-beleid en van het integriteitsbeleid, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier en het voeren van overleg met de griffier over de voortgang van de werkzaamheden van de griffie.
Uit art. 83 van de Gemeentewet vloeit voort dat de burgemeester geen lid kan zijn van de werkgevers-commissie. De burgemeester heeft als voorzitter van de raad een nauwe functionele relatie met de griffier en de griffie. In dat kader is het zinvol dat hij als adviseur aan de vergaderingen van de werkgeverscommissie deelneemt. Aldus is in art. 2.2, vierde lid, geregeld.
De commissie wordt ondersteund door de griffier. In de praktijk kan hij voor onderdelen daarvan ook een griffiemedewerker inschakelen. Voor taken, waarvoor de griffie niet de vereiste capaciteit of expertise in huis heeft (bijv. op het gebied van P&O en bodediensten), moet hij een beroep doen op ambtenaren uit het college-deel van de organisatie. Zoals in art. 2.4, vierde lid, geregeld maakt hij daarover afspraken met het college.
Als bestuurscommissie vergadert de werkgeverscommissie in het openbaar, tenzij de commissie besluit de deuren te sluiten. Gezien de aard van de aangelegenheden die aan de commissie zijn toevertrouwd, zal dit laatste veelvuldig voorkomen. Privacybescherming moet doorgaans prevaleren boven openbaarheid van bestuur. Art. 2.7 regelt voor raadsleden die geen deel uitmaken van de commissie de mogelijkheid commissiestukken in te zien, die geheim zijn verklaard. In dat geval geldt de geheimhoudingplicht ook voor hen. De commissie kan inzage volgens de wet weigeren als dit strijdig is met het openbaar belang.
Het jaarverslag van de werkgeverscommissie, voorgeschreven door art. 2.9, maakt het voor de raad mogelijk om het werk van de werkgeverscommissie op hoofdlijnen te volgen. Met dit verslag wordt vorm gegeven aan de door de Gemeentewet (art. 85) opgelegde verantwoordingsplicht aan de raad.
Hoofdstuk 3 Griffiersinstructie
De Gemeentewet (art. 107a, tweede lid) draagt de raad op een instructie voor de griffier vast te stellen. Bedoeling is dat de raad daarin vastlegt op welke wijze hij door de griffier wenst te worden ondersteund. Aan deze opdracht is met name in dit hoofdstuk uitvoering gegeven.
De taken van de griffier betreffen in hoofdzaak de ondersteuning van de raad en zijn organen op procedureel niveau, met inbegrip van het onderhouden en verbeteren van de randvoorwaarden voor hun functioneren. De algemene taakopdracht van de griffier (art. 3.1) sluit overigens niet uit dat de griffier ook inhoudelijke ondersteuning biedt. Zo ligt het op de weg van de griffier de raad te waarschuwen voor (ernstige) onvolkomenheden in een raadsvoorstel, bijv. wanneer de bevoegdheid van de raad in het geding is.
In het door art. 4.2 voorgeschreven jaarplan kunnen over een en ander afspraken worden vastgelegd.
Inhoudelijke verantwoordelijkheid draagt de griffier wel voor het opstellen en uitvoeren van het communicatiebeleid van de raad (art. 3.7). In het jaarplan kunnen over de uitwerking hiervan afspraken worden gemaakt.
De griffier is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de door de raad ingestelde commissies. Alleen voor de rekenkamercommissie is een bijzondere voorziening getroffen. Volgens de Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie voorziet de raad bij afzonderlijk besluit in de secretariële ondersteuning van deze commissie. Art. 4.1, vierde lid, regelt dat de commissiesecretaris inhoudelijk niet door de griffier wordt aangestuurd. Dat laat de hiërarchische verantwoordelijkheid van de griffier voor deze functionaris echter onverlet.
Hoofdstuk 4 Organisatie van de griffie
Volgens de Gemeentewet (in art. 107e, eerste lid) kan de raad regels stellen over de organisatie van de griffie. Deze regels zijn hoofdzakelijk in dit hoofdstuk opgenomen.
De organisatiedoelstelling van de griffie is in art. 4.1, eerste lid, gekoppeld aan de wettelijke taakopdracht voor de griffier: het bijstaan van de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak. De formatieomvang van de griffie wordt bij afzonderlijk besluit van de raad bepaald. Het zal duidelijk zijn dat de omvang van de ondersteuning afhankelijk is van de omvang van de formatie.
Art. 4.1, derde lid, dat uitvoering geeft aan art. 107d, eerste lid, Gemeentewet, draagt de aanwijzing van de plaatsvervangend griffier op aan de werkgeverscommissie. Logischerwijs wordt een van de griffiemedewerkers als zodanig benoemd.
Art. 4:2, eerste en tweede lid, leggen de hiërarchische verhoudingen bij de griffie vast. De griffier wordt aangestuurd door de werkgeverscommissie. Dat wil onder meer zeggen dat de commissie functionerings- en beoordelingsgesprekken met hem voert.
De griffier stuurt de griffiemedewerkers aan. Inherent daaraan is dat de griffier de ‘dagelijkse’ personeelsbesluiten met betrekking tot de medewerkers kan nemen. Art. 2.1, vijfde lid, geeft de grondslag voor de hiervoor benodigde mandaatverlening. Art. 2.1, zesde lid, regelt dat het aantrekken van nieuwe medewerkers een zorg is voor de werkgeverscommissie en de griffier tezamen.
Om misverstanden uit te sluiten bepaalt art. 4.6, eerste lid, dat college-ambtenaren, die bij de ondersteuning van de raad en de raadsorganen zijn betrokken, hun werkzaamheden verrichten volgens aanwijzing van de griffier. De griffier instrueert dus bijvoorbeeld de bodes, die bij de raadsvergaderingen dienst doen.
Belangrijk instrument voor aansturing van de griffie is het jaarplan (art. 4.2, derde lid). In dit plan worden de onderwerpen vastgelegd waaraan de griffie betreffende jaar bijzondere aandacht moet schenken. Het plan wordt vastgesteld door de werkgeverscommissie en ter kennisneming aangeboden aan de raad. Desgewenst kan de raad daarop zijn reactie geven.
De griffier ziet toe op de naleving van de integriteitregels op de griffie (art. 4.3). Hij is ook verantwoordelijk voor het beheer van de budgetten van de raad, de griffie en de rekenkamer (art. 4.4). Om ten laste van deze budgetten externe diensten in te kopen, zaalruimte te huren of andere privaatrechtelijke rechtshandelingen te kunnen verrichten, is, gezien de wettelijke bevoegdheidsverdeling tussen raad en college, mandaatverlening door het college nodig. Voor het ondertekenen van overeenkomsten is een volmacht van de burgemeester nodig. In art. 4.5 is vastgelegd dat de raad met de mandaat- en volmachtverlening aan de griffier moet instemmen.
Over de werkzaamheden voor de raad en de organen van de raad moet tussen de griffie en het deel van de ambtelijke organisatie dat onder het college valt goede afstemming plaatsvinden. Het tweede, derde en vierde lid van art. 4.6 schrijven daarom overleg voor van de griffier met de secretaris en het managementteam en in het driehoeksoverleg met de burgemeester en de secretaris.
Hoofdstuk 5 Rechtspositie en aanverwante aangelegenheden
De rechtspositie van de griffier en de griffiemedewerkers moet worden geregeld door de raad. In art. 5.1 is vastgelegd dat wordt aangesloten bij de – op het moment van vaststelling van de Griffieverordening geldende – rechtspositieregelingen, die het college voor de eigen ambtenaren heeft vastgesteld. Wijzigingen in de regelingen van het college zullen telkenmale ook door de raad moeten vastgesteld om voor de griffie van toepassing te zijn; net als het college hiervoor de directie heeft gemandateerd, heeft de raad dit mandaat aan de werkgeverscommissie verleend.
Als bevoegd gezag voor de griffie rust op de raad ook de verplichting een integriteitcode en integriteitbeleid vast te stellen. Voor deze onderwerpen wordt eveneens aangesloten bij hetgeen het college hierover heeft geregeld (art. 5.2).
Uit de Wet op de ondernemingsraden vloeit voort dat de griffie en de collegeorganisatie als afzonderlijke ondernemingen worden aangemerkt met respectievelijk de griffier en de secretaris als bestuurder. Medezeggenschap in ondernemingen die dezelfde ondernemer hebben, kan volgens de WOR vorm worden gegeven in een gemeenschappelijke ondernemingsraad (GOR). Zowel voor de collegeorganisatie als de griffie wordt de publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Lingewaard als ondernemer aangemerkt. Omdat de belangen van de ambtenaren bij de griffie en de collegeorganisatie in hoge mate gelijk zijn, wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheid tot instelling van een GOR (art. 5.3).
De WOR schrijft voor dat het overleg met de GOR door een van de bestuurders wordt gevoerd. Het ligt voor de hand dat de gemeentesecretaris daarvoor wordt aangewezen voor de onderwerpen die zowel de griffie als de collegeorganisatie aangaan. Over onderwerpen die uitsluitend de griffie betreffen wordt het overleg gevoerd met de griffier.
Art. 5.4 regelt het overleg met de vakorganisaties over de arbeidsvoorwaarden voor griffieambtenaren, die afwijken van de onder het bevoegd gezag van het college vallende ambtenaren, en over ingrijpende wijzigingen van de griffieorganisatie. De werkgeverscommissie is voor dit overleg verantwoordelijk. De regeling laat voor de commissie ruimte om dit overleg praktisch vorm te geven.