Organisatie | Regio Twente |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer van de Regio Twente |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer van de Regio Twente |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
De datum inwerkingtreding is bij benadering ingevuld.
De datum en bron bekendmaking is niet te achterhalen.
Onbekend.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-04-1998 | 01-04-1998 | nieuwe regeling | 20-03-1998 Onbekend. | Onbekend. |
Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid
Als beheerseenheid worden in verband met dit besluit de volgende organisatieonderdelen aangemerkt:
Hoofdstuk III Archiefvorming en –ordening
De directeur van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De directeur van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
De directeur van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
De directeur van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
Beveiliging en raadpleging van documenten
De directeur van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopieën of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De directeur van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan.
Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de directeur van de beheerseenheid.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
De directeur van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het eerste lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen ten minste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.
Vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Regio Twente op 20 maart 1998.
de secretaris, de voorzitter,
H.G.G. Zielhuis Ir. J.J. van Overbeeke
(Het besluit Informatiebeheer houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale
informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken
met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld
automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast.
Het gebruik van het begrip “document” is daarvan een voorbeeld.
Organisaties, die nog specifieker zowel papieren als digitale informatiebronnen willen aanduiden,
kunnen in de begripsbepalingen naar het begrip document het begrip registraties opnemen. In dat
geval beperkt het begrip document zich tot tekstbestanden en registraties zich tot andere
gegevensbestanden. Beide begrippen dienen vervolgens gerelateerd te worden aan het
archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Het Besluit Informatiebeheer kan – althans voor wat betreft begripsaanduidingen – op eenvoudige
wijze ook een meer traditioneel karakter krijgen door wijziging van de titel in Besluit Post- en
Archiefzaken en vervanging van het begrip document door het begrip archiefbescheiden.)
Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het
in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen.
Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten.
Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijke begrip archiefbescheiden.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en
–ordening en inzake het beheer van documenten.
Onder c en d, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is met name
opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen
Ten minste de onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig
documenten registreren, ordenen en beheren worden hier als beheerseenheid aangemerkt.
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit
1995 bedoelde ministeriële regeling.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale
informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met
de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt
opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is
geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden
De opstelling van de procedures wordt aan de directeur van de beheerseenheid overgelaten, omdat
deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die
werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan
op deze wijze lijden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van
documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende
technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen.
Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke
uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
De opstelling van de procedures wordt aan de directeur van de beheerseenheid overgelaten, omdat
deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijzigingen in die
werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan
op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek
voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende
technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van de ordeningssystematieken
als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien
van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen
in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit
1995 genoemde ministeriële regeling.
De opstelling van de procedures wordt aan de directeur van de beheerseenheid overgelaten, omdat
deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die
werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan
op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging,
vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Persoonsregistraties bepaalt – evenals verschillende
andere privacywetten – in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te
worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de
Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of
door ondeskundig beheer verloren gaan.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene
strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen.
Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit
tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Archiefbesluit 1995 bedoelde
verklaring en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het
correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de
gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is,
dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel