| Organisatie | Waalwijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsregels Sociale Adviesraad Waalwijk 2016 |
| Citeertitel | Beleidsregels Sociale Adviesraad Waalwijk 2016 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 25-06-2016 | Nieuwe regeling. | 22-03-2016 Weekblad Waalwijk, 15-06-2016 | 2016/026 |
In deze beleidsregels wordt met name de uitvoering in de overgangsfase van de WMO-Adviesraad naar de Sociale Adviesraad Waalwijk beschreven, alsmede de uitvoering van de taken van dit adviesorgaan in het eerste jaar na installatie.
Alle definities die in deze beleidsregels worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis als in de verordening.
De Sociale Adviesraad Waalwijk wordt in deze beleidsregels afgekort als SAR.
Sinds 1 januari 2015 is de gemeente Waalwijk voor een belangrijk deel verantwoordelijk geworden voor de ondersteuning van thuiswonende inwoners. Door de overheveling van taken binnen het sociaal domein heeft de gemeente extra taken gekregen op het gebied van Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo 2015), Jeugdzorg (de Jeugdwet) en werk en inkomen (Participatiewet).
Bij het opstellen, uitvoeren, evalueren en aanpassen van beleid op dit gebied, is de gemeente wettelijk verplicht om cliënten en burgers te laten participeren in deze beleidsprocessen. Dit wordt benoemd als de lokale medezeggenschap binnen het sociaal domein.
De gemeente Waalwijk kent reeds een Wmo-Adviesraad. Door de wijzigingen binnen het sociaal domein is er een noodzaak voor het opzetten van een nieuwe vorm van lokaal medezeggenschap binnen het sociaal domein in Waalwijk. Er ligt een zwaardere adviestaak voor adviesraadsleden. Zij moeten over meerdere onderwerpen en over meerdere doelgroepen advies uitbrengen en dit moet tevens een integraal advies zijn.
De gemeente wil inzetten op vernieuwing bij de lokale medezeggenschap binnen het sociaal domein. Dit in lijn met de bedoelde vernieuwing die is ingegeven met de drie decentralisaties en de transitie van het sociaal domein. Een vernieuwde adviesraad past hierbij.
Er bestaat een breed draagvlak voor het opzetten van een nieuwe brede adviesraad sociaal domein. Hierbij is belangrijk dat de leden ongebonden deskundigen zijn met een brede blik, zicht op de actuele ontwikkelingen en trends en een visie op het sociale domein. Daarmee heeft de nieuwe adviesraad kennis van alle drie de wetten en kan het op het gewenste abstractieniveau integraal adviseren.
De Wmo-Adviesraad onderschrijft ook de noodzaak tot vernieuwing in de lokale medezeggenschap binnen het sociaal domein.
In de Verordening Sociale Adviesraad Waalwijk 2016 is het te voeren beleidskader vastgesteld door de gemeenteraad. In deze verordening wordt verwezen naar beleidsregels over de uitvoering van de SAR. In de nu voorliggende beleidsregels is deze nadere uitwerking opgenomen. Deze beleidsregels zullen zoveel mogelijk de opbouw van de verordening volgen.
Via de SAR ontstaat een nieuwe vorm van advisering aan het college. De eerste periode van uitvoering zal daarom bestaan uit uitproberen, evalueren en bijstellen. Ook zal de nieuwe adviesraad eerst opgezet moeten worden en moet er op correcte wijze afscheid genomen van het huidige adviesorgaan van het college, de Wmo-Adviesraad. Deze beleidsregels beschrijven de overgang van de Wmo-Adviesraad naar de SAR. Tevens beschrijven zij de wijze waarop in de eerste periode na installatie van de SAR wordt gewerkt aan het adviseren nieuwe stijl en de verbeteringen die hierbij doorgevoerd moeten worden.
Hoofdstuk 2. Doelstelling, taken en bevoegdheden
2.1 Wettelijke grondslag lokale medezeggenschap binnen het sociaal domein
De SAR heeft als doel om zowel online als offline de positie van inwoners in het sociale domein van Waalwijk te versterken door gevraagde en ongevraagde advisering, signalering en voorstellen aan het college over het beleid binnen het sociale domein.
In de onderstaande artikelen is de lokale medezeggenschap vastgelegd in de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Participatiewet en de Jeugdwet.
In de verordening wordt bepaald op welke wijze ingezetenen worden betrokken bij de uitvoering van deze wet, waarbij in ieder geval wordt geregeld de wijze waarop zij:
Artikel47- Cliëntenparticipatie Participatiewet
De gemeenteraad stelt bij verordening regels over de wijze waarop de personen, bedoeld in artikel 7 lid 1 of hun vertegenwoordigers worden betrokken bij de uitvoering van de wet, waarbij in ieder geval wordt geregeld de wijze waarop deze personen of hun vertegenwoordigers:
Cliëntenparticipatie van de Participatiewet is reeds georganiseerd bij Baanbrekers via een interne cliëntenraad. De SAR richt zich voornamelijk op onderwerpen op beleidsniveau rondom de Participatiewet in relatie tot het sociale domein in Waalwijk. Wel zal een goede verbinding gezocht moeten worden tussen de SAR en de cliëntenraad van Baanbrekers.
Het college betrekt de ingezetenen van de gemeente, met name jeugdigen en hun ouders, en belanghebbende natuurlijke en rechtspersonen bij de voorbereiding van het beleid inzake jeugdhulp, de kinderbeschermingsmaatregelen en de jeugdreclassering op de wijze voorzien in de krachtens artikel 150 van de Gemeentewet vastgestelde verordening.
Kernelementen van de nieuwe Sociale Adviesraad Waalwijk zijn:
7.In het eerste jaar wordt geëxperimenteerdmet deze nieuwe vorm van medezeggenschap en advisering. Zowel de gemeente als de SAR staan hier open voor en werken constructief samen om de SAR op te bouwen en door te ontwikkelen. Het eerste jaar na installatie van de SAR (beoogde startdatum 1 september 2016) wordt beschouwd als pilotjaar.
Uit de achtergrond en kernelementen van de SAR volgen onderstaande taken voor de SAR:
Vormen van een Dagelijks Bestuur en het plaatsen van deskundigen
De deskundigen in de SAR vormen zelf een Dagelijks Bestuur (DB) die als aanspreekpunt dient voor de gemeente. Het DB bestaat uit drie personen (onafhankelijk voorzitter, secretaris en penningmeester).
De SAR kan integraal adviseren op onderwerpen binnen het sociaal domein. De adviesraad richt zich op diverse thema’s binnen het sociaal domein van Waalwijk. Per thema (zie 2.2.) worden twee deskundigen geïnstalleerd in de SAR.
De SAR is verantwoordelijk voor het blijvend bezet houden van de posities binnen hun adviesorgaan.
Het college op basis van online- en offline-informatie adviseren
De SAR wordt vooraan bij de beleidsontwikkelingen betrokken door de betrokken medewerkers van de gemeente. Essentieel hierbij is dat er vooraf online of offline wordt meegedacht door inwoners. Dit vraagt om een andere werkwijze van de gemeentelijke medewerkers en het adviesorgaan.
Voor het online inwinnen van informatie bij inwoners kan gebruik worden gemaakt van het bestaande inwonerspanel van de gemeente Waalwijk of van een specifiek doelgroep-panel.
Sturing geven aan de advisering door SAR
De regie over de online enquêtes ligt bij de SAR. Het uitzetten van de online enquêtes zal na overleg en goedkeuring door de SAR plaatsvinden. Hiermee is deze taak duidelijk weggelegd en wordt mogelijke sturing van de online uitkomsten voorkomen. Tevens verhoogt dit de herkenbaarheid en zichtbaarheid van de SAR in de lokale samenleving.
Het uitzetten van een online vragenlijst dient makkelijk, snel en flexibel te gebeuren. De uitvoering zal altijd in samenwerking met de betreffende ambtenaren plaatsvinden.
2.4 Samenwerking met de gemeente (college en vak-afdeling)
De SAR is de enige en belangrijkste adviesorgaan op het sociaal domein van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Waalwijk. Het eerste aanspreekpunt van de SAR voor de gemeente is het DB van de SAR. Het aanspreekpunt van het DB bij de gemeente betreft de betrokken wethouder per thema.
Inhoudelijke afstemming vindt plaats met de vak-afdeling van de gemeente. De betrokken ambtenaren hebben overleg over proces en inhoud met de betrokken deskundigen van de SAR. De samenwerking berust op wederzijds vertrouwen en het versterken van de positie van inwoners van de gemeente Waalwijk.
2.5 Communicatie gemeente en SAR
De communicatie tussen de SAR en de gemeente kan per e-mail verlopen. In het voortraject van beleidsontwikkelingen kan het ook mondeling of per telefoon verlopen.
Dit maakt snelle en flexibele vormen van overleg aan de voorkant van het beleidstraject mogelijk. De afspraken over de advisering per thema zullen per e-mail plaatsvinden.
Alleen de formele adviesaanvraag door het college en de formele adviesaanlevering door de SAR vindt plaats in briefvorm.
Het proces van advisering door de SAR wijkt af van de Wmo-Adviesraad. De 6-wekentermijn aan de achterkant is veranderd in het betrekken van de SAR bij de voorkant van de beleidsontwikkeling. Dit is opgenomen in hoofdstuk 2 van de verordening.
Het DB van de SAR wordt door de betrokken ambtenaar van de gemeente per e-mail geïnformeerd over een beleidstraject dat van start gaat. De ambtenaar en het DB van de SAR bespreken onderling op welke wijze de SAR betrokken wordt in dit beleidstraject. Hierbij wordt ook besproken op welke wijze er advisering gewenst is (via online en/of offline informatie-inwinning). De advisering geschiedt in den regel aan de voorkant van het beleidstraject. Formele advisering door de SAR geschiedt aan de achterkant van het traject. Na de formele adviesaanvraag vanuit de gemeente (dit kan per e-mail of per brief) heeft de SAR minimaal twee weken de tijd om hun formele advies op te leveren.
Tussentijds kunnen de afspraken, na wederzijds goedkeuren, altijd aangepast worden, mocht dit noodzakelijk zijn in het beleidstraject.
Hoofdstuk 3. Samenstelling en positionering SAR
Om de overgang van de huidige Wmo-Adviesraad naar de nieuwe SAR zo goed mogelijk te laten verlopen, is er een overgangsperiode ingesteld tot de beoogde start van de SAR op 1 september 2016. In deze overgangsperiode worden nieuwe leden en de nieuwe voorzitter gezocht voor de SAR en worden de werkzaamheden en samenwerkingen geconcretiseerd.
De Wmo-Adviesraad heeft uit haar midden een commissie samengesteld van vier personen, de commissie-SAR. Deze commissie is belast met de taak om samen met de gemeente de Sociale Adviesraad Waalwijk op te zetten. Deze commissie-SAR heeft het fiat van de Wmo-Adviesraad om alle besluiten te nemen en formele documenten te accorderen. Ook de gemeente Waalwijk staat in direct contact met deze commissie en werkt met hen samen om alle randvoorwaarden te creëren voor de beoogde start van de SAR op 1 september 2016.
In de periode tussen 19 mei 2016 en 1 september 2016 blijft de huidige Wmo-Adviesraad bestaan. Wel wordt er een start gemaakt met het werken volgens de nieuwe lokale medezeggenschap binnen het sociaal domein. De kwartiermakers van de SAR vormen het nieuwe aanspreekpunt voor de gemeente rondom beleidsadvisering en spreken namens de voltallige Wmo-Adviesraad. De kwartiermakers zullen na vaststelling van de nieuwe verordening en beleidsregels een dubbelrol vervullen (lid Wmo-Adviesraad en kwartiermaker SAR).
De huidige leden van de Wmo-Adviesraad blijven in functie tot 1 september 2016, of later wanneer de SAR nog niet op die datum geïnstalleerd is.
3.2 Facilitering kwartiermakers
De kwartiermakers steken extra tijd en moeite in alle voorbereidende activiteiten. Vanuit het college worden hiervoor faciliteiten aangeboden zoals vergaderruimte op het stadhuis, ambtelijke ondersteuning en extra financiële onkosten vergoeding naast de bestaande Wmo-Adviesraad vergoeding (zie hiervoor hoofdstuk 8).
Tevens wordt één ambtenaar aangesteld als (tijdelijke) vaste contactpersoon voor de kwartiermakers en voor de periode na de start van de SAR (zie hoofdstuk 6).
3.3 Afscheid nemen huidige Wmo-Adviesraad
Van alle huidige leden van Wmo-Adviesraad wordt officieel afscheid genomen in een formele bijeenkomst waar de betrokken wethouder en de huidige voorzitter van de Wmo-Adviesraad aanwezig zullen zijn. Vervolgens worden leden die daartoe bereid en geschikt zijn weer in de SAR benoemd. Dit zal gelijker tijd plaatsvinden, voor 1 september 2016 of wanneer alle leden van de SAR zijn gevonden.
Het moet voor alle partijen, inclusief de gemeenteraad, in Waalwijk duidelijk zijn wat de positie is van de SAR. Het betreft hét adviesorgaan van het college van Burgemeester en Wethouders. Een juiste communicatie is daarvoor nodig. De gemeente stelt een communicatieplan op in overleg met de communicatie-afdeling en de kwartiermakers.
3.5 Afstemming cliëntenparticipatie Baanbrekers
Om onduidelijkheden te voorkomen is het noodzakelijk duidelijk vast te leggen wat de taken en bevoegdheden van de SAR zijn, en die van de cliëntenraad Baanbrekers. Hiervoor is in de overgangssituatie (en het liefst daarvoor al) overleg nodig tussen de gemeente en Baanbrekers. De gemeente neemt het initiatief hierin en betrekt waar nodig de SAR hierbij.
3.5 Koppeling burgerparticipatie
De gemeente Waalwijk heeft eerder onderzocht hoe burgerparticipatie en inwonerspanels te organiseren. In oktober 2015 heeft het college de notitie burgerparticipatie vastgesteld.
Het college is akkoord gegaan met het gestelde kader en de beschreven instrumenten uit de notitie burgerparticipatie. Een van deze instrumenten is het opzetten van een inwonerspanel. Met betrekking tot het inwonerspanel wordt in 2016 een pilot gedraaid. Na één jaar wordt de pilot geëvalueerd en wordt het vervolg bepaald.
Met het inwonerspanel wordt vorm gegeven aan de gecombineerde raadpleging van inwoners; online raadpleging middels het inwonerspanel met aanvullend een offline bijeenkomst waarin de resultaten verder worden uitgewerkt. De SAR kan gebruik maken van een inwonerspanel voor het online inwinnen van informatie of kiezen voor een specifiek doelgroep panel, zie paragraaf 2.3.
De gemeente en de SAR gaan in de overgangsfase verder in overleg met elkaar om hier praktische werkafspraken over te maken.
Verdeeld over vier thema’s zullen acht deskundigen en een onafhankelijk voorzitter plaatsnemen in de SAR. Uit deze acht leden worden twee DB-leden aangewezen die een dubbelrol bezitten (DB-lid en expert op een thema). De onafhankelijk voorzitter is geen expert op een van deze thema’s en heeft geen dubbelrol. De acht leden worden verdeeld over de vier thema’s waar de SAR zich op richt, twee per thema. Dit aantal is ook nodig om de kennisverbreding binnen de SAR goed te kunnen waarmaken.
De werving en selectie is een taak die een eerste verantwoordelijkheid is van de SAR zelf. In de overgangsfase zal dit in samenwerking tussen de gemeente en de kwartiermakers gebeuren, waarbij de gemeente een leidende rol heeft.
De functieprofielen worden opgesteld door de kwartiermakers en de betrokken ambtenaar van de gemeente. In het functieprofiel zal één van de punten “ervaring” zijn. Verder moet deze voldoen aan eisen die recht doen aan de zwaarte van de functie. Het college stelt de functieprofielen vast.
De commissie-SAR en de gemeentelijke ambtenaar komen met een plan van aanpak qua werving. Op basis van het functieprofiel maakt het college (voorbereid door de commissie-SAR en de betrokken gemeentelijke ambtenaar) definitieve keuzes voor kandidaten.
De eerste werving van de nieuwe voorzitter en leden vindt plaats door het college op basis van de vastgestelde functieprofielen. De hierna volgende wervingen worden uitgevoerd door de Sociale Adviesraad.
4.3 Benoeming voorzitter en leden
De SAR is verantwoordelijk voor de werving en selectie van de voorzitter en leden. In de overgangsperiode zal dit samen met de gemeente worden georganiseerd, waarbij de gemeente een leidende rol heeft.
De selectie vindt plaats op basis van een door de SAR-commissie en de gemeente opgestelde profielschets. De selectiegesprekken worden gehouden door een selectiecommissie van de SAR. In de overgangsperiode zal dit samen met de gemeente worden georganiseerd, waarbij de gemeente een leidende rol heeft.
Leden zijn verplicht tot geheimhouding conform artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht (zie Verordening, artikel 10).
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) geldt als een selectiecriterium. De kosten voor verstrekking van deze Verklaring worden door de gemeente vergoed.
Het college is bevoegd om leden te benoemen. Het college kan om zwaarwegende redenen gemotiveerd van een benoeming afzien.
Het college streeft ernaar om bij de start van nieuwe beleidsontwikkelingen in overleg met de SAR inwoners te betrekken en te bevragen, en voordat het college een besluit neemt over het vast te stellen beleid, formeel advies te vragen aan de SAR.
Jaarlijks wordt tussen het college en SAR vastgelegd welke afspraken er worden gemaakt, en hoe deze wederzijds na worden gekomen. Dit geeft tevens duidelijkheid over de rol en positie van de SAR. In de verordening en beleidsregels zijn deze regels beschreven. Deze afspraken zijn in deze beleidsregels opgenomen.
Verder stelt de SAR zelf een huishoudelijk reglement op waarin de onderwerpen worden geregeld die aan de SAR zijn opgedragen en overgelaten.
5.2 Adviezen naar de gemeenteraad
Alleen de door het college aangevraagde formele adviezen worden integraal toegezonden naar de gemeenteraad. Waar noodzakelijk zal het college ook ongevraagde adviezen van de SAR naar de gemeenteraad sturen.
Het staat de SAR vrij om zelf ongevraagde adviezen aan het college ook naar de raad te sturen. De SAR krijgt van het college altijd bericht welke ongevraagde adviezen niet worden doorgestuurd, zodat de SAR dan kan besluiten dit alsnog toch zelf te doen. De gemeenteraad wordt over deze afspraak geïnformeerd.
De SAR kan de website van de Wmo-Adviesraad overnemen. Onderhoud dient gedekt te worden vanuit het eigen budget van de SAR (zie hoofdstuk 8).
5.4 Informatie over gemeentelijke begroting
De SAR wordt geïnformeerd bij de jaarlijkse begrotingen welke betrekking hebben op de thema’s van de SAR.
Vanuit het college worden de SAR faciliteiten aangeboden zoals vergaderruimte op het gemeentehuis en gebruik van faciliteiten (internet, telefoon, kopieerapparaat etc.).
Hoofdstuk 6. Contactambtenaren
De gemeente wijst vaste contactambtenaren aan op de vier thema’s (zoals benoemd in paragraaf 2.2) als aanspreekpunt voor de communicatie met de SAR en het inzetten van de online-tool (o.a. het inwonerspanel) voor het betrekken en bevragen van inwoners. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de tools die de gemeente contractueel bij derden heeft ondergebracht.
De gemeente draagt geen zorg voor overige vormen van ambtelijke ondersteuning van de SAR.
De SAR, het college en de vak-afdeling overleggen op flexibele wijze met elkaar. Waar nodig zoeken de betrokken personen elkaar op voor overleg.
Minimaal eenmaal per jaar vindt er overleg plaats waar de betrokken wethouder bij aanwezig is. Dit overleg is tevens evaluerend van aard wat betreft de samenwerking tussen college, de vak-afdelingen en SAR.
In het eerste jaar na installatie van de SAR is er minimaal tweemaal overleg over het functioneren van de SAR en het college. In dit overleg komen naast de beleidsontwikkelingen ook de verbeterpunten rondom de advisering van de SAR naar voren. Waar nodig worden aanpassingen vastgesteld. Dit proces van doorontwikkeling en verbetering is essentieel voor het slagen van deze nieuwe vorm van lokaal medezeggenschap in het sociaal domein.
Elke start kent onvolkomenheden en kinderziektes. De SAR en de gemeente spreken uit er samen alles aan te doen om deze nieuwe vorm van lokaal medezeggenschap in het sociaal domein te laten slagen. Hiervoor is van beide kanten een positief-kritisch blik nodig, en de wil tot aanscherping en verbetering van het adviesorgaan. Hierbij wordt ook kritisch gekeken naar de eigen houding en handelen van beide partijen.
Om te benadrukken dat de SAR iets nieuws is in vergelijking met de huidige Wmo-Adviesraad, is de financiering herzien. Er is een nieuwe financiering voor de SAR opgesteld. Achterliggende principes van deze financiering zijn de kernwoorden: eigen verantwoordelijkheid, zelfregulering, flexibiliteit en resultaatgerichtheid.
Het eerste jaar na installatie moet bepalen of de nieuwe financieringsstructuur toereikend is. Dit is een terugkerend onderwerp in de evaluatie-overleggen zoals beschreven in paragraaf 7.2.
De kernelementen van de nieuwe financieringsstructuur zijn:
De gehele financiële afwikkeling van alle SAR-activiteiten zal door de penningmeester geschieden middels een eigen bankrekening, waarbij per kwartaal rekening en verantwoording zal worden afgelegd.
De extra vergoeding voor het extra werk dat de kwartiermakers van de commissie-SAR in de overgangsperiode hebben verricht, wordt separaat afgehandeld tussen de kwartiermakers en de gemeente.