| Organisatie | Ermelo |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Activering- en afschrijvingbeleid (2015) |
| Citeertitel | Activering- en afschrijvingbeleid (2015) |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de nota Afschrijvingsbeleid gemeente Ermelo 2004.
6.3 bevat een hardheidsclausule.
Onbekend.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 15-06-2016 | nieuwe regeling | 19-12-2014 Elektronisch Gemeenteblad, 14-06-2016 | 14036301 |
Samenvatting / overzicht conclusies
De nota ‘Activering- en afschrijvingbeleid’ is een instrument dat zorgt voor het eenduidig behandelen van gemeentelijke investeringen. Voor zowel bestuur als ambtelijke organisatie is het van belang om een transparant en adequaat activabeleid op basis van objectieve grondslagen vast te stellen. Een transparant en adequaat activering- en afschrijvingbeleid vormt één van de pijlers voor het bepalen van de financiële positie en het financiële vermogen van de gemeente. Deze nota bakent de formele kaders af waarbinnen het college van b&w en de ambtelijke organisatie worden geacht om te gaan met investeringen en afschrijvingen.
De laatst vastgestelde nota afschrijvingsbeleid van de gemeente Ermelo dateert uit 2004. Op grond van artikel 9 van de Financiële verordening is jaarlijks bij de kadernota aangegeven of de inhoud van de nota nog actueel is en zijn er aanpassingen door de raad vastgesteld die nu vertaald zijn in een herziene nota.
De laatste jaren is bij investeringen en het afschrijven daarop meer en meer maatwerk toegepast. Zo is in de Kadernota 2007 daarom besloten om in aanvulling op de Nota Afschrijvingsbeleid gemeente Ermelo 2004 een zogenoemde hardheidsclausule vast te stellen om in het gewenste maatwerk te kunnen voorzien. 1 Ook de bij de Kadernota 2011 vastgestelde ‘Notitie Investeren ten laste van reserves’ bevat relevante aanvullingen ten opzichte van de oude nota Afschrijvingsbeleid gemeente Ermelo 2004.
Al deze aspecten zijn betrokken in de nu voorliggende Nota activering- en afschrijvingbeleid (2015). Door alles in één integrale nota op te nemen, ontstaat één samenhangend kader op basis van meerdere documenten die met betrekking tot het financieel instrumentarium van de gemeente zijn vastgesteld.
Het activering- en afschrijvingbeleid zoals geformuleerd in deze nota leidt tot de in onderstaande tabel weergegeven conclusies 2 . Met uitzondering van een beperkte verruiming van de hardheidclausule en de gewijzigde afschrijvingtermijn voor riolering hebben de conclusies het karakter van het bestendigen van bestaand beleid. De budgettaire consequenties die vaststelling van deze nota met zich meebrengt, zijn hierdoor beperkt tot de gevolgen van de gewijzigde termijnen voor afschrijving van investeringen in de riolering en worden betrokken bij de besluitvorming aangaande het ZuiveringAfvalwaterPlan (ZAP; vaststelling voorzien in het 2e kwartaal van 2015) 3 .
Het activering- en afschrijvingbeleid heeft een grote invloed op de exploitatie en vermogenspositie van de gemeente en daarmee op de financiële resultaten die behaald worden. Een transparant activabeleid is daarom zowel bedrijfseconomisch als bestuurlijk van belang. Deze nota Activering- en afschrijvingbeleid voorziet in een integraal beleidskader, waarin het activering- en afschrijvingbeleid is afgestemd op de meest recente regelgeving.
Voor een goed begrip wordt hier eerst kort stilgestaan bij de twee soorten uitgaven die in de gemeentelijke financiële huishouding zijn te onderscheiden:
kapitaaluitgaven (kredieten, investeringen): worden verantwoord op de balans (“geactiveerd”), waar alle waarden van bezittingen (activa) en schulden (passiva) in geld worden uitgedrukt. Alle balansposten tezamen bepalen de omvang van het vermogen van de gemeente. Door gebruik zal de waarde van de bezittingen verminderen, wat door afschrijven tot uitdrukking wordt gebracht.
Deze nota gaat in op de onderwerpen die verband houden met de laatstgenoemde categorie. Kenmerkend voor investeringen is dat de betreffende uitgaven niet jaarlijks plaatsvinden en worden gebruikt gedurende meerdere jaren. Het is daarom gebruikelijk de betreffende uitgaven verspreid over meerdere jaren toe te rekenen aan de exploitatie. Dit wordt tot uiting gebracht in de jaarlijkse kapitaallasten (rente en afschrijving), die vervolgens in lijn met de levensduur van de investering structureel in de begroting worden geraamd. Een investeringkrediet heeft hierdoor een wezenlijk ander karakter dan een regulier budget in de begroting. 4
Ten aanzien van het onderwerp afschrijven spelen de volgende begrippen een centrale rol 5 :
Op de balans wordt onderscheid gemaakt tussen vaste activa en vlottende activa. Vaste activa zijn bijvoorbeeld de gebouwen en de inventaris. Voorbeelden van vlottende activa zijn debiteuren en voorraden. Activeren en afschrijven heeft alleen betrekking op het onderdeel vaste activa. In het verdere verloop van deze beleidsnota blijven de vlottende activa daarom buiten beschouwing.
Deze nota is als volgt opgebouwd:
Hoofdstuk 2 gaat in op de wet- en regelgeving. Zowel het externe kader als de interne regelgeving met betrekking tot activeren, waarderen en afschrijven komt aan bod.
Hoofdstuk 3 behandelt de regels met betrekking tot wat er mag/moet worden geactiveerd.
Hoofdstuk 4 gaat in op het vraagstuk hoe en tegen welke waarde er moet worden gewaardeerd.
Hoofdstuk 5 beschrijft welke lijnen er gelden voor het afschrijven.
Hoofdstuk 6 bevat slotbepalingen voor aspecten die niet tot de voorgaande hoofdstukken behoorden.
De conclusies in deze nota zijn weergegeven in omkaderde tekstvakken. In de voorafgaande tekst wordt steeds een motivatie gegeven voor de betreffende conclusie. 6
Een totaaloverzicht van alle conclusies is opgenomen in de samenvatting van deze nota.
Het wettelijk kader voor deze nota activering- en afschrijvingbeleid wordt gevormd door de Gemeentewet, de eigen gemeentelijke Financiële verordening en de bepalingen die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten hieromtrent bevat.
Op investeringen is het budgetrecht van toepassing. Dit recht om te beslissen over de besteding van de gemeentelijke middelen behoort toe aan de raad. Artikel 189 van de Gemeentewet stelt hierover: “Voor alle taken en activiteiten brengt de raad jaarlijks op de begroting de bedragen die hij daarvoor beschikbaar stelt, alsmede de financiële middelen die hij naar verwachting kan aanwenden.”
Daarnaast is artikel 212 van de Gemeentewet van toepassing:
“De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. De verordening bevat in ieder geval regels voor waardering en afschrijving van activa.”
2.2 Financiële verordening gemeente Ermelo
De ‘Financiële beheersverordening gemeente Ermelo 2011’, vastgesteld bij raadsbesluit van 1 juni 2011, vormt de interne leidraad. De verordening is een uitwerking van het hiervoor reeds aangehaalde artikel 212 van de Gemeentewet en meldt in artikel 10: 7
“De raad stelt ten behoeve van de waardering en afschrijving van de vaste activa een nota Afschrijvingsbeleid vast, waarin wordt vastgelegd welke vaste activa worden geactiveerd en welke niet, de toe te passen afschrijvingsmethode, alsmede de te hanteren afschrijvingsduur.”
De inhoud van de bepalingen die in de gemeentelijke nota (activering- en) afschrijvingbeleid kunnen worden opgenomen, staan vanzelfsprekend onder sterke invloed van hetgeen hierover is bepaald in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.
2.3 Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
Ten aanzien van begroten en verantwoorden gelden de regels van het BBV (in werking getreden per 1 januari 2004; laatst gewijzigd per 13 december 2013). Hoe om te gaan met investeringen en afschrijvingen wordt in diverse artikelen van het BBV beschreven. De voor deze nota relevante BBV-artikelen zijn opgenomen in bijlage 1.
In de toepassing van het BBV is in de loop der jaren een zogeheten vraag- en antwoordrubriek samengesteld voor praktijkvragen (veelal casusafhankelijk) en heeft de Commissie BBV 8 diverse notities vastgesteld die betekenis hebben voor het gemeentelijk beleid voor investeringen. Dit zijn o.a. de notitie ‘Waardering vastgoed’, de ‘Notitie Investeringen’, ‘Notitie Verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen’, ‘Notitie Software’, de notitie ‘Stelsel- en schattingswijzigingen’ en de “Notitie Riolering”. In de uitgebrachte notities geeft de commissie richtlijnen om de eenduidige uitvoering en juiste toepassing van het BBV te bevorderen 9 . In de betreffende richtlijnen wordt onderscheid gemaakt tussen stellige uitspraken en aanbevelingen 10 .
In de inleiding is reeds gewezen op het onderscheid tussen lopende uitgaven en investeringen. In dit hoofdstuk ‘activeren’ wordt ingegaan op het vraagstuk of en indien aan de orde hoe de verschillende soorten investeringen op de gemeentelijke balans moeten worden gepresenteerd.
3.1 Drempelcriteria voor het activeren van investeringen
Om te voorkomen dat de gemeentelijke balans en de daaraan verbonden investeringplanning 11 wordt belast met allerlei ‘kleinere’ investeringen doet de commissie BBV uit efficiencyoogpunt de aanbeveling om voor het activeren van vaste activa twee drempelcriteria te hanteren: 12
Investeringen die niet aan de criteria voldoen worden in één keer ten laste van de exploitatie gebracht.
Conform het bestaande beleid in Ermelo worden activa met een verkrijging- of vervaardigingprijs van minder dan € 25.000,00 niet geactiveerd. Uitzonderingen hierop vormen de investeringen in tractie, ICT 13 , sociaal culturele accommodaties en MOP-gebouwen, met name om te borgen dat noodzakelijke (kleine) vervanginginvesteringen duidelijk in beeld kunnen worden gehouden.
Naar aanleiding van de gemeentelijke notitie “Investeren ten laste van reserves” (vastgesteld op 8 februari 2011 en bekrachtigd bij de vaststelling van de Kadernota 2011) is onderzocht of het mogelijk is het minimumbedrag voor investeringen te verhogen naar € 100.000,00. Op grond van nadere verkenning van dit vraagstuk wordt geconstateerd dat een dergelijke drempelomvang geen recht doet aan de grootte van de gemeente Ermelo. Ook is de noodzaak voor deze maatregel in belangrijke mate beperkt door het feit dat als gevolg van de oprichting van onder andere de Veiligheidsregio Noord Veluwe en MeerInZicht een groot deel van de gemeentelijke investeringen op afstand is komen te staan. Vanuit dit perspectief wordt voorgesteld de bestaande ondergrens van € 25.000,00 niet te verhogen maar deze juist te handhaven.
De ondergrens voor het activeren van investeringen te handhaven op € 25.000,00, met uitzondering van investeringen in tractie, ICT, sociaal culturele accommodaties en MOP-gebouwen.
In geval een uitgaaf op grond van deze drempel geactiveerd behoort te worden, maar de gebruiksduur van het betreffende goed is korter dan 1 jaar, worden de betreffende kosten als exploitatielast verantwoord. Immers, in feite kwalificeren de kosten in dat geval alsnog als lopende uitgaven.
Uitgaven die op grond van de activeringsdrempel kwalificeren als investering/kapitaaluitgaaf, maar waarvan het nut zich uitstrekt over een periode van korter dan één jaar (de gebruiksduur van het betreffende goed is korter dan 1 jaar), als exploitatielast te verantwoorden.
Conform artikel 33 van het BBV worden de volgende vaste activa onderscheiden:
Het onderdeel ‘materiële vaste activa’ vormt een wezenlijk onderdeel van deze beleidsnota.
Artikel 35 van het BBV benoemt twee soorten materiële vaste activa:
3.2.1.1 Investeringen met een economisch nut
Investeringen met economisch nut betreffen alle investeringen (activa) die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of die verhandelbaar zijn. Bijvoorbeeld investeringen in gebouwen, vervoermiddelen, installaties, machines, automatisering, en dergelijke behoren tot deze categorie. Ook investeringen op bijvoorbeeld het gebied van afvalstoffeninzameling en riolering.
Artikel 59 lid 1 van het BBV bepaalt dat activa met een meerjarig economisch nut moeten worden geactiveerd. 14
3.2.1.2 Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut
Dit zijn investeringen die weliswaar een publieke taak vervullen, maar die niet verhandelbaar zijn en geen mogelijkheid met zich meebrengen om middelen te genereren. Voorbeelden van dergelijke activa zijn wegreconstructies, de realisatie van fietspaden en de aanleg van openbaar groen.
Artikel 59 lid 4 van het BBV bepaalt dat investeringen in de openbare ruimte met een (meerjarig) maatschappelijk nut mogen worden geactiveerd. 15
In lijn met de uitgangspunten van het BBV geniet het de voorkeur om investeringen met een maatschappelijk nut in beginsel niet langjarig af te schrijven, maar in één keer ten laste van de exploitatie te brengen. 16 Voordeel van deze werkwijze is dat de begroting in de jaren na realisatie van de betreffende investering(en) niet wordt belast met jaarlijks terugkerende kapitaallasten. Nadeel van deze werkwijze is dat de begroting op het moment van gewenste/noodzakelijke vervanging niet in dekking van de bijbehorende jaarlijkse kapitaallasten voorziet. Dit zou er toe leiden dat de toekomst wordt belast met een (onwenselijke) budgettaire opgave. Daarom moet bij het plegen van een dergelijke investering kritisch worden bezien of deze in de toekomst ook vervangen moet worden. Zo ja, dan zal er in de aan die vervanging voorafgaande jaren middels de vorming van een bestemmingsreserve/voorziening moeten worden gespaard om de kosten in het jaar van vervanging te kunnen dekken. 17
In het tot op heden gevoerde beleid van de gemeente Ermelo worden investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut zoveel mogelijk in één keer afgeschreven. Voorgesteld wordt om dit beleid te handhaven.
De investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut zoveel mogelijk in één keer af te schrijven.
3.2.2 Immateriële vaste activa
Conform artikel 34 van het BBV worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
3.2.2.1 Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio
In artikel 63 lid 7 van het BBV is bepaald dat alle passiva – de financiële weergave van de wijze waarop de bezittingen (activa) zijn gefinancierd – tegen nominale waarde moeten worden gewaardeerd. Dat houdt bijvoorbeeld in dat een lening voor het volledige bedrag van de aangegane schuld moet worden opgenomen. Het verschil tussen het schuldbedrag en het uitgekeerde bedrag, het (dis)agio, kan naar keuze al dan niet worden geactiveerd.
In de financiële huishouding van de gemeente Ermelo is het gebruikelijk om de kosten van geldleningen niet te activeren en het saldo van (dis)agio af te schrijven gedurende de looptijd van de waardepapieren. Voorgesteld wordt om deze uitgangspunten te handhaven.
De kosten van het sluiten van geldleningen niet te activeren.
Het saldo van agio en disagio af te schrijven gedurende de looptijd van de waardepapieren.
3.2.2.2 De kosten van onderzoek en ontwikkeling
Artikel 60 van het BBV bepaalt dat kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een actief mogen worden geactiveerd indien:
Het activeren van dergelijke kosten is facultatief, waaruit afgeleid wordt dat deze keuze vanuit het BBV niet de voorkeur heeft. Vanuit dat oogpunt beperkt het BBV ook de termijn waarover dergelijke kosten zouden mogen worden afgeschreven (maximaal 5 jaar) 18 . Vanuit het oogpunt van een solide financieel beleid is het beter om dergelijke kosten als eenmalige last in de exploitatie te verantwoorden. Dat is ook de werkwijze die de gemeente Ermelo zoveel mogelijk hanteert. Voorgesteld wordt dit te handhaven.
De kosten voor onderzoek en ontwikkeling niet te activeren, maar in één keer ten laste van de exploitatie te brengen.
Onder financiële vast activa wordt verstaan:
Op grond van artikel 36 BBV moeten financiële vaste activa geactiveerd worden.
Voor de categorie ‘Bijdragen aan activa in eigendom van derden’ geeft artikel 61 van het BBV aanvullende regels. Indien de gemeente bijdragen verstrekt aan derden, dan kunnen deze worden geactiveerd mits aan de volgende cumulatieve voorwaarden wordt voldaan 19 :
Deze categorie activa betreft bijvoorbeeld investeringbijdrage aan een sportvereniging voor uitbreiding van hun sportaccommodatie. Dit komt in Ermelo slechts in een beperkt aantal gevallen voor.
Het algemene uitgangspunt in het huidige beleid van de gemeente Ermelo is dat eventuele bijdragen aan activa in eigendom van derden in beginsel worden geactiveerd. Geadviseerd wordt om deze beleidslijn te handhaven, zolang wordt voldaan aan de voorwaarden van artikel 61 BBV. In alle andere situaties mag niet worden geactiveerd en dient de bijdrage ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht.
Bijdragen aan activa in eigendom van derden alleen te activeren, indien is voldaan aan de voorwaarden van artikel 61 BBV. In alle andere gevallen de betreffende bijdrage direct ten laste te brengen van de exploitatie.
3.3 Toerekenen inzet ambtelijke capaciteit en overige indirecte kosten
Op grond van de notitie Kostenverdeling 20 rekent de gemeente Ermelo geen ambtelijke uren of andere indirecte kosten toe aan investeringen. 21 Dit draagt bij aan een stabieler niveau van exploitatielasten en –baten, waardoor ook het begrotings-/rekeningsaldo beter is te prognosticeren.
Geadviseerd wordt dit uitgangspunt te handhaven.
De aan investeringen verbonden ambtelijke inzet en overige indirecte kosten niet te activeren.
In geval er sprake is van inhuur ten behoeve van een specifieke investering, dan is in feite sprake van aan die investering gekoppelde directe kosten. Op voorwaarde dat het krediet hiervoor in voldoende dekking voorziet, kunnen deze kosten worden geactiveerd. Uitgangspunt hierbij is dat de betreffende inhuurkosten na het realiseren van de betreffende investering komen te vervallen.
Eenmaal verkregen kapitaalgoederen dienen zo optimaal mogelijk een bijdrage te leveren aan het doel waarvoor zij zijn aangeschaft of vervaardigd. Ter voorkoming van kapitaalvernietiging is het belangrijk dat de betreffende kapitaalgoederen in een goede staat worden gehouden. Vanuit dit oogpunt is het van belang dat al bij het aanvragen van een nieuw krediet wordt beoordeeld of er voldoende middelen in de begroting zijn opgenomen voor het benodigde onderhoud en gebruik. De beleidskaders voor het onderhoud worden gegeven in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen van de Programmabegroting.
Ten aanzien van de financieel administratieve verwerking van onderhoudskosten is door de Commissie BBV de notitie Verkrijging / vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen (2007) uitgebracht. Hierin wordt meer duidelijkheid verschaft over het onderscheid tussen onderhoudskosten en investeringuitgaven en of deze mogen worden geactiveerd.
‘Notitie verkrijging / vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen’
Onderhoudskosten worden gemaakt om het actief gedurende de levensduur op een vooraf bepaald kwaliteitsniveau te houden en daarmee naar behoren te laten functioneren. Bij de beantwoording van de vraag of bepaalde kosten wel of niet mogen/moeten worden geactiveerd, is het van belang om duidelijkheid te scheppen over wat in dit verband wordt verstaan onder onderhoud. Hiervoor is door de Commissie BBV de volgende indeling gemaakt.
Klein onderhoud: onderhoud dat jaarlijks terugkeert en van beperkte omvang is (kort cyclisch) . De kosten van klein onderhoud mogen niet worden geactiveerd, maar moeten in het jaar van uitvoering rechtstreeks ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Ditzelfde geldt eveneens voor de kosten van achterstallig onderhoud.
Groot onderhoud: hierbij gaat het om zaken die eens in de zoveel jaar moeten gebeuren (lang cyclisch); bijvoorbeeld het (buiten)schilderwerk van een gebouw. Ook deze lasten mogen niet worden geactiveerd, maar moeten ten laste van de exploitatie worden gebracht. Wel bestaat hier de keuze om de kosten enerzijds rechtstreeks te dekken ten laste van de exploitatie en anderzijds via de vorming van een (meerjarige) voorziening (BBV artikel 44, lid 1, onder c).
In de door de Commissie BBV gepubliceerde ‘Notitie verkrijging / vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen’ zijn de volgende stellige uitspraken opgenomen over onderhoud in relatie tot activeren:
De kosten van onderhoud worden in de huidige bedrijfsvoering van de gemeente Ermelo niet geactiveerd. De BBV-bepalingen hieromtrent zijn overigens van dien aard dat deze geen andere keuze toelaten. 22 Voor de dekking van onderhoudskosten zijn daarom diverse voorzieningen gevormd, zoals bijvoorbeeld de voorziening onderhoud gebouwen, groot onderhoud wegen en openbare verlichting. Deze egalisatievoorzieningen zijn gebaseerd op de systematiek van een meerjarig onderhoudsplan (MOP) dat beoogd dat de betreffende kapitaalgoederen op een adequate wijze worden onderhouden. Op grond van het MOP wordt jaarlijks een bedrag aan de betreffende onderhoudsvoorziening toegevoegd, zodat de middelen in de voorziening toereikend zijn om de verwachte onderhoudlasten daaruit te voldoen.
In mei 2007 heeft de Commissie BBV een afzonderlijke notitie gepresenteerd voor de omgang met software en gebruiksrechten. Daarin is de volgende stellige uitspraak opgenomen:
“Software valt als afzonderlijk actief onder de materiële vaste activa, investeringen met een economisch nut (artikel 35, lid 1, onder a).”
Het vorenstaande betekent dat software geactiveerd moet worden. Bij de bepaling welke elementen wel of niet tot de verkrijging/vervaardigingprijs moeten of mogen worden gerekend, komt een aantal aspecten aan de orde. De betreffende aspecten worden hier achtereenvolgens behandeld.
Implementatiekosten kunnen zowel de kosten van externen als kosten van eigen medewerkers betreffen. De implementatie is noodzakelijk om het actief in gebruik te kunnen nemen. De implementatiekosten vallen daarom onder de bijkomende kosten die op grond van artikel 63, lid 2 van het BBV als onderdeel van de verkrijgingprijs worden gezien (zie verder paragraaf 4.1 betreffende de vervaardigingprijs van een actief). De commissie BBV stelt in haar notitie om voormelde redenen dat implementatiekosten van nieuwe hard- en/of software mogen worden geactiveerd.
Binnen de gemeente Ermelo is het gebruikelijk om waar mogelijk implementatiekosten te activeren, uitgezonderd de in paragraaf 3.3 beschreven indirecte kosten. Geadviseerd wordt dit te handhaven.
De implementatiekosten van softwarepakketten te activeren, met uitzondering van de in paragraaf 3.3 bedoelde indirecte kosten.
In tegenstelling tot implementatiekosten zijn opleidingskosten niet nodig om het actief gebruiksklaar te krijgen. Met betrekking tot opleidingskosten die de gemeente maakt om medewerkers vertrouwd te maken met de nieuwe software geldt daarom dat deze – net als andere opleidingskosten – niet mogen worden geactiveerd. Dergelijke kosten moeten als reguliere last in de exploitatie worden verwerkt.
Het huidig beleid van Ermelo is zodanig dat opleidingskosten niet geactiveerd worden. Het beleid hoeft derhalve niet op de geldende voorschriften te worden aangepast.
Niet in alle gevallen wordt de software op zich verworven, maar de gebruiksrechten van de software. Bij gebruiksrechten wordt onderscheid gemaakt tussen gebruiksrechten voor onbepaalde duur en gebruiksrechten voor bepaalde duur:
Gebruiksrechten voor bepaalde duur die in één keer in rekening worden gebracht, worden niet gerekend tot de verkrijgingprijs, maar tot de gebruikskosten en moeten daarom worden verantwoord op de transitorische post ‘vooruitbetaalde kosten’, waarna ze in de betreffende jaren via de transitoria ten laste van de exploitatie worden gebracht.
Binnen de gemeente Ermelo wordt de hiervoor genoemde, dwingend voorgeschreven, lijn reeds gehanteerd.
3.5.4 Kosten leverancierssupport
Kosten voor leverancierssupport (bijvoorbeeld helpdesksupport, consultancyuren, nieuwe releases etc.) worden gerekend tot de gebruikskosten en behoren daarom als exploitatielast te worden verantwoord. Dergelijke kosten vormen dus uitdrukkelijk geen onderdeel van de verkrijgingprijs van de betreffende software en mogen daarom niet als zodanig worden geactiveerd.
Indien kosten voor leverancierssupport voor een aantal jaren in één keer vooraf in rekening worden gebracht, behoren deze te worden verantwoord als transitorische post ‘vooruitbetaalde kosten’. Deze kosten worden derhalve niet geactiveerd, maar via de transitoria in de betreffende jaren ten laste van de exploitatie gebracht.
In de gemeente Ermelo worden de kosten van leverancierssupport niet geactiveerd, maar ten laste van de exploitatie gebracht. Het huidig beleid van Ermelo is daarmee overeenkomstig hetgeen door de Commissie BBV is bepaald en behoeft derhalve niet te worden aangepast.
Onderzocht is of het mogelijk is om een ideaalcomplex te vormen voor tractie.
Bij een ideaalcomplex is de afschrijvinglast van een groep soortgelijke activa exact gelijk aan het bedrag van de jaarlijkse investering in dergelijke activa. Hierdoor is er budgettair geen verschil tussen activeren en afschrijven enerzijds en het ineens ten laste van de exploitatie brengen van het investeringbedrag anderzijds.
Het zijn doorgaans investeringen met economisch nut die men in een ideaalcomplex zou willen onderbrengen. Artikel 62 BBV schrijft echter voor dat alle investeringen met een economisch nut moeten worden geactiveerd voor het bedrag van de investering. De commissie BBV heeft over de toepassing van ideaalcomplexen verder het volgende geschreven in de rubriek vraag en antwoord 23 :
Toepassing van het BBV betekent dat investeringen met economisch nut moeten worden geactiveerd en afgeschreven. Toepassing van het ideaalcomplex zou inhouden dat niet wordt geactiveerd en dat is strijdig met het BBV.
Op grond van het vorenstaande wordt geconcludeerd dat het ideaalcomplex voor tractie geen toepassing kan krijgen.
Alle activa die op de balans worden opgenomen, vertegenwoordigen een zekere waarde. Voordat bepaald kan worden hoe er op activa wordt afgeschreven, is het van belang te weten tegen welke waarde deze activa in de financiële administratie moeten worden opgenomen. In dit hoofdstuk wordt daar specifiek bij stilgestaan.
In het BBV zijn bepalingen opgenomen voor de waardering van activa. Hiermee wordt voorkomen dat organisaties met de waardering van activa hun financiële resultaten kunnen beïnvloeden. Ook wordt bereikt dat de financiële gegevens van organisaties in de loop van de tijd vergelijkbaar blijven.
De waarde waarvoor vaste activa worden opgenomen in de financiële administratie wordt bepaald door de verkrijging- of vervaardigingprijs (artikel 63 BBV). De verkrijgingprijs is gelijk aan de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingprijs is gelijk aan de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging (kunnen) worden / zijn toegerekend. Indien gedurende de levensduur van een betreffend actief de bestemming verandert, wordt in de toelichting op de balans de actuele waarde van de nieuwe bestemming opgenomen. 24
4.2 Vaststelling financiële waarde
Sinds de invoering van het BBV is alleen de systematiek van de zogenaamde bruto waardering toegestaan. Dit houdt in dat alle vaste activa worden geactiveerd voor het bruto bedrag van de investering (artikel 62 BBV); reserves en bijdragen van derden mogen in beginsel niet in mindering worden gebracht. Hierop zijn twee uitzonderingen van toepassing, die in de volgende subparagrafen nader worden uitgewerkt.
Bijdragen van derden (rijksbijdragen, provinciale subsidies, e.d.) die in directe relatie staan met een investering, mogen volgens het BBV in mindering worden gebracht op het investeringbedrag. In dat geval wordt afgeschreven over het netto investeringbedrag. Dit speelt bijvoorbeeld een rol bij investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut zoals bijvoorbeeld de herinrichting van de stationsomgeving.
In de gemeente Ermelo is de gewoonte om ontvangen bijdragen in mindering te brengen op de boekwaarde, zodat in de gebruiksjaren sprake is van lagere kapitaallasten. Voorgesteld wordt dit uitgangspunt te handhaven.
Bijdragen van derden die in directe relatie staan met een investering in mindering te brengen op de boekwaarde.
4.2.2 Investeren ten laste van reserves
Ten aanzien van het vraagstuk of reserves in mindering mogen worden gebracht op een (initiële) investering, bepaalt het BBV dat dit afhangt van het feit of het een investering met economisch nut betreft, of juist een investering in de openbare ruimte met maatschappelijk nut:
Bij investeringen met een economisch nut is het überhaupt niet toegestaan om reserves rechtstreeks in mindering te brengen op de boekwaarde van de investering. Het is overigens wel toegestaan om een gevormde bestemmingsreserve in te zetten ter dekking van de jaarlijkse kapitaallasten. In dat geval wordt er tegenover de investering gedurende de levensduur een reserve gezet, waaruit de afschrijving en eventueel ook de rente wordt gedekt. In deze situatie wordt gesproken van een beklemde bestemmingsreserve. 25
Uit het vorenstaande vloeit voort dat indien gewenst wordt om een investering in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut te dekken ten laste van een reserve, dit – hoewel het een principieel andere grond heeft – in feite altijd plaatsvindt via de weg van eenmalig afschrijven. Voor de daarbij geldende bepalingen wordt verwezen naar paragraaf 5.8.
Indien er wordt gekozen om een reserve in mindering te brengen op de investering geldt overigens dat altijd kritisch moet worden bezien of er in de aan de eventuele vervanging voorafgaande jaren middels de vorming van een bestemmingsreserve moet worden gespaard om de kosten in het jaar van vervanging te kunnen dekken. 26
Inkoop btw maakt in een groot aantal gevallen geen onderdeel uit van de kostprijs, doordat de btw kan worden verrekend via aangifte (indien wordt gehandeld als niet vrijgesteld ondernemer) of kan worden gecompenseerd via het btw-compensatiefonds (als er sprake is van handelen uit hoofde van een overheidstaak). Dit is overeenkomstig de nota van toelichting op het BBV (artikel 2), waarin is aangegeven dat de compensabele of aftrekbare btw niet als last wordt beschouwd. Indien de btw niet kan worden verrekend of gecompenseerd, vormt de btw een kostenpost en verhoogt deze de verkrijging- of vervaardigingprijs en daarmee de waarde van het actief.
Het bovenstaande betekent dat bij investeringen in onder andere wegen, verlichting en groenrenovatie de btw compensabel is, hierdoor geen onderdeel uitmaakt van de verkrijging- of vervaardigingprijs en daarom niet wordt geactiveerd. 27
Artikel 65 van het BBV geeft de voorschriften weer voor afwaardering van activa. Het eerste en tweede lid van artikel 65 hebben betrekking op waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn en stelt dat deze onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking moeten worden genomen.
Lid 3 van artikel 65 bepaalt dat als een actief buiten gebruik wordt gesteld, dit actief wordt afgewaardeerd indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. Wanneer een actief gedeeltelijk buiten gebruik wordt gesteld, dient het actief proportioneel te worden afgewaardeerd.
Om de correcte naleving van dit onderdeel van het BBV te borgen, wordt jaarlijks bij de jaarrekening gecontroleerd op het bestaan van activa en de hoogte van de boekwaarde. Indien noodzakelijk wordt er afgewaardeerd. Voorgesteld wordt deze maatregel te handhaven.
Jaarlijks bij het opstellen van de jaarrekening te controleren op het bestaan van activa, de hoogte van de boekwaarden en indien noodzakelijk af te waarderen.
4.4 Desinvesteren; verwerken boekwinst/-verlies
Op grond van de notitie Verkrijging / vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen (Commissie BBV, mei 2007) is het niet toegestaan eventuele boekwinst in mindering te brengen op een nieuwe investering. Op het moment dat een desinvestering (verkoop of inruil van het actief) plaatsvindt wordt de boekwinst daarom ten gunste van de exploitatie van het betreffende jaar gebracht. In geval van boekverlies, wordt dit ten laste van de exploitatie gebracht. In beide situaties geldt dat het saldo direct ten gunste danwel ten laste komt van de exploitatie (algemene dekkingsmiddelen).
Een kenmerk van vaste activa is dat de gebruiksduur (het nut) zich over meerdere jaren uitstrekt. De levensduur van vaste activa is echter niet oneindig. Door technische slijtage of economische veroudering neemt de gebruikswaarde af en daarmee daalt ook de waarde in het economisch verkeer. Het zichtbaar maken van deze waardevermindering in de jaarlijkse exploitatie wordt afschrijven genoemd. Bij het bepalen van de juiste afschrijving moet een aantal aspecten in ogenschouw worden genomen, waaronder de verwachte levensduur van het actief en de wijze van afschrijven. In dit hoofdstuk wordt daar nader op ingegaan.
5.1 Globaal beeld bepalingen BBV
De bepalingen van het BBV leiden niet tot een sluitend systeem waaraan afschrijvingen moeten voldoen. Wel is op onderdelen een aantal kaders gesteld. De belangrijkste zijn:
De methoden volgens welke de afschrijvingen zijn berekend, worden in de toelichting op de balans uiteengezet. Ook wordt aangegeven welke investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden geactiveerd, tegen welke afschrijvingtermijnen en welke reserves hiervoor naar verwachting beschikbaar zijn (artikel 51).
De afschrijvingwijze mag slechts om gegronde redenen worden gewijzigd. Reden en financiële consequenties van de verandering worden in de toelichting op de balans uiteengezet (artikel 64, lid 2) 28 .
Een investering kan bestaan uit diverse samenstellende delen. Per samenstellend deel van een investering kan de economische gebruiksduur verschillen. De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een (materieel vast) actief afzonderlijk worden geactiveerd, gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waardeverloop van die afzonderlijke delen. De toepassing van de componentenbenadering waarborgt een stabiel begrotingsbeeld, doordat voor elk investeringtype een passende afschrijvingtermijn wordt gekozen en kapitaallasten van de initiële investering en de vervangingsinvestering elkaar daardoor in principe niet overlappen.
De componentenbenadering kan worden geïllustreerd aan de hand van het voorbeeld van het verkrijgen van een kantoorpand:
Grond: niet afschrijven 29 ;
De kosten voor de te onderscheiden samenstellende delen worden op basis van bovenstaande opdeling afzonderlijk verwerkt en afgeschreven. In het voorbeeld zal na 15 jaar de vervanging van een cv-ketel opnieuw worden geactiveerd, terwijl op de initiële investering in het gebouw op dat moment terecht nog wordt afgeschreven.
Met het toepassen van de componentenbenadering wordt bewerkstelligd dat activa die naar aard en gebruik gelijksoortig zijn op eenzelfde grondslag worden gewaardeerd en behandeld.
Toepassing van de componentenbenadering kan ook zinvol zijn om investeringen in de openbare ruimte en met een maatschappelijk nut expliciet als zodanig af te zonderen. In de reeds in paragraaf 3.1 aangehaalde gemeentelijke notitie “Investeren ten laste van reserves” wordt gewezen op dit belang, omdat ten aanzien van dergelijke investeringen geldt dat de gemeente mag kiezen om deze niet te niet te activeren maar in één keer ten laste van de exploitatie te brengen hetgeen in de latere jaren een lagere lastendruk met zich meebrengt. Vanuit dit oogpunt is het wenselijk om bij nieuwe kredietaanvragen steeds nadrukkelijk te beoordelen of die investering geheel of gedeeltelijk onder de noemer ‘investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut’ kan worden geschaard.
Naast de hiervoor genoemde praktijk, vindt de componentenbenadering in de Ermelose situatie met name toepassing ten aanzien van het niet afschrijven op grond (zie paragraaf 5.6) en in meerdere gevallen bij riolering en gebouwen/installaties. In de meeste andere gevallen wordt in Ermelo niet volgens de componentenbenadering gewerkt, om reden dat dit administratief bewerkelijker is en daar slechts een geringe ‘winst’ tegenover staat.
Voorgesteld wordt de hiervoor beschreven werkwijze te handhaven.
De componentenbenadering slechts toe te passen indien hier uitdrukkelijk aanleiding toe bestaat.
De restwaarde van een actief aan het eind van de gebruiksduur is van tevoren moeilijk in te schatten. Op grond van het voorzichtigheidsprincipe wordt er daarom vanuit gegaan dat de restwaarde nihil is, tenzij vooraf expliciet bekend. Omdat activa worden gebruikt en gedurende de afschrijvingtermijn technisch en economisch slijten c.q. verouderen, doet de BBV-commissie de volgende aanbeveling:
Als het voornemen bestaat de activa tot het eind van de mogelijke gebruiksduur te benutten, wordt er afgeschreven naar een boekwaarde van nul.
Als bij de inruil van een productiemiddel sprake is van een restwaarde, dan levert dit in de regel een boekwinst op. Overeenkomstig de regelgeving wordt de boekwinst als incidentele baat beantwoord (zie ook paragraaf 4.4 Desinvesteren). Hiermee ontstaat een transparant beeld van de juiste waardering van de vervangende investering. Het aspect van een restwaarde/boekwinst komt in de praktijk van onze gemeentelijke bedrijfsvoering nagenoeg alleen voor bij de tractiemiddelen. Binnen het huidige beleid van de gemeente Ermelo is in principe geen sprake van een restwaarde.
Activa in beginsel af te schrijven naar een boekwaarde van nul.
Uit artikel 64 van het BBV wordt afgeleid dat de te hanteren afschrijvingtermijn afhankelijk is van de gebruiksduur van het actief en wordt bepaald door de economische of technische levensduur.
In de bedrijfsvoering van de gemeente Ermelo wordt de afschrijvingtermijn in de praktijk gebaseerd op de economische levensduur van het actief.
In bijlage 3 is een geactualiseerde afschrijvingtabel opgenomen waarin per activasoort de meest voorkomende investeringen zijn benoemd inclusief de bijbehorende afschrijvingtermijnen waarover de betreffende activa worden afgeschreven. De termijnen waarover wordt afgeschreven zijn zoveel mogelijk gekoppeld aan bestaand beleid.
In aansluiting op de verplichte indeling van de materiële vaste activa volgens het BBV (zie hoofdstuk 3) maakt de afschrijvingtabel onderscheid in investeringen met een economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut en worden de afschrijvingtermijnen naar activasoort weergegeven. De tabel is richtinggevend voor alle investeringkredieten die door de raad beschikbaar worden gesteld vanaf de ingangsdatum van deze nota activering- en afschrijvingbeleid 2015.
De in de afschrijvingtabel opgenomen opsomming is niet uitputtend. Indien investeringen worden gedaan die niet in de tabel zijn opgenomen of anderszins wordt afgeweken van genoemde termijnen, zal bij de aanvraag van het investeringkrediet op basis van de dan beschikbare gegevens een afschrijvingtermijn worden bepaald. Daarbij wordt aansluiting gezocht bij de verwachte levensduur en/of marktconforme ervaringscijfers, hetgeen bij de kredietaanvraag moet worden gemotiveerd.
Afwijking van de gestelde afschrijvingtermijnen geschiedt enkel in geval van grote uitzondering.
Afschrijvingtermijnen te hanteren conform de in bijlage 3 opgenomen afschrijvingtabel.
Het BBV laat de gemeente(n) vrij in de keuze van de afschrijvingmethode. De belangrijkste methoden die worden gehanteerd zijn:
Bij de lineaire afschrijvingmethode vindt afschrijving plaats op basis van een vast percentage van de investering gebaseerd op de gehanteerde afschrijvingtermijn. Daarbij is het bedrag van de investering gelijk aan de verkrijging- of vervaardigingprijs. Dit is de meest gangbare afschrijvingmethode die bij de overheid wordt gevolgd. De belangrijkste argumenten hiervoor zijn:
Bij afschrijven op basis van de annuïteitenmethode blijven de kapitaallasten gedurende de volledige gebruiksduur van het actief jaarlijks constant. Daarbij neemt in meerjarig perspectief de afschrijving toe en de rente af. Deze methode wordt vooral toegepast in situaties waarbij een directe relatie kan worden gelegd met een opbrengst voor de gemeente en hierbij te hanteren tarieven.
Door de annuïtaire methode toe te passen lopen kosten en opbrengsten beter in de pas met elkaar en draagt het in de tijd bij aan een stabiele ontwikkeling van een tarief, doordat de jaarlijkse kapitaallasten gedurende de gehele looptijd constant blijven. Evenwel kent deze methode een aantal nadelen:
Bij de degressieve afschrijvingmethode wordt de eerste jaren relatief meer afgeschreven dan in latere jaren. De afschrijving wordt in dat geval berekend op basis van een vast percentage over de nog af te schrijven (rest)waarde. Dit wordt normaliter enkel toegepast bij activa die in afnemende mate nut opleveren, zoals auto’s of machines. Afschrijving volgens de degressieve afschrijvingmethode is niet gebruikelijk bij de overheid.
Artikel 64 lid 2 van het BBV bepaalt dat de afschrijvingmethode slechts om gegronde redenen mag worden gewijzigd. De reden en de financiële consequenties van de verandering moeten in de toelichting op de balans worden uiteengezet. Ook moet aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of het voorafgaande begrotingsjaar inzicht worden gegeven in de consequenties voor de financiële positie en voor de baten en lasten.
In de praktijk van de gemeente Ermelo wordt, op enkele uitzonderingen na, de lineaire afschrijvingmethode methode gebruikt. In een uitstervend aantal uitzonderingsgevallen wordt nog de annuïtaire methode wordt toegepast. De betreffende activa zijn benoemd in bijlage 4.
Voorgesteld wordt het bestaande beleid te handhaven.
De lineaire methode toe te passen voor de afschrijvingen van activa.
Het afschrijven op gronden neemt een bijzondere plaats in, omdat gronden duurzame goederen zijn (waardevast) en daarom niet aan slijtage onderhevig. Er bestaat dan ook geen noodzaak tot afschrijven op gronden. Voor grond onder onderwijsgebouwen is dit overigens al geruime tijd niet toegestaan.
Grond die onderdeel uitmaakt van de grondexploitaties wordt gebruikt als productiemiddel en daarom beschouwd als voorraad (vlottende activa). De boekwaarde van deze grond wordt in de regel terugverdiend door grondverkoop of in het geval van een verlieslatende grondexploitatie afgedekt door middel van het treffen van een voorziening. Afschrijving is hier derhalve evenmin aan de orde.
Voor de beoordeling of grond als afzonderlijk actief moet worden opgenomen op de balans, is het van belang of het gaat om grond met economisch nut of juist om grond in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. In de volgende subparagrafen komt dit nader aan de orde.
5.6.1 Grond met economisch nut
Grond is ten eerste een plaats, waarop bijvoorbeeld gemeentelijke gebouwen en accommodaties zoals sporthallen, scholen en het gemeentehuis worden gebouwd. Bij het vrijkomen van de betreffende locatie, is de grond in beginsel verhandelbaar en daarom wordt deze grond beschouwd als een investering met economisch nut. Deze gronden dienen als aparte component van de betreffende investering te worden geactiveerd. Uitgangspunt hierbij is dat dergelijke grond niet aan slijtage onderhevig is en geen waardevermindering ondergaat. Dit betekent dat deze activa wel op de balans staan, maar er mag niet op worden afgeschreven.
5.6.2 Grond in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut
De Commissie BBV geeft aan dat in geval grond wordt gebruikt om bijvoorbeeld een weg, rotonde, park of plantsoen op aan te leggen de onderliggende grond zodanig verbonden is met de betreffende investering dat de grond als onlosmakelijk onderdeel daarvan wordt beschouwd. Deze grond dient daarom te worden geactiveerd en afgeschreven in dezelfde periode als de betreffende investering in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.
5.7 Ingangsmoment van afschrijving
De BBV-commissie doet de aanbeveling om vast te leggen vanaf welk moment wordt begonnen met afschrijven. Mogelijke keuzes bij het ingangsmoment zijn:
Het is ongewenst om met afschrijven te beginnen vanaf het moment dat een krediet door de gemeenteraad is gevoteerd, omdat het doorgaans nog enige tijd duurt voordat de betreffende investering is gerealiseerd. Daarnaast kent een aantal investeringen een looptijd van meer dan één jaar voordat deze geheel zijn uitgevoerd (dit geldt veelal bij bouwkundige investeringen). In de bedrijfsvoering van de gemeente Ermelo worden de afschrijvinglasten daarom begroot in het begrotingsjaar volgend op het jaar waarin de investering is gerealiseerd of het krediet is afgesloten.
De afschrijvinglasten te begroten met ingang van het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin de investering is gerealiseerd ofwel waarin het krediet is afgesloten. 30
Van extra afschrijven is sprake, als in een bepaald jaar meer dan het jaarlijkse afschrijvingbedrag op het actief wordt afgeschreven. Dergelijke extra afschrijvingen worden om uiteenlopende motieven toegepast. De voornaamste reden is doorgaans de wens om een lagere (kapitaal)lastendruk in de volgende jaren te doen ontstaan en zodoende (extra) budgetruimte te creëren.
Op grond van artikel 64, lid 4 van het BBV mag in beginsel alleen extra worden afgeschreven op investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut wel extra worden afgeschreven.
Ten aanzien van investeringen met economisch nut geldt de basisregel dat extra afschrijven niet is toegestaan (artikel 64, lid 1). In twee situaties is extra afschrijven evenwel verplicht, namelijk in geval:
Deze nota activering- en afschrijvingbeleid vervangt de nota Afschrijvingsbeleid gemeente Ermelo 2004 die hierbij wordt ingetrokken per 1 januari 2015, de datum van inwerkingtreding van de nieuwe nota.
De nota Afschrijvingsbeleid gemeente Ermelo 2004 in te trekken en in de plaats daarvan de nota Activering- en afschrijvingbeleid 2015 van toepassing te verklaren per 1 januari 2015.
6.2 Sterfhuisconstructie reeds vóór 1 januari 2015 gerealiseerde investeringen
Deze nota “Activering- en afschrijvingbeleid” beoogt expliciet de beleidsuitgangspunten vast te leggen voor de financieel administratieve verwerking van nieuwe, in de toekomst te realiseren investeringen. Om deze reden worden de gestelde beleidsuitgangspunten uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard op investeringen die reeds vóór de ingangsdatum van deze beleidsnota zijn gerealiseerd. Voor de betreffende activa wordt uitgegaan van de zogenoemde ‘sterfhuisconstructie’. Hierdoor wordt voorkomen dat het nodig is om tot herrekenen van alle bij die activa behorende kapitaallasten over te gaan, hetgeen bijdraagt aan een stabiel begrotingsbeeld.
Enige uitzondering op het hiervoor genoemde vormen investeringen die per 31 december 2014 nog niet geheel zijn afgerond en derhalve in 2015 een vervolg zullen krijgen. In de Rekening 2014 wordt middels het “investeringoverzicht 2014” en het “overzicht vaste activa” gespecificeerd welke kredieten dit betreft, hetgeen vervolgens in de Kadernota 2015 zal worden bekrachtigd.
De bepalingen van deze nota Activering- en afschrijvingbeleid van toepassing te verklaren op de na ingangsdatum van deze nota te realiseren investeringen; op reeds vóór ingangsdatum van deze nota gerealiseerde investeringen is een sterfhuisconstructie van toepassing.
In de Kadernota 2007 is besloten om in aanvulling op de Nota Afschrijvingsbeleid gemeente Ermelo 2004 een hardheidsclausule vast te stellen om in het gewenste maatwerk te kunnen voorzien.
De betreffende hardheidsclausule beperkte zich tot afwijking van de termijnen genoemd in de afschrijvingtabel. Het is gewenst om de hardheidsclausule meer generiek van aard te maken, waarbij evenwel geldt dat het college van b&w slechts in uitzonderlijke gevallen en om moverende redenen zal afwijken van het vastgestelde beleid. De betreffende afwijking wordt ter accordering aan de raad voorgelegd in de eerstvolgende rapportage in de cyclus van planning & control. Vanzelfsprekend geldt dat het voorstel tot afwijking van het vastgestelde beleid tot stand moet zijn gekomen in overleg met de afdeling Bedrijfsvoering, team Financiën.
Het college van b&w kan om moverende redenen besluiten af te wijken van het vastgestelde beleid. De betreffende afwijking wordt ter accordering aan de raad voorgelegd in de eerstvolgende rapportage in de cyclus van planning & control.
6.4 Moment van rentetoerekening over geïnvesteerd vermogen
In de nota rentebeleid is bepaald dat aan een aantal producten rente toegerekend wordt. De huidige praktijk is dat de rente wordt toegerekend in het eerste jaar nadat er uitgaven zijn geactiveerd, over de boekwaarde per 1 januari van het verslagjaar. Voorgesteld wordt deze werkwijze te bestendigen.
Aan de producten rente toe te rekenen per het eerste jaar nadat er uitgaven zijn geactiveerd, over de boekwaarde van de betreffende investering(en) per 1 januari van het verslagjaar.
Het BBV vormt voor het activeren, waarderen en afschrijven een wettelijk kader. Deze bijlage bevat de relevante artikelen met betrekking tot het activabeleid.
Op de balans worden de activa onderscheiden in vaste en vlottende activa, al naar gelang zij zijn bestemd om de uitoefening van de werkzaamheid van de provincie onderscheidenlijk gemeente al dan niet duurzaam te dienen.
Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële vaste activa.
In de balans worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
In de toelichting op de balans wordt aangegeven volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend. Ook wordt aangegeven welke investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden geactiveerd, welke afschrijvingstermijn hiervoor wordt voorzien en welke reserves hiervoor naar verwachting beschikbaar zullen zijn.
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:
Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:
De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.
Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.
Bijlage 3: Afschrijvingtabel investeringen
Zie voor de geldende bepalingen ten aanzien van afschrijvingtermijnen paragraaf 5.4 van de nota Activering- en afschrijvingbeleid.
Afschrijvingtermijnen investeringen economisch nut
Riolering 31 : vrijvervalriolering | ||
No Break-systeem (waarborging continuïteit netspanning automatisering): hardware | ||
No Break-systeem (waarborging continuïteit netspanning automatisering): accu’s | ||
Technische infrastructuur (onder- en bovengronds): veiligheidsvoorzieningen, telefooninstallaties, e.d. | ||
Automatiseringsapparatuur 32 : netwerkbekabeling | ||
Kosten van onderzoek en ontwikkeling 33 | ||
Maximaal de termijn die voor een soortgelijk actief in volle eigendom wordt gehanteerd. |
Afschrijvingtermijnen investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut
Zie voor de geldende bepalingen ten aanzien van afschrijvingtermijnen paragraaf 5.4 van de nota Activering- en afschrijvingbeleid. In het bijzonder wordt ook verwezen naar de bepalingen in paragraaf 3.2.2.2 waarin is gesteld dat investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut in beginsel niet worden geactiveerd. Indien besloten wordt om toch tot activering over te gaan, is het wenselijk deze investeringen tegen een zo kort mogelijke afschrijvingtermijn te activeren (zie Nota van Toelichting BBV, artikel 59). Om voormelde redenen mogen de afschrijvingtermijnen in geen geval langer zijn dan de hierna vermelde termijnen.
Aanlegkosten / renovatie wegen / straten / pleinen / voet- fietspaden | ||
Kosten van onderzoek en ontwikkeling 34 |
Bijlage 5: Overzicht van directe relaties tussen activa en bestemmingsreserves
Basis: Programmabegroting 2015-2018, beklemde bestemmingsreserves (pagina 110).
De gemeente Ermelo kent vier beklemde bestemmingsreserves:
De laatste drie reserves zijn zogenoemde dekkingsreserves. Zij dienen als dekking van de afschrijvingen van de bepaalde investering.
Bovengenoemde reserves hebben betrekking op de volgende (geplande) investeringen:
Reserve Nieuwbouw sporthal Calluna:
Kostenplaats: 7370330 Calluna, nieuwbouw sporthal Object: 73704029 Sporthal Calluna nieuwbouw 2016
Reserve Renovatie zwembad Calluna:
Kostenplaats: 7370336 Calluna, renovatie zwembad
Object: 73703050 Calluna, renovatie zwembad
Reserve Transformatie Cultuurhuis:
Kostenplaats: 7380436 Dialoog, transformatie tot Kulturhuis
In afwijking van het bepaalde draagt deze nota de titel Activering- en afschrijvingbeleid. Deze naamwijziging zal worden betrokken bij de eerstvolgende herziening van de financiële verordening. Op 2 april 2014 heeft de VNG een nieuwe modelverordening gepresenteerd, op basis waarvan de financiële verordening van de gemeente Ermelo in 2015 zal worden herzien. Uitgangspunt bij de herziening van de financiële verordening is dat de inhoud van deze nieuwe nota activering- en afschrijvingbeleid niet wordt doorkruist, maar juist wordt bekrachtigd.
In het BBV is opgenomen dat een commissie zorg draagt voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV. De Commissie BBV geeft hieraan uitvoering door onder meer het beantwoorden van praktijkvragen en het uitbrengen van richtinggevende notities. Uitgangspunt bij de samenstelling van de commissie is dat expertise uit alle relevante doelgroepen (VNG, provincie, CBS, e.d.) in de commissie aanwezig is. De voorzitter is door de Minister van BZK benoemd en het secretariaat wordt uitgevoerd door de VNG.
Stellige uitspraken kennen een bindend karakter, er mag slechts van worden afgeweken indien daarvoor goede gronden zijn. De afwijkingen en de gronden daarvoor moeten in de begroting en/of jaarstukken worden vermeld. Aanbevelingen kennen dat extra gewicht niet, maar dienen om steun en richting te geven aan de praktijk (maat- of richtinggevend karakter).
Ten aanzien van het activeren van investeringen met een economisch nut vormen kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde een uitzondering. Deze worden niet geactiveerd, omdat gemeenten dergelijke eigendommen bezitten vanwege het maatschappelijke nut (en niet vanwege de eventuele opbrengst bij verkoop). De waarde van kunstvoorwerpen hangt niet samen met de gebruiksduur. Om voornoemde redenen worden kunstvoorwerpen niet afgeschreven, vervangen of verkocht. Kunstvoorwerpen die wel zullen worden verkocht, dienen wel te worden geactiveerd.
In opdracht van het VNG-bestuur heeft een commissie geadviseerd over een vernieuwing van het BBV. In het rapport “Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten” geeft de betreffende commissie – in afwijking van de aanbevelingen op grond van de toelichting op het geldende BBV – het advies om investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut voortaan wel te activeren. Aangezien er nog geen besluit is genomen om het BBV op dit onderdeel daadwerkelijk aan te passen, blijft het vooralsnog mogelijk om investeringen met maatschappelijk nut in één keer af te schrijven.
De kosten worden voor zover gewenst gedekt uit een reserve als het niveau van de reserve dit toelaat. Zie voor de bepalingen daaromtrent paragraaf 4.2.2. In sommige gevallen verloopt de eerste aanleg van dergelijke investeringen via een grondexploitatie, waarbij de investeringen eenmalig worden gedekt uit de binnen die grondexploitatie geraamde opbrengsten.
Een uitzondering geldt ten aanzien van de ambtelijke inzet ten behoeve van (investeringen in) grondexploitaties, in welk geval de toerekening van de ambtelijke inzet van belang is voor een juiste beoordeling van de kostprijs van de betreffende locatieontwikkeling. In feite gaat het hier echter om vlottende activa, hetgeen buiten het bestek van deze nota valt.
In geval er sprake is van levensduurverlenging of capaciteitsvergroting is activeren wel toegestaan (in feite betreft dit de verkrijging van een ‘nieuw’ actief). Voorts worden genoemd: verbetering output of verlaging van de productiekosten, hetgeen leidt tot een verhoging van de bedrijfswaarde waardoor het in de rede ligt om de uitgaaf in dat geval te activeren. Aangezien de scheidslijn met normaal groot onderhoud dun is, is een deugdelijke onderbouwing in alle gevallen van groot belang.
Hoewel de btw niet wordt gerekend tot de verkrijgingprijs, is voor investeringen betreffende de riolering en afvalstoffeninzameling bepaald dat gemeenten de btw van dergelijke investeringen mogen doorberekenen in de tarieven die ter dekking van de betreffende kosten wordt geheven. Dit principe is niet van invloed op het vraagstuk of de betreffende btw wel of niet hoeft te worden geactiveerd.
In het verlengde van deze kaders geeft de notitie “Het BBV en stelsel-/schattingswijzigingen” van juli 2011 daarnaast nadrukkelijk richting aan een mogelijke wijziging in de waarderinggrondslag (bijvoorbeeld van niet activeren naar wel activeren) en gebruiksduur (andere afschrijvingsmethode) van een actief. Meer hierover volgt in paragraaf 5.5.1.
De afschrijvingstermijn voor grond is mede afhankelijk van het feit of de investering kwalificeert als investering met economisch nut of als investering in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. In paragraaf 5.6 wordt nader ingegaan op de daarbij verschillende relevante aspecten. In dit voorbeeld kwalificeert de investering als een investering met economisch nut en wordt op de grond derhalve in beginsel niet afgeschreven.
De afschrijvingtermijnen voor investeringen in riolering zijn vooruitlopend op de vaststelling van het ZuiveringAfvalwaterPlan (ZAP) reeds geactualiseerd. De beleidsinhoudelijke afwegingen hieromtrent alsmede de verwerking van de budgettaire consequenties hiervan maken onderdeel uit van de vaststelling van het ZAP (voorzien in het 2e kwartaal van 2015).