Organisatie | Ermelo |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo 2015 |
Citeertitel | Regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo 2015 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo 2006.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-06-2016 | 02-06-2018 | nieuwe regeling | 20-10-2015 Elektronisch Gemeenteblad, 14-06-2016 | 15030076 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Ermelo;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;
gelet op artikel 19 van de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ermelo”;
vast te stellen de “Regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo 2015”
In deze regeling wordt verstaan onder:
budget- en kredietverantwoordelijke: budgetverantwoordelijke is degene die (op basis van mandaat) de verantwoordelijkheid draagt over het beheer van de budgetten en/of kredieten en de uitvoering van de daarbij behorende taakstellingen, voor zover deze behoren bij zijn of haar organisatieonderdeel (of projectorganisatie);
Artikel 2 Budget- en kredietverantwoordelijke
In afwijking van lid 2 kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, ten behoeve van een op zijn voorstel door het college van burgemeester en wethouders ingestelde verbijzonderde (project)organisatie, een projectleider of programmamanager aanwijzen als budget- en kredietverantwoordelijke. De gemeentesecretaris/algemeen directeur doet hiervan schriftelijk mededeling aan het college.
De functie van budget- en kredietverantwoordelijke is niet verenigbaar met een functie waarin een opdracht gegeven kan worden voor een betaling, een betaalopdracht gecreëerd kan worden, autorisatie van een betaling kan plaatsvinden en functies die belast zijn met applicatiebeheer van financiële systemen.
De budget- en kredietverantwoordelijke legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en het college van burgemeester en wethouders over de besteding van de onder hem vallende budgetten en kapitaalkredieten (inclusief de aangegane verplichtingen) en de uitvoering van de hieraan verbonden taakstellingen.
De budget- en kredietverantwoordelijke rapporteert tenminste over budget- en kredietafwijkingen van 5% of meer ten opzichte van de op productniveau vastgestelde budgetten respectievelijk het afzonderlijke krediet met een minimum van € 10.000,00 voor budgetten en kredieten. Budget- en kredietafwijkingen < 5%, maar groter dan € 50.000,00 worden gerapporteerd.
De budget- en kredietverantwoordelijke van wie het budget of krediet ontoereikend is om een voorgenomen uitgaaf te dekken, is eindverantwoordelijk voor de totstandkoming van het collegevoorstel waarin (aanvullende) dekking voor de betreffende uitgaaf wordt aangegeven. De budget- en kredietverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk om in overleg met Financiën dekking te zoeken en aan te geven. De volgorde voor het zoeken van dekking is als volgt:
Artikel 3 Budget- en kredietbeheerder
Een budget- en kredietbeheerder signaleert (dreigende) budget- en kredietafwijkingen en (dreigende) afwijkingen van de bijbehorende taakstellingen en overlegt in voorkomende gevallen met betrokken adviserende ambtenaren en/of budget- en kredietbeheerders en/of budget en kredietverantwoordelijken over budgetcompensatie.
Bij afwezigheid van de budget- en kredietverantwoordelijke worden de aan hem opgedragen bevoegdheden in het kader van budget- en kredietbeheer uitgeoefend door diens plaatsvervanger. De plaatsvervanger is aangewezen in de vervangingsregeling gemeentesecretaris/algemeen directeur en afdelingshoofden, waarbij horizontale vervanging het uitgangspunt is.
Artikel 5 Voorschriften budgetten
De na afloop van een boekjaar resterende budgetten vallen vrij in het rekeningresultaat van dat boekjaar. Voor zover resterende budgetten in een volgend begrotingsjaar alsnog aangewend moeten worden, wordt bij de aanbieding van de jaarrekening tevens de bijbehorende begrotingswijziging voor het begrotingsjaar volgend op het afgesloten boekjaar aangeboden, waarin het voorstel wordt gedaan om deze bedragen beschikbaar te houden. De volgende voorwaarden zijn van toepassing om budgetten aan te wijzen waarvoor restanten mogen worden gebruikt voor uitvoering van de bij die budgetten behorende taak:
Na 1 augustus van een jaar worden er geen nieuwe incidentele budgetten meer in de lopende begroting verwerkt. Zij worden dan in de begroting van het komende begrotingsjaar opgenomen. De enige uitzondering hierop is wanneer wetgeving daartoe dwingt, wanneer de rechtmatigheidsverklaring in het geding komt of wanneer het ongewenste financiële gevolgen heeft.
Artikel 6 Voorschriften kredieten
Restantkredieten lopen naar een volgend boekjaar over nadat de betreffende budget- en kredietverantwoordelijke / kredietbeheerder het team financiën daarom heeft verzocht. Restantkredieten waarop tijdens het boekjaar geen uitgaven zijn verantwoord kunnen slechts naar het volgend boekjaar overlopen indien in het verzoek wordt aangetoond dat op de restantkredieten in het volgend boekjaar daadwerkelijk uitgaven zullen worden gedaan. De budget- en kredietverantwoordelijke dient het verzoek uiterlijk in januari van het nieuwe boekjaar in.
Vastgesteld in de collegevergadering van 20 oktober 2015
Het college van burgemeester en wethouders van Ermelo,
A.M. Weststrate, A.A.J. Baars,
secretaris, burgemeester,
Onderstaand een toelichting bij de artikelen/leden uit de “Regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo” die minder voor zich spreken.
Er is voor gekozen de taakstelling op het niveau van de producten te leggen, omdat dit ook het laagste niveau is waarbinnen budgetcompensatie is toegestaan. De financiële taakstelling is gebaseerd op te realiseren kwaliteit, kwantiteit en doelmatig productieproces. In het kader van integraal management is de budget- en kredietverantwoordelijke voor al deze elementen verantwoordelijk. Dit betekent dat te realiseren verbijzonderde projectresultaten eveneens een status van product worden toegekend.
Taakstellingen hebben zowel betrekking op lasten als op baten.
Artikel 2 Budget- en kredietverantwoordelijke
Voor het toekennen van mandaat wordt aangesloten bij systematiek van de mandaatregeling die geldt voor inhoudelijke beslissingen, te weten een getrapte mandaatsystematiek.
Onder “projectleider” wordt in dit artikel verstaan de projectadviseur die de projecten of een programma leidt die door het college buiten de normale afdelingsverantwoordelijkheid zijn gebracht.
Bij acute financiële problemen kan uiteraard niet tot de eerstvolgende bestuursrapportage worden gewacht. De budget- en kredietverantwoordelijke heeft dan de plicht om het betreffende financiële probleem direct te melden en met een dekkingsvoorstel te komen.
Artikel 5 Voorschriften budgetten
De betreffende budget- en kredietverantwoordelijke meldt een genomen besluit tot budgetcompensatie schriftelijk aan de afdeling planning en control ten behoeve van de begrotingswijziging.
Artikel 6 Voorschriften kredieten
Bij de voorbereiding van kapitaaluitgaven doet zich een complicerende factor voor: het kan voorkomen dat de kapitaaluitgaaf die wordt voorbereid uiteindelijk geen doorgang vindt. (Artikel 60 Bbv stelt voor het activeren van immateriële kosten onder andere als eis dat “de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat”.)
Er is dan geen kapitaalgoed verkregen en de voorbereidingskosten (o.a. onderzoek) kunnen dan niet ten laste van een krediet worden gebracht. Daarom wordt voorgesteld de kosten van haalbaarheidsonderzoeken altijd te dekken in de exploitatiebegroting. Dit laatste geldt niet voor (haalbaarheids)onderzoeken binnen het kader van de grondexploitatie. Deze kosten maken volledig onderdeel uit van het complex of het nog te openen complex. De kosten van een haalbaarheidsonderzoek gaan vooraf aan de kosten van planvorming. Tijdens een haalbaarheidsonderzoek moet blijken of tot investeren moet c.q. kan worden overgegaan. Indien dit het geval is kan voor planvorming een voorbereidingskrediet worden aangevraagd. Is de planvorming afgerond dan kan het eigenlijke kapitaalkrediet worden gevraagd. Deze aanvraag kan gefaseerd plaatsvinden: het krediet kan gesplitst worden.