| Organisatie | Ermelo |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ermelo |
| Citeertitel | Financiële verordening gemeente Ermelo 2015 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Financiële verordening vastgesteld op 1 juni 2011.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 15-06-2016 | 28-02-2020 | nieuwe regeling | 17-12-2015 Elektronisch Gemeenteblad, 14-06-2016 | 15030064 |
De raad van de gemeente Ermelo;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 20 oktober 2015, nr. 15030851;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;
vast te stellen de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ermelo” (ook wel genoemd: financiële verordening gemeente Ermelo)
De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.
Artikel 4 Inrichting begroting en jaarstukken
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting en jaarstukken wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en 21 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.
Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen, met uitzondering van de grondexploitatie
Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet in belangrijke mate dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college terstond aan de raad gemeld. Het college motiveert hierbij of een wijziging van het budget of het investeringskrediet en/of een voorstel voor bijstelling van het beleid wenselijk is, dat begrotingstechnisch wordt verwerkt in de eerstvolgende bestuursrapportage aan de raad.
De raad autoriseert bij de jaarstukken de overheveling van budgetten (rekeningsaldobestemmende posten; RSBP) en kredieten uit het afgesloten jaar naar een volgend boekjaar voor activiteiten die vanuit het afgesloten jaar in uitvoerende zin doorlopen in het nieuwe boekjaar, mits deze passen binnen het door de raad vastgestelde beleid. Hiermee is de begroting de volgende jaren gewijzigd. Het college stelt nadere regels ter beheersing van de omvang hiervan. De uitvoering van deze activiteiten in de periode tot de vaststelling van de jaarrekening en die voldoen aan de gestelde voorwaarden, worden als begrotingsrechtmatigheid geduid.
Niet in exploitatie genomen grond wordt geactiveerd tot het niveau van de marktwaarde van de grond. Ingeval van een negatief verschil wordt het verschil afgeboekt ten laste van de reserve Grondexploitatie. Hiertoe worden deze gronden periodiek getaxeerd op basis van de regels vastgelegd in de nota grondbeleid.
Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen van:
Artikel 11 Waardering en afschrijving vaste activa
De raad stelt ten behoeve van de waardering en afschrijving van de vaste activa een nota Activering- en afschrijvingsbeleid vast, waarin wordt vastgelegd welke vaste activa worden geactiveerd en welke niet, de toe te passen afschrijvingsmethode, alsmede de te hanteren afschrijvingsduur.
Bij de kadernota wordt jaarlijks de actualiteit van de nota getoetst.
Artikel 12 Reserves en voorzieningen
De raad stelt ten behoeve van het beleid ten aanzien van de reserves en voorzieningen een nota Reserves en voorzieningen vast. De nota bepaalt daarnaast het doel, de vorming en de vrijval van reserves en voorzieningen, een en ander in relatie tot het weerstandsvermogen. Bij de kadernota wordt jaarlijks de actualiteit van de nota getoetst.
De raad stelt ten behoeve van het beleid ten aanzien van de te hanteren rente en rentemethodiek een nota Rentebeleid vast.
Bij de kadernota wordt jaarlijks de actualiteit van de nota getoetst.
Artikel 14 Nota Weerstandsvermogen en risicobeheersing
De raad stelt ten behoeve van het vaststellen van de kaders voor de bepaling van de weerstandcapaciteit, het weerstandvermogen en het risicobeheer een nota Weerstandsvermogen en risicobeheersing vast.
Bij de kadernota wordt jaarlijks de actualiteit van de nota getoetst.
Artikel 15 Kostprijsberekening
Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen en/of reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa, de apparaatskosten en voor leges en retributies (zoals rioolheffing, afvalstoffenheffing e.d.) de compensabele BTW.
Artikel 17 Financieringsfunctie
Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties in verband met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Artikel 21 Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Overige begrippen uit de verordening worden in artikel 1 van de verordening gedefinieerd.
Dit artikel bevat de bepaling over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma's wordt bij aanvang van iedere raadsperiode door de raad vastgesteld.
Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat het college de producten aan de programma's toewijst.
Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. Dit gebeurt in de regel gelijktijdig met de vaststelling van de bestuursrapportages als bedoeld in artikel 5 van deze verordening.
De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (vierde lid artikel 189 Gemeentewet).
De raad kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. Hij kan ervoor kiezen een budget voor een samenstel van activiteiten beschikbaar te stellen. De raad heeft hier indertijd voor gekozen en de budgetten per programma beschikbaar gesteld.
Dit artikel bepaalt niet dat elke nieuwe raadsperiode de gehele begroting en jaarstukken veranderd moeten worden. Wijzigingen in raadsprogramma's moeten uiteraard echter wel mogelijk zijn. Immers iedere raad mag zijn eigen prioriteiten en programma's formuleren. Dit is ook mogelijk omdat het eenvoudig is volledige producten in de nieuwe programmastructuur te hangen. De aansluiting met voorgaande begrotingen blijft op productniveau dan gehandhaafd. Dit geldt niet als er wijzigingen worden voorgestaan in de productstructuur.
Het BBV schrijft een minimum aantal paragrafen voor. De raad is echter vrij daaraan eigen paragrafen toe te voegen. In Ermelo is er voor gekozen om het beleid dat ten grondslag ligt aan de paragrafen vast te leggen in afzonderlijke beleidsnotities, voor zover dat niet bij de paragraaf zelf gebeurt. Dit laatste is mogelijk als er sprake is van slechts een beperkt aantal beleidsregels.
Artikel 4 Inrichting begroting en jaarstukken
Het BBV regelt in detail de inrichting van de begroting en de jaarrekening.
In dit artikel zijn in aanvulling op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting. Zo wordt in het eerste lid het college opgedragen de productenraming bij de begroting ter inzage te leggen. En zo wordt ook bepaald de productenrealisatie bij het jaarverslag ter inzage te leggen. Dit zijn geen standaard verplichtingen in het BBV. De formulering is zo gekozen dat de productrealisatie bij het jaarverslag ter inzage ligt en niet gevoegd is bij de jaarrekening. Anders gaat deze onderdeel uitmaken van de accountantscontrole, hetgeen niet de bedoeling van de wet is.
Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen (uitgezonderd grondexploitatie)
Het derde lid bepaalt dat een voorziene belangrijke begrotingsoverschrijding terstond aan de raad moet worden gemeld en wanneer daartoe een begrotingswijziging wordt aangeboden aan de raad.
Hiermee wordt mede invulling gegeven aan de actieve informatieplicht die het college heeft ten opzichte van de raad. Het is aan de raad of, en zo ja wanneer, men actie op deze informatie wil nemen. Wat een belangrijke wijziging is wordt niet expliciet vastgelegd, omdat dit afhangt van de bestuurlijk/politieke importantie en relevantie en van de hoogte van het bedrag tezamen.
Het derde lid regelt de autorisatie van investeringskredieten van nieuwe investeringsvoornemens die bij het opstellen van de ontwerpbegroting nog niet waren voorzien.
Het vierde lid legt de grondslag voor de zogenaamde rekeningsaldobestemmende posten bij de jaarrekening. Hiermee wordt de bestaande praktijk geformaliseerd. Er gelden strikte regels voor de posten, die vastgelegd zijn in de regeling budget- en kredietbeheer. In formele zin worden hiermee in het begin van het nieuwe begrotingsjaar activiteiten uitgevoerd en budgetten van het afgesloten jaar naar het nieuwe begrotingsjaar overgeheveld zonder dat daar vooraf voor dat jaar toestemming is gegeven door de gemeenteraad. Anderzijds zijn het wel (meerjarige) activiteiten die passen binnen het beleid, waarvoor de gemeenteraad in het vorige begrotingsjaar al ingestemd heeft met de uitvoering van de activiteiten en de bijbehorende lasten. Vanaf het moment van de uitvoering van de activiteiten tot de besluitvorming over de jaarrekening is er zonder afspraak tussen raad en college, feitelijk sprake van onrechtmatig handelen van het college en daarmee van tijdelijke begrotingsonrechtmatigheid. De laatste zin van lid vier heft deze formele onrechtmatigheid op.
In september 2015 is een concept-wijzigingsbesluit uitgebracht door de commissie BBV, gezien de concept-status is dit nog niet verwerkt in deze financiële verordening.
Lid 1 bepaalt dat de raad de benodigde budgetten en kredieten autoriseert bij afzonderlijk besluit. Het betreft hier dan de vaststelling en de jaarlijkse actualisatie van de exploitatieopzet. De exploitatieopzet is feitelijk de begroting van het ontwikkelproject. Dit is nodig omdat deze budgetten en kredieten niet integraal zijn opgenomen in de reguliere begroting. Door de autorisatie van de exploitatieopzet wordt het college gemandateerd uitgaven voor de daarin genoemde activiteiten en tot de vastgestelde bedragen te doen. In sommige gevallen kan daarop niet worden gewacht en zal krediet gevraagd worden in de tussentijdse rapportages, waarna een en ander in de exploitatieopzet wordt verwerkt.
De leden 2 en 3 geven aan hoe gronden die nog niet in exploitatie genomen zijn verantwoord moeten worden. Is de economische waarde lager dan de verkrijgingsprijs, dan moet het verlies genomen worden en wordt dit ten laste van de reserve grondexploitatie gebracht. Kort samengevat komt het er op neer dat verantwoording moet plaatsvinden tegen de economische waarde. Deze regels vloeien voort uit de wijzigingen van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten 2004 (BBV).
Lid 4 bepaalt dat de raad besluit over winstneming. De beleidsregels hiervoor zijn vastgelegd in de nota grondbeleid, die ook door de raad wordt vastgesteld.
Lid 5 regelt de relatie tussen de grondexploitatie en de balans.
Hierin wordt bepaald dat de begroting en de productenraming meerjarig wordt opgezet. Dit is van belang omdat anders een beoordeling door de raad van de budgettaire positie in relatie tot de financiële positie niet mogelijk is.
De raad is het kaderstellend orgaan, ook voor de opstelling van de begroting. Het college is belast met de voorbereiding ervan. Dit artikel regelt dat de raad vroegtijdig zijn kaders kan vaststellen.
Het politieke debat over gewenst nieuw beleid en/of ombuigingen van bestaand beleid en de dekking van de kosten daarvan vindt op dit moment plaats.
De begroting is vervolgens een uitwerking van de uitkomsten van dit debat.
Een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor de raad zijn de bestuursrapportages. Hiermee wordt de raad geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. De rapportages beperken zich tot de vermelding van de afwijkingen van de begroting en de overige bestuurlijk/politiek relevante onderwerpen.
Dit artikel werkt de informatieplicht uit die het college heeft aan de raad, op grond van het vierde lid van artikel 169 Gemeentewet. Dat artikel verplicht het college vooraf aan het aangaan van bepaalde verplichtingen de raad inlichtingen te verstrekken indien de raad daar om verzoekt of indien de uitoefening van deze bevoegdheden van het college ingrijpende gevolgen heeft voor de gemeente.
In dit artikel verzoekt de raad het college om informatie vooraf gaande aan het aangaan van de opgesomde rechtshandelingen met financieel gevolg, indien het aangaan van deze verplichtingen de in het artikel genoemde bedragen overschrijden. Het gaat dus om noodzakelijke uitgaven die niet voorzien zijn in de begroting. De uitgaven die onder deze bedragen blijven worden achteraf verantwoord.
Vaststelling daarvan autoriseert die uitgaven dan alsnog.
De bepalingen uit dit artikel ontslaan het college niet van de actieve informatieplicht in andere gevallen.
Ook moeten besluiten van het college voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen passen binnen de kaders van het beleid dat door de raad is uiteengezet. Het artikel schept slechts duidelijkheid tussen het college en de raad over wanneer de raad in elk geval vooraf wenst te worden geïnformeerd en in de gelegenheid wil worden gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het college kenbaar te maken.
Artikel 11 Waardering en afschrijving vaste activa
In het tweede lid van artikel 212 Gemeentewet is onder letter a de uitdrukkelijke bepaling opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Artikel 11 stelt deze regels voor de waardering niet expliciet vast, doch stelt verplicht dat deze regels worden vastgelegd in een afzonderlijk door de raad vast te stellen nota Afschrijvingsbeleid. Bovendien wordt elk jaar bij de Kadernota de actualiteit van de nota getoetst en worden zonodig afschrijvingstermijnen aan de laatste ontwikkelingen aangepast). De reden waarom gekozen is voor een afzonderlijke nota is dat het afschrijvingsbeleid daarin aanzienlijk breder en diepgaander is vastgelegd dan in deze verordening kan.
Artikel 12 Reserves en voorzieningen
Dit artikel schrijft voor dat de raad een nota Reserves en voorzieningen vaststelt.
Met het vaststellen van deze nota stelt de raad de kaders vast voor de vorming van reserves en voorzieningen. Hieronder valt ook de wettelijk verplichte voorziening voor oninbare vorderingen (dubieuze debiteuren). De reden waarom gekozen is voor een afzonderlijke nota is dat het beleid ten aanzien van de vorming van reserves en voorzieningen daarin aanzienlijk breder en diepgaande is vastgelegd dan in deze verordening kan.
Dit artikel schrijft voor dat de raad een nota Rentebeleid vaststelt. De nota legt de kaders vast voor het rentebeleid voor zowel de algemene dienst als de grondexploitatie.
Artikel 14 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Hierin is bepaalt dat het college de raad een notitie weerstandsvermogen en risicobeheersing aanbiedt. Hierin worden de kaders aangegeven voor de bepaling van de weerstandcapaciteit, de benodigde omvang van het weerstandvermogen en het risicobeheer.
Artikel 15 Kostprijsberekening
Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, letter b, dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. Dit artikel bevat de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van de gemeentelijke diensten.
Lid 1 van het artikel bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kosten die met de dienst samenhangen.
Het tweede lid bepaalt dat onder de indirecte kosten ook worden verstaan bijdragen aan bestemmingsreserves en voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van betrokken activa en compensabele BTW. Hiermee wordt invulling gegeven aan de mogelijkheid die artikel 229b Gemeentewet
biedt. Het doorberekenen van de compensabele btw is geen plicht. In incidentele gevallen kan hiervan bewust worden afgezien.
De kaders in het artikel vormen de basis waarbinnen het college haar systematiek van kostenberekening kan vormgeven en de kostenverdeelsleutels voor de toerekening van indirecte kosten kan vaststellen.
Het college heeft deze systematiek vastgelegd in de notitie "Gemeentelijke tarieven: Van kostprijs naar tarieven".
Artikel 16 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en (qrond)prijzen
Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, heffingen en leges is een bevoegdheid van de raad, die niet kan worden gedelegeerd (artikel 1 56 Gemeentewet). Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de raad de
tarieven voor de belastingen, rioolheffing en afvalstoffenheffing jaarlijks vaststelt.
Het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken (welke niet vallen onder artikel 229 Gemeentewet) is een privaatrechtelijk besluit. Dergelijke besluiten zijn een bevoegdheid van het college (eerste lid, letter e artikel 160 Gemeentewet) gemeente Ermelo
Daar waar bij het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken een publiek belang in het geding is en prijzen lager dan marktconform worden vastgesteld, is het aan de raad om het publiek belang te definiëren en het college kaders mee te geven voor het afwijken van marktconforme prijzen. Het tweede lid bepaalt dat de raad de beleidskaders voor het grondbeleid en het grondprijsbeleid de privaatrechtelijke prijzen (verkoop, verhuur, pacht e.d.) voor gemeentelijk onroerend goed vaststelt.
Het derde lid bepaalt dat de raad de beleidskaders en prijzen voor publieksdiensten vaststelt door middel van de legesverordening. De uitgangspunten hiervoor worden bij de kadernota bepaalt.
Het vierde lid bepaalt dat de besluiten voor het vaststellen van nieuwe (privaatrechtelijke) prijzen en het wijzigen van prijzen ter kennisneming aan de raad worden aangeboden.
Artikel 17 Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat. In dit artikel wordt invulling aan deze wettelijke plicht gegeven. Het eerste lid bevat richtlijnen voor de uitvoering van de financieringsfunctie. In het tweede lid staan de kaders voor het financieel beleid opgesomd, die bij de uitvoering in acht moeten worden genomen, naast de externe regelgeving zoals wet Fido en Ruddo.
Het college heeft de financieringsfunctie verder uitgewerkt in het Financieringsstatuut.
Onder artikel 10 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.
Artikel 19 Financiële organisatie
Dit artikel geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens het eerste lid, letter a van artikel 160 Gemeentewet is het college bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente.
Het college wordt onder letter a, b, c en d van het artikel uit de verordening opgedragen bepaalde van deze regels die de financiële organisatie betreffen, vast te leggen in besluiten.
Adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden is belangrijk uit oogpunt van check en balances. Niettemin kan dit niet in alle gevallen volledig worden doorgevoerd, vanwege de beperkte omvang van de functiestructuur. Door aanvullende interne controlemaatregelen zal dit zoveel mogelijk ondervangen worden.
De regels voor de organisatie van de financieringsfunctie zijn vastgelegd in het reeds eerder gememoreerde Financieringsstatuut. Onder letter f wordt het college opgedragen ook de kostenverdeelsleutels voor het toerekenen van kosten aan de producten vast te leggen. Dit is gebeurd in de notitie Kostenverdeling, die is vastgesteld door het college.
De accountant toetst jaarlijks van de gemeenterekening of deze een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die er aan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Dit artikel draagt het college op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administratie een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen. Dit vindt plaats binnen de kaders die in het Controleprotocol, de Controleverordening en het Normenkader die door de raad zijn vastgesteld.
Artikel 21 Misbruik en oneigenlijk gebruik
Dit artikel bepaalt dat in gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken.
Het gaat hierbij om bijvoorbeeld het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden. Het treffen van afdoende beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. Overigens is het natuurlijk zo dat de afweging om hiervoor in meer of mindere mate regels voor te stellen een politiek besluit is dat bij de gemeenteraad en het college thuishoort.