CVDR408505_1Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het collegenlregelingAlmere2018-06-11AlmereGemeenteblad Almere, nr.363Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het collegeGemeentewet, art. 52college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2016-05-17De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-05-172018-06-05nieuwe regelingGeenGeenGeenReglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het collegeHet college van burgemeester en wethouders van de gemeente Almeregelet op artikel 52 van de GemeentewetBESLUIT:vast te stellen het navolgende Reglement van Orde voor de vergaderingen en
andere werkzaamheden van het college.1Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van
verhindering of ontstentenis van één der wethouders.
Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van
diens verhindering ofontstentenis.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn werkzaamheden uit te
oefenen, geeft daarvan zospoedig mogelijk kennis aan de
secretaris.
2Dag en plaats van de vergaderingen1.Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling
overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de
voorzitter of een wethouder het nodig acht.2.Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij
onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.
Decollegesecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een
oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken
onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de
gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt
toegezonden.3.In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of
besloten, indien meer dan de helft van het aantal collegeleden aanwezig
is.4.De vergaderingen worden als regel in het stadhuis gehouden.3Verhindering1.Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij
te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de collegesecretaris.2.Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of
gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter,
alsmede aan degene die de secretaris vervangt.3.Het bepaalde in het tweede lid is van overeenkomstige toepassing op de
collegesecretaris en de afdelingsmanager Communicatie.4Agenda1.Voor elke vergadering wordt, tenminste twee maal 24 uur van tevoren,
door de collegesecretaris aan de leden van het college een agenda met
stukken toegezonden. 2.Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het
eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan bespreking ten gevolge van de
spoedeisendheid geen uitstel duldt, kunnen onder opgave van reden(en)
van urgentie voorafgaand aan de vergadering bij de
collegesecretarisdan wel bij vaststelling van de agenda worden
aangemeld. 5Parafenbesluiten1.Een lid van het college kan in bijzondere spoedeisende gevallen
verzoeken tot een collegebesluit buiten de vergadering om, mits het te
nemen besluit een hamerstuk betreft. Daartoe wordt het stuk, voorzien
van een paraaf van het betreffend collegelid met een
begeleidingsformulier door de collegesecretaris voorgelegd aan alle
overige collegeleden. 2.Indien alle leden van het college de mogelijkheid hebben gehad kennis te
nemen van het voorgestelde parafenbesluit, geen van hen behandeling in
een vergadering heeft gevraagd en meer dan de helft van de leden van het
college het stuk voor akkoord heeft geparafeerd, dateert de secretaris
het parafenbesluit.3.Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de
dagtekening van de secretaris. 4.Het parafenbesluit wordt in de eerstvolgende vergadering ter
kennisneming geagendeerd, waarna het besluit in de besluitenlijst wordt
opgenomen. 6Ambtelijke ondersteuning1.De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak
nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het
college.2.De secretaris wijst een ambtenaar - de collegesecretaris - aan die
zorgdraagt voor de voorbereiding en verslaglegging van de
collegevergaderingen en de afhandeling van de door het college genomen
besluiten. 3.De afdelingsmanager Communicatie verzorgt met inachtneming van de
aanwijzingen van het college de publiciteit van door het college genomen
besluiten, voor zover deze besluiten niet als geheim zijn
aangemerkt.7Deelneming derden aan de vergaderingHet college kan besluiten ambtelijk medewerkers of derden voor een
vergadering uit te nodigen8Stemmingen
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een
besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn
aangenomen.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit
stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid
wordt toegepast.
Een besluit is genomen indien dit meer dan de helft van de stemmen
van het aantal collegeleden verkrijgt.
a. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen
van benoemingen,voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken,
wordt opnieuw gestemd.b. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist
de stem van de voorzitter.
a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen
van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van
personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.b. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de
stemmen staken, beslist het lot.c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door
niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede
stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming
de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste
stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan
wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen
de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of
bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
9Besluitenlijst1.De collegesecretaris draagt zorg voor de besluitenlijst van de
vergadering. 2.De besluitenlijst bevat tenminste:
de namen van de aanwezige en afwezige leden;
de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de
beraadslaging;
een vermelding van zaken die aan de orde zijn geweest;
een formulering van de door het college genomen besluiten.
3.Debesluitenlijst wordt gesplitst in een openbare en een
geheime besluitenlijst. 4.De openbare en de geheime besluitenlijst worden in de eerstvolgende
vergadering vastgesteld.5.De openbare en de geheime besluitenlijst worden door de secretaris en de
burgemeester ondertekend.6.De openbare besluitenlijst wordt na vaststelling door het college en
ondertekening door de secretaris en de burgemeester op de in de gemeente
gebruikelijke wijze openbaar gemaakt. 7.De openbare documenten, behorende bij de genomen openbare besluiten,
worden op internet gepubliceerd.10Openbare vergadering
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van
toepassing op een openbarevergadering.
11Uitleg reglementIn de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de
toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de
voorzitter.12InwerkingtredingDit reglement treedt in werking na vaststelling in de collegevergadering. Op
dat moment vervalt het op 3 juni 2014 vastgestelde reglement.Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Almere
op17 mei 2016,de secretaris, de burgemeester, M.Rengelink F.M. WeerwindToelichtingAlgemeenIngevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde
voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden
wordt onder meer verstaan de bekendmaking van (openbare) besluiten. Ook de
onderlinge vervanging tussen de collegeleden behoort daartoe. De Wet
dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed
zijn op het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college. Waar
nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervangingIn het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan
de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste
vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de
wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het
college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende
taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken
van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat
aan individuele leden van het college).Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden
geregeld. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien
mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het
(tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt
voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige
flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is
een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingenMet het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53,
eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele
formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te
wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat
ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34
Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een
extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het
tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou
toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering
van het eerste lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de
procedure voor een extra vergadering weer. Het derde lid betreft het
benodigde quorum voor een vergadering. Artikel 56 Gemeentewet bevat een
regeling met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten
aanzien van de vergaderingen van het college. Ingevolge de Memorie van
Toelichting bij dit artikel staat het aan het college vrij om in het
reglement van orde te kiezen voor een quorum van ‘tenminste de helft’ of van
‘meer dan de helft‘. In geval van een even aantal collegeleden is het
relevant om hierin een keuze te maken.Artikel 3 VerhinderingDit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om
wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het
benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56
Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.Artikel 4 AgendaIn dit artikel wordt aangegeven dat de
collegesecretarisverantwoordelijk is voor het doen toekomen van de
agenda aan de collegeleden.Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden
geagendeerd. De collegesecretariszal al naar gelang de
omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende
onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit
in de vergadering gebeurt.Artikel 5 ParafenbesluitenDit artikel regelt het nemen van parafenbesluiten.De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft deze wijze van
besluitvorming buiten de vergadering om geoorloofd geacht in een uitspraak
van 16 juli 2003 (LJN nr. AH 9850). De Afdeling stelt wel als voorwaarde dat
dit transparant gebeurt. Het werken met parafenbesluiten moet dus bekend
zijn gemaakt door regeling in het RvO of in bekend gemaakt beleid. Voorts
vindt geen besluitvorming plaats zonder dat voor elk lid de mogelijkheid
bestaat te verzoeken tot beraadslaging en besluitvorming in een
collegevergadering en dient duidelijk te zijn wanneer het besluit is
genomen.Kort en krachtig komt dit artikel erop neer, dat het nemen van
parafenbesluiten door het college op een zodanige wijze is verwoord dat
bevoegde parafenbesluiten worden genomen die de juridische toets van de Raad
van State zullen kunnen doorstaan.Artikel 6 en 7 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan
vergaderingDe rol van de secretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen
103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven; minimaal dient de
secretaris aanwezig te zijn bij de collegevergaderingen. Daarnaast kunnen
andere ambtenaren taken vervullen ten aanzien van de collegevergaderingen.
In Almere is een door de gemeentesecretaris aan te wijzen ambtenaar
verantwoordelijk voor de invulling van de voorbereiding en afhandeling van
de collegevergadering. Deze functionaris wordt `collegesecretaris’ genoemd.
Deze functie kan door verschillende personen en functionarissen worden
ingevuld. Het betreft geen formele functie en benoeming. Bij verhindering
van de reguliere collegesecretaris kan de secretaris een andere ambtenaar
aanwijzen. Daarnaast is de afdelingsmanager Communicatie aanwezig bij de
collegevergadering. Bij verhindering van de afdelingsmanager Communicatie
kan de secretaris een andere ambtenaar aanwijzen.Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk
is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering
aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de
onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig
bij de vergadering geldt. Artikel 8 StemmingenTen aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts
zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de
bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn
opgenomen (in het model artikelen 28, 30, 31 en 32). Het is praktisch om
regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor
de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te
regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van
overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming
over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en
ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen
over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is
beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden.
Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Dit betekent dat in een
dergelijk geval bijvoorbeeld ‘kop of munt’ wordt toegepast. Van de hierdoor
geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling
komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden
dat wenst.In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien
van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt
dus of niet of mondeling gestemd.Ten aanzien van stemmingen is het vergaderquorum van toepassing: een besluit
is genomen op het moment dat het de stem heeft van meer dan de helft van het
aantal collegeleden.Artikel 9 BesluitenlijstDit artikel regelt de verslagleggende taak van de collegesecretaris en de
wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Als op grond van artikel
55 of artikel 25 van de Gemeentewet door het college een
geheimhoudingsplicht is opgelegd, wordt hetgeen over dit onderwerp is
besloten opgenomen in een geheime besluitenlijst. Indien de geheimhouding
(voorlopig) door het college is opgelegd op grond van artikel 25, dan
betekent dit dat de raad deze geheimhouding in de eerstvolgende
raadsvergadering dient te bekrachtigen. De Wet dualisering gemeentebestuur
introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. In het vijfde lid is uitgewerkt
hoe de besluitenlijst tot stand komt. De openbaarmaking geschiedt op de in
de gemeente gebruikelijke wijze. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de
raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte
gesteld wil worden.Artikel 10 Openbare vergaderingIngevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met
gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via
artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien
een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van
artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan
bekend moet maken.Artikel 11 en 12 InwerkingtredingM.Deze artikelen behoeven geen nadere uitleg.