Organisatie | Oldenzaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Overig besluit van algemene strekking van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldenzaal houdende mandaatregels Mandaatreglement Oldenzaal 2016 |
Citeertitel | Mandaatreglement Oldenzaal 2016 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is vervangen door het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Oldenzaal 2017.
Deze regeling vervangt Het Mandaatreglement 2013.
De regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
26-04-2016 | 20-07-2017 | nieuwe regeling | 12-04-2016 | INTB-16-02518 |
Artikel 6 Vertegenwoordiging in en buiten rechte
De functionaris die de bevoegdheid heeft verkregen om het college, de burgemeester, de gemeenteraad of de gemeente als publiekrechtelijke rechtspersoon te vertegenwoordigen in rechtsgedingen, bezwaar, administratief beroep, beroep of hoger beroep is bevoegd om alle handelingen te verrichten en correspondentie te ondertekenen in het belang van de procedure.
Artikel 7 Verhouding met andere regelingen, functiescheiding en samenloop
Bij het uitoefenen van bevoegdheden op grond van dit mandaatbesluit mag geen strijd ontstaan met de regels uit de nota budgetbeheer, het inkoop en aanbestedingsbeleid en het treasurystatuut. Bij strijdigheid gaan de regels uit de nota budgetbeheer, het inkoop en aanbestedingsbeleid en het treasurystatuut voor op het mandaatbesluit;
Indien meerdere wetten van toepassing zijn op de besluitvorming en de bevoegdheid tot het nemen van het besluit in ondermandaat bij verschillende functies ligt, wordt het besluit genomen door de persoon met de functie die op grond van alle van toepassing zijnde wetten bevoegd is het besluit te nemen.
Vastgesteld in de vergadering van 12 april 2016
Het college van burgemeester en wethouders,
de secretaris, de burgemeester,
Vastgesteld op 12 april 2016,
de burgemeester
TOELICHTING behorende bij het Mandaatreglement 2016
(Vastgesteld bij besluit van de burgemeester van 12 april 2016 en het college van 12 april 2016, reg. nr. INTB.16.02518)
In het mandaatreglement staan de algemene bepalingen voor de verleende mandaten. Hierin staan de spelregels over hoe om te gaan met verkregen mandaten, hoe vervanging geregeld is, wie mandaten in mag trekken en hoe het mandaatoverzicht actueel wordt gehouden. Het mandaatreglement is op elk mandaatbesluit van toepassing, tenzij in het mandaatbesluit anders is bepaald.
De bevoegdheid tot het vaststellen van het mandaatreglement komt voort uit artikel 10:6 van de Algemene wet bestuursrecht. In artikel 27 van de Financiële verordening gemeente Oldenzaal 2015 is bepaald dat het college zorg draagt voor en regels vaststelt over de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten. Voor zover het mandaatreglement betrekking heeft op die in de mandaatbesluiten op te nemen mandaten en volmachten is dit mandaatreglement ook een uitvloeisel van artikel 27 van de Financiële verordening gemeente Oldenzaal 2015.
Het mandaatbesluit moet in samenhang met het mandaatreglement gelezen worden. Het mandaatbesluit bestaat uit het besluit tot verlening van de mandaten die opgenomen zijn in een overzicht. In dit overzicht zijn tevens de ondermandaten die behoren bij het ondermandaatbesluit van de directeur opgenomen.
De hoofdregel voor het verlenen van mandaat en ondermandaat is dat het bestuursorgaan mandaat verleent aan de directeur. De directeur heeft de bevoegdheid om ondermandaat te verlenen. Hoofdregel voor het ondermandaat is dat ondermandaat verleend wordt aan de afdelingshoofden en teamleiders.
Het bestuursorgaan dat mandaat verleent blijft zelf altijd beslissingsbevoegd. Dit betekent dat het bestuursorgaan ook altijd kan aangeven in een bepaald geval zelf te willen beslissen. Verder dient een gemandateerde zich er bewust van te zijn dat deze bevoegd is, maar zich altijd moet afvragen of in het specifieke geval gebruik gemaakt kan worden van het (onder)mandaat. Zo kan politieke of bestuurlijke gevoeligheid een reden zijn om een besluit door het bestuursorgaan te laten nemen.
Artikelsgewijze toelichting Mandaatreglement 2016
In dit artikel zijn begrippen gedefinieerd die gebruikt worden in het mandaatreglement, het (onder)mandaatbesluit en het mandaatoverzicht.
Dit artikel vormt de afbakening voor de reikwijdte van het mandaatreglement, mandaatbesluit en mandaatoverzicht. In dit artikel is bepaald dat overal waar gesproken wordt over mandaat tevens volmacht moet worden gelezen.
Tevens is in dit artikel bepaald dat mandaat wordt verleend voor zover het de taken van de afdeling of het team betreffen. Dit betekent dus dat een afdelingshoofd niet bevoegd is om te tekenen als het niet de taken van zijn/haar afdeling betreffen. Het afdelingsplan kan als handvat gebruikt worden om te bepalen welke taken bij welke afdeling horen.
Om het voor de ambtenaar werkbaar te maken, moet naast het beslissen op een aanvraag of verzoek, ook de beslissingsbevoegdheid over het al dan niet in behandeling nemen, verdagen en zowel positief als negatief beslissen gemandateerd worden. Omdat dit in zijn algemeenheid geldt voor de verleende (onder)mandaten is dit uitdrukkelijk in dit reglement opgenomen. Dat geldt eveneens voor het voeren van algemene correspondentie.
Als een besluit moet worden genomen dat afdeling overstijgend is, en de afdelingshoofden kunnen onderling geen consensus bereiken, dan wordt het besluit genomen door de directeur.
In geval de wet (kleine) wijzigingen ondergaat en er niet direct tijd is om de mandaatbesluiten hierop aan te passen, kunnen de werkzaamheden gewoon doorgaan. Wel is het de bedoeling dat het mandaatbesluit alsnog wordt aangepast, zodat het wel actueel en kloppend blijft. Dit zal in ieder geval moeten gebeuren tijdens de voorgeschreven jaarlijkse beoordeling van het mandaatbesluit.
De mandaten binnen de gemeente Oldenzaal worden aan de directeur verleend. De directeur is bevoegd om ondermandaat te verlenen. Gebruikelijk is dat het ondermandaat wordt verleend aan afdelingshoofden en teamleiders.
Naast deze gebruikelijke wijze van mandateren zijn er enkele bevoegdheden gemandateerd aan andere functionarissen. Denk hierbij aan het mandaat aan de portefeuillehouder voor het, onder bepaalde omstandigheden, nemen van een beslissing op een bezwaarschrift.
In enkele gevallen zijn er mandaten verleend aan externen. Deze dienen in te stemmen met het verkregen mandaat.
Voor de werkbaarheid is het gewenst dat er naast een functionaris een plaatsvervanger of waarnemer wordt benoemd die zaken over kan nemen, indien de functionaris afwezig is.
Het is de bedoeling dat de daartoe bevoegde persoon met de eigen naam en functie documenten ondertekent, zodat duidelijk is wie er getekend heeft en gecontroleerd kan worden of deze bevoegd is.
In dit artikel is vastgelegd hoe besluiten ondertekend moeten worden.
Een aantal medewerkers is belast met de taak om juridische procedures te begeleiden en de gemeente bij de rechtbank te vertegenwoordigen. De betreffende medewerkers moeten hiertoe bij besluit van het college, de burgemeester en de raad zijn gemachtigd.
Bij het gebruik maken van een (onder)mandaat kunnen meerdere regelingen van belang zijn. Het kan voorkomen dat een regeling strengere eisen stelt dan het verleende (onder) mandaat. In dit artikel is bepaald hoe er gehandeld moet worden in geval van strijdigheid.
In dit artikel is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het actueel houden van het mandaat.