CVDR407925_1Verordening auditcommissie gemeente Heerhugowaard 2016nlregelingHeerhugowaard2016-06-18HeerhugowaardPublicatie via www.officielebekendmakingen.nl d.d. 10-6-2016Verordening auditcommissie gemeente Heerhugowaard 2016artikel 84 en 147 Gemeentewetgemeenteraadfinanciën en economie2016-05-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-06-182022-03-15Nieuwe regelingRB2016026verordeningGeen.Geen.Verordening auditcommissie gemeente Heerhugowaard 2016Nr.RB2016026de Raad van de gemeente Heerhugowaard;gelezen het voorstel van auditcommissie d.d. 24 maart 2016artikel 84 en 147 Gemeentewetb e s l u i t·de verordening auditcomissie gemeente Heerhugowaard 2016 vast te
stellen.De verordening treedt in werking de dag na bekendmaking van de
verordening.·de huidige voorzitter van de auditcommissie, dhr. A. Harren, en
plaatsvervangendvoorzitter van de auditcommissie, dhr. J. van der Starre,
tot het einde van dezeraadsperiode deze functies te laten vervullen.1Instelling en begripsbepalingen
Er is een auditcommissie.
De auditcommissie is een raadscommissie ingesteld op grond van
artikel 84 van deGemeentewet en is bedoeld voor het voeren van
periodiek afstemmingsoverleg zoals bepaald in artikel 4 lid 3 van de
Controleverordening gemeente Heerhugowaard 2016 en voor de
bespreking van het verslag van bevindingen zoals vermeld in artikel
7 lid 4 van de Controleverordening gemeente Heerhugowaard 2016.
In deze verordening wordt verstaan onder:
de commissie: de auditcommissie;
lid: een lid van de auditcommissie;
voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie;
griffier: de griffier van de gemeente Heerhugowaard;
de raad: de gemeenteraad van Heerhugowaard;
het college: het college van burgemeester en wethouders van
Heerhugowaard;
de accountant: de door de raad aangewezen accountant die
belast is met de controle van de in artikel 197 van de
Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
de controleverordening: de controleverordening gemeente
Heerhugowaard 2016;
het controleprotocol: het controleprotocol voor de
accountantscontrole op de jaarrekening.
2Taken en bevoegdheden1.De commissie heeft als aandachtsgebied de activiteiten die van belang
zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van
rechtmatigheid in het kader van de kaderstellende en controlerende
verantwoordelijkheid van de raad.2.De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en
college.3.Onder de in het eerste lid genoemde activiteiten wordt in ieder geval
begrepen:
de voorbereiding van het door de raad vast te stellen
controleprotocol;
het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de
raad voor de opzet en uitvoering van de
accountantscontrole;
een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak
door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te
doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen,
zoals bedoeld in de controleverordening ex artikel 213
Gemeentewet van de gemeente Heerhugowaard;
een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de
accountant uitgevoerde controles;
het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;
het voorbereiden van het aanbestedingstraject ten behoeve van de
selectie van de accountant na afloop van het contract met de
accountant;
een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken
door de accountant, de rekenkamer(functie) en het college en
over uitgevoerde onderzoeken en uit te brengen rapportages;
het adviseren aan de raad over genoemde taken.
door de raad kunnen aanwijzingen en opdrachten aan de commissie
worden gegeven.
in de commissie kunnen voorts kunnen gepresenteerd en
besproken:
1.planning en control ontwikkelingen van de gemeente Heerhugowaard,
inclusief de bestuursrapportage, begroting, nota reserves en
voorzieningen;2.maatregelen ter bevordering van risicomanagement;3.maatregelen ter bevordering van de wet- en regelgeving en andere
relevante voorschriften (normenkader/ rechtmatigheid).4.De commissie heeft geen directe opdracht gevende rol naar de externe
accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.
5.Tot de taken van de commissie behoort ook de jaarlijkse controle op de
verantwoording van de fractievergoedingen. Na deze controle stelt de
commissie hierover een raadsvoorstel op.6.De commissie stelt een jaarplan op van voorgenomen activiteiten. Dit
plan wordt na afloop van het jaar geëvalueerd.3Samenstelling en benoeming1.De raad benoemt de leden van de commissie. De leden worden door de raad
aangesteld bij aanvang van elke bestuursperiode.2.De commissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden, waarvan
maximaal 1 commissielid-niet raadslid.3.De griffier of een door de griffier aangewezen functionaris draagt zorg
voor het secretariaat van de commissie. De secretaris draagt zorg voor
de agendaplanning, verslaglegging, informatieverzameling, dossiervorming
en communicatietaken.4.De griffier of een door de griffier aangewezen functionaris is iedere
vergadering van de commissie aanwezig.5.De commissie heeft als adviseurs de concerncontroller, strategisch
adviseur financiën, portefeuillehouder financiën, gemeentesecretaris en
de voorzitter van de rekenkamercommissie.6.De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de
vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de
commissie.Artikel 44Zittingsduur1.De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van
de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad. 2.De raad kan een lid tussentijds ontslaan.3.Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.5Voorzitter1.De gemeenteraad kiest een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
De voorzitter neemt deel aan de vergadering en heeft stemrecht. 2.De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van
de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de
uitgangspunten, monitoren va het jaarplan en het bevorderen van een
heldere, zorgvuldige besluitvorming over commissieaangelegenheden. De
voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de
commissie.6Agenda1.De commissie stelt een termijnagenda op.2.De voorzitter stuurt de agenda en de uitnodiging uiterlijk 7 dagen voor
de vergadering aan de leden en de overige genodigden uit artikel 3 lid
5.3.De data van de overleggen van de commissie worden opgenomen in het
vergaderschema dat ieder jaar door het raadsconvent wordt vastgesteld.
Extra vergaderingen kunnen op verzoek van een lid of de voorzitter
worden opgenomen. Indien er problemen zijn met andere geplande
vergaderingen of evenementen van raad of college vindt er overleg plaats
tussen de voorzitter van de commissie en de commissiesecretaris om tot
een oplossing te komen.7Vergaderingen en verslaglegging1.De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van
procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.
2.Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de
helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.3.De adviseurs worden op afroep voor een vergadering van de commissie
uitgenodigd. 4.De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie
anders bepaalt op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet
openbaarheid van bestuur.5.De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de
commissie anders bepaalt.6.Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt
vastgesteld door de commissie.7.Het vastgestelde verslag van niet-openbare vergaderingen wordt als
vertrouwelijk stuk ter kennis gebracht aan de raad, het college en de
interne adviseurs. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het
orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de raad haar opheft.8Stemrecht
Uitgezonderd de personen 3 lid 2 kan geen van de aanwezigen
deelnemen aan een stemming van de commissie.
De leden van de commissie hebben één stem in de besluitvorming.
3.Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal
uitgebrachte stemmen.4.Indien één der leden dit wenst wordt een minderheidsstandpunt bij een
advies ter kennisname gebracht van de raad.9Informeren raad1.De commissie informeert de raad en het college via het in de
eerstvolgende commissie en/ of raadsvergadering over gemaakte afspraken
met de accountant en/of andere adviserende leden. 2.Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een
toelichting in de vergadering van de raad. 3.Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering
gedaan.10CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening auditcommissie
gemeente Heerhugowaard 2016’.11Slotbepalingen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, of bij
twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de
commissie op voorstel van de voorzitter.
Het raadsbesluit (RB2012018) initiatiefvoorstel
auditcommissie-raadsleden, vastgesteld door de raad van
Heerhugowaard op 21 februari 2012 komt te vervallen.
Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de
bekendmaking.
Heerhugowaard, 24 mei 2016De Raad voornoemd,de griffier, de voorzitter,Toelichting op artikelen verordening auditcommissie gemeente
Heerhugowaard 2016Artikel 1Op grond van de Controleverordening van de gemeente Heerhugowaard 2016 die
voortvloeit uit artikel 213 van de Gemeentewet en door de raad is vastgesteld op
28 april 2016 dient er periodiek een afstemmingsoverleg plaats te vinden tussen
de accountant, (een vertegen-woordiger van) de raad, (een vertegenwoordiger van)
de rekenkamercommissie, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris
en de concerncontroller of een door hem aan te wijzen andere functionaris.Artikel 2In dit artikel zijn de taken voor de raad opgenomen die voorvloeien uit de
controleverordening. Hierop is een aantal aanvullende taken benoemd, waaronder
de controle op de verantwoording van de fractievergoedingen.Het proces voor de controle op de fractievergoedingen door de auditcommissie is
als volgt:
uiterlijk op 31 januari van elk jaar dienen de fracties hun declaraties
fractievergoedingen in bij de griffier. Hiervoor gebruiken zij het door
de raad vastgestelde format document dat bij de verordening ambtelijke
bijstand en fractieondersteuning is opgenomen.
In februari volgend op het afgesloten boekjaar vindt een eerste controle
(alleen op rechtmatigheid) plaats door de auditcommissie op de
verantwoording fractievergoedingen. De auditcommissie kan
verduidelijkingsvragen stellen aan fracties ten aanzien van declaraties
om de fracties te helpen hun bewijslast nader te preciseren.
Na de eerste controle worden de fracties in de gelegenheid gesteld om te
reageren op de bevindingen naar aanleiding van deze controle. De
fracties hebben hiervoor twee weken de tijd na ontvangst van de
bevindingen van de auditcommissie.
In maart voert de auditcommissie een tweede controle op de
verantwoording fractievergoedingen uit en stelt daarna een definitief
rapport van bevindingen op.
De auditcommissie kan slechts oordelen of een declaratie rechtmatig is, niet
rechtmatig is of niet controleerbaar, omdat de bewijsvoering voor de
auditcommissie niet tot een conclusie leidt. Indien een declaratie niet
controleerbaar is op rechtmatigheid legt de auditcommissie deze voor aan het
bevoegde gezag, namelijk de gemeenteraad. De gemeenteraad dient dan een oordeel
te geven over de betreffende declaratie.
Het definitieve rapport van bevindingen wordt door de auditcommissie
voorbereid tot een raadsvoorstel ‘verantwoording fractievergoedingen’ en
na de commissiebespreking door de raad vastgesteld.
Het raadsvoorstel wordt niet besproken in het raadsconvent, omdat dit
geen besluitvormend orgaan is.
Het raadsvoorstel wordt vastgesteld door de gemeenteraad in dezelfde
vergadering als de gemeentelijke jaarstukken worden vastgesteld.
Artikel 3De auditcommissie is een technische adviescommissie. De auditcommissie heeft een
eigenstandige taak. Er wordt minder frequent vergaderd dan de andere
raadscommissies en er wordt een onafhankelijk advies aan de raad gegeven. Het is
geen commissie waar al om politieke standpunten van de raadsfracties wordt
gevraagd. Het politieke oordeel over de adviezen van de auditcommissie en de
aanbevelingen van de accountant volgt in de raad.Om de auditcommissie slagvaardig te houden is de raad vertegenwoordigd door
tenminste drie en maximaal vijf leden. Deze vertegenwoordiging moet een
evenwichtige afspiegeling vormen van de in de raad opgenomen groeperingen. In de
commissie mag ook één commissielid-niet raadslid zitten. Het verdient de
voorkeur dat de leden van de auditcommissie affiniteit hebben met de taken van
de commissie.Artikel 4De leden van de auditcommissie worden voor een raadsperiode benoemd. Indien een
lid tussentijds door de raad wordt ontslagen dient dit besluit met redenen te
zijn omkleed.Artikel 5De voorzitter van de auditcommissie is technisch voorzitter, maar hij of zij
maakt ook deel uit van de commissie. Dit geeft de mogelijkheid voor de
voorzitter om mee te discussiëren.Artikel 6De voorzitter en de secretaris stellen de conceptagenda voor de vergadering op.
Door de leden van de commissie en adviseurs als benoemd in artikel 3 lid 5 van
deze verordening kunnen agendapunten worden aangedragen. Extra vergaderingen
kunnen in overleg met de voorzitter worden ingepland. De secretaris zorgt ervoor
dat de vergaderdata voor aanvang van een kalenderjaar in het vergaderschema van
de raad worden opgenomen. Er kan gezien de relatief beperkte vergaderdruk een
iets kortere uiterste verzenddatum voor de vergaderstukken gelden dan bij de
algemene raadscommissie.Artikel 8De stem van ieder lid van de commissie telt even zwaar. Stemmen zal in de
praktijk vrijwel nooit plaatsvinden. Over ordevoorstellen zoals het sluiten van
de deuren is het mogelijk, maar in principe zijn de vergaderingen van de
auditcommissie openbaar, tenzij er op grond van de WOB geheime stukken aan de
commissie worden aangeboden. Bij het staken van de stemmen gelden de regels
zoals opgenomen in artikel 32 lid 4 Gemeentewet.