| Organisatie | Houten |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Notitie Openbaar of geheim |
| Citeertitel | Notitie Openbaar of geheim |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze notitie is primair intern bedoeld.
Wet bescherming persoonsgegevens, artikel 25 en 55 Gemeentewet, artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-06-2016 | nieuwe regeling | 31-05-2016 | BWV16.0142 |
“Openbaar, tenzij…”, dat is het uitgangspunt dat geldt binnen een zoveel mogelijk transparante organisatie als de gemeente. Daarom worden er op grond van de Gemeentewet en de Wet openbaarheid van bestuur strikte voorwaarden gesteld aan het geheim houden van bestuurlijke stukken.
Anderzijds dient de privacy van individuele personen te worden beschermd. Ook daarvoor moet aandacht zijn bij het opstellen en publiceren van stukken.
In deze handleiding wordt beschreven welke college- en raadsstukken openbaar zijn, hoe de stukken moeten worden geanonimiseerd, wanneer geheimhouding mag worden opgelegd en wanneer vergaderen met gesloten deuren aan de orde is.
De handleiding is primair bedoeld als praktische handreiking voor medewerkers van de gemeente, maar zij behelst ook nuttige informatie voor college en raad.
De informatie is zeker niet volledig. Zo wordt de bescherming van persoonsgegevens slechts belicht met het oog op het schrijven van college- en raadsstukken. De onderwerpen geheimhouding en het vergaderen achter gesloten deuren worden op hoofdlijnen beschreven. Op deze wijze blijft het een toegankelijke, goed leesbare notitie.
Met de vaststelling van deze handleiding komt de notitie ‘Soms is het besloten en geheim’ van 2010 (die een geactualiseerde versie was van de oorspronkelijke notitie van 2001) te vervallen. Daarnaast is ervoor gekozen om de notitie ‘Openbaar, tenzij’, die specifiek gaat over de Wet openbaarheid van bestuur, niet meer te actualiseren. In plaats daarvan kan de VNG-uitgave ‘Transparant Bestuur 2016, Een praktische handleiding voor gemeenten over de Wet openbaarheid van bestuur’ worden geraadpleegd.
Op 19 april 2016 heeft de Tweede Kamer de Wet open overheid (Woo), die in de plaats komt van de Wob, vastgesteld. Als deze ook door de Eerste Kamer wordt aangenomen, zal dit tot aanpassing van deze notitie leiden.
Ten slotte: als medewerkers in een specifieke situatie niet met deze handleiding uit de voeten kunnen, kunnen ze altijd terecht bij de juridisch adviseurs van de Staf!
Op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) kan een ieder een bestuursorgaan verzoeken om informatie, neergelegd in documenten. Uitgangspunt van de Wob is ‘openbaar, tenzij’.
Veel documenten zijn al openbaar, ofwel omdat de wet verplicht tot openbaarmaking of omdat dit de Houtense praktijk is. Waar het gaat om college- en raadsstukken geldt in beginsel het volgende:
Openbaar wil zeggen dat de stukken in (het openbare gedeelte van) het Bestuurlijk Informatie Systeem (BIS) worden opgenomen. Ze zijn dan voor een ieder via de website toegankelijk.
Als documenten niet actief, via het BIS, openbaar worden gemaakt, kunnen ze toch op grond van de Wob worden opgevraagd. Aan de hand van criteria die in de Wob staan, wordt dan beoordeeld of de documenten geheel of gedeeltelijk openbaar kunnen worden gemaakt. In deze notitie wordt verder niet ingegaan op de behandeling van verzoeken op grond van de Wob.
Omdat bovengenoemde documenten in beginsel openbaar worden gemaakt, is het van belang er alert op te zijn voor welke stukken een uitzondering geldt. Welke stukken moeten, ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer, worden geanonimiseerd? Welke stukken zijn geheim? Deze vragen worden in het vervolg van deze notitie beantwoord.
2.1 Anonimiseren van collegevoorstellen
Zoals hiervoor al vermeld, worden collegevoorstellen niet in het BIS gezet. De besluitenlijsten van het college zijn echter in beginsel wel openbaar. Naast de openbare besluitenlijst van een collegevergadering kan er ook een besloten besluitenlijst zijn. Op de besloten lijst staan alleen die besluiten waarvoor geheimhouding geldt. Hoofdstuk 3 gaat over het opleggen van geheimhouding.
Er zijn ook besluiten die op zichzelf niet geheim zijn, en dus op de openbare besluitenlijst komen, maar waarbij wel op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens de privacy van personen moet worden beschermd. Voor deze besluiten gelden de volgende regels:
2.2 Anonimiseren van stukken voor de raad
Voor stukken die naar de raad gaan, met name raadsvoorstellen met bijlagen, en collegebrieven, geldt hetzelfde als voor collegevoorstellen. Omdat raadsstukken gelijktijdig met de toezending aan de raad in het BIS komen, en dus openbaar worden, geldt bovendien het volgende:
Als raads- of commissieleden (niet-raadsleden die deelnemen aan de RTG) willen weten wie er in het stuk wordt bedoeld, kunnen ze de gegevens opvragen bij de betrokken ambtenaar.
3.1 Opleggen van geheimhouding
Soms moeten college- of raadsstukken geheim blijven en soms is anonimisering niet voldoende. Er moet dan geheimhouding worden opgelegd. Wat hiervoor de voorwaarden zijn en hoe dat moet, staat voornamelijk beschreven in de artikelen 25 en 55 van de Gemeentewet. Artikel 55 heeft betrekking op collegestukken; artikel 25 op raadsstukken.
Wanneer een Wob-verzoek wordt ingediend dat betrekking heeft op stukken waar geheimhouding op rust, dan kan het Wob-verzoek zonder meer worden afgewezen op grond van het feit dat geheimhouding is opgelegd.
3.1.1 Geheime stukken voor het college
Allereerst dient er onderscheid te worden gemaakt tussen:
Dit onderscheid is van belang, omdat met het oog op transparantie van bestuur zoveel mogelijk openbaar moet zijn. Daarnaast is het zo dat alleen in geval er geheimhouding op het collegevoorstel (inclusief bijlagen) is opgelegd, het desbetreffende voorstel op de besloten besluitenlijst komt. Wanneer alleen de inhoud van het collegevoorstel of een bijlage geheim is, en dit dus niet voor de beslispunten geldt, is er géén reden om het voorstel op de besloten lijst te plaatsen.
Uit artikel 55, eerste lid, van de Gemeentewet volgt dat het college zichzelf geheimhouding kan opleggen. Dat kan het college alleen doen op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wob.
De leden 1 en 2 van artikel 10 van de Wob luiden:
Bij lid 1 gaat het om absolute gronden voor geheimhouding. In lid 2 staan relatieve gronden. Relatief betekent dat er een belangenafweging moet worden gemaakt tussen het belang van openbaarheid en de in de bepaling genoemde belangen. Er mag alleen geheimhouding worden opgelegd wanneer het in lid 2 genoemde belang zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid.
Is geheimhouding nodig, dan wordt dit in een apart beslispunt opgenomen. Dat beslispunt kan luiden:
·Op <dit voorstel (inclusief bijlagen)/de inhoud van dit voorstel/de financiële paragraaf van dit voorstel/bijlage.. bij dit voorstel> geheimhouding op te leggen op grond van artikel 55 lid 1 Gemeentewet in samenhang met artikel 10 lid .. Wob.
Neem onder Voortgang in het college- en raadsvoorstel op wanneer of onder welke voorwaarden de geheimhouding kan worden opgeheven. (Zie ook paragraaf 3.2.)
Artikel 10 lid 2, onder b en g, Wob: economische/financiële belangen en onevenredige bevoordeling/benadeling
De gronden, genoemd in artikel 10, tweede lid, onder b en g, van de Wob worden het meest gebruikt, en meestal beide tegelijk. Gebruik je deze redenen dan dien je te beargumenteren waarom je vindt dat het belang van openbaarheid niet opweegt tegen de in de Wob genoemde belangen. Het argument kan als volgt luiden:
·Het belang van openbaarheid weegt niet op tegen de economische of financiële belangen van de gemeente en tegen het belang om onevenredige bevoordeling of benadeling van bij deze aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden te voorkomen.
Artikel 10 lid 1, onder c, Wob: bedrijfs- en fabricagegegevens
De grond, genoemd in artikel 10, eerste lid, onder c, van de Wob wordt ook af en toe gebruikt. Het gaat dan om bedrijfs- en fabricagegegevens die door anderen vertrouwelijk aan de gemeente zijn verstrekt. Ook het gebruik van deze grond dient beargumenteerd te worden, zij het dat er geen belangenafweging hoeft te worden gemaakt en het argument dus simpelweg kan luiden:
·Het betreft bedrijfsgegevens/fabricagegegevens die door <naam> vertrouwelijk aan de gemeente zijn verstrekt.
Volgens de jurisprudentie wordt niet snel aangenomen dat er sprake is van bedrijfs- of fabricagegegevens.
Artikel 10 lid 1, onder d, Wob: persoonsgegevens
Ook omtrent collegevoorstellen betreffende personeel van de gemeente dient geheimhouding te worden opgelegd, en wel op grond van artikel 10, tweede lid, onder e, van de Wob. De desbetreffende besluiten horen op de besloten lijst. Het (standaard)argument bij het beslispunt kan luiden:
·Het belang van openbaarheid weegt niet op tegen het belang van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.Openbaarheid van dit voorstel zou een inbreuk betekenen op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene(n). Daartegenover staat dat het besluit geen gevolgen heeft voor de (Houtense) gemeenschap of individuele burgers. Daarom weegt het belang van de betrokkene(n) zwaarder.
3.1.2 Geheime stukken voor de raad en RTG; bekrachtiging
Het college kan de raad geheimhouding opleggen op grond van artikel 25, tweede lid, van de Gemeentewet. De geheimhouding kan betreffen:
Ook voor raadsstukken geldt dat geheimhouding alleen opgelegd kan worden op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wob. Voor wat betreft de onderbouwing van de geheimhouding wordt dan ook verwezen naar de vorige subparagraaf.
Oplegging van geheimhouding aan de raad moet in de meeste gevallen gepaard gaan met oplegging van geheimhouding aan de deelnemers van een rondetafelgesprek (RTG). Anders zou voor niet-raadsleden (commissieleden) die deelnemen aan het rondetafelgesprek, en ook alle stukken krijgen, de geheimhouding niet gelden. Het college legt geheimhouding aan de RTG op met toepassing van artikel 86, tweede lid, van de Gemeentewet. In dit artikel wordt het opleggen van geheimhouding aan raadscommissies geregeld. Het artikel is van toepassing, omdat een RTG moet worden aangemerkt als een raadscommissie (zie Verordening Rondetafelgesprekken en artikel 82 Gemeentewet).
De raad moet de door het college aan de raad opgelegde geheimhouding in zijn eerstvolgende vergadering bekrachtigen. Anders vervalt de verplichting tot geheimhouding. Het gaat om de eerstvolgende raadsvergadering nadat het college heeft besloten geheimhouding op te leggen. Dit is meestal níet de raadsvergadering waarin het onderwerp inhoudelijk wordt behandeld. De bekrachtiging moet dus apart door de raad worden geagendeerd! De griffie draagt hier zorg voor.
De regel van de bekrachtiging is alleen van toepassing voor stukken die aan de raad in zijn geheel zijn overgelegd. Als de stukken naar één of meer individuele raadsleden (bijvoorbeeld de fractievoorzitters) worden gestuurd geldt de eis van bekrachtiging niet (art. 25 lid 3 Gemeentewet). In dat geval dient de geheimhouding in acht te worden genomen totdat het college dan wel de raad haar opheft (art. 25 lid 4 Gemeentewet).
In een collegevoorstel waar een raadsvoorstel bij hoort, neem je de volgende beslispunten op met betrekking tot geheimhouding:
Het argument bij laatstgenoemd beslispunt luidt:
·Als de raad de geheimhouding niet in zijn eerstvolgende vergadering bekrachtigt, komt deze te vervallen (art. 25 lid 3 Gemeentewet).
In het bijbehorende raadsvoorstel neem je het volgende beslispunt op:
·De door het college opgelegde geheimhouding te bekrachtigen.
De argumenten bij dit beslispunt zijn:
·Het college heeft geheimhouding opgelegd op grond van artikel 10 lid .. Wob.
<toelichting op het argument conform voorgaande subparagraaf>
·Als de raad de geheimhouding niet in zijn eerstvolgende vergadering bekrachtigt, komt deze te vervallen (art. 25 lid 3 Gemeentewet).
Het BIS heeft een besloten gedeelte. Daar worden geheime raadsstukken ingezet. Raads- (en commissie-)leden hebben toegang met een wachtwoord. Het komt echter ook voor dat geheime stukken op de griffie ter inzage worden gelegd.
Van de geheimhouding wordt op de stukken melding gemaakt; dit is wettelijk verplicht. Met een stempel of digitaal watermerk kan er “geheim” op worden vermeld. Stukken die bij de griffie ter inzage worden gelegd, worden bovendien op blauw papier afgedrukt.
3.2 Opheffen van geheimhouding
De geheimhouding moet in acht worden genomen totdat het college c.q. de raad deze opheft (art. 25 lid 1 en art. 55 lid 1 Gemeentewet). In de praktijk wordt de geheimhouding zelden opgeheven, terwijl dit met het oog op transparant bestuur wel wenselijk is.
Daarom zal het college aan het eind van elk kwartaal de opheffing van geheimhouding agenderen. De raad zal dit aan het eind van elk jaar doen. Bij die gelegenheid wordt geïnventariseerd op welke voorstellen (en bijbehorende stukken) nog geheimhouding ligt, zodat per voorstel kan worden besloten om de geheimhouding al dan niet op te heffen. Overigens kan het college of de raad ook tussentijds besluiten tot opheffing van de geheimhouding op bepaalde stukken.
Hoofdstuk 4 Openbaar of besloten vergaderen
Collegevergaderingen worden met gesloten deuren gehouden, tenzij in het reglement van orde van het college anders is bepaald (art. 54 Gemeentewet). Volgens het Houtense reglement van orde kan het college besluiten een openbare vergadering te houden.
Op grond van artikel 23 van de Gemeentewet zijn vergaderingen van de raad in beginsel openbaar. De deuren van de raadsvergadering worden gesloten wanneer tenminste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. De raad beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. Dit is dus nadat de vergadering in het openbaar is begonnen.
Sommige onderwerpen, genoemd in artikel 24 van de Gemeentewet, kunnen niet in een besloten vergadering worden behandeld.
Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad anders beslist. Een besluitenlijst van de raad wordt niet openbaar gemaakt, voor zover deze betrekking heeft op aangelegenheden ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
Het kan zijn dat het college het nodig acht dat de raad met gesloten deuren over een bepaald onderwerp vergadert. Dit zal zich met name voordoen wanneer het college geheimhouding heeft opgelegd op stukken die in de raadsvergadering worden behandeld. In dat geval neem je in het collegevoorstel het volgende beslispunt op:
·De raad voor te stellen over het raadsvoorstel met gesloten deuren te vergaderen.
4.3 Rondetafelgesprekken en informatiebijeenkomsten
Gelet op de aard en het doel van de RTG’s zijn deze openbaar (art. 4 Verordening Rondetafelgesprekken).
Het is echter op grond van artikel 82, vijfde lid, in samenhang met artikel 23 van de Gemeentewet niet uitgesloten een besloten RTG te houden.
Een rondetafelgesprek kan worden gehouden in de vorm van een informatiebijeenkomst, indien het belang van een onderwerp het wenselijk maakt dat meer dan één vertegenwoordiger per fractie deelneemt aan het rondetafelgesprek. Een informatiebijeenkomst kan met gesloten deuren plaatsvinden (artt. 20 en 21 Verordening Rondetafelgesprekken).
De geheimhouding omtrent het behandelde tijdens een besloten RTG of informatiebijeenkomst is geregeld in de artikelen 4, tweede lid, en 22 van de Verordening Rondetafelgesprekken in samenhang met artikel 86, tweede lid, van de Gemeentewet.
In Houten bestaat ook de zogenaamde collegebijpraatavond. Deze wordt gehouden op initiatief van het college. Het college praat de raad inhoudelijk bij over een bepaald onderwerp. Collegebijpraatavonden zijn passief openbaar. Er wordt in beginsel alleen mondelinge informatie gegeven. Wanneer vertrouwelijke informatie wordt verstrekt kan de bijpraatavond een gesloten karakter hebben. Het college kan op de informatie op grond van artikel 55, eerste lid, van de Gemeentewet geheimhouding opleggen. Dit gebeurt alleen in uitzonderlijke gevallen. Ook zonder oplegging van geheimhouding kan het zijn dat de informatie vertrouwelijk is en dat de aanwezigen hier dus prudent mee om dienen te gaan.
Opheffing van de tijdens de bijpraatavond opgelegde geheimhouding gebeurt door het college, tenzij het college zich bij de geheimhouding tot de gehele raad (als bestuursorgaan) heeft gericht. In dat geval moet de raad de geheimhouding opheffen (art. 55 lid 1, laatste volzin, en lid 3 Gemeentewet).
Kom voor advies of hulp naar de juridisch adviseurs van de Staf