CVDR407919_1Controleverordening gemeente Heerhugowaared 2016nlregelingHeerhugowaard2016-07-01HeerhugowaardPublicatie via www.officielebekendmakingen.nl d.d. 10-6-2016Controleverordening gemeente Heerhugowaard 2016Artikel 213 Gemeentewetgemeenteraadfinanciën en economie2016-05-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-07-012022-01-01WijzigingRB2016025verordeningenGeen.Geen.Controleverordening gemeente Heerhugowaared 2016 Nr.RB2016025de Raad van de gemeente Heerhugowaard;gelezen het voorstel van auditcommissie d.d. 24 maart 2016gelet op artikel 213 Gemeentewetb e s l u i tDe controleverordening gemeente Heerhugowaard 2016 vast te stellen, onder
gelijktijdigeintrekking van de Controleverordening gemeente
Heerhugowaard.De ingangsdatum van deze verordening is 1 juli 2016, met dien verstande dat
de oudeControleverordening van toepassing blijft voor de controle van het
boekjaar 2015 en 2016.1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
accountant een door de raad benoemde:
registeraccountant of
·accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de
Accountant-Administratieconsulenten of·organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants
samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet
bedoelde jaarrekening. b.accountantscontrole de controle van de in artikel 197
Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde
accountant van:·het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten
en de grootte en samenstelling van het vermogen; ·het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; ·het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening
met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels
bedoelt in artikel 186 Gemeentewet; ·de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie
gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording
mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel
213 Gemeentewet, in acht worden genomen.c.rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole het
overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen
en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals
bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten. d.deelverantwoording een in opdracht van de raad ten behoeve van
de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke
organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke
verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening. Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole1.De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen
accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van
drie jaar met mogelijkheid van verlenging met één jaar. 2.De griffie bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de
accountantscontrole voor. 3.De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het
programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de
jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a.de toe te passen goedkeuringstoleranties en afwijkende
rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening; b.de eventueel apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe
te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringstoleranties);c.de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d.de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e.de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse
rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar: f.de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende
afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle
specifiek aandacht dient te besteden; g.de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende
afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle
specifiek aandacht dient te besteden. 4.In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in het
programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de
accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de
jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke
producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant
bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke
rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. 5.In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de
raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per
selectiecriterium de bijbehorende weging vast. Artikel 3 Informatieverstrekking door college1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening
conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt
deze aan de accountant voor controle. 2.Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag
liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen,
administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de
accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant,
dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de
accountant is verstrekt. 4.Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juni van
elk jaar. 5.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van
invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het
college aan de raad en de accountant gemeld. Artikel 4 Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze
waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang
van de daarbij behorende werkzaamheden. 2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole
vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en:a.(een vertegenwoordiger uit) de raad, b.(een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie),c.de portefeuillehouder financiën,d.de gemeentesecretaris of een door hem aan te wijzen ander lid van de
directie,e.de (concern-)controller of een door hem aan te wijzen andere functionaris. Artikel 5 Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren
en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven,
computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de
accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de
accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een
onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen,
terreinen en informatiedragers van de gemeente. 2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de
uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er
zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking
verlenen. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de
gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat
de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de
rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde
beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.6Overige controles en opdrachten1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het
uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid,
de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van
de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de
raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende
de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de
ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding
van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere
dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de
gemeente is. 3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, UWV, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt
hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel hiervan moet
worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de
opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant,
indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel 7 Rapportering1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden
tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze
terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het
college. 2.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen
brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag
uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar
van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de
beheersdaden zijn gecontroleerd, aan zijn naast hogere leidinggevende en aan
de concerncontroller. 3.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de
mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad
ingestelde vertegenwoordiging van) de raad. Artikel 8 InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking per 1 juli 2016, met dien verstande dat
zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en
deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2017 en later. De oude
Controleverordening van toepassing blijft voor de controle van het boekjaar
2015 en 2016.Artikel 9 CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als "Controleverordening gemeente
Heerhugowaard 2016".Heerhugowaard, 24 mei 2016De Raad voornoemd,de griffier, de voorzitter,Toelichting op de artikelenArtikel 2. Opdrachtverlening accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan
de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het
jaarverslag (artikel 197, lid 1 GW). Voor het overleggen van deze stukken aan de
raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd
(artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in
opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst
(artikel 213, lid 2 Gemeentewet). Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is een
registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een aantekening in
het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op de
Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de
accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Het zevende lid van
artikel 213 Gemeentewet zegt, dat de bevoegde accountant in gemeentelijke dienst
kan worden aangesteld. Wel dient dan de benoeming, schorsing en het ontslag van
de accountant door de raad te geschieden.Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de
accountantscontrole van de jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de
verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Het tweede lid regelt dat de raad, daarbij ondersteund door de griffie,
verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de
accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van de verbintenis met de
accountant uit het eerste lid impliceert niet dat daarna van accountant wordt
gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de
opdracht. Een raad die per periode wil wisselen van controlerend accountant zal
hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden door de controlerend
accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.Voor de accountantscontrole geldt het Besluit Accountantscontrole Gemeenten
(BAG) dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister
is vastgesteld. Dit BAG bevat onder andere regels voor de omvangsbases en
goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de
rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie en de
mogelijkheden die de raad daarmee heeft wordt hier verwezen naar bijgaand
raadsvoorstel. In het derde lid van artikel 2 wordt invulling gegeven aan het
gebruik van de mogelijkheden van de raad met betrekking tot de nadere bepaling
van de toleranties. Ze moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole
worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een
aanscherping van de eisen door de raad zal in veel gevallen leiden tot een
hogere prijsstelling door de accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid
aanvullende zaken opgenomen over eisen die de raad kan stellen aan de
werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het
verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.Mogelijk wilt u onderdelen van de jaarrekening, onderdelen van
deelverantwoordingen of gemeentelijke organisatieonderdelen per jaar
vaststellen. omdat u rekening wilt houden met gewijzigde (bestuurlijke)
omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van artikel 2. Het is raadzaam om
ook hierover bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en
opdrachtverlening op te nemen.Artikel 3. Informatieverstrekking door collegeIn de nieuwe verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling
van de rekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook
verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste
deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van
het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de
accountant. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek
naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze achterliggende bescheiden goed
toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de
accountant, waarin wordt verklaard dat geen informatie die van belang is voor de
beoordeling van de jaarrekening, is achtergehouden. De verklaring wordt ook wel
een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is,
is het geen wettelijke verplichting dat het college een dergelijke verklaring
verstrekt.In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de
overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. Tussen 1 juni en 1
juli is er dan het traject van commissie – en raadsbehandeling. De jaarrekening
moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli
worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten (artikel 200 Gemeentewet). Bij
voorkeur voor 1 juli moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet
een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn
doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen
rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt
echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het
jaarverslag aan de raad, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen
moet toevoegen.Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van
invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de
accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de
raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de
accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.Artikel 4. Uitvoering controleArtikel 4van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant
en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De
accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole.
Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend.
Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek
overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende
vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst
over specifieke aandachtsgebieden bij de controle.Artikel 5. Toegang tot informatieIn het vorige artikel staat dat de accountant leidend is voor wat betreft de
inrichting van de controle. Om die controle goed uit te voeren moet hij echter
ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de
bevoegdheid om dat te doen toe aan de accountant, dit met in achtneming van de
afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de
aanbesteding.Het artikel legt aan het college de plicht op om er voor te zorgen, dat de
accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en
dat alle ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de
accountantscontrole.6.Overige controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de
gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen
ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de
medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte
accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit
soort controles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college
besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad
benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend werkzaamheden die
samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant en die de
onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt hoe het college moet
omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden” zoals de verbetering
van de administratieve organisatie, aan de door de raad benoemde accountant.
Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant
kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten
aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op
de loer liggende belangenverstrengeling tussen college en accountant kan
mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de
jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de
controle zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor advieswerkzaamheden, zoals
bijvoorbeeld op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de
rechtmatigheid, de door de raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien
het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te
informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende
uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen
aan het college kenbaar te maken. Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige
controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant
inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de
gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter
bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de
jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één
accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke
besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en
soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard
zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de
controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere
gemeente betreffen en kan de controle hiervan door de accountant van de
andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in
deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.7.RapporteringHet derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering
en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college.
Aanvullend daarop kan de raad in zijn programma van eisen bij de
aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende
rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3, letters c
& e van deze verordening). Ook worden aanvullende zaken aangaande de
rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles hier
geregeld. Dit moeten wel zaken zijn die in het programma van eisen bij de
aanbesteding moeten worden geregeld.Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de
accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het
programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles
(interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij
geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet
afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift
krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Zo mogelijk kan
het college (in overleg met de raad en de accountant) nog tijdig maatregelen
tot herstel treffen.Het tweede lid van artikel 7 regelt dat het management een rapportage krijgt
van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage
worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet
afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn,
aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen
over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de
administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het
management van de gemeente kunnen worden opgelost. Er kan op grond van de
rapportage actie worden ondernomen voor herstel van de afwijkingen en
onvolkomenheden.Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en
wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden
voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van
bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het
geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de
constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn
verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht.