CVDR407588_1Archiefverordening VrZWnlregelingVeiligheidsregio Zaanstreek-Waterland2016-01-01BeemsterEdam-VolendamLandsmeerOostzaanPurmerendWaterlandWormerlandZaanstadOnbekendArchiefverordening VrZWArchiefwetalgemeen bestuurbestuur en recht2015-10-30De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2016-01-012023-01-01OnbekendOnbekendArchiefverordening VrZWGeenGeenArchiefverordening VrZWHoofdstukI.Algemene bepalingenArtikel 1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

de archiefbewaarplaats: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 40, tweede lid van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

de archivaris: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 40, tweede lid van de wet benoemde archivaris;

beheer: de uitvoering van werkzaamheden met als doel om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

beheerder: degene die ingevolge artikel 4 van deze verordening is belast met het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

informatie de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995, zijnde het geheel van op één of meer gegevensdragers vastgelegde, met elkaar samenhangende, gegevens die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taakstelling en/of werkprocessen van een organisatie

informatiesysteem: computersysteem of -applicatie met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

zorg: de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995, zodanig dat een goed beheer van informatie mogelijk is

HoofdstukII.Het aanwijzen van de archiefbewaarplaatsArtikel2Als archiefbewaarplaats van de Gemeenschappelijke Regeling wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het Gemeentearchief ZaanstadHoofdstukIII.De zorg van het dagelijks bestuur voor de informatieArtikel 3Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel 4Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel 5Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie, ongeacht hun vorm.

Artikel 6

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de informatie geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze informatie voldoende is gewaarborgd.

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van informatie bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke informatie redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als informatie voor blijvende bewaring in aanmerking komt.

Artikel 7Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de informatie zijn verbonden.Artikel 8Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht voorschriften vast. Artikel 9Het dagelijks bestuur doet elke twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hem is uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIV.Toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel 10Als archivaris van de Gemeenschappelijke Regeling wordt benoemd de gemeentearchivaris van de gemeente ZaanstadArtikel 11De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats, overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel 12De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 13

De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle informatie en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de informatie alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin informatie is opgenomen.

De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de informatie en de ruimten waarin deze zich bevindt.

Artikel 14De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel 15De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 16De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.HoofdstukVSlotbepalingenArtikel 17Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2016.Artikel 18Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2016.Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van [datum invullen], voorzitter, secretarisMemorie van toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld. Het toepassingsbereik van de verordening is, evenals wet en besluit, zowel papieren als digitale informatie.De verordening bestaat uit drie gedeelten, namelijk het aanwijzen van een archiefbewaarplaats (hoofdstuk II), de regeling voor de zorg die het dagelijks bestuur draagt voor de informatie (hoofdstuk III) en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (hoofdstuk IV). Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling.Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.Artikelsgewijze toelichtingArtikel1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel3De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen archiefruimten moeten voldoen. Artikel4Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel6De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende informatie. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel, is in het tweede lid bepaald dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het openbaar lichaam heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.Artikel8De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel9en artikel 16Het algemeen bestuur verneemt op deze manier minimaal eenmaal per twee jaar wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Artikel13De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel15Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de informatie en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Artikel16De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur zoals bedoeld in artikel 9.