Financiële Verordening Gemeente Nieuwkoop 2016

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

• b.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Nieuwkoop en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 2. Programma’s

• 1.

  De raad stelt de programma-indeling vast.

• 2.

  De raad stelt per programma vast:

  • a.

    Wat willen bereiken?

  • b.

    Wat doen we daar voor?

  • c.

    Wat mag het kosten

• 3.

  Bij de begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten aan de programma's.

Artikel 3. Kaders begroting

Het college biedt voor 1 juni van het begrotingsjaar de kaders aan voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. De raad stelt de kaders vast. Tevens geeft de raad richting aan voor de in de begroting op te nemen beleid en ontwikkelingen.

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productrealisatie ingedeeld naar programma’s.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 4.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

• 5.

  De begroting en de jaarrekening voldoen aan de geldende verslaggeving wetgeving.

Artikel 5. Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma, het overzicht algemene dekkingsmiddelen en de mutaties in de reserves.

• 2.

  Standaard worden alle nieuwe investeringen geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting. Bij de behandeling van de begroting geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

• 3.

  Uitgangspunt bij het uitvoeren van investeringskredieten is dat deze binnen twee jaar na autorisatie afgewikkeld moeten zijn. Kredieten die na beschikbaarstelling door de raad, per ultimo van het begrotingsjaar ouder zijn dan twee jaar, worden niet voor verdere uitvoering in het volgend begrotingsjaar in stand gehouden. Indien een krediet in afwijking op deze regel in stand dient te worden gehouden, kan het college hiertoe aan de raad zo snel mogelijk na afloop van het begrotingsjaar een onderbouwd voorstel doen.

• 4.

  Het college biedt de raad als een separaat voorstel tot wijziging van de begroting aan, voordat deze is gerealiseerd:

  • a.

    een overschrijding van geautoriseerde lasten of onderschrijdingen van baten op programmaniveau groter dan 5% van het productbudget, tenzij deze overschrijding kleiner is dan € 25.000;

  • b.

    iedere overschrijding van geautoriseerde lasten of onderschrijding van baten groter dan € 50.000;

  • c.

    iedere overschrijding van geautoriseerde lasten of onderschrijding van baten, hoe klein ook, die is terug te voeren op nieuw beleid;

  • d.

    iedere overschrijding van een investeringskrediet;

  • e.

    iedere afwijking van een begrote mutatie in de reserves.

• 5.

  Overschrijdingen van geautoriseerde lasten of onderschrijdingen van baten op programmaniveau groter dan € 15.000 die niet vallen binnen 4 a t/m c worden, nadat ze zijn gerealiseerd, door het college als onderdeel van een tussentijdse rapportage ter autorisatie aangeboden aan de raad.

• 6.

  Overschrijdingen of onderschrijdingen kleiner dan € 15.000 worden toegelicht in de jaarrekening.

• 7.

  Van een voorstel tot wijziging van de begroting maakt altijd een voorstel tot dekking van de lasten deel uit.

• 8.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. Bij investeringen groter dan € 2.500.000 informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente.

Artikel 6 Tussentijdse rapportages

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van drie tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting, te weten de voorjaarsnota, de najaarsnota en de decemberwijziging.

• 2.

  De voorjaarsnota richt zich op de periode januari t/m maart van het boekjaar, de najaarsnota op de periode april t/m augustus van het boekjaar en de decemberwijziging op de periode na de najaarsnota.

• 3.

  De voor- en najaarsnota geven een uiteenzetting van de uitvoering en de bijstelling van de programmabegroting. Zij bevatten een beleidsrapportage en een financiële rapportage.

• 4.

  De decemberwijziging bevat uitsluitend een financiële rapportage die is voorzien van een beknopte toelichting.

• 5.

  Een tussentijdse rapportage bevat een begrotingswijziging. Deze bestaat uit de verzameling van alle nog niet door de raad vastgestelde financiële wijzigingen zoals bedoeld onder art 5 lid 5 en lid 7 van deze verordening.

• 6.

  Een tussentijdse rapportage bevat een bijgesteld begrotingssaldo. In dit saldo zijn alle door de raad vastgestelde begrotingswijzigingen, inclusief de ter vaststelling aangeboden begrotingswijziging zoals bedoeld onder art 6.5., verwerkt.

• 7.

  Begrotingswijzigingen die in voorbereiding zijn en derhalve nog niet door de raad zijn vastgesteld, worden niet opgenomen in een tussentijdse rapportage en worden niet verwerkt in het onder 6.6. bedoelde tussentijdse begrotingssaldo.

Artikel 7. Informatieplicht

Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen van:

• a.

  aankoop van goederen, onroerende zaken en diensten groter dan € 1.000.000

• b.

  verkoop van goederen, onroerende zaken en diensten groter dan € 500.000

• a.

  het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 500.000

• b.

  het aangaan van leningen met een looptijd van meer dan 1 jaar groter dan € 1.000.000

• e.

  het toekennen van subsidies groter dan € 500.000

• f.

  de aanvraag van subsidies groter dan € 100.000

• g.

  nieuwe meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 250.000.

Artikel 7a EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 8. Beleidskaders

Bij de begroting wordt in de paragraaf Bedrijfsvoering aangegeven welke financiële beleidskaders het komende boekjaar worden geactualiseerd.

Artikel 9. Waardering & afschrijving vaste activa

Regels omtrent waardering en afschrijving vaste activa zijn afzonderlijk en gedetailleerd vastgelegd in een nota activa en afschrijvingen. De raad stelt deze nota vast.

Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Voor openstaande vorderingen betreffende belastingen en leges wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

• 2.

  Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor een actuele nota reserves en voorzieningen. De nota wordt door de raad vastgesteld. De nota behandelt:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    de vorming en besteding van voorzieningen;

  • c.

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

• 2.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    het specifieke doel van de reserve;

  • b.

    de voeding van de reserve;

  • c.

    de maximale hoogte van de reserve

  • d.

    de maximale looptijd van de reserve.

Artikel 12. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Nieuwkoop die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van reserves en voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW en de kosten van het kwijtscheldingsbeleid.

• 3.

  Voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt een vast rekenpercentage gehanteerd De rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen en van eigen vermogen. De rentepercentages voor deze vergoeding worden bij de behandeling van de begroting vastgesteld.

• 4.

  De kostprijs van de ambtelijke inzet van een product wordt berekend op basis van de begrote uren. Met uitzondering van grondexploitaties worden geen hoeveelheidverschillen toegerekend aan gemeentelijke producten ten aanzien van ambtelijke inzet.

Artikel 12a. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het algemeen belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het algemeen belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.

• 3.

  Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het algemeen belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4.

  Raadsbesluiten met de motivering van het algemeen belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van:

  • a.

    leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d.

    een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e.

    een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f.

    een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • g.

    een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten, afvalstoffenheffing, leges, rechten en tarieven.

• 2.

  Het college is verantwoordelijk voor een actuele nota met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. De raad stelt de nota vast.

• 3.

  Het college is verantwoordelijk voor een actuele nota met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid. De raad stelt de nota vast.

• 4.

  De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen zoals genoemd in het tweede en derde lid, worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 14. Financieringsfunctie

Het college stelt regels op ter uitvoering van de financieringsfunctie en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een treasurystatuut. Het college zendt dit statuut ter kennisgeving aan de raad.

Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen

Het college is verantwoordelijk voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte. De registratie omvat ten minste alle registergoederen die in bezit zijn van de gemeente, alle financiële bezittingen (waardepapieren, leningen, aandelen c.a.) en roerende bezittingen met een oorspronkelijke aanschafwaarde groter dan de ondergrens genoemd in de nota activa en afschrijvingen, inclusief kostprijsverhogende omzetbelasting behoudens roerende bezittingen in de openbare ruimte.

Artikel 16. Lokale heffingen

Het college is verantwoordelijk voor een actuele nota lokale heffingen. De nota wordt door de raad vastgesteld. Deze nota behandelt in ieder geval:

• a.

  de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;

• b.

  de verdeling van de druk van de belastingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden;

• c.

  de kostendekkendheid van de heffingen;

• d.

  de druk van de lokale belastingen en heffingen;

• e.

  het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.

Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicomanagement

Het college is verantwoordelijk voor een actuele nota weerstandsvermogen en risicomanagement. De nota wordt door de raad vastgesteld. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, inventarisatie van de risico’s, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen of anderszins. In de nota wordt tevens de aanwezige en gewenste weerstandscapaciteit aangegeven.

Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor actuele beheerplannen. De beheerplannen geven de kaders weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de eventuele normkosten van het onderhoud, de meerjarige kosten en budgettaire beslag van het onderhoud. De raad stelt de beheerplannen vast.

• 2.

  Het college is verantwoordelijk voor een actueel rioleringsplan. Het beheerplan geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreidingen van de riolering, de milieukwaliteitsaspecten, de eventuele normkosten van het onderhoud, de meerjarige kosten en budgettaire beslag van het onderhoud en uitbreiding van de riolering. De raad stelt het beheerplan vast.

• 3.

  Het college is verantwoordelijk voor een actueel beheerplan onderhoud gebouwen. Het beheerplan geeft de kaders weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de eventuele normkosten van het onderhoud, de meerjarige kosten en budgettaire beslag van het onderhoud aan de gemeentelijke gebouwen. De raad stelt het beheerplan vast.

Artikel 19. Grondbeleid

Het college is verantwoordelijk voor een actuele nota grondbeleid. De raad stelt de nota vast. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

• a.

  de relatie met de programma’s van de begroting;

• b.

  de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

• c.

  te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten/complexen;

• d.

  de verwerving en uitgifte van gronden;

• e.

  de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen;

• f.

  de uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop van gronden.

Artikel 20. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen en legt deze vast in een nota. De nota wordt door de raad vastgesteld.

Artikel 21. Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Artikel 22. Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels (protocol) voor de steunverlening en toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Artikel 23. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, contracten enzovoorts.;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving met uitzondering van de werkelijk door geboekte uren;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 24. Interne controle

• a.

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• b.

  Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 25. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

Artikel 26. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 juni 2016. Deze verordening treedt in de plaats van de financiële verordening gemeente Nieuwkoop 2012.

Artikel 27. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de "Financiële verordening gemeente Nieuwkoop 2016”.