| Organisatie | Maassluis |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening commissie bezwaarschriften Maassluis 2016 |
| Citeertitel | Verordening commissie bezwaarschriften Maassluis 2016 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Tevens vastgesteld door het college, en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft.
Deze regeling vervangt de Verordening commissie bezwaarschriften.
Artikel 24 bevat een overgangsbepaling.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-06-2016 | nieuwe regeling | 19-04-2016 | Onbekend. |
De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Maassluis;
ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gezien het raadsvoorstel van het college d.d. ;
gelet op art. 7:13 en de overige bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de bepalingen van de Gemeentewet;
Artikel 2. Inleidende bepaling commissie
In plaats van het horen en adviseren over een bezwaar door de commissie kan het horen en adviseren ambtelijk plaatsvinden overeenkomstig artikel 8 van deze verordening. Het college wijst bij afzonderlijk besluit categorieën of soorten besluiten aan waarover ambtelijk kan worden gehoord en geadviseerd..
Bij instelling van een afzonderlijke bezwaarschriftencommissie, die bevoegd is t.a.v. bezwaarschriften genoemd in het derde lid onder c, kan in het reglement of de verordening van de afzonderlijke bezwaarschriftencommissie worden bepaald dat de secretaris van de commissie beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb.
Het college kan voor het aflopen van de benoemingstermijn als bedoeld in het eerste lid, als het betreffende commissielid niet naar behoren functioneert, dan wel als door veranderde omstandigheden het lidmaatschap van het commissielid niet meer verenigbaar is met de (onafhankelijke) aard van de commissie, het betreffende commissielid ontslaan.
In bijzondere gevallen kan de voorzitter besluiten de in artikel 11 bedoelde hoorzitting te houden door minder dan het aantal in het eerste lid genoemde leden. In dat geval wordt het besluit omtrent het uit te brengen advies aangehouden en vindt schriftelijke beraadslaging plaats dan wel wordt in de eerstvolgende vergadering waarin het in eerste lid genoemde aantal leden aanwezig is, nadat zij kennis hebben genomen van het betreffende verslag, een besluit omtrent het uit te brengen advies genomen.
Artikel 14. Niet-deelneming aan de behandeling
De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen.
De voorzitter handhaaft de orde ter zitting. Hij is bevoegd wanneer de orde op enigerlei wijze wordt verstoord maatregelen te nemen.
Artikel 20. Uitbrengen advies en verdaging
1.Het advies wordt, onder medezending van het verslag als bedoeld in artikel 17 en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie en nader verslag, tijdig uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.
Artikel 23. Intrekking oude regeling
De Verordening commissie bezwaarschriften - zoals vastgesteld door de raad op 7 september 2010, door het college 22 juni 2010 en door de burgemeester op 22 juni 2010
wordt gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van ………………
de griffier, de voorzitter,
R. van der Hoek dr T.J. Haan
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van ……………….
de secretaris, de burgemeester,
A.L. Duijmaer van Twist dr. T.J. Haan
Aldus vastgesteld door de burgemeester op …………………………….
De burgemeester,
dr. T.J. Haan
Artikelsgewijze toelichting op de Verordening commissie bezwaarschriften Maassluis 2016
In de aanhef van de regelgeving is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, de raad, het college en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. Duidelijk is dat de raad de verordende bevoegdheid heeft.
Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee het besluit tot instellen van de commissie bezwaarschriften. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester. De ondertekening gebeurt eveneens door de drie bestuursorganen.
In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb voorkomen.
Zo ontbreekt er een omschrijving van het begrip 'bestuursorgaan' hoewel dat op meerdere plaatsen in de verordening voorkomt. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als 'verwerend orgaan'. Dit kan de gemeenteraad betreffen, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of een commissie waaraan via delegatie bepaalde bevoegdheden van de hiervoor genoemde bestuursorganen zijn overgedragen.
Aan de begripsbepalingen is toegevoegd de definitie van ambtelijk horen.
Artikel 2 Inleidende bepaling commissie
De adviescommissie wordt via deze inleidende bepaling als zodanig geïntroduceerd.
In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan.
In het tweede lid is aan de opsomming van bezwaarschriften ten aanzien waarvan de commissie niet bevoegd is, toegevoegd de besluiten die in mandaat namens het college door of namens het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Stroomopwaarts MVS zijn genomen. Op deze bezwaarschriften is het Reglement commissie bezwaarschriften Stroomopwaarts MVS 2016 van toepassing.
Het derde lid is toegevoegd in het kader van de efficiëntie. Zowel de secretaris van de commissie als de commissie zijn bevoegd het college te adviseren inzake bezwaarschriften die niet voldoen aan het bepaalde in de artikelen 6:5, 6:7 en over bezwaarzaken waarbij artikel 7:3 van de wet is toegepast. (Afzien van horen ingeval van kennelijk niet-ontvankelijk en kennelijk ongegrond.)
In het vierde lid is de mogelijkheid opgenomen om ambtelijk te horen. Ambtelijk horen kan de doorlooptijden van de bezwaarschriften verkorten. Ook kan het voor belanghebbende gepaster zijn om in kleiner comité in een informeler setting zijn standpunt toe te lichten.
Horen door de commissie blijft uitgangspunt. Ambtelijk horen vindt uitsluitend plaats bij standaardzaken. Het college dient een apart besluit te nemen over categorieën van besluiten of soorten besluiten waarbij ambtelijk kan worden gehoord. Bij enige twijfel wordt het bezwaarschrift voor advies aan de Bezwaarschriftencommissie voorgelegd.
Voor zover daaromtrent geen aparte regels worden vastgesteld gelden voor ambtelijk horen in ieder geval de volgende algemene uitgangspunten.
Bij enige twijfel wordt het bezwaarschrift voor advies aan de commissie voorgelegd.
Ambtelijk horen wordt alleen toegepast bij bezwaarschriften tegen in mandaat genomen besluiten.
Het ambtelijk horen vindt in de regel plaats door de secretarissen van de commissie, als ambtelijk functionaris. Ook is namens het bestuursorgaan een vertegenwoordiger aanwezig. Het zijn in ieder geval de secretarissen van de commissie die het college over dergelijke zaken adviseren. Teneinde de onafhankelijkheid te waarborgen, zal nooit worden gehoord door personen die bij het bestreden besluit betrokken zijn geweest. Bovendien staat beroep en hoger beroep open bij de bestuursrechter.
Ter zake van de bezwaarschriften, waarbij het horen door de secretaris van de commissie heeft plaatsgevonden, ligt het in de rede dat de secretaris ook degene is die het bestuursorgaan adviseert.
Het vijfde lid is opgenomen om een wettelijke basis te creëren om ook in het Reglement commissie bezwaarschriften Stroomopwaarts MVS 2016 op te nemen dat de secretaris van de commissie beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb. Art. 7:13 lid 4 Awb vereist immers een wettelijke basis om de secretaris de bevoegdheid toe te kennen om te beslissen over de toepassing van art. 7:3 Awb.
Artikel 3 Samenstelling van de commissie
Het eerste lid verwijst naar de adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 Awb.
De wet stelt als minimale eisen aan de samenstelling van een adviescommissie:
1. De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb)
2. De voorzitter maakt geen deel uit en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb)
Door de bepaling in het tweede lid delegeert de raad de benoeming van commissieleden aan het college.
Als, bijvoorbeeld gelet op het grote aantal te behandelen geschriften of in verband met een wenselijke splitsing naar onderwerp, daaraan behoefte bestaat, kan de commissie worden opgesplitst in kamers. Artikel 3 a regelt de instelling van de kamers. Op de werkwijze van de kamers is het bepaalde in deze verordening zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.
Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden.
In het derde lid wordt de rol van de secretaris tijdens de hoorzitting, ingevolge de praktijk en de jurisprudentie, nader uitgeschreven.
Voorheen werd de zittingsduur gekoppeld aan die van de gemeenteraad, maar daar is in 2010 al van afgestapt.
In deze verordening is nieuw dat de zittingsduur gemaximeerd is. Herbenoeming van voorzitter en leden is nog steeds mogelijk, echter met tijdsbeperking, nl. maximaal éénmalig. Dit is tegenwoordig in gemeenteland gebruikelijk. Op die wijze houdt de commissie een frisse blik op zaken. Door de benoemingsperiode van 4 – 8 jaar aan te houden en de mogelijkheid te hebben om tussentijds commissieleden te benoemen, kan er een mix blijven bestaan tussen ervaren en wat minder ervaren commissieleden.
Een lid kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Hij kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. De bepaling van het derde lid is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.
De laatste zin van het vijfde lid is toegevoegd, omdat het kan voorkomen dat het college genoodzaakt is om een commissielid, dat op zich goed functioneert, toch moet ontslaan omdat er in de praktijk andere omstandigheden zijn ontstaan of naar voren (zijn) (ge)komen die niet verenigbaar zijn met het commissielidmaatschap (bijvoorbeeld: andere nevenfuncties of het in op spraak raken van een commissielid)
Artikel 6 Ingediend bezwaarschrift
In hoofdstuk 6 van de Awb wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidsvragen.
Met dit artikel wordt de daadwerkelijke behandeling van een ingediend bezwaarschrift door de commissie gestart. In de praktijk zal het bezwaarschrift in handen worden gesteld van de secretaris van de commissie en zal deze namens – de voorzitter van - de commissie de nodige handelingen verrichten om het bezwaarschrift te kunnen agenderen voor een zitting.
De in artikel 7:13, tweede lid, bepaalde melding dat een commissie over het bezwaar zal adviseren, is van belang omdat hierdoor de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot twaalf weken met een verdagingsmogelijkheid van zes weken (artikel 7:10). Wellicht ten overvloede wordt hier opgemerkt dat het aanbeveling verdient indieners al in een zo vroeg mogelijk stadium op de hoogte te brengen van de te volgen procedure.
Horen en adviseren kan op grond van deze verordening ook ambtelijk geschieden. Indien op voorhand bekend is dat een secretaris over het bezwaarschrift zal adviseren dient dit te worden vermeld in de ontvangstbevestiging.
De bepaling over bemiddeling is opgenomen om de mogelijkheid te creëren om tijdens de bezwaarprocedure het (juridische) conflict op een andere manier op te lossen. Met deze bepaling is vastgelegd, dat niet alleen de juridische weg de manier is om oplossingen te bieden bij het afhandelen van bezwaarschriften maar ook de weg van het toepassen van mediation / bemiddeling. Het is een facultatieve bepaling.
In de verordening is thans vastgelegd dat naast de commissie ook de secretaris na ontvangst van een bezwaarschrift kan beoordelen of een bemiddelingspoging zinvol is. De secretaris van de commissie maakt zelf de afweging of een zaak zich er al dan niet voor leent. In de praktijk zal de secretaris een initiërende rol hebben om een bemiddelingsvoorstel zowel bij de commissie als de behandelende afdeling voor te leggen.
Door de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het van belang dat, indien er gesproken wordt over mogelijke oplossingen buiten de bezwaarprocedure om, formeel wordt vastgelegd dat de beslistermijn van het bezwaarschrift wordt opgeschort tot het moment dat aan de secretaris wordt meegedeeld wat de uitkomst van de bemiddelingspoging is.
In dit artikel is vastgelegd dat het de bevoegdheid van de secretaris van de commissie, als ambtelijk functionaris, is om het college over de zaak, waarbij ambtelijk is gehoord, te adviseren. Ambtelijk horen en ambtelijk adviseren dient van elkaar te worden onderscheiden. Het is slechts de secretaris van de commissie, als ambtelijk functionaris, die ambtelijk kan adviseren. Bij ambtelijk horen is dat niet het geval. In de praktijk zullen echter slechts ambtenaren met juridische kennis, en die niet betrokken zijn bij het bestreden besluit, ambtelijk horen. Wel dient er bij ambtelijk horen rekening te worden gehouden met de kortere maximale standaard afhandelingstermijn van een dergelijk bezwaarschrift. Ingevolge artikel 7:10 van de wet bedraagt die maximaal 6 + 6 weken. Indien noodzakelijk of gewenst kan tijdens het horen een vertegenwoordiger van het bestuursorgaan ook aanwezig zijn. Het ambtelijk horen kan ook telefonisch plaatsvinden. Teneinde de onafhankelijkheid te waarborgen, zal nooit worden gehoord door personen die bij het bestreden besluit betrokken zijn geweest.
Voor de duidelijkheid is lid 3 opgenomen. Omdat de commissie niet de bevoegdheid heeft te horen/adviseren ten aanzien van de aangewezen categorieën bezwaarschriften waar “ambtelijk horen” op van toepassing is, is artikel 7:13, vierde lid, van de wet op dergelijke bezwaarzaken niet van toepassing. De bevoegdheid van artikel 7:3 van de wet behoort bij ambtelijke horen dus toe aan het college en niet aan de commissie. Het college regelt met het derde lid dat de bevoegdheid ingevolge 7:3 van de wet (afzien van horen) door de ambtelijk functionaris “secretaris van de commissie” kan worden uitgeoefend.
Artikel 9. Uitoefening bevoegdheden
Ingevolge artikel 7:13 Awb beslist de commissie over onder andere de toepassing van artikel 7:4, zesde lid, (geheimhouding stukken) en 7:5, tweede lid (openbaarheid zitting). Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend. Andere bepalingen laten het wel toe dat de daarin genoemde bevoegdheden door de voorzitter worden uitgeoefend. In het kader van de efficiëntie zijn diverse bevoegdheden die voorheen aan de voorzitter waren gemandateerd thans aan de secretaris gemandateerd. Artikel 9 geeft daarvan een opsomming. De in dit artikel aangehaalde artikelen uit de Awb luiden als volgt.
Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.
Deze bepaling is facultatief geformuleerd; de secretaris is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.
1. Het bezwaar- of beroepschrift wordt ondertekend en bevat tenminste:
a. de naam en het adres van de indiener;
c. een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar of beroep is gericht;
d. de gronden van het bezwaar of beroep.
2. Bij het beroepschrift wordt zo mogelijk een afschrift van het besluit waarop het geschil betrekking heeft overgelegd.
3. Indien het bezwaar- of beroepschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van het bezwaar of beroep noodzakelijk is, dient de indiener zorg te dragen voor een vertaling.
Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.
Doordat de bevoegdheid tot advisering over bezwaarschriften - die niet voldoen aan het bepaalde in de artikelen 6:5 en 6:7 van de wet - is opgedragen aan de secretaris, wordt de termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, eveneens bepaald door de secretaris.
Er is vanaf gezien in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn (in de meeste gevallen zal met een termijn van twee weken na het einde van de bezwarentermijn kunnen worden volstaan). Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen, anderzijds moet het niet zo zijn dat door een te lange termijn de procedure wordt vertraagd.
Een zorgvuldige formulering van de brief waarin gewezen wordt op het verzuim en waarin de termijn wordt gesteld waarbinnen het verzuim moet worden hersteld, is noodzakelijk. Er zal duidelijk aangegeven moeten worden welke consequentie verbonden is aan het niet voldoen aan deze verplichting. Dit volgt ook uit de facultatieve wijze waarop artikel 6:6 is geformuleerd voor het gevolg van het in verzuim zijn: het bezwaarschrift 'kan' niet-ontvankelijk worden verklaard. De uiteindelijke beslissing ligt dus bij het bestuursorgaan.
Overigens zal niet zonder meer geconcludeerd mogen worden dat er in zo'n situatie sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift waardoor - ingevolge artikel 7:3 Awb - van het horen kan worden afgezien.
Ten slotte wordt hier gewezen op artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslistermijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.
Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde.
Deze bepaling spreekt voor zich. Voor zover het de behandeling door de commissie betreft, ligt deze taak bij de secretaris.
Van het horen van een belanghebbende kan worden afgezien indien:
a. het bezwaar kennelijk niet-ontvankelijk is,
b. het bezwaar kennelijk ongegrond is,
c. de belanghebbende heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord,
d. de belanghebbende niet binnen een door het bestuursorgaan gestelde redelijke termijn verklaart dat hij gebruik wil maken van het recht te worden gehoord, of
e. aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.
Deze bevoegdheid kan door de secretaris van de commissie worden uitgevoerd, daar – overeenkomstig artikel 7:13, vierde lid Awb - in de verordeningen voor de commissie voor de bezwaarschriften dit wettelijk voorschrift is opgenomen.
Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage. In Maassluis worden de stukken twee weken voor de zittingsdatum toegezonden.
Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter inzage legging. Het inzagerecht wordt in Maassluis ondervangen door alle relevante stukken toe te zenden aan bezwaarde en derde-belanghebbenden.
Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden.
(Het derde lid van dit artikel luidt:
Wanneer belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid.)
In het tweede lid van artikel 7:6 wordt de mogelijkheid gegeven om de belanghebbenden afzonderlijk te horen. Een reden om dit te doen kan zijn dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Het vierde lid geeft aan dat in dit geval de verschillende partijen niet geïnformeerd hoeven te worden over wat er in de afzonderlijke hoorzittingen is besproken.
Artikel 7:10, derde en vijfde lid
De beslistermijn ten aanzien van het bezwaarschrift wordt opgeschort, indien niet is voldaan aan artikel 6:6 en een hersteltermijn is verleend. (art 7:10 tweede lid Awb.). Deze opschorting dient door de secretaris te worden vermeld ingeval hij de bezwaarde in de gelegenheid stelt een verzuim te herstellen, ex artikel 6:6 Awb.
Het bestuursorgaan kan de beslistermijn ten aanzien van het bezwaarschrift verdagen (vierde lid), indien de wettelijke beslistermijn door het bestuursorgaan niet wordt gehaald. Deze bevoegdheid komt op grond van de verordening toe aan de secretaris.
Indien een bezwaarzaak ter behandeling aan de commissie is gegeven is de beslistermijn twaalf plus zes is achttien weken na het einde van de bezwaartermijn. Bij ambtelijk horen of bij niet horen (bij “kennelijk” niet-ontvankelijk / (on)gegrond zaken) is de beslistermijn, inclusief verdaging, zes plus zes is twaalf weken.
Het spreekt voor zich dat de voorzitter en de secretaris van de commissie er zorg dienen te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift voldoende voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarde in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.
De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten met zich meebrengen.
De bevoegdheid tot inschakelen van externe deskundigen komt niet toe aan de secretaris.
De kosten van externe deskundigen komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat.
Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in onderhavige bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.
In het kader van de efficiëntie is in deze verordening bepaald dat de secretaris bevoegd is om toepassing te geven aan artikel 7:3 van de wet. Bij twijfel zal de secretaris overleggen met de voorzitter van de commissie. Het is dus een kan-bepaling.
Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Voor een ingediend bezwaarschrift is dat indien:
a. het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is;
b. het bezwaar kennelijk ongegrond is;
c. de belanghebbenden verklaard hebben geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, of
d. aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.
Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar van appellant volledig tegemoet denkt te kunnen komen, het daarover met de secretaris of de voorzitter van de commissie contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op artikel 6:19 Awb. In artikel 6:19 gaat het over het tijdens het aanhangig zijn van bezwaar of beroep intrekken, wijzigen of vervangen van het bestreden besluit. Indien een bestuursorgaan een dergelijk intrekkings-, wijzigings- of vervangingsbesluit heeft genomen, wordt het bezwaar of beroep geacht mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit tenzij partijen daarbij onvoldoende belang hebben.
De bevoegdheid hierover te beslissen wordt middels de verordening toegekend aan de secretaris van de commissie, als ambtelijk functionaris. De secretaris van de commissie kan beslissen over het afzien van het horen. De uitzonderingsituatie van artikel 7:13, vierde lid is hiermee gecreëerd. Ingevolge artikel 7:13, vierde lid, is immers onder meer bepaald dat de commissie, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7.3.
Artikel 12. Uitnodiging zitting
Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.
Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarde en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Bezwaarden kunnen geattendeerd worden op de mogelijkheid om hun verweer op schrift te stellen dat bij het verslag wordt gevoegd.
In Maassluis is gekozen voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn van 12 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en de wettelijke bepalingen inzake het ter inzage leggen c.q. toezenden van stukken (artikel 7:4 Awb).
Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Betrokkene dient wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen. Met de inwerkingtreding van de wet Dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het verstandig om, indien een bezwaarde verzoekt om uitstel en hiermee ingestemd wordt, af te spreken dat daarmee de beslistermijn met eenzelfde periode wordt opgeschort, en dit op papier te bevestigen
Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de voorzitter en één lid van de adviescommissie, terwijl advisering door de voltallige commissie heeft plaatsgevonden (rechtspraak en art. 7:13 lid 3 Awb). In uitzonderlijke gevallen is zelfs horen door uitsluitend de voorzitter mogelijk. Beraadslaging dient dan hetzij schriftelijk hetzij mondeling in de eerstvolgende vergadering te geschieden.
Hoewel horen door een onvolledige commissie niet verboden is, valt uit jurisprudentie op te maken dat een werkwijze waarop een onvolledig deel van de commissie adviseert wel strijdig is met de Awb. Het horen door een onvolledige commissie waarbij een tweede en/of derde lid wordt ingeschakeld dat reageert op het conceptadvies en het verslag, zodat de voltallige commissie het advies vaststelt, is wel juist.
Hierbij speelt wel de bewijskwestie: Er moet blijken dat door de voltallige commissie is geadviseerd. Er moet dus blijken dat het niet aanwezige lid c.q. de niet aanwezige leden kennis draagt / dragen van het – meestal direct na de zitting – in raadkamer gevormde standpunt van de voorzitter (en het andere lid). Pas dan kan / kunnen het niet aanwezige lid / de niet aanwezige leden een bijdrage leveren aan de gedachtewisseling en eventueel zelfs contact opnemen met de voorzitter. Juist die onderlinge gedachtewisseling wordt van belang geacht. De Afdeling accepteert een afdoening per e-mail, mits de inschakeling van de voltallige commissie genoegzaam blijkt uit het dossier. Op één of andere wijze moet een voldoende mate van zekerheid aanwezig zijn. Gemeenten moeten hun bewijsvoering dus op orde hebben.
Om bewijsproblemen te voorkomen verdient het aanbeveling om hetzij het schriftelijke – papieren – verzoek aan het bij de zitting ontbrekende lid / leden om zijn of haar standpunt kenbaar te maken hetzij een print van de e-mail met dat verzoek, toe te voegen aan het dossier. Als het betreffende commissielid / de betreffende commissieleden reageert / regaeren, ligt het voor de hand daarvan een telefoonnotitie te maken (bij een telefonische reactie) of een print van de e-mail.
Artikel 14. Niet-deelneming aan de behandeling
Dit artikel vormt het equivalent van artikel 2:4 van de wet, dat verbiedt dat tot het bestuursorgaan behorende of daarvoor werkzame personen, die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming beïnvloeden.
Artikel 15. Openbaarheid zitting
Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.
In de onderhavige bepaling uit de verordening is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen. De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 19 van de verordening achter gesloten deuren plaatsheeft.
Artikel 17. Schriftelijke verslaglegging
Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt.
De wijze waarop en de inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er overigens niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen.
Het bepaalde in het eerste lid hoeft niet zo ver te strekken dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Wel zal uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.
Zowel uit de wet als uit de jurisprudentie blijkt, dat het verslag op schrift dient plaats te vinden. Het maakt daarbij niet uit of het verslag nu een apart verslag is dan wel dat het verslag onderdeel uitmaakt van het commissieadvies of de beschikking op bezwaar.
Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 en 7:23 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor).
Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB, 1999/311).
Artikel 19. Raadkamer en advies
Zie ook de toelichting bij artikel 15. De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats.
Het derde lid is opgenomen voor die gevallen waarin het vergaderquorum wel aanwezig is, maar de commissie door afwezigheid van een of meer leden dan wel hun plaatsvervangers (of als gevolg van de toepassing van artikel 14) tijdens de besluitvorming uit een even aantal personen bestaat.
In 2002 is de Wet kosten bestuurlijke voorprocedures in werking getreden. Deze wet bevat een regeling voor de vergoeding van de kosten die een belanghebbende maakt bij de behandeling van een door hem ingediend bezwaar- of administratief beroepschrift.
De bepalingen zijn opgenomen in art. 7:15, 7:28 en 8:75 Awb. Een verzoek om vergoeding van de kosten moet worden gedaan voordat het bestuursorgaan op het bezwaar of administratief beroep heeft beslist. Doorgaans zal een dergelijk verzoek in het bezwaarschrift of mondeling tijdens de hoorzitting worden gedaan.
De bezwaarschriftencommissie adviseert in dat geval ook over dit verzoek en zal aangeven of er recht is op een vergoeding en zo ja over de hoogte van het vergoedingsbedrag. Dit laatste kan worden ontleend aan het Besluit proceskosten bestuursrecht.
Artikel 20. Uitbrengen advies en verdaging
Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht.
De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 12 weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging.
De onderhavige bepaling verlangt van de secretaris van de commissie dat indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij namens het bestuursorgaan de beslissing op het bezwaar tijdig verdaagt.
De verordening spitst zich toe op de behandeling van bezwaarschriften en eindigt er in feite mee - zie artikel 20 - dat door de commissie schriftelijk advies wordt uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.
In de artikelen 7:11 (bezwaarschrift) Awb is geregeld wat er daarna dient te gebeuren. Indien het bezwaar ontvankelijk is, dient op grondslag daarvan een heroverweging van het bestreden besluit plaats te vinden. Is een bezwaarschrift niet ontvankelijk, dan wordt aan heroverweging niet toegekomen. Voor zover de heroverweging daartoe aanleiding geeft, herroept het bestuursorgaan het bestreden besluit en neemt het voor zover nodig in plaats daarvan een nieuw besluit. Dit nieuwe besluit treedt daarmee in de plaats van het oorspronkelijke (bestreden) besluit.
Omdat in het verleden bestuursorganen nogal eens bij de beslissing op bezwaarschriften louter toetsten op rechtmatigheid is in het eerste lid van art 7:11 vastgelegd dat het om een heroverweging gaat. Dat betekent dat de toetsing niet beperkt moet blijven tot vragen van rechtmatigheid, maar binnen de grenzen van de wet zich ook dient uit te strekken tot beleidsmatige en bestuurlijke aspecten.
De heroverweging dient ex nunc plaats te vinden, dat wil zeggen dat rekening moet worden gehouden met inmiddels gewijzigde feiten en omstandigheden. De feiten en omstandigheden van het moment waarop het nieuwe besluit wordt genomen zijn van belang. Daartoe behoren ook de feiten en omstandigheden die bij het horen zijn aangevoerd.
Daarnaast dient de heroverweging op grondslag van het bezwaar te geschieden. Hieruit vloeit voort dat die onderdelen van het besluit die geheel los van de aangevoerde bezwaren staan, in beginsel buiten beschouwing blijven. Het bestuursorgaan zal daarbij de naar voren gebrachte bezwaren voldoende ruim naar hun strekking moeten opvatten. Indien bijvoorbeeld tijdens de hoorzitting blijkt dat deze, ondanks een beperkte omschrijving in het bezwaarschrift, ruimer bedoeld zijn, dan zal daarmee rekening moeten worden gehouden.
Verder is het de bedoeling van deze bepaling dat er geen verslechtering van de positie van degene die het bezwaarschrift indient tijdens de bezwaarschriftenprocedure mag optreden (verbod van reformatio in peius). Natuurlijk staat dit er niet aan in de weg dat als een derde bezwaar maakt tegen bijvoorbeeld een afgegeven vergunning, die bezwaren gehonoreerd kunnen worden. Dit is het wezen van de bezwaarschriftenprocedure en niet in strijd met genoemd beginsel.
In artikel 7:12 Awb is voorgeschreven dat de beslissing op het bezwaarschrift dient te berusten op een deugdelijke motivering die bij de bekendmaking van de beslissing wordt vermeld. Daarbij is het van belang dat indien van het advies van de commissie wordt afgeweken in de beslissing de reden van die afwijking wordt vermeld en het advies met de beslissing wordt meegezonden.
Tenslotte wordt verwezen naar artikel 6:23 Awb waarin wordt voorgeschreven dat indien beroep kan worden ingesteld tegen de beslissing op het bezwaar, daarvan bij de bekendmaking van de beslissing melding wordt gemaakt. Daarbij moet worden aangegeven door wie, binnen welke termijn en bij welk orgaan beroep kan worden ingesteld.
In de praktijk blijkt dat de bezwaarschriftencommissie jaarlijks verslag uitbrengt.
De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven welke aantallen bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond etc.) of het bestuursorgaan contrair heeft besloten, in welke gevallen beroep wordt ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is. Het verslag is vormvrij, cijfers verschaffen echter wel inzicht. Waar mogelijk zullen cijfers moeten worden aangeleverd. Waar nodig zullen de cijfers worden voorzien van een beknopte toelichting. Het wordt aan de secretaris en de voorzitter overgelaten of zij aan de cijfers nog andere overwegingen willen toevoegen.
Onder het tweede lid wordt bedoeld dat de secretaris opgave doet over het aantal zaken die ambtelijk zijn gehoord en waarover ambtelijk is geadviseerd. Tevens doet de secretaris opgave over het aantal zaken waarin ambtelijk is geadviseerd waarin besloten van horen af te zien (In overleg met bezwaarden, dan wel betreffende zaken die “kennelijk” ongegrond/niet-ontvankelijk worden geadviseerd, dan wel om reden van kennelijke gegrondheid en om die reden geadviseerd wordt het bestreden besluit te herzien).
Het jaarverslag kan worden gebruikt om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.
Besluiten van het gemeentebestuur die algemeen verbindende voorschriften inhouden, verbinden niet dan wanneer ze bekendgemaakt zijn. De bekendmaking geschiedt door plaatsing in het Elektronisch Gemeenteblad.
Artikel 23. Intrekking oude regeling
Dit artikel spreekt voor zich.
Dit artikel spreekt voor zich.
Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening commissie bezwaarschriften Maassluis 2016.