CVDR406754_1Controleverordening gemeente Asten 2016nlregelingAsten2016-01-01AstenGemeenteblad 2016, 66950Controleverordening gemeente Asten 2016artikel 213, GemeentewetBesluit accountantscontrole decentrale overhedengemeenteraadfinanciën en economie2016-04-19De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-01-012016-01-012023-12-30Nieuwe regeling2016/2953financien en economieGeenToelichtingControleverordening gemeente Asten 2016De raad van de gemeente Asten;gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 24
april 2016; gehoord het advies van de Commissie Algemene Zaken en Control van 31 maart
2016;gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole
decentrale overheden;besluit:vast te stellen de Controleverordening gemeente Asten 2016 en de
bijbehorende Toelichting.1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
accountanteen door de raad benoemde:
registeraccountant of
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van
artikel 36, Wet op het accountantsberoep
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde
accountants samenwerken,
belast met de controle van de in artikel 197
Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
accountantscontrolede controle van de in artikel 197 Gemeentewet
bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant
van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde
baten en lasten en de grootte en samenstelling van het
vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en
balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college
opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in
artikel 186 Gemeentewet
;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële
organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en
rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het
zesde lid van artikel 213
Gemeentewet , in acht worden
genomen.
rechtmatigheid in het kader van de accountantscontroleHet overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële
beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en
regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole
gemeenten.
deelverantwoordingEen in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde
verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de
gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de
jaarrekening.
2.Opdrachtverlening accountantscontrole1.De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen
accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode
die wordt vastgesteld bij de aanbesteding.2.Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de
accountantscontrole voor.3.De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het
programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de
jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen
omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringstoleranties);
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse
rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren
begrotingsjaar:
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende
afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn
controle specifiek aandacht dient te besteden;
de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende
afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn
controle specifiek aandacht dient te besteden.
4.In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in
het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan
de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten
van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de
gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen,
waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te
hanteren.5.In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de
raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per
selectiecriterium de bijbehorende weging vast.3.Informatieverstrekking door college1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn.3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4.Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 13 juli
voor aan de raad.5.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van
invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door
het college aan de raad en de accountant gemeld.4.Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze
waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de
omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.3.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole
vindt, indien gewenst, periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de
accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, de portefeuillehouder
financiën, de gemeentesecretaris, de (concern-)controller en de
clustermanager Middelen en/of teamleider Financiën/belastingen.5.Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren
en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven,
computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de
accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat
de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een
onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen,
terreinen en informatiedragers van de gemeente.2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de
uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt
er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking
verlenen.3.Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de
gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken,
opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over
de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het
gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte
informatie.6.Overige controles en opdrachten1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot
het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de
onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het
college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te
verstrekken opdrachten.2.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende
de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de
ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige
besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan
een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het
belang van de gemeente is.3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt
hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze
vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college
bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad
benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.7.Rapportering1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden
tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze
terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het
college.2.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen
brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles
verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de
ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de
administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van het
cluster waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller en de
teamleider Financiën/belastingen dan wel andere daarvoor in aanmerking
komende ambtenaren.3.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met
de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de
raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad, in aanwezigheid van de
portefeuillehouder Financiën van het college en ambtelijke
ondersteuning.8.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking per 1 januari 2016, met dien verstande
dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en
deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2016 en later.9.Intrekking oude verordeningDe Controle verordening gemeente Asten van 27 januari 2004 wordt ingetrokken
met ingang van 1 januari 2016, met dien verstande dat zij nog van toepassing
is op de op de accountantscontrole van de jaarrekening (en
deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2015.10.CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als "Controleverordening gemeente Asten
2016".Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente
Asten van 19 april 2016.De raad voornoemd,griffier, mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans voorzitter,mr. H.G. VosToelichtingInleiding op de verordening: de accountantsverklaringDe accountantsverklaring dient als ondersteuning van de raad bij het uitoefenen
van zijn controlerende taak.De accountantsverklaring bevat een oordeel over het getrouwe beeld en de
rechtmatigheid samen. De opdracht voor de accountantscontrole wordt verstrekt
door de raad. Dit kan niet worden gedelegeerd. De accountantsverklaring en het
verslag van bevindingen worden direct door de controlerend accountant aan de
gemeenteraad aangeboden.In paragraaf 1 wordt ingegaan op de verschillende verantwoordelijkheden. In
paragraaf 2 wordt specifiek ingegaan op het begrip rechtmatigheid. Het Besluit
accountantscontrole decentrale overheden stelt minimumeisen aan de
accountantscontrole. De raad heeft de mogelijkheid om deze minimumeisen aan te
vullen. In paragraaf 3 worden de minimumeisen besproken en in paragraaf 4 de
keuzemogelijkheden die de raad heeft ten aanzien van deze minimumeisen.Paragraaf 1 Verantwoordelijkheden bij rechtmatigheidMet de Wet dualisering gemeentebestuur wordt de functionele scheiding tussen de
raad en het college scherper dan voorheen het geval was. De raad zal zich moeten
concentreren op zijn taakstellende en controlerende rollen. Dit betekent dat hij
de kaders stelt voor de rechtmatigheid, de relevante wet- en regelgeving en de
regelgeving waarvoor de raad een verordende bevoegdheid heeft. De raad stelt ook
de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die
artikel 213 en het Besluit accountantscontrole daartoe bieden. De raad zal de
opdracht aan de accountant moeten verstrekken en kan aanvullende controle-eisen
stellen (zie rapporteringstoleranties, paragraaf 3). In dit verband is artikel
213 relevant: daarin is bepaald dat de accountant rechtstreeks rapporteert aan
de raad.Het college dient zich te richten op zijn bestuursbevoegdheden. Het is primair
verantwoordelijk voor de naleving van relevante wet- en regelgeving en daarmee
voor de rechtmatigheid van de besteding en inning van het publieke geld binnen
een gemeente. Het is niet zo dat de accountant met zijn controle de
rechtmatigheid wel zal 'afdekken'. Wel is het zo dat een goede administratieve
organisatie (AO) en daarin opgenomen maatregelen van interne controle (IC) de
kans op onrechtmatigheden aanzienlijk beperkt. Ook hierin zal het college zijn
verantwoordelijkheid moeten nemen. Met een adequate AO/IC wordt ook de
accountant geholpen om te komen tot zijn oordeel. In het algemeen kunnen in dat
geval de aanvullende controlewerkzaamheden van de accountant worden
beperkt.De accountant is verantwoordelijk voor de uitvoering van de controle in
overeenstemming met de vaktechnische randvoorwaarden. Voor de rechtmatigheid is
algemene kennis van de relevante wet- en regelgeving van belang. De accountant
zal toetsen of de wet- en regelgeving door de gemeente in acht zijn genomen. De
accountantscontrole richt zich op de beoordeling van de opzet, het bestaan en de
werking van het systeem van kwaliteitsborging ter uitvoering van de wet- en
regelgeving, aangevuld met deelwaarnemingen (steekproeven). Over de
interpretatie van wet- en regelgeving zal de accountant overleg moeten voeren
met het verantwoordelijke management of met een (juridische) deskundige. De
eindverantwoordelijkheid voor het afgeven van een accountantsverklaring blijft
bij de accountant liggen. Als er sprake is van onrechtmatigheden met een
materiële betekenis, die gevolgen hebben voor de strekking van de
accountantsverklaring; of als de accountant stuit op een overschrijding van de
rapporteringstoleranties - indien die zijn overeengekomen - moet rapportering
plaatsvinden aan de raad, in het rapport van bevindingen bij de
accountantsverklaring. Daarbij spelen zowel kwantitatieve als kwalitatieve (i.c.
professional judgement-) overwegingen een rol (zie ook verder). Men kan ervoor
kiezen dat de accountant, uit hoofde van zijn natuurlijke adviesfunctie, óók een
zogenoemde managementletter uitbrengt met meer gedetailleerde bevindingen die
niet direct de verklaring raken. Hij kan daaraan aanbevelingen voor
verbeteringen toevoegen. Een dergelijke managementletter is uiteraard bestemd
voor het management van het gemeentelijk apparaat en het college.Paragraaf 2 De accountantsverklaring en rechtmatigheidDe accountantsverklaring is belangrijk voor de raad, omdat zij een rol speelt
bij het oordeel van de raad over de wijze waarop het college het beleid en het
daarmee samenhangend financieel beheer heeft uitgevoerd. De
accountantsverklaring is vooral belangrijk voor het verlenen van décharge aan
het college en voor het eventueel starten van een indemniteitsprocedure. Zie
daarvoor ook artikel 198.Vanaf het verslagjaar 2004 bevat de accountantsverklaring een oordeel over het
getrouwe beeld én de rechtmatigheid (zie box 5). Een getrouw beeldverklaring
houdt in dat de uitkomsten van het gevoerde financieel beheer getrouw in de
jaarrekening worden weergegeven, waarbij rekening wordt gehouden met het doel
waarvoor de verantwoording is opgesteld. De doelstellingen moeten worden
afgestemd op de belanghebbenden, in dit geval de gemeenteraad. Een getrouw beeld
impliceert dat de jaarrekening geen zodanige fouten en/of onzekerheden bevat dat
het oordeel van de gebruiker beïnvloed wordt. Het begrip getrouw beeld komt uit
het boek 2 BW titel 9, waar de wettelijke vereisten zijn opgenomen die aan een
jaarrekening worden gesteld. Daarbij wordt gerefereerd aan het getrouwe beeld
van vermogen en resultaat. In het Besluit Begroting en verantwoording provincies
en gemeenten is dit begrip gekoppeld aan de financiële positie en de baten en
lasten. Een getrouw beeldverklaring is niet nieuw, daarom wordt er hier niet
verder op ingegaan.Box 5 AccountantsverklaringAccountantsverklaring met oordeel over het getrouwe beeld en
rechtmatigheidHet oordeel van de accountant zoals dat is verwoord in de goedkeurende
accountantsverklaring luidt als volgt: 'Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening
van gemeenten .........(plaatsnaam) getrouw en in overeenstemming met het
Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten zowel de baten en
lasten over ......(jaartal) als de activa en passiva per 31 december
......(jaartal) weergeeft, en dat de in deze jaarrekening opgenomen baten en
lasten, alsmede de balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met
de begroting en met van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder
gemeentelijke verordeningen.'Wat houdt rechtmatigheid in de accountantsverklaring in?Rechtmatigheid als onderdeel van het oordeel van de accountant is wel nieuw en
vergt daarom enige uitleg. Rechtmatigheid in brede zin betekent het voldoen aan
de wettelijke kaders en regelgeving. Voor gemeenten zijn dat de wet- en
regelgeving van hogere overheden en die van de gemeente zelf. De geldende wet-
en regelgeving kan voor een gemeente betrekking hebben op een zeer omvangrijk
gebied. Van belang is daarom dat onderscheid wordt gemaakt tussen het juridische
begrip rechtmatigheid en het begrip rechtmatigheid in het kader van de
accountantscontrole. Dit laatste begrip is beperkter dan het juridische begrip
rechtmatigheid en wordt in het Besluit accountantscontrole gemeenten zo goed
mogelijk afgebakend. Volledigheidshalve wordt hier nog vermeld dat
onrechtmatigheid niet synoniem is met fraude. Bij fraude is altijd sprake van
opzet.Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole vereist dat de baten en
lasten in de jaarrekening en de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn
gekomen. Aangezien de baten en lasten en de balansmutaties in de jaarrekening
een optelsom zijn van diverse financiële beheershandelingen (zoals het beslissen
tot het toekennen van een subsidie, het betalen van rekeningen, het opleggen van
een belastingaanslag, etc.) staan deze handelingen centraal bij de toets die de
accountant verricht; deze moeten gebeuren volgens de regels die gelden. Een
voorbeeld: subsidie mag alleen worden toegekend als er een subsidieregeling is
en als de aanvragen voldoen aan de eisen zoals gesteld in deze regeling.Voorts moeten alle uitkomsten van de handelingen in het financieel beheer worden
vastgelegd in de administratie; het moet traceerbaar zijn welke subsidies zijn
toegekend, wanneer betalingen hebben plaatsgevonden enzovoorts. Verder moeten
alle financiële beheershandelingen niet alleen voldoen aan specifieke regels
(bijvoorbeeld de subsidievoorschriften), maar moeten ze ook in overeenstemming
zijn met financiële regels, zoals de financiële verordening en de
controleverordening van de gemeente. Tevens moet worden voldaan aan de
Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten,
waarin is voorgeschreven aan welke regels de begroting en jaarstukken minimaal
dienen te voldoen. Ook dienen de financiële handelingen te passen binnen de door
de raad geautoriseerde begroting. In de begroting zijn de maxima voor de lasten
per programma vermeld, die de raad heeft vastgesteld. Dit betekent dat de maxima
niet mogen worden overschreden zonder aparte autorisatie van de raad. De
bedragen moeten op het juiste programma zijn geboekt.Hierboven zijn al enige voorbeelden gegeven van wet- en regelgeving die relevant
is voor de rechtmatigheid. Daaronder vallen ook raadsbesluiten die de raad uit
hoofde van zijn kaderstellende rol neemt, mits daar een financieel aspect aan is
verbonden; het gaat immers om de rechtmatigheid van posten uit de jaarrekening.
Een voorbeeld van 'hogere' relevante regelgeving vormen de Europese
aanbestedingsrichtlijnen (EAR) die door de Europese Commissie zijn vastgesteld.
Als een decentrale overheid - bijvoorbeeld een gemeente - een aanbesteding doet,
dan moet worden nagegaan of de EAR van toepassing zijn. Is dat het geval, dan
zal de accountant moeten toetsen of de aanbesteding ook conform de EAR heeft
plaatsgevonden. Voor een voorbeeld van werkzaamheden van de accountant bij
subsidies en uitkeringen zie box 6.Rechtmatigheid en handelingen en beslissingen van niet financiële
aardDe vraag wat rechtmatigheid in het kader van de begroting niet inhoudt is ook
belangrijk. Kort gezegd komt het erop neer dat handelingen en beslissingen van
niet-financiële aard, bijvoorbeeld in relatie tot de arbeidsomstandighedenwet of
de privacywetgeving, buiten de reikwijdte van de rechtmatigheidcontrole door de
accountant vallen. Dat geldt niet als er indicaties zijn van tekortkomingen die
belangrijke financiële risico's opleveren. Van de accountant wordt niet verwacht
dat hij handelingen en beslissingen van niet-financiële aard door
gegevensgericht onderzoek inhoudelijk toetst, dus door alle onderliggende
bescheiden te controleren. Wat hij beoordeelt is het systeem van risicoafweging.
De centrale vraag daarbij is of dat systeem zodanig is dat het bestuur in staat
is een goede afweging te maken. Met andere woorden: hij hanteert een
systeemgerichte benadering voor zijn controle.Box 6 Voorbeeld controlewerkzaamhedenVoorbeeld van controlewerkzaamheden van de accountantVan gemeente uitgaande overdrachtsstromen: subsidies en uitkeringen Bij de
beantwoording van de vraag of een subsidie of een uitkering rechtmatig is, zal
de accountant de volgende concrete vragen beantwoorden bij het doen van zijn
onderzoek naar deze stromen: - Zijn de verplichtingen m.b.t. subsidies en
uitkeringen totstandgekomen binnen de grenzen van de begroting
(begrotingscriterium)? - Is voldaan aan de voorwaarden om in aanmerking te komen
voor een subsidie of uitkering (voorwaardencriterium)? - Zijn de gegevens door
de belanghebbende volledig verstrekt en zijn deze inhoudelijk juist en volledig
(M(isbruik) en O(neigenlijk gebruik)-criterium)? - Is gelet op de bepalingen van
de regelgeving het bedrag van de verplichting juist vastgesteld
(calculatiecriterium)? - Is gelet op de bepalingen van de regelgeving het
tijdstip van betaling juist vastgesteld en is de verplichting op het juiste
tijdstip verantwoord (valuteringcriterium)? - Is gelet op de bepalingen van de
regelgeving de verplichting aan de juiste persoon/instantie geadresseerd
(adresseringscriterium)? Aan de feitelijke uitgave wordt de eis gesteld dat de
uitgave is geschied overeenkomstig de daaraan ten grondslag liggende
verplichting, d.w.z. voor het juiste bedrag, aan de rechthebbende persoon of
instantie en op het juiste tijdstip (conformiteitcriterium)?Het dynamische karakter van rechtmatigheidDe controle op rechtmatigheid door de accountant is niet altijd zo eenduidig als
ze lijkt. In bepaalde situaties kan sprake zijn van een grijs gebied. Dit komt
vooral voor bij nieuwe regelgeving, zoals de richtlijnen voor Europese
aanbesteding. De introductie van dergelijke richtlijnen brengt een proces op
gang waarin het begrip rechtmatigheid in de praktijk steeds meer wordt
uitgewerkt. Het is nog niet duidelijk wanneer het overschrijden van
voorgeschreven termijnen moet worden beschouwd als onrechtmatig. Geldt een
'fout' in de procedure, zonder dat daar financiële gevolgen aan verbonden zijn,
als een onrechtmatigheid, en zo ja in welke mate? Het begrip 'rechtmatigheid in
het kader van de accountantscontrole' heeft een duidelijke onveranderlijke kern,
maar de randen kunnen in beweging zijn.Controle op rechtmatigheid is niet nieuwVolledigheidshalve wordt het volgende nog opgemerkt. Ten eerste maakte
rechtmatigheid tot 2003 al onderdeel uit van de accountantscontrole. Bij
geconstateerde onrechtmatigheden behoorde de accountant daarvan verslag te doen
in het rapport van bevindingen (zie het oude artikel 213). In de nieuwe situatie
zullen tekortkomingen uit hoofde van rechtmatigheid in het oordeel van de
accountant moeten worden betrokken, dat wil zeggen onderdeel uitmaken van de
accountantsverklaring. Onrechtmatigheden die de tolerantiegrenzen overschrijden,
zullen leiden tot een niet-goedkeurende accountantsverklaring.Ten tweede maakt in de nieuwe situatie de controle van de doelmatigheid géén
onderdeel meer uit van de accountantscontrole. Opmerkingen en constateringen ter
zake hoeven niet meer in het rapport van bevindingen te worden opgenomen, zoals
in de oude situatie nog wel het geval was (zie het oude artikel 213). De
controle op doelmatigheid is dan ook geen taak meer voor de accountant, maar is
onderdeel van het onderzoek door de locale rekenkamer(functie) en de interne
onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het college (zie voor dit
laatste het nieuwe artikel 213a).BegrotingsrechtmatigheidVoor het BBV was het gebruikelijk dat begrotingsoverschrijdingen met het
vaststellen van de jaarrekening werden geautoriseerd. Gezien het grote aantal
vast te stellen producten was dit logisch. Met het Besluit begroting en
verantwoording wordt geautoriseerd op programmaniveau. Omdat het om grote
bedragen gaat is, de in het verleden ontstane praktijk, dat de overschrijdingen
niet expliciet voor 31 december in een begrotingswijzing aan de raad werden
voorgelegd, niet meer wenselijk. Alle overschrijdingen dienen voor 31 december
aan de raad te zijn voorgelegd. Mocht dit niet zijn gelukt, en is er feitelijk
sprake van begrotingsonrechtmatigheid, dan kunnen bij de jaarrekening deze
bedragen alsnog worden geautoriseerd. De raad dient hier dan wel expliciet op
gewezen te worden. Afhankelijk van de situatie kan de accountant dan alsnog een
goedkeurende verklaring geven, waarbij hij de aantekening maakt dat hij zijn
verklaring afgeeft met inachtneming van de voorgenomen goedkeuring van de raad
voor deze begrotingswijzigingen. Als de raad instemt met deze
begrotingsoverschrijdingen en de jaarrekening vaststelt, kan de accountant de
definitieve accountantsverklaring afgeven. Het ligt in de rede dat de raad
daarover bij het verlenen van de opdracht met de accountant afspraken maakt. Dit
is van belang voor o.a. de indemniteitsprocedure. Het is van belang hier te
benadrukken dat het bij de indemniteitsprocedure veelal NIET gaat om
begrotingsonrechtmatigheid, maar om andere vormen van onrechtmatigheid.Paragraaf 3 Minimumeisen accountantscontroleEen accountant controleert niet ieder bonnetje of iedere financiële handeling
die binnen een gemeente wordt verricht. Dit is theoretisch wel mogelijk, maar de
kosten van de accountantscontrole zouden dan buitensporig oplopen. Daarom is de
controle gericht op het ontdekken van belangrijke fouten. De accountant maakt
hiervoor bij zijn controle onder meer gebruik van toleranties, risicoanalyse en
statistische berekeningen. Daarmee wordt de kans beperkt dat de jaarrekening de
gebruiker, i.c. de raad, op het verkeerde been zet en blijven tevens de
controlewerkzaamheden betaalbaar. In het besluit accountantscontrole gemeenten
zijn de minimumeisen aan de accountantscontrole gegeven. Welke deze minimumeisen
zijn, wordt hieronder behandeld. In paragraaf 4 komen de mogelijkheden van de
raad aan de orde om deze minimumeisen scherper te stellen.In de accountantscontrole bestaan twee gangbare begrippen die de marge voor
controle en rapportering aangeven: de goedkeuringstolerantie en de
rapporteringstolerantie. Deze toleranties gelden zowel voor het getrouwe beeld
als voor de rechtmatigheid.GoedkeuringstolerantieNiet iedere fout of onzekerheid zal leiden tot een niet-goedkeurende
accountantsverklaring, alleen al omdat de accountant niet iedere afzonderlijke
financiële transactie controleert. Omdat de accountant niet alles controleert
moet hij bepaalde fouten- en onzekerheidsmarge hanteren. Deze marge wordt de
goedkeuringstolerantie genoemd. Box 7 Definitie
goedkeuringstolerantieDefinitie:De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening
of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen
voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de
oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.Voor de goedkeuringstolerantie wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en
onzekerheden. Een fout in de jaarrekening kan bijvoorbeeld ontstaan doordat
jaarrekeningposten onvolledig zijn opgenomen (bijvoorbeeld het achterwege laten
van een voorziening voor groot onderhoud aan het gemeentehuis) of dat de
toelichting niet toereikend is (vanwege strijdigheid met het Besluit begroting
en verantwoording gemeenten), of dat de waarderingsgrondslag onjuist is (vanwege
strijdigheid met het Besluit begroting en verantwoording gemeenten). Een
onzekerheid in de controle kan bijvoorbeeld ontstaan door gebreken in de interne
controle, waardoor het achteraf niet meer vast te stellen is of bijvoorbeeld een
bepaalde uitgave rechtmatig heeft plaatsgevonden of bepaalde baten volledig zijn
verantwoord.De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten
van de gemeente. Dus als de totale lasten € 1.000.000 zijn en de in box 7
genoemde percentages worden gebruikt dan mogen voor een goedkeurende verklaring
de fouten maximaal € 10.000 bedragen en de onzekerheden maximaal € 30.000.Box 8 Soorten accountantsverklaring
Soorten accountantsverklaringgoedkeurendmet beperkingOordeel-onthoudingafkeurendFouten in de jaarrekening (% van lasten)≤ 1 %> 1 % < 3 %-≥ 3%Onzekerheden in de controle (% van lasten)≤ 3 %> 3 % < 10 %≥ 10 %-NB. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant
ook altijd nog een kwalitatieve beoordeling hanteren, het
zogenoemde professional judgement speelt ook nog mee.NB. De weging van fouten en onzekerheden maakt ook onderdeel
uit van het professional judgement.
De goedkeuringstoleranties spelen een belangrijke rol bij het verkrijgen van een
goedkeurende accountantsverklaring. Als de goedkeuringstoleranties niet worden
overschreden, wordt in beginsel een goedkeurende accountantsverklaring
afgegeven. Als één of beide goedkeuringstolerantie(s) wordt (-en) overschreden,
zal de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring verstrekken.Box 9 VoorbeeldVoorbeeldAls de accountant op basis van statische berekeningen een steekproef uitvoert
naar de toekenning van subsidies en constateert dat bij de toekenning een
bepaald percentage niet volgens de regels heeft plaatsgevonden zal hij deze
'fout' extrapoleren voor de gehele massa van toegekende subsidies. Op basis
hiervan wordt een schatting gemaakt van de mogelijke fout in de jaarrekening.
Deze fout wordt meegenomen bij het bepalen of de goedkeuringstoleranties worden
overschreden.Indien een niet-goedkeurende accountantsverklaring wordt gegeven zijn er drie
mogelijkheden: een verklaring met beperking, een verklaring van
oordeelonthouding en een afkeurende verklaring. Het soort accountantsverklaring
is afhankelijk van de fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle.
De percentages in bovengenoemde box zijn voorgeschreven in het Besluit
accountantscontrole gemeenten.RapporteringstolerantieIn de Gemeentewet staat dat de accountant behalve de accountantsverklaring ook
een verslag van bevindingen opstelt. In dit verslag moet de accountant onder
meer fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle opnemen die geen
invloed hebben op de strekking van de accountantsverklaring, maar die wel van
zodanig belang zijn dat deze aan de raad moeten worden gerapporteerd.Box 10 Definitie rapporteringstolerantieDefinitieDe rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de
bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit
bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.Indien de raad in de opdrachtverstrekking aan de accountant géén nadere
rapporteringstolerantie(s) voorschrijft dan zijn de rapporteringstolerantie(s)
gelijk aan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstolerantie.Paragraaf 4 Keuzemogelijkheden van de raadDe minimumeisen die aan de accountantsverklaring worden gesteld, hebben te maken
met de goedkeuringstoleranties en de rapporteringstoleranties. De
keuzemogelijkheden van de raad hebben dan ook betrekking op deze twee
toleranties.GoedkeuringstolerantieDe bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties zijn 1% voor de fouten in de
jaarrekening en 3% voor onzekerheden in de controle. De raad kan deze
percentages echter aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1 of
3% vaststellen (zie box 11).Box 11 VoorbeeldVoorbeeldVoor de fouten in de jaarrekening is een goedkeuringstolerantie van 1% van de
totale lasten van de gemeente geregeld in het Besluit accountantscontrole
gemeenten. Als de totale lasten van de gemeente € 100 miljoen bedragen dan is de
maximale fout in de jaarrekening € 1 miljoen. Als de raad dit een te hoge marge
vindt, dan kan het percentage bijvoorbeeld worden verlaagd naar 0,9%. De
maximale fout is dan € 900.000. De accountant zal dan meer werkzaamheden
verrichten om aan deze eis te voldoen.De goedkeuringstolerantie kan alleen voor de gehele jaarrekening gelden, er
kunnen geen verschillende goedkeuringstoleranties voor onderdelen worden
gehanteerd. Wel kan - indien voor bepaalde onderdelen van de gemeente een
afzonderlijke verantwoording (deelverantwoording) wordt opgesteld - een
strengere goedkeuringstolerantie voor de deelverantwoording worden geëist.RapporteringstolerantieDe raad heeft als opdrachtgever de mogelijkheid om voor delen van de
jaarrekening met de accountant lagere rapporteringstoleranties overeen te komen.
Politiek gevoelige artikelen (declaraties van bestuurders, aanbestedingen) of
risicovolle projecten van de gemeente (in het kader van PPS bijvoorbeeld) komen
daarvoor bijvoorbeeld in aanmerking.Zoals gezegd zijn de rapporteringstoleranties bepalend voor het opnemen van
bevindingen in het verslag van bevindingen door de accountant. De raad kan
hogere eisen aan de rapporteringstoleranties stellen, dus strengere normen
stellen. Daarmee bepaalt de raad dat over bepaalde onderwerpen eerder elementen
van onrechtmatigheden in het verslag van bevindingen worden opgenomen, zonder
dat die onderwerpen direct leiden tot een niet-goedkeurende verklaring (redenen
van een niet-goedkeurende verklaring moeten in ieder geval worden opgenomen in
het verslag van bevindingen).Box 12 VoorbeeldVoorbeeldDe raad wil weten of de declaraties van collegeleden rechtmatig zijn. U wenst
een rapportering op het moment dat er sprake is van een onrechtmatigheid per
collegelid van meer dan € 500. Hoewel op grond van de goedkeuringstoleranties de
declaratie nauwelijks controle behoeven, zal de accountant op grond van een
lager overeengekomen rapporteringstolerantie de declaraties intensiever
controleren.Als de raad niet zelf bepaalt welke bedragen voor de rapporteringstoleranties
gehanteerd moeten worden, dan zijn de bedragen van de rapporteringstoleranties
gelijk aan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. Een
aanvullende opdrachtverlening aan de accountant is dan niet nodig.Het is, zeker in een duaal stelsel, essentieel dat de raad een afweging maakt
over de rapporteringtoleranties van bepaalde programma's of delen van de
organisatie. Immers, de raad heeft de verantwoordelijkheid om de activiteiten
binnen de gemeente en de jaarrekening van de gemeente te analyseren en
afwegingen te maken over de gewenste (specifieke) informatie die van de
accountant wordt verlangd. Daarbij moet worden opgemerkt dat een afgesproken
lagere rapporteringstolerantie (feitelijk een strengere norm) in het algemeen
meer controle-inspanningen vergt en daarmee kan leiden tot hogere
controlekosten.Paragraaf 5 De opdracht aan de accountantAls de raad kiest voor (een) afwijkende goedkeuringstolerantie(s) of voor
specifieke rapporteringstoleranties, is het belangrijk dat dit expliciet en
gemotiveerd zichtbaar in de opdracht aan de accountant staat.In de opdracht aan de accountant moet de raad dan ook aandacht schenken aan de
goedkeuringstoleranties en de bedragen voor rapportering in het verslag van
bevindingen van de accountant. In principe is het mogelijk - en verdient het
zelfs de voorkeur - dat de raad ieder jaar overweegt of hij de opdracht aan de
accountant wil wijzigen. Dit hoeft geen bijzonder tijdrovende zaak te zijn. Het
kan bijvoorbeeld voldoende zijn te kijken of er onderdelen zijn waarvan het
wenselijk is dat die extra gecontroleerd worden en waar vervolgens over wordt
gerapporteerd in het verslag van bevindingen.De opdracht aan de accountant staat los van de regels in de controleverordening.
De opdracht is namelijk een privaatrechtelijke overeenkomst. De verordening
artikel 213 behelst publiek recht en bevat regels, die de raad stelt voor het
college. In de verordening artikel 213 kan de raad regels neerleggen voor de
verplichtingen die het college heeft jegens de accountant tijdens de
accountantscontrole en over de verplichtingen die het college heeft jegens de
raad inzake de accountantscontrole. Daarnaast kan de raad in de verordening
gedragsregels voor zichzelf opnemen, zodat de verordening zekerheid voor het
college schept over datgene wat het van de raad mag verwachten.De overeenkomst met de accountant wordt in de meeste gemeenten voor meerdere
jaren aangegaan. Meestal wordt de dienst aanbesteed. Prijsbepalende factoren bij
de aanbesteding zijn onder andere de goedkeuringstoleranties en
rapporteringstoleranties. Deze zullen in het programma van eisen bij de
aanbesteding moeten worden vastgelegd. Hoewel de aanwijzing van de accountant
door de raad dient te geschieden, zullen de werkzaamheden voor de aanbesteding
worden verricht door de ambtenaren van de gemeente. De controleverordening zal
dan ook regels voor de aanbesteding moeten bevatten. Gewaarborgd moet worden dat
de raad de goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties voor het
programma van eisen vaststelt. Bij een Europese aanbesteding moet worden
geregeld dat de raad de selectiecriteria voor de keuze van de accountant
vaststelt.Het ligt voor de hand dat de raadsgriffier een coördinerende rol zal hebben bij
de aanbesteding van de accountantscontrole, vooral als de raad kiest voor
specifieke rapporteringstoleranties. Hier moet de praktijk zich nog vormen.Overigens zullen veel gemeenten nog lopende contracten met een accountant
hebben. Die worden uiteraard niet door de dualisering automatisch beëindigd. Met
ingang van 2004 zal de opdracht in ieder geval moeten worden aangepast aan de
nieuwe regelgeving. De raad dient te besluiten of, en op welke termijn, een
nieuwe accountant zal worden gezocht.Zoals gezegd kan de raad ook de accountant verzoeken om een management letter
met bevindingen en aanbevelingen, ongeacht de strekking van de
accountantsverklaring. De accountant kan hierin voorzien uit hoofde van zijn
natuurlijke adviesfunctie. Hiermee worden advies en aanbevelingen bedoeld die
direct voortkomen uit zijn controlewerkzaamheden. Die staan geheel los van
aparte specifieke adviesopdrachten. Een verzoek om een management letter mag dan
ook niet leiden tot een (aanzienlijke) prijsverhoging van de controleopdracht.
Een management letter is in beginsel bedoeld voor de gecontroleerde, dus het
College. De raad kan daaraan op grond van zijn controlerende rol ook behoefte
hebben. De controleverordening zal over een eventuele managementletter regels
moeten bevatten; een en ander zal bij het verstrekken van de opdracht aan de
accountant expliciet moeten worden overeengekomen.Artikelsgewijze toelichting Modelverordening 213 GemeentewetArtikel 2. Opdrachtverlening accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan
de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het
jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze
stukken aan de raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn
gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de
jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant
aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het
bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de
burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant
moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte,
luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet.Een bevoegd accountant voor de
controle van de gemeentelijke jaarrekening is een registeraccountant, een
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op het
accountantsberoep of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde
accountants samenwerken. Het zevende lid van artikel 213 Gemeentewet zegt, dat
de bevoegde accountant in gemeentelijke dienst kan worden aangesteld. Wel dient
dan de benoeming, schorsing en het ontslag van de accountant door de raad te
geschieden.Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de
accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de
periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de
jaarrekening vast. Het tweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is
voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de
jaarrekening. De periode van de verbintenis met de accountant uit het eerste lid
impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt
bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode
wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding
rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode
uit te sluiten.Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale
overheden dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de
minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden
bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor
de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van
bevindingen.Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie en de
mogelijkheden die de raad daarmee heeft wordt hier verwezen naar het onderdeel
Inleiding in dit hoofdstuk. In het derde lid van artikel 2 wordt invulling
gegeven aan het gebruik van de mogelijkheden van de raad met betrekking tot de
nadere bepaling van de toleranties. Ze moeten al bij de aanbesteding van de
accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma
van eisen. Een aanscherping van de eisen door de raad zal in veel gevallen
leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s). Daarnaast zijn onder
dit lid aanvullende zaken opgenomen over eisen die de raad kan stellen aan de
werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het
verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.Mogelijk zal de raad de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van
deelverantwoordingen en gemeentelijke organisatieonderdelen jaar op jaar willen
vaststellen. Dit daar de raad dan rekening kan houden met gewijzigde politieke
omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van artikel 2. Het is raadzaam om
ook hierover bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en
opdrachtverlening op te nemen.Bij veel grote gemeenten zal het bedrag dat is gemoeid met de
accountantscontrole van de jaarrekening zo hoog zijn, dat de accountantscontrole
Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de
contractsduur, die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere
contractsduur zal de prijs van het contract eveneens hoger zijn. Bij Europese
aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren,
die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening
bepalen. De raad is het bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst en dat dus de
selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen. Dit wordt
geregeld in het vijfde lid van artikel 2.Artikel 3. Informatieverstrekking door collegeIn de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de
samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad
is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de
raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de
verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende
informatie aan de accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de
achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze
achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant
beschikbaar te stellen.Het derde lid is een optioneel lid. Het verplicht het college een verklaring af
te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van
belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De
verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het
een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college
een dergelijke verklaring verstrekt.In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de
overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet
namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli
worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor deze
datum, 15 juli, moet de jaarrekening door de raad zijn behandelt en moet een
eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn
doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen
rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt
echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het
jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het
verslag van bevindingen.Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van
invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de
accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de
raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de
accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.Artikel 4. Uitvoering controleArtikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de
accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de
accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van
de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het
college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele
accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de
verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van
informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de
accountantscontrole.Artikel 5. Toegang tot informatieIn het vorige artikel hebben we gezien dat de accountant leidend is voor wat
betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te
voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de
verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de
accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals
neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan
het college de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een
onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van
de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.Artikel 6. Overige controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de
gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries
voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten
(specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing
van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een
bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om
advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het
betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de
natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de
accountant niet in gevaar brengen.Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt hoe het college moet
omgaan met de uitbesteding van "advieswerkzaamheden" zoals de verbetering van de
administratieve organisatie, aan de door de raad benoemde accountant. Door deze
werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant kan de
onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van
zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende
belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag
hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor
die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk
moet controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor advieswerkzaamheden,
zoals bijvoorbeeld op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de
rechtmatigheid, de door de raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het
college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te informeren.
Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van
werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar
te maken. Overigens wordt de accountantswetgeving op het gebied van dit soort
advieswerkzaamheden de komende jaren aangescherpt.Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige
controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant
inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de
gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend
met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de
jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één
accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke
besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant
raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische
aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de
controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente
betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere
gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze
gevallen vrij is in de keuze van de accountant.Artikel 7. RapporteringHet derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de
inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Aanvullend daarop
kan de raad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende
inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de
accountant verlangen (artikel 2, lid 3, letters c & e van deze verordening).
Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de
door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het
programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant
meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen
van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles (interim-controles) zijn.
Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij
geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven
van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de
schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg
met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan
treffen. Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage
krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage
worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven
van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het
management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over
(kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve
organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de
gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage
actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en
wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand
aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan
de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de
mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het
(concept-)verslag van bevindingen.Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn
verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht.Artikel 8. InwerkingtredingDeze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213
Gemeentewet (oud) opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald dat het
nieuwe artikel 213 Gemeentewet bij alle gemeenten op het verslagjaar 2004 van
toepassing is. De oude verordening blijft dus nog van kracht op de jaarrekening
van 2003. De wetgever heeft bepaald, dat de nieuwe verordening 213 Gemeentewet
samen met de nieuwe verordening 212 Gemeentewet voor 15 november 2003 moet zijn
vastgesteld. De nieuwe verordening 213 Gemeentewet moet binnen twee weken na
vaststelling door het college naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel
214 Gemeentewet).Artikel 9. Intrekking oude verordeningDit artikel regelt het intrekken van de oude verordening.Artikel 10. CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze
verordening kan worden verwezen.VaststellingUitgaande stukken van de raad moeten door de burgemeester worden ondertekend
(eerste lid artikel 75 Gemeentewet). De griffier moet de uitgaande stukken van
de raad medeondertekenen (artikel 107c Gemeentewet).Binnen twee weken na vaststelling door de raad moet het college de verordening
aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 Gemeentewet). Gedeputeerde staten
kunnen te allen tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting
van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet
(artikel 215 Gemeentewet).