Rouwprotocol
Inhoudsopgave
3 Overlijden gemeentesecretaris, afdelingshoofd,
(plv.)griffier
5 Overlijden partner, kind, (schoon)ouder van een
medewerker
6 Overlijden voormalig bestuurder, -gemeentesecretaris of
-griffier
7 Overlijden voormalig medewerker of - afdelingshoofd
9 Overlijden commissielid niet zijnde raadslid
10 Overlijden voormalig raadslid
11 Overlijden partner, kind van raads- of commissielid
Voorbeeld kennisgeving van overlijden bestuurder,
gemeentesecretaris, griffier, afdelingshoofd, medewerker of
collega
Voorbeeld kennisgeving van overlijden van voormalig bestuurder,
-gemeentesecretaris, -griffier, -afdelingshoofd, -medewerker of
-collega
Voorbeeld kennisgeving van overlijden (voormalig) raads- of
commissielid
Voorbeeld condoleancebrieven
Voorbeeld rouwadvertenties
Wat te doen bij het overlijden van een:
- -
- -
gemeentesecretaris/afdelingshoofd/(plv.)griffier
- -
- -
partner/kind van een medewerker
- -
voormalig bestuurder/- gemeentesecretaris/- griffier
- -
voormalig medewerker/- afdelingshoofd
- -
- -
commissielid niet zijnde raadslid
- -
- -
partner/kind van een raads- of commissielid
1a. Inleiding
Waarom dit document?Binnen een gemeentelijke
organisatie spelen zich allerlei gebeurtenissen af, van geboorte tot
overlijden. Een overlijden komt over het algemeen onverwacht, maar we
willen wel dat er aandacht wordt besteed aan deze trieste gebeurtenis.
De vraag is dan hoe men het beste om kan gaan met een dergelijk verlies.
Het is niet altijd makkelijk om iemand die rouwt tegemoet te treden.
Rouwgevoelens kunnen sterk wisselen per persoon of afhankelijk zijn van
rituelen vanuit religie en cultuur. Door de gevoeligheid van het
onderwerp is het moeilijk in te schatten wat de beste handelwijze is.
Zeker ook omdat iedereen een verlies op zijn eigen manier verwerkt.
Maar wat moet er dan precies gebeuren? Door wie, maar ook voor wie? Dit
document biedt daar een handleiding voor, met als belangrijkste
redenen:
Snel en zorgvuldig kunnen handelen.
Na een overlijden is er vaak weinig tijd voor overleg, dus in dit
draaiboek nemen we afspraken op die meteen uitgevoerd kunnen worden
zonder voorafgaand overleg.
Zo veel mogelijk rationeel handelen.
Een overlijden brengt emoties met zich mee. Een handleiding geeft dan
houvast om onder emotionele omstandigheden zo goed mogelijk te handelen
zonder dat acties overdreven of vergeten worden.
Niet opnieuw het wiel uitvinden.
Een overlijden komt helaas regelmatig voor. Dit document zorgt er voor
dat het bestuur/griffie niet elke keer alles opnieuw hoeft te bedenken.
(Standaardiseren zodat maatwerk geleverd kan worden).
Ofschoon getracht is met dit protocol een handleiding te hebben voor
“hoe te handelen bij overlijden”, zullen er altijd uitzonderingen
blijven bestaan. Niet alles kan van te voren uitgedacht en vastgelegd
worden. Meer weten: www.verliesverwerken.nl en www.rouw.nl. In
voorkomende gevallen, bijvoorbeeld bij het overlijden van een persoon
die dicht bij het personeel staat, kan een externe rouwbegeleider
ingeschakeld worden.
1b. Korte samenvatting:
Hieronder staat kort samengevat wat de punten zijn bij het overlijden
van een medewerker van de gemeente Scherpenzeel.
- 1
Zodra iemand in de organisatie hoort van het overlijden van een
collega, direct aan het afdelingshoofd of diens vervanger
melden, dit geldt ook voor het overlijden van een bestuurslid,
raadslid, commissielid, en anderen genoemd in dit protocol.
Direct melden aan de gemeentesecretaris, het college van
burgemeester en wethouders en de griffier.
- 2
Het afdelingshoofd stelt direct de gemeentesecretaris en de
beleidsmedewerker HR op de hoogte.
- 3
De rouwkaart zo snel als mogelijk verspreiden onder
belanghebbenden. Voor het in werking treden van dit rouwprotocol
is het overigens niet nodig om af te wachten tot een rouwkaart
is ontvangen.
- 4
Volg de procedures van het lokale protocol. Per situatie is
aangegeven welke stappen ondernomen moeten worden. Ook zijn
voorbeelden voor de kennisgeving, de condoleancebrief en
rouwadvertentie aangegeven.
- 5
Denk ook aan medewerkers op externe locaties en afwezige
collega’s.
- 6
Stel één iemand binnen de gemeente aan als coördinator en als
contactpersoon voor de nabestaanden.
1c. Leeswijzer
Dit rouwprotocol is verdeeld in verschillende hoofdstukken.
- 1
Inleiding “Waarom een rouwprotocol?”
- 2
De hoofdstukken 2 tot en met 11 zijn onderverdeeld in een
algemene beschrijving per functionaris en de procedure in een
schema.
- 3
De hoofdstukken 12 tot en met 14 geven diverse voorbeelden van
kennisgevingen voor in en buiten de organisatie, condoleance
brieven en rouwadvertentieteksten.
Dit protocol zal aan de hand van de praktijk zo nodig worden
aangepast.
2 Overlijden bestuurder
Bij het overlijden van een bestuurder heeft de gemeentesecretaris een
belangrijke taak. De gemeentesecretaris informeert het college van
B&W, griffier en de beleidsmedewerker HR.
Daarna worden de medewerkers geïnformeerd over het overlijden. Ook zal
er op intranet een bericht komen te staan.
Vervolgens kan de rouwadvertentie in een lokale krant en in overleg met
de familie in een kracht naar keuze geplaatst worden en de
condoleancebrief worden verzonden.
De gemeente zal bloemen of een krans verzorgen tijdens de
condoleancebijeenkomst of de uitvaart. Wel is het verstandig na te gaan
of de familie dit op prijs stelt. Ook zal een afvaardiging van de
gemeente de bijeenkomst en uitvaart bijwonen.
Op de dag van de uitvaart hangt de vlag op het gemeentehuis halfstok en
staat op de internetpagina van de gemeente een vermelding hierover.
Waar het op prijs gesteld wordt zal nazorg worden verleend aan de
nabestaanden. Hierbij kan gedacht worden aan het aanbieden van hulp bij
het invullen van bepaalde formulieren, in het kader van bijvoorbeeld
nabestaandenpensioen, ANW enz. enz.
Procedure 2
Activiteit | Omschrijving | Actie | Paraaf |
Aanspreekpunt | Algemene informatie | gemeentesecretaris | |
| | | |
Ontvangst bericht | Rouwkaart dan wel ontvangst bericht digitaal
verspreiden via bestuurs-secretariaat/griffie | bestuurssecretariaat | |
| | | |
Informeren | Informeren van: o gemeentesecretaris o B&W o griffie o gemeenteraad o Afdelingshoofd HR o MT o Interne collega’s | ontvanger van bericht gemeentesecretaris
gemeentesecretaris griffier gemeentesecretaris
gemeentesecretaris afdelingshoofden | |
| | | |
Informatiebijeenkomsten(zie voorbeeld
kennisgeving) | o Z.s.m. organiseren van een informatiebijeenkomst
voor het personeel, voordat de advertenties in de
krant staan en het “in memoriam” door de organisatie
verspreid is. o Gemeenteraad in kennis stellen van de bijeenkomst.
Na deze bijeenkomst via interne mail en intranet een
kennisgeving van overlijden en eventueel een “in
memoriam” rondzenden (en deze ophangen in gebouw).
| gemeentesecretaris i.s.m. bestuurssecretariaat en
HR griffier gemeentesecretaris i.s.m. communicatie/bestuurs-
secretariaat | |
| | | |
Plaatsen van rouwadvertenties | Het plaatsen van een rouwadvertentie in de lokale
krant en i.o.m. de familie een krant naar keuze
namens: o het college van B&W / gemeenteraad o alle medewerkers | Opstellen tekst:
communicatie/gemeente-secretaris/griffier | |
| | | |
Condoleancebrief verzenden (zie voorbeeld)
| Het verzenden van een condoleancebrief | gemeentesecretaris i.s.m. bestuurssecretariaat | |
| | | |
Uitvaart | Bijwonen van de condoleance-bijeenkomsten en de
uitvaart | a college van B&W b gemeentesecretaris c medewerkers/griffie d raadsleden | |
| | | |
Bloemen/krans | Als de familie dit op prijs stelt, kan er een (qua
omvang & kosten) passend rouwboeket verzorgd
worden bij de condoleancebijeenkomst en uitvaart.
Kosten i.o.m directeur/secretaris. Tip: Google voor
een tekst op het rouwlint. | bestuurssecretariaat zorgt voor twee arrangementen:
namens B&W/ gemeenteraad en namens medewerkers
| |
| | | |
Vlag halfstok hangen op de dag van de
uitvaart | Vlag halfstok hangen en een bericht op
internetpagina gemeente plaatsen met de reden waarom
de halfstok hangt. | Bode en bestuurssecretariaat | |
| | | |
Nazorg | a op verzoek nabestaanden hulp bieden bij invullen
formulieren; b stopzetten bezoldiging, uitkering bij overlijden
(indien van toepassing), informeren of rekening is
geblokkeerd c informeren over spaarloon- regeling etc. | gemeentesecretaris i.o.m. HR | |
| | | |
Praktische Aandachtspunten | Bij het contact met de nabestaanden of met de
vertegenwoordiger van de familie is een aantal
vraagpunten van belang: o Wie is het aanspreekpunt van de familie voor
vragen? o Wil de familie aanwezig zijn bij de algemene
personeelsbijeenkomst? (Soms hebben de nabestaanden
daar behoefte aan). o Wenst de familie een spreker van de gemeente op de
begrafenis/ crematie? o Als je veel mensen op de begrafenis/crematie
verwacht, geef dit dan door aan de familie. Denk daarnaast ook aan het
volgende: o In overleg met de familie kan je ervoor zorgen dat
er een condoleanceboek ligt tijdens de algemene
personeelsbijeenkomst. o Condoleanceboek in hal voor burgers o Het bloemstuk. Vaak kan je bij een bloemist in een
boek uitzoeken welke bloemstukken zij hebben. |
| | | |
3 Overlijden gemeentesecretaris, afdelingshoofd,
(plv.)griffier
Bij het overlijden van een gemeentesecretaris, afdelingshoofd of
(plv.)griffier heeft, afhankelijk van de situatie, de
(plaatsvervangende) gemeentesecretaris samen met de burgemeester
een belangrijke taak. Diegene informeert het college van
B&W, gemeenteraad en HR.
Daarna worden de medewerkers geïnformeerd over het overlijden. Ook zal
er een bericht op intranet komen te staan.
Vervolgens kan de rouwadvertentie in een lokale krant en in overleg met
de familie in een kracht naar keuze geplaatst worden en de
condoleancebrief worden verzonden.
De gemeente zal bloemen of een krans verzorgen tijdens de
condoleancebijeenkomst en de uitvaart. Wel is het verstandig na te gaan
of de familie dit op prijs stelt. Ook zal een afvaardiging van de
gemeente de bijeenkomst en uitvaart bijwonen.
Op de dag van de uitvaart hangt de vlag op het gemeentehuis halfstok en
staat op de internetpagina van de gemeente een vermelding hierover.
Waar nodig zal nazorg worden verleend aan de nabestaanden. Hierbij kan
gedacht worden aan het aanbieden van hulp bij het invullen van bepaalde
formulieren, bijvoorbeeld in het kader van bezoldiging.
Procedure 3
Activiteit | Omschrijving | Actie | Paraaf |
Aanspreekpunt | Algemene informatie | (plv) gemeentesecretaris | |
| | | |
Ontvangst bericht | Rouwkaart dan wel ontvangst- bericht digitaal
verspreiden via bestuurssecretariaat/griffie | bestuurssecretariaat | |
| | | |
Informeren | Informeren van: o gemeentesecretaris o B&W o griffie o gemeenteraad o HR o Interne collega’s + relaties | ontvanger van bericht gemeentesecretaris
gemeentesecretaris griffier gemeentesecretaris
afdelingshoofden | |
| | | |
Informatiebijeenkomsten(zie voorbeeld
kennisgeving) | o Zo spoedig mogelijk organiseren van een
informatiebijeenkomst voor het personeel, voordat de
advertenties in de krant staan en het “in memoriam”
door de organisatie verspreid is. o De gemeenteraad in kennis stellen van de
bijeenkomst. o Na deze bijeenkomst via interne mail en intranet
een kennisgeving van overlijden met eventueel een
“in memoriam” rondzenden (en deze ophangen in
gebouw). | gemeentesecretaris i.s.m. bestuurssecretariaat en
HR griffier gemeentesecretaris i.s.m. communicatie/bestuurs-
secretariaat | |
| | | |
Plaatsen van rouwadvertenties(zie voorbeeld
rouwadvertentie) | Het plaatsen van een rouwadvertentie in de lokale
krant en i.o.m. de familie een krant naar keuze
namens: o het college van B&W / gemeenteraad o alle medewerkers | Opstellen tekst:
communicatie/gemeente-secretaris/griffier | |
| | | |
Condoleancebrief verzenden (zie voorbeeld
condoleancebrief) | Het verzenden van een condoleancebrief | gemeentesecretaris i.o.m.
bestuurssecretariaat/griffie | |
| | | |
Bloemen/krans | Als de familie dit op prijs stelt, kan er een (qua
omvang & kosten) passend rouwboeket verzorgd
worden bij de condoleancebijeenkomst en uitvaart.
Kosten i.o.m directeur/secretaris. Tip: Google voor
een tekst op het rouwlint. | bestuurssecretariaat zorgt voor twee arrangementen:
namens B&W/gemeente-raad en namens
medewerkers. | |
| | | |
Uitvaart | Bijwonen van de condoleance-bijeenkomsten en de
uitvaart | a college van B&W b gemeentesecretaris c medewerkers/griffie d raadsleden | |
| | | |
Vlag halfstok hangen op de dag van de
uitvaart | Vlag halfstok hangen en een bericht op
internetpagina gemeente plaatsen met de reden waarom
de halfstok hangt. | Bode en bestuurssecretariaat | |
| | | |
Nazorg | a op verzoek nabestaanden hulp bieden bij invullen
formulieren; b stopzetten bezoldiging, uitkering bij overlijden
(indien van toepassing), informeren of rekening is
geblokkeerd c informeren over spaarloon- regeling etc. | gemeentesecretaris i.o.m. HR | |
| | | |
Praktische Aandachtspunten | Bij het contact met de nabestaanden of met de
vertegenwoordiger van de familie is een aantal
vraagpunten van belang: o Wie is het aanspreekpunt van de familie voor
vragen? o Wil de familie aanwezig zijn bij de algemene
personeelsbijeenkomst? (Soms hebben de nabestaanden
daar behoefte aan). o Wenst de familie een spreker van de gemeente op de
begrafenis/ crematie? o Als je veel mensen op de begrafenis/crematie
verwacht, geef dit dan door aan de familie. Denk daarnaast ook aan het
volgende: o In overleg met de familie kan je ervoor zorgen dat
er een condoleanceboek ligt tijdens de algemene
personeelsbijeenkomst. o Condoleanceboek in hal voor burgers o Stilteplek/condoleanceplek bij bureau medewerker o Na de bijeenkomst(en) is het goed om met de
afdeling samen een kop koffie/thee te drinken. o Het bloemstuk. Vaak kan je bij een bloemist in een
boek uitzoeken welke bloemstukken zij hebben. |
| | | |
4 Overlijden medewerker
Er wordt vanuit gegaan dat de mededeling van het overlijden van de
medewerker via het afdelingshoofd/griffier in de organisatie terecht
komt.
Het is dan de taak van de het afdelingshoofd/de griffier om eerst de
gemeentesecretaris het college van B&W, gemeenteraad en HR op de
hoogte te stellen.
Daarna worden de medewerkers geïnformeerd over het overlijden. Ook zal
er op intranet een bericht komen te staan.
Vervolgens kan de rouwadvertentie in een lokale krant en in overleg met
de familie in een kracht naar keuze geplaatst worden en de
condoleancebrief worden verzonden.
De gemeente zal bloemen of een krans verzorgen tijdens de
condoleancebijeenkomst en de uitvaart. Wel is het verstandig na te gaan
of de familie dit op prijs stelt. Ook zal een afvaardiging van de
gemeente (waaronder de gemeentesecretaris) de bijeenkomst en uitvaart
bijwonen.
Op de dag van de uitvaart hangt de vlag op het gemeentehuis halfstok en
staat op de internetpagina van de gemeente een vermelding hierover.
Waar nodig zal nazorg worden verleend aan de nabestaanden. Hierbij kan
gedacht worden aan hulp aanbieden bij het invullen van bepaalde
formulieren, bijvoorbeeld in het kader van bezoldiging.
Procedure 4
Activiteit | Omschrijving | Actie | Paraaf |
Aanspreekpunt | Algemene informatie | afdelingshoofd | |
| | | |
Ontvangst bericht | Rouwkaart dan wel ontvangst bericht digitaal
verspreiden via bestuurssecretariaat/griffie | bestuurssecretariaat | |
| | | |
Informeren | Informeren van: o gemeentesecretaris o B&W o griffie o gemeenteraad o HR o Interne collega’s + relaties/ klanten | ontvanger van bericht gemeentesecretaris
gemeentesecretaris griffier gemeentesecretaris
afdelingshoofden | |
| | | |
Informatiebijeenkomsten(zie voorbeeld
kennisgeving) | o Onmiddellijk informeren van alle
collega’s, voordat de advertenties in de krant staan
en het “in memoriam” door de organisatie verspreid
is. o Na deze bijeenkomst via interne mail en intranet
een kennisgeving van overlijden met eventueel een
“in memoriam” rondzenden (en ophangen in het
gebouw). o De dag na het overlijden wordt het personeel
bijeengeroepen door de afdelingshoofd die kort bij
de gebeurtenis zal stilstaan. Indien het een
buitendienstmedewerker betreft vindt de bijeenkomst
plaats bij de buitendienst. Indien het een
griffie-medewerker betreft zal de raad worden
uitgenodigd. | afdelingshoofd i.s.m. bestuurssecretariaat afdelingshoofd i.s.m.
communicatie/bestuurs-secretariaat afdelingshoofd i.s.m. bestuurssecretariaat | |
| | | |
Plaatsen van rouwadvertenties(zie voorbeeld
rouwadvertentie) | Het plaatsen van een rouwadvertentie in de lokale
krant en i.o.m. de familie een krant naar keuze
namens: o het college van B&W + personeel o team | Opstellen tekst: afdelingshoofd
i.o.m. communicatie/gemeente-secretaris Procedureel:
HR i.s.m. communicatie | |
| | | |
Condoleancebrief verzenden (zie voorbeeld
condoleancebrief) | Het verzenden van een condoleancebrief | afdelingshoofd i.s.m. bestuurssecretariaat | |
| | | |
Kennisgeving aan gemeenteraad | Het college stuurt zo spoedig mogelijk een
kennisgeving aan de gemeenteraad | bestuurssecretariaat Opstellen
tekst: communicatie/gemeente-secretaris
| |
| | | |
Bloemen/krans | Als de familie dit op prijs stelt, kan er een (qua
omvang & kosten) passend rouwboeket verzorgd
worden bij de condoleancebijeenkomst en uitvaart.
Kosten i.o.m directeur/secretaris. Tip: Google voor
een tekst op het rouwlint. | afdelingshoofd zorgt voor twee arrangementen: namens
B&W + personeel en namens team. Krans namens
collega’s laten uitzoeken door directe
collega’s | |
| | | |
Uitvaart | Bijwonen van de condoleance-bijeenkomsten en de
uitvaart | a afvaardiging college b gemeentesecretaris c afdelingshoofd d alle collega’s | |
| | | |
Vlag halfstok hangen op de dag van de
uitvaart | Vlag halfstok hangen en een bericht op
internetpagina gemeente plaatsen met de reden waarom
de halfstok hangt. | Bode en bestuurssecretariaat | |
| | | |
Nazorg | a nabestaanden op verzoek hulp bieden bij invullen
formulieren; b stopzetten bezoldiging, uitkering van bezoldiging
van 3 maanden (indien van toepassing), en informeren
of rekening is geblokkeerd c informeren over spaarloon- regeling etc. | HR i.s.m. afdelingshoofd | |
| | | |
Praktische Aandachtspunten | Bij het contact met nabestaanden/vertegenwoordiger
familie is een aantal vraagpunten van belang: o Wie is het aanspreekpunt van de familie voor
vragen?Wie is het aanspreekpunt van de familie voor
vragen? o Wil de familie aanwezig zijn bij de algemene
personeelsbijeenkomst? (Soms hebben de nabestaanden
daar behoefte aan). o Wenst de familie een spreker van de gemeente op de
begrafenis/ crematie? o Als je veel collega’s op de begrafenis/crematie
verwacht, geef dit dan door aan de familie. Denk daarnaast ook aan het
volgende: o In overleg met de familie kan je ervoor zorgen dat
er een condoleanceboek ligt tijdens de algemene
personeelsbijeenkomst. o Condoleanceboek in hal voor burgers o Stilteplek/condoleanceplek bij bureau
medewerker o Na de bijeenkomst(en) is het goed om met de
afdeling samen een kop koffie/thee te drinken. o Het bloemstuk. Vaak kan je bij een bloemist in een
boek uitzoeken welke bloemstukken zij hebben. |
5 Overlijden partner, kind, (schoon)ouder van een medewerker
Partner/kind
Als een partner/kind van een medewerker komt te overlijden zal het
afdelingshoofd/ griffier dit doorgeven aan de gemeentesecretaris. Deze
zal het college van B&W en de beleidsmedewerker HR inlichten. Het
afdelingshoofd zal de directe collega’s informeren. Uiteraard alles in
overleg met de betrokkene.
Het afdelingshoofd zal zorg dragen voor een condoleancebrief. Ook kunnen
er namens de gemeente bloemen of een krans verzorgd worden tijdens de
uitvaart of condoleancebijeenkomst.
Collega’s en het afdelingshoofd krijgen de gelegenheid voor het bijwonen
van de condoleancebijeenkomst en/of de uitvaart. De gemeentesecretaris
zal hier ook bij aanwezig zijn.
Waar nodig zal nazorg worden verleend aan de medewerker. Hierbij kan
gedacht worden aan het aanbieden van hulp bij het invullen van bepaalde
formulieren. Verder is ook de opvang van de getroffen medewerker van
belang waardoor hij/zij de ruimte krijgt om te rouwen zonder het contact
met het werk te verliezen. Informeer naar de behoefte aan wel of geen
contact met andere collega’s en/of doorverwijzing naar
bedrijfsmaatschappelijk werk of bedrijfsarts. Bespreek de mogelijkheid
om eventueel extra vrije tijd/verlof op te nemen en het takenpakket
en/of arbeidstijd tijdelijk aan te passen. Maak afspraken om regelmatig
contact te houden. Gemaakte afspraken worden naar behoefte bijgesteld
tot de werknemer weer volledig in het arbeidsproces kan functioneren.
(schoon)Ouders
Als (schoon)ouders van medewerkers overlijden komt er van de afdeling
een blijk van condoleance. Dit kan een kaart zijn of aanwezig zijn bij
condoleance. Als de gemeente een rouwkaart krijgt gaat het
afdelingshoofd naar de condoleance.
Procedure 5a (partner en kind)
Activiteit | Omschrijving | Actie | Paraaf |
Ontvangst bericht | Rouwkaart dan wel ontvangst bericht digitaal
verspreiden via bestuurssecretariaat/griffie | bestuurssecretariaat | |
| | | |
Informeren | In overleg met betrokken medewerker informeren
van: o gemeentesecretaris o B&W o HR o Directe collega’s (afdeling) o Alle collega’s via intranet o Griffie/gemeenteraad o Relaties | afdelingshoofdgemeentesecretaris gemeentesecretaris
afdelingshoofd
afdelingshoofdgemeentesecretaris/griffier
afdelingshoofd | |
| | | |
Condoleancebrief verzenden (zie voorbeeld
condoleancebrief) | Het verzenden van een condoleancebrief | afdelingshoofd i.s.m. bestuurssecretariaat/HR | |
| | | |
facultatiefBloemen/krans | Als de familie dit op prijs stelt, kan er een (qua
omvang & kosten) passend rouwboeket verzorgd
worden bij de condoleancebijeenkomst en uitvaart.
Kosten i.o.m directeur/
secretaris. Tip: Google voor een tekst
op het rouwlint. | afdelingshoofd zorgt voor één arrangement namens
B&W en collega’s. | |
| | | |
facultatiefUitvaart | In overleg met betrokken medewerker bijwonen van de
condoleancebijeenkomst en/of de uitvaart | a afdelingshoofd b collega’s | |
| | | |
Nazorg | Informeren of er hulp nodig is bij het invullen van
formulieren. Tevens ruimte bieden om te rouwen
zonder het contact met het werk te verliezen.
Informeer of er wel/geen behoefte is aan contact met
andere collega’s. Eventueel doorverwijzen naar
bedrijfsarts. Wellicht extra vrije tijd/verlof op
laten nemen, takenpakket en/of arbeidstijd tijdelijk
aanpassen. | HR i.s.m. afd. hoofd | |
| | | |
Praktische Aandachtspunten | Bij het contact met de medewerker is een aantal
vraagpunten van belang: o Wie is het aanspreekpunt van de familie? o Als je veel collega’s op de begrafenis/crematie
verwacht, geef dit dan door. |
Procedure 5b ((schoon)ouder)
Activiteit | Omschrijving | Actie | Paraaf |
Aanspreekpunt | Algemene informatie | afdelingshoofd | |
Ontvangst bericht | Rouwkaart dan wel ontvangst bericht digitaal
verspreiden via bestuurssecretariaat/griffie | bestuurssecretariaat | |
| | | |
Condoleancebrief verzenden (zie voorbeeld
condoleancebrief) | Het verzenden van een condoleancebrief | afdelingshoofd i.s.m. bestuurssecretariaat/HR | |
| | | |
Praktische aandachtspunten | Als de gemeente een rouwkaart krijgt van het
overlijden van (schoon)ouders van de medewerker, dan
gaat het afdelingshoofd naar de condoleance. |
6 Overlijden voormalig bestuurder, -gemeentesecretaris of
-griffier
De ontvanger van het bericht van het overlijden licht de
gemeentesecretaris hierover in. De gemeentesecretaris licht het college
van B&W, griffier en HR in.
Er wordt op intranet een kennisgeving van het overlijden geplaatst. Deze
wordt ook opgehangen bij de koffieautomaten.
Als de familie instemt wordt een rouwadvertentie geplaatst in een krant
naar keuze van de familie en er wordt ook namens de gemeente een
condoleancebrief gestuurd naar de nabestaanden.
Er kunnen namens de gemeente bloemen of een krans verzorgd worden
tijdens de uitvaart of condoleancebijeenkomst.
Het college van B&W, het afdelingshoofd en andere collega’s krijgen
de mogelijkheid om de condoleancebijeenkomst en de uitvaart bij te
wonen.
Procedure 6
Activiteit | Omschrijving | Actie | Paraaf |
Aanspreekpunt | Algemene informatie | gemeentesecretaris | |
Ontvangst bericht | Rouwkaart dan wel ontvangst bericht digitaal
verspreiden via bestuurssecretariaat/griffie | bestuurssecretariaat | |
| | | |
Informeren | Informeren van: o gemeentesecretaris o B&W o HR o Gemeenteraad o eventueel medewerkers | ontvanger van berichtgemeentesecretaris
gemeentesecretaris Griffier gemeentesecretaris | |
| | | |
Bekend maken | Via intranet een kennisgeving van overlijden met
eventueel een “in memoriam” rondzenden (en deze
tevens ophangen in het gebouw). | bestuurssecretariaat i.s.m. gemeente-secretaris | |
| | | |
Plaatsen van rouwadvertenties (zie voorbeeld
rouwadvertentie) | Na instemming familie een rouwadvertentie plaatsen
in een krant naar keuze van familie namens: o het college van B&W o alle medewerkers | Opstellen tekst:
communicatie/gemeente-secretaris | |
| | | |
Condoleancebrief verzenden (zie voorbeeld
condoleancebrief) | Het verzenden van een condoleancebrief | gemeentesecretaris i.s.m. bestuurssecretariaat | |
| | | |
facultatief Bloemen/krans
| Als de familie dit op prijs stelt, kan er een (qua
omvang & kosten) passend rouwboeket verzorgd
worden bij de condoleancebijeenkomst en uitvaart.
Kosten i.o.m directeur/
secretaris. Tip: Google voor een tekst
op het rouwlint. | gemeentesecretaris i.s.m. bestuurssecretariaat | |
| | | |
facultatief Uitvaart | Bijwonen van de condoleance-bijeenkomsten en de
uitvaart | B&W gemeentesecretaris medewerkers raadsleden
| |
7 Overlijden voormalig medewerker of - afdelingshoofd
De ontvanger van het bericht van het overlijden licht de
gemeentesecretaris hierover in. De gemeentesecretaris licht het college
van B.& W, griffier en HR in.
Er wordt op intranet een kennisgeving van het overlijden geplaatst. Deze
wordt ook opgehangen in het gebouw.
Ook wordt er namens de gemeente een condoleancebrief gestuurd naar de
nabestaanden.
Facultatief:
Als de familie instemt wordt een rouwadvertentie geplaatst in een krant
naar keuze van de familie en er wordt ook namens de gemeente een
condoleancebrief gestuurd naar de nabestaanden. Ook kan er besloten
worden bloemen of een krans te verzorgen tijdens de
condoleancebijeenkomst en uitvaart. Collega’s krijgen de mogelijkheid om
naar de uitvaart te gaan.
Procedure 7
Activiteit | Omschrijving | Actie | Paraaf |
Aanspreekpunt | Algemene informatie | gemeentesecretaris en/of afdelingshoofd | |
Ontvangst bericht | Rouwkaart dan wel ontvangst bericht digitaal
verspreiden via bestuurssecretariaat/griffie | bestuurssecretariaat | |
| | | |
Informeren | Informeren van: o gemeentesecretaris en/of vroegere
leidinggevende o B&W o HR o griffier o eerdere directe collega’s | ontvanger van berichtgemeentesecretaris
gemeentesecretarisgemeentesecretaris
afdelingshoofd | |
| | | |
Bekend maken | Via intranet een kennisgeving van overlijden met
eventueel een “in memoriam” rondzenden (en deze
tevens ophangen in het gebouw). | bestuurssecretariaat i.s.m. vroegere leidinggevende
of gemeentesecretaris | |
| | | |
Facultatief Plaatsen van rouwadvertenties (zie voorbeeld
rouwadvertentie) | Na instemming familie een rouwadvertentie plaatsen
in een krant naar keuze van familie namens: o het college van B&W o alle medewerkers | Opstellen tekst:
communicatie/gemeente-secretaris | |
| | | |
Condoleancebrief verzenden (zie voorbeeld
condoleancebrief) | Het verzenden van een condoleancebrief | bestuurssecretariaat i.s.m. vroegere leidinggevende
of gemeentesecretaris | |
| | | |
facultatief Bloemen/krans | Als de familie dit op prijs stelt, kan er een (qua
omvang & kosten) passend rouwboeket verzorgd
worden bij de condoleancebijeenkomst en uitvaart.
Kosten i.o.m directeur/
secretaris. Tip: Google voor een tekst
op het rouwlint. | bestuurssecretariaat i.s.m. gemeentesecretaris | |
| | | |
facultatief Uitvaart | Bijwonen van de condoleance-bijeenkomsten en de
uitvaart | afdelingshoofd en/of collega’s | |
8 Overlijden raadslid
Bij het overlijden van een raadslid heeft de griffier een belangrijke
taak. De griffier informeert het college van B&W,
gemeentesecretaris, de gemeenteraad, commissieleden en HR.
Daarna worden de medewerkers via intranet geïnformeerd over het
overlijden.
Als de familie instemt wordt een rouwadvertentie geplaatst in een krant
naar keuze van de familie en er wordt ook namens de gemeente een
condoleancebrief gestuurd naar de nabestaanden.
De gemeente zal bloemen of een krans verzorgen tijdens de
condoleancebijeenkomst of de uitvaart. Wel is het verstandig na te gaan
of de familie dit op prijs stelt. Ook zal een afvaardiging van de
gemeente de bijeenkomst en uitvaart bijwonen.
Op de dag van de uitvaart hangt de vlag op het gemeentehuis halfstok en
staat op de internetpagina van de gemeente een vermelding hierover.
Waar nodig zal nazorg worden verleend aan de nabestaanden. Hierbij kan
gedacht worden aan hulp aanbieden bij het invullen van bepaalde
formulieren, in het kader van bijvoorbeeld vergoedingen.
Procedure 8
Activiteit | Omschrijving | Actie | Paraaf |
Aanspreekpunt | Algemene informatie | griffier | |
Ontvangst bericht | Rouwkaart dan wel ontvangst bericht digitaal
verspreiden via bestuurssecretariaat/griffie | bestuurssecretariaat | |
| | | |
Informeren | Informeren van: o griffie o gemeenteraad o gemeentesecretaris o B&W o HR | ontvanger van berichtgriffier
griffiergemeentesecretaris gemeentesecretaris | |
| | | |
Informatiebijeen-komsten (zie voorbeeld
kennisgeving) | o Al naar gelang de behoefte z.s.m. organiseren van
een informatiebijeenkomst voor alle raads- en
collegeleden, voordat de advertenties in de krant
staan. o Na deze bijeenkomst via intranet een kennisgeving
van overlijden met eventueel een “in memoriam”
rondzenden (en ophangen in het gebouw). | o griffie i.s.m. bestuurs-secretariaat o gemeentesecretaris/griffier i.s.m. Communicatie/
bestuurssecretariaat | |
| | | |
Plaatsen van rouwadvertenties (zie voorbeeld
rouwadvertentie) | Na instemming familie een rouwadvertentie plaatsen
in een krant naar keuze van familie namens: o de gemeenteraad en o het college van B&W De raadsgriffier overlegt met de fractievoorzitters
of fracties een gezamenlijke advertentie willen
plaatsen | Opstellen tekst:
communicatie/griffie/
gemeentesecretarisgriffier | |
| | | |
Condoleancebrief verzenden (zie voorbeeld
condoleancebrief) | Het verzenden van een condoleancebrief | griffier/gemeentesecretaris i.o.m.
bestuurssecretariaat | |
| | | |
Bloemen/krans | Als de familie dit op prijs stelt, kan er een (qua
omvang & kosten) passend rouwboeket verzorgd
worden bij de condoleancebijeenkomst en uitvaart.
Kosten i.o.m directeur/
secretaris. Tip: Google voor een tekst
op het rouwlint. | bestuurssecretariaat zorgt voor twee arrangementen
namens raad en B&W . | |
| | | |
Uitvaart | Bijwonen van de condoleance-bijeenkomsten en de
uitvaart | a gemeenteraad b college van B&W c fracties politieke partijen d MT (voor zover betrokken) | |
| | | |
Vlag halfstok hangen op de dag van de
uitvaart | Vlag halfstok hangen en een bericht op
internetpagina gemeente plaatsen met de reden waarom
de halfstok hangt. | Bode en bestuurssecretariaat | |
| | | |
Nazorg | a op verzoek nabestaanden hulp bieden bij invullen
formulieren; b stopzetten vergoeding, uitkering bij overlijden
(indien van toepassing), informeren of rekening is
geblokkeerd | griffie i.o.m. HR | |
| | | |
In Memoriam in de raad | De voorzitter van de raad herdenkt het overleden
raadslid in een toespraak in de eerstvolgende
raadsvergadering na het overlijden en last een
moment van stilte in. De voorzitter verzoekt de raad
en overige aanwezigen staande één minuut stilte in
acht te nemen. | Aanleveren van informatie voor toespraak door
griffie aan voorzitter en bestuurssecretariaat
Griffie gaat na of hier nabestaanden bij aanwezig
willen zijn. | |
| | | |
Praktische aandachtspunten | Bij het contact met de nabestaanden of met de
vertegenwoordiger van de familie is een aantal
vraagpunten van belang: o Wie is het aanspreekpunt van de familie voor
vragen? o Wil de familie aanwezig zijn bij de algemene
bijeenkomst? (Soms hebben de nabestaanden daar
behoefte aan). o Wenst de familie een spreker v/d gemeente op
begrafenis/crematie? o Als je veel mensen op de begrafenis/crematie
verwacht, geef dit dan door aan de familie. Denk daarnaast ook aan het
volgende: o In overleg met de familie kan je ervoor zorgen dat
er een condoleanceboek ligt tijdens de algemene
bijeenkomst. o Condoleanceboek in hal voor burgers o Het bloemstuk. Vaak kan je bij een bloemist in een
boek uitzoeken welke bloemstukken zij hebben. In de week van overlijden vindt er geen
raadsvergadering plaats. |
9 Overlijden commissielid niet zijnde raadslid
Bij het overlijden van een commissielid heeft de griffier een
belangrijke taak. De griffier informeert het college van B&W,
gemeentesecretaris, de gemeenteraad, commissieleden en HR.
Daarna worden de medewerkers via intranet geïnformeerd over het
overlijden.
Als de familie instemt wordt een rouwadvertentie geplaatst in een krant
naar keuze van de familie en er wordt ook namens de gemeente een
condoleancebrief gestuurd naar de nabestaanden.
De gemeente zal bloemen of een krans verzorgen tijdens de
condoleancebijeenkomst of de uitvaart. Wel is het verstandig na te gaan
of de familie dit op prijs stelt. Ook zal een afvaardiging van de
gemeente de bijeenkomst en uitvaart bijwonen.
Waar nodig zal nazorg worden verleend aan de nabestaanden. Hierbij kan
gedacht worden aan hulp aanbieden bij het invullen van bepaalde
formulieren, in het kader van bijvoorbeeld vergoedingen.
Procedure 9
Activiteit | Omschrijving | Actie | Paraaf |
Aanspreekpunt | Algemene informatie | griffier | |
Ontvangst bericht | Rouwkaart dan wel ontvangst bericht digitaal
verspreiden via bestuurssecretariaat/griffie | bestuurssecretariaat | |
| | | |
Informeren | Informeren van: o griffie o gemeenteraad o gemeentesecretaris o B&W o HR | ontvanger van berichtgriffier
griffiergemeentesecretaris gemeentesecretaris | |
| | | |
Informatiebijeen-komsten (zie voorbeeld
kennisgeving) | o Al naar gelang van de behoefte zo spoedig mogelijk
organiseren van een informatiebijeenkomst voor alle
raads- commissie- en collegeleden, voordat de
advertenties in de krant staan. o Na deze bijeenkomst via intranet een kennisgeving
van overlijden met eventueel een “in memoriam”
rondzenden (en ophangen in het gebouw). | o griffie i.s.m. bestuurs-secretariaat o gemeentesecretaris/griffier i.s.m. Communicatie/
bestuurssecretariaat | |
| | | |
Plaatsen van rouwadvertenties (zie voorbeeld
rouwadvertentie) | Na instemming familie een rouwadvertentie plaatsen
in een krant naar keuze van familie namens: o de gemeenteraad en o het college van B&W De raadsgriffier overlegt met de fractievoorzitters
of fracties een gezamenlijke advertentie willen
plaatsen | Opstellen tekst:
communicatie/griffie/
gemeentesecretarisgriffier | |
| | | |
Condoleancebrief verzenden (zie voorbeeld
condoleancebrief) | Het verzenden van een condoleancebrief | griffier/gemeentesecretaris i.o.m.
bestuurssecretariaat | |
| | | |
Bloemen/krans | Als de familie dit op prijs stelt, kan er een (qua
omvang & kosten) passend rouwboeket verzorgd
worden bij de condoleancebijeenkomst en uitvaart.
Kosten i.o.m directeur/
secretaris. Tip: Google voor een tekst
op het rouwlint. | bestuurssecretariaat zorgt voor twee arrangementen
namens raad en B&W . | |
| | | |
Uitvaart | Bijwonen van de condoleance-bijeenkomsten en de
uitvaart | a gemeenteraad b college van B&W c fracties politieke partijen d MT (voor zover betrokken) | |
| | | |
Nazorg | a op verzoek nabestaanden hulp bieden bij invullen
formulieren; b stopzetten vergoeding, uitkering bij overlijden
(indien van toepassing), informeren of rekening is
geblokkeerd | griffie i.o.m. HR | |
| | | |
In Memoriam in de raad | De voorzitter van de commissie herdenkt het
overleden commissielid in een toespraak in de
eerstvolgende commissie-vergadering na het
overlijden en last een moment van stilte in. De
voorzitter verzoekt de commissieleden en overige
aanwezigen staande één minuut stilte in acht te
nemen. | aanleveren van informatie voor toespraak door
griffie aan voorzitter en
bestuurssecretariaatgriffie informeert of
nabestaanden hierbij aanwezig willen zijn. | |
| | | |
Praktische aandachtspunten | Bij het contact met de nabestaanden of met de
vertegenwoordiger van de familie is een aantal
vraagpunten van belang: o Wie is het aanspreekpunt van de familie voor
vragen? o Wil de familie aanwezig zijn bij de algemene
bijeenkomst? (Soms hebben de nabestaanden daar
behoefte aan). o Wenst de familie een spreker v/d gemeente op
begrafenis/crematie? o Als je veel mensen op de begrafenis/crematie
verwacht, geef dit dan door aan de familie. Denk daarnaast ook aan het
volgende: o In overleg met de familie kan je ervoor zorgen dat
er een condoleanceboek ligt tijdens de algemene
bijeenkomst. o Het bloemstuk. Vaak kan je bij een bloemist in een
boek uitzoeken welke bloemstukken zij hebben. In de week van overlijden vindt er geen
commissievergadering plaats. |
10 Overlijden voormalig raadslid
Bij het overlijden van een voormalig raadslid heeft de griffier een
belangrijke taak. De griffier informeert het college van B&W,
gemeentesecretaris, de gemeenteraad, commissieleden en HR.
Daarna worden de medewerkers via intranet geïnformeerd over het
overlijden.
Als de familie instemt wordt een rouwadvertentie geplaatst in een krant
naar keuze van de familie en er wordt ook namens de gemeente een
condoleancebrief gestuurd naar de nabestaanden.
Te allen tijde wordt er een condoleancebrief verzonden.
Indien gewenst door de nabestaanden zal een afvaardiging van de gemeente
de uitvaart bijwonen.
Procedure 10
Activiteit | Omschrijving | Actie | Paraaf |
Aanspreekpunt | Algemene informatie | griffier | |
Ontvangst bericht | Rouwkaart dan wel ontvangst bericht digitaal
verspreiden via bestuurssecretariaat/griffie | bestuurssecretariaat | |
| | | |
Informeren | Informeren van: o griffie o gemeenteraad o gemeentesecretaris o B&W o HR | ontvanger van berichtgriffier
griffiergemeentesecretaris gemeentesecretaris | |
| | | |
FacultatiefPlaatsen van rouwadvertenties (zie voorbeeld
rouwadvertentie) | Na instemming familie een rouwadvertentie plaatsen
in een krant naar keuze van familie namens: o de gemeenteraad en o het college van B&W | Opstellen tekst:
communicatie/griffie/ gemeentesecretaris | |
| | | |
Condoleancebrief verzenden (zie voorbeeld
condoleancebrief) | Het verzenden van een condoleancebrief | griffier/gemeentesecretaris i.o.m.
bestuurssecretariaat | |
| | | |
FacultatiefBloemen/krans | Als de familie dit op prijs stelt, kan er een (qua
omvang & kosten) passend rouwboeket verzorgd
worden bij de condoleancebijeenkomst en uitvaart.
Kosten i.o.m directeur/
secretaris. Tip: Google voor een tekst
op het rouwlint. | griffie i.s.m. bestuurssecretariaat | |
| | | |
FacultatiefUitvaart | Indien gewenst door de nabestaanden bijwonen van de
uitvaart door een afvaardiging van het college &
gemeenteraad | a gemeenteraad b college van B&W | |
| | | |
Praktische aandachtspunten | Bij het contact met de nabestaanden /
vertegenwoordiger familie is het van belang wie het
aanspreekpunt is. |
11 Overlijden partner, kind van raads- of commissielid
Als een partner of kind van een raadslid/commissielid komt te overlijden
zal de griffier dit doorgeven aan de gemeentesecretaris. Deze zal het
college van B&W, communicatie, bestuurssecretariaat en HR.
De griffie (i.s.m. gemeentesecretaris) zal zorg dragen voor een
condoleancebrief.
Indien gewenst door de familie/nabestaanden woont een afvaardiging
vanuit de gemeente de uitvaart bij.
Procedure 11
Activiteit | Omschrijving | Actie | Paraaf |
Ontvangst bericht | Rouwkaart dan wel ontvangst bericht digitaal
verspreiden via bestuurssecretariaat/griffie | bestuurssecretariaat | |
| | | |
Informeren | Informeren van: o griffie o gemeenteraad o gemeentesecretaris o B&W | ontvanger van berichtgriffier
griffiergemeentesecretaris | |
| | | |
Condoleancebrief verzenden (zie voorbeeld
condoleancebrief) | Het verzenden van een condoleancebrief | griffier/gemeentesecretaris i.o.m.
bestuurssecretariaat | |
| | | |
FacultatiefUitvaart | Indien gewenst door de nabestaanden bijwonen van de
uitvaart door een afvaardiging van het college en
gemeenteraad | a gemeenteraad b college van B&W | |
| | | |
Praktische aandachtspunten | Bij het contact met de
nabestaanden/vertegenwoordiger familie is het van
belang te vragen wie het aanspreekpunt is. |
Klik hier voor de voorbeeld kennisgeving van overlijden bestuurder,
gemeentesecretaris, griffier, afdelingshoofd, medewerker of
collega.
Klik hier voor de voorbeeld kennisgeving van overlijden van voormalig
bestuurder, -gemeentesecretaris, -griffier, -afdelingshoofd, -medewerker
of -collega.
Klik hier voor de voorbeeld kennisgeving van overlijden (voormalig)
raads- of commissielid.
Klik hier voor de voorbeeld condeleancebrieven.
Klik hier voor de voorbeeld rouwadvertenties.