| Organisatie | Urk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016 |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | financien en economie |
Geen
Aanbestedingswet en -richtlijnen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-04-2016 | Nieuwe wetgeving | 20-04-2016 Gemeenteblad | 2016.02382 |
Voor u ligt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, dat van toepassing is op zowel Werken, Leveringen als Diensten.
Aanleiding voor herziening van het Inkoopbeleid 2013 waren ontwikkelingen en inzichten op het gebied van inkoop- en aanbestedingen. Ook is de Aanbestedingswet aan wijziging onderhevig en heeft dat gevolgen voor het Inkoopbeleid. Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt in 2016 in de gehele gemeente geïmplementeerd. Naar verwachting zal het beleid in 2017 in zijn geheel zijn geïntegreerd en verankerd zijn in alle inkoopprocessen.
De Gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Speerpunten in dit inkoopbeleid zijn:
In dit beleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente plaatsvindt. Dit beleid sluit ook aan op andere beleidsterreinen van de Gemeente. De centrale doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is verwoord in hoofdstuk 2.
De gehanteerde uitgangspunten bij het inkopen en aanbesteden van Werken, Leveringen of Diensten zijn verwoord en uitgewerkt in de hoofdstukken 3 tot en met 6:
In dit beleid wordt verstaan onder:
Aanbesteding De gereguleerde inkoopprocedure waarbij de Gemeente bekend maakt dat zij een opdracht (Werk, Levering of Dienst) wil laten uitvoeren en Ondernemers vraagt om een offerte in te dienen.
ContractantDe partij met wie de Gemeente een overeenkomst aangaat tot het uitvoeren van een of meer Werken, Leveringen of Diensten.
DienstenDiensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
GemeenteGemeente Urk, zetelend Singel 9, 8321 GT Urk.
Inkoop(Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
LeveringenLeveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Lokale ondernemersOndernemers die daadwerkelijk een vestiging hebben in de Gemeente Urk.
MKBMidden- en kleinbedrijf; bedrijven met minder dan 100 werknemers
OfferteEen aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
OfferteaanvraagEen enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) Aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EG.
OndernemerEen aannemer, leverancier of dienstverlener.
SROISocial Return On Investment
WerkenWerken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
2.Doelstelling van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Doelstelling van het Gemeentelijk Inkoop- en aanbestedingsbeleid ishet op een rechtmatige, integere en maatschappelijk verantwoorde wijze aangaan van overeenkomsten tot het verrichten van Werken, Leveringen en Diensten, tegen de meest optimale prijs-kwaliteitverhouding.
Om dat te bereiken wil de Gemeente:
rechtmatigendoelmatigInkopen,zodatgemeenschapsgeldenop controleerbareen verantwoordewijzewordenaangewenden besteed.De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de Gemeentelijke middelen staan centraal.
Voor een objectief en transparant verloop van het inkoop- en aanbestedingsproces is de integriteit van alle betrokkenen vereist: bestuurders, ambtenaren en ondernemers.
De Gemeente vindt het vanzelfsprekend dat haar bestuurders en ambtenaren integer zijn. Dat wil zeggen: onkreukbaar, onpartijdig en eerlijk. Zij laten zich niet leiden door persoonlijk voordeel maar zijn objectief en handelen transparant. Zij houden zich dan ook aan de vastgestelde gedragscodes.
De gemeente vindt het vanzelfsprekend dat ondernemers integer zijn. De gemeente wil dan ook slechts zaken doen met ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken en van wie de inschrijvingen op eerlijke en onafhankelijke wijze tot stand komen.
c.maatschappelijk verantwoord inkopen
Maatschappelijk verantwoord inkopen gaat uit van een goede balans tussen mens, omgeving en economie (people, planet, profit). Dit betekent dat de Gemeente bij al haar inkopen, naast doelmatigheid, waar mogelijk ook rekening wil houden met het milieu en met sociale aspecten. Bij de milieuaspecten gaat het om het effect van het in te kopen product op het milieu, bijvoorbeeld door energie- of materiaalgebruik (duurzaam inkopen).
De gemeente acht het van belang dat ondernemers bijdragen aan het bewust worden, voorkomen en aanpakken van schending van fundamentele arbeidsnormen en mensenrechten. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Gemeente is gericht op het creëren van meer lokale maatschappelijke waarde.
d.lokaal ondernemerschap stimuleren
De Gemeente heeft bij het verlenen van haar opdrachten oog voor de lokale economie. Zonder het belang van de meest optimale prijs-kwaliteitsverhouding uit het oog te verliezen, bevordert zij - voor zover de gemeentelijke beleidsvrijheid dat toelaat - de kansen van lokale ondernemers om mee te dingen naar gemeentelijke opdrachten.
e.eencontinuepositievebijdrageleverenaanhetgeheleprestatieniveauvandeGemeente
Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen.
De Gemeente streeft daar waar mogelijk naar innovatiegericht inkopen en aanbesteden. Hierbij wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of wordt de ondernemer gestimuleerd innovatieve oplossingen aan te bieden.
f.administratievelastenverlichting voorzowel zichzelfals voorOndernemers voorop stellen.
Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten veel administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de uniforme ‘eigen verklaring’.
Bij aanbesteding van opdrachten die een aanzienlijke impact hebben wordt de gemeenteraad vooraf geconsulteerd over het aanbestedingstraject.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente worden uitgelegd. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Aanbestedingsrichtlijnen vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Europese of nationale jurisprudentie, Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
Gids Proportionaliteit: Bij het aanbesteden van opdrachten moeten aanbestedende diensten het beginsel van proportionaliteit in acht nemen. De ‘Gids P’ geeft hier invulling aan. Met het Aanbestedingsbesluit is de ‘Gids P’ als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese Aanbestedingen, nationaal openbare Aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures.
3.De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:
3.3 Algemene beginselen bij Inkoop
De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten boven en onder de (Europese) drempelwaarden de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmacht regeling van de Gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Aanbestedingen beneden de € 30.000.- worden op afdelingsniveau door de budgethouder afgehandeld.
Aanbestedingen boven de € 30.000.- worden gemandateerd aan de afdelingsmanager.
Aanbesteding boven de € 100.000.- worden gemandateerd aan de directeur. Besluitvorming vindt plaats in overleg met de betreffende portefeuillehouder.
Indien een aanbesteding daartoe aanleiding geeft zal deze via het College lopen.
Afwijkingen van dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. De bevoegdheid tot het verlenen van toestemming om af te wijken is gemandateerd aan het College.
Voor het indienen van een voorstel moet de inkoopcoördinator geraadpleegd worden.
Bij dwingende spoed als gevolg van gebeurtenissen die door de aanbestedende dienstniet konden worden voorzien en niet zijn te wijten aan de aanbestedende dienst, mageen onderhandelings-procedure worden gestart. Er is sprake van spoed door overmacht.
Afhankelijk van de marktsituatie kan het handig zijn om ook bij een bedrag lager dan de aangegeven drempels bijvoorbeeld toch openbaar nationaal of zelfs Europees aan te besteden. Een zwaardere vorm van aanbesteding mag, uiteraard passend binnen de regelgeving, altijd. Een lichtere vorm is niet toegestaan.
4.Ethische en ideële uitgangspunten
4.1 Publiek opdrachtgeverschap
Het inkoopproces is kwetsbaar, het gaat immers om de besteding van overheidsmiddelen. Dit moet zorgvuldig en onafhankelijk gebeuren en er moet sprake zijn van eerlijke concurrentie en mededinging.
De kernwaarden die de Gemeente voor ons publiek opdrachtgeverschap hanteren zijn:
Deze kernwaarden zijn in algemene zin uitgewerkt in de in hoofdstuk 2 genoemde gedragscodes voor ambtenaren en bestuurders. Specifiek voor het inkoop- en aanbestedingsproces worden deze kernwaarden als volgt nader uitgewerkt:
Als publieke opdrachtgevers hebben ambtenaren en bestuurders een maatschappelijke verantwoordelijkheid en een verantwoordingsplicht aan politiek en burger. Alle afspraken die de Gemeente met opdrachtnemers maakt moeten de toets van rechtmatigheid en doelmatigheid kunnen doorstaan. Dit vereist dat de informatie die de Gemeente van onze Opdrachtnemers krijgen, betrouwbaar en controleerbaar is.
De Gemeente neemt de nodige maatregelen ter voorkoming van belangenverstrengeling, fraude, bevoordeling en corruptie. Dit doet zij door de keuzes in aanbestedingstrajecten objectief en transparant vast te leggen en te sturen dat personen, die betrokken zijn bij de uitvoering van een aanbestedingsprocedure of die invloed kunnen hebben op het resultaat van een aanbestedingsprocedure, noch direct noch indirect financiële, economische of andere persoonlijke belangen hebben die hun onpartijdigheid en onafhankelijkheid in het gedrang kunnen brengen.
De Gemeente wil voorkomen dat met het verlenen van opdrachten criminele activiteiten worden gefaciliteerd. Bij gunning wordt gevraagd bewijsstukken aan te leveren waaruit blijkt dat de opdrachtnemer zich in het verleden niet schuldig heeft gemaakt aan strafbare feiten. Indien daar aanleiding toe bestaat, kan de Gemeente een BIBOB-onderzoek naar de potentiële opdrachtnemer laten uitvoeren. De uitkomst daarvan kan aanleiding zijn deze partij uit te sluiten van de aanbesteding.
4.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Gemeente gaat uit van een goede balans tussen mens, omgeving en economie (people, planet, profit). Maatschappelijk verantwoord inkopen betekent duurzaam inkopen en aandacht voor social return en het toepassen van sociale voorwaarden.
Duurzaam inkopen bij de Gemeente betekent, dat:
duurzaamheid op verschillende manieren onderdeel uitmaakt van de Aanbesteding en/of opdracht. Dit kan m.b.v. specifieke geschiktheidseisen, nadere selectiecriteria, gunningcriteria, product- & proceseisen of (contract)uitvoeringsvoorwaarden. Bijvoorbeeld door te werken met een vaste prijs en de markt uit te dagen duurzame oplossingen aan te bieden.
de principes van de circulaire economie worden toegepast door in de aanbestedingen verspilling tegen te gaan en in de gunningscriteria de totale gebruikskosten te betrekken. Bij Europese openbare Aanbestedingen beoordeelt de Gemeente de inschrijvingen naast prijs en overige kwalitatieve criteria indien mogelijk ook op Total Cost of Ownership (TCO). Daarmee worden naast de verwervingskosten ook exploitatiekosten, zoals gebruikskosten, onderhoudskosten en recyclingskosten die verband houden met de opdracht meegenomen in de beoordeling.
De Gemeente hecht grote waarde aan het bieden van kansen aan mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. Aanbesteden is een instrument dat hier een wezenlijke bijdrage aan kan leveren. De Gemeente vraagt met SROI (potentiële) opdrachtnemers een bijdrage te leveren aan de versterking van de sociale infrastructuur. Dit geldt zowel voor Aanbestedingen van Werken, Leveringen als Diensten. Uitgangspunt daarbij is om minimaal 5% van de totale bruto opdrachtsom te besteden aan Social Return. Dit percentage wordt verlaagd naar 2% als verwacht wordt dat de loonsom minder dan 30% van de totale opdrachtsom betreft. Het vaststellen van de definitieve SROI-component blijft maatwerk, dat wil zeggen dat deze branche- en projectspecifiek is en proportioneel wordt toegepast.
SROI wordt altijd toegepast bij Europese openbare Aanbestedingen. Indien de aanbesteding leidt tot meerdere overeenkomsten, dan wordt SROI alleen toegepast indien de individuele overeenkomst de betreffende drempelwaarde overschrijdt.
Bij onderhandse Aanbestedingen en nationaal openbare Aanbestedingen wordt SROI daar waar mogelijk toegepast.
De Gemeente neemt hierbij als opdrachtgever en werkgever een voorbeeldfunctie door standaard een sociale paragraaf op te nemen bij Aanbestedingen. De invulling blijft echter maatwerk. De Gemeente hoopt hiermee het eigen inkoopbeleid in te zetten voor het creëren van lokale arbeidsmogelijkheden en/of leerwerkplekken.
Naast het creëren van reguliere (tijdelijke) arbeidsplekken en (betaalde of onbetaalde) stageplekken, leerwerkplekken en werkervaringsplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kan Social Return ook worden ingezet om werkzaamheden die momenteel bij de opdrachtnemer blijven liggen via job carving door uitkeringsgerechtigden te laten oppakken of om potentiële nieuwe werknemers binnen het bedrijf zelf door de opdrachtnemer naar eigen voorkeur te laten opleiden. Voor opdrachtnemers die hun SROI verplichting moeilijk binnen de opdracht kunnen invullen biedt Social Return ruimte voor een eigen en creatieve invulling van Social Return.
Waardebepaling Social Return: de SROI Prestatietabel
De Gemeente heeft gekozen voor een transparante waardebepaling SROI in de vorm van een maatwerk SROI Prestatietabel. In deze tabel wordt een Social Return verplichting gekoppeld aan een “inspanningswaarde” per doelgroep.
Met behulp van de SROI-prestatietabel kan elke opdrachtnemer, in samenspraak met de Gemeente, verschillende Social Return inspanningen combineren of stapelen tot een voor hem optimale mix. De opdrachtnemer weet vooraf direct welke waarde aan de verschillende inspanningen wordt toegekend.
De Social Return hoeft niet alleen binnen de betreffende opdracht of het aangenomen werk te worden gerealiseerd. Deze kan ook binnen een andere opdracht of op een andere locatie binnen het bedrijf of bij een toeleverancier worden gerealiseerd. Bij meerwaarde zal de Gemeente kiezen voor langjarige contracten, zodat de Social Return verplichting beter ingevuld kan worden.
De SROI prestatietabel en de inspanningswaarde worden jaarlijks geëvalueerd, waarna de mogelijkheid bestaat voor het College om eventuele wijzigingen door te voeren.
Voorbehouden opdrachten aan SW-bedrijven
Naast bovengenoemde verplichting betreffende SROI kan de Gemeente op grond van de Aanbestedingsregels, onder bepaalde voorwaarden, een overheidsopdracht plaatsen bij werkplaatsen met arbeidsongeschikten. De achtergrond van dit artikel is het sociale belang van het voorzien van sociale werkvoorzieningen van voldoende activiteiten en het feit dat sociale werkvoorzieningen veelal een achterstand hebben bij het verwerven van opdrachten ten opzichte van bedrijven zonder arbeidsgehandicapte medewerkers. Daar waar mogelijk en in voorkomend geval zal Gemeente gebruik maken van deze mogelijkheid.
4.De Gemeente verlangt van Ondernemers dat deze in het kader van de te sluiten overeenkomst bijdragen aan het bewust worden, voorkomen en aanpakken van nadelige invloeden van de opdracht op de hieronder vermelde normen. Dit verlangen is in lijn met de huidige internationale denkbeelden over ketenbeheer en internationaal maatschappelijk verantwoord ondernemen (o.a. VN, OESO en SER).
de fundamentele arbeidsnormen, zoals vastgelegd in de conventies van de International Labour Organisation (ILO), inzake afschaffing van dwangarbeid en slavernij, afschaffing van kinderarbeid, vrijwaring van discriminatie op het werk en in het beroep, de vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen, en
4.Aan inschrijvers bij Europese aanbestedingen wordt hiertoe gevaagd de Verklaring Generieke Internationale Voorwaarden van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu te ondertekenen en in te dienen bij de inschrijving.
De Gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
4.Innovatie wordt binnen de Gemeente gestimuleerd door:
Inkoop vindt waar nodig plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse. De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
De Gemeente waakt voor een te ver gaande mate van afhankelijkheid ten opzichte van Opdrachtnemers. Dit vergt een professionele inkoopfunctie. De mate van afhankelijkheid wordt onder andere bepaald door kosten van switchen naar een andere ondernemer, de mate van concurrentie en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers of producten.
5.3 Lokale economie en MKB - Kansen op voorrang
De Gemeente vindt het belangrijk dat lokale Ondernemers kunnen meedoen aan Aanbestedingen. Ook heeft de Gemeente bij haar Aanbestedingen oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).
De Gemeente heeft oog voor de lokale economie maar ook voor concurrentiestelling om voor de Gemeente de beste condities uit een aanbesteding te genereren.
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat bij meervoudig onderhandse Aanbestedingen (minimaal 3 geselecteerden) er minimaal 1 ondernemer van Urk wordt geselecteerd voor uitnodiging tot inschrijving (indien mogelijk en indien ondernemers aanwezig zijn om de uitvoering van opdracht op een optimaal gewenst niveau uit te voeren), en minimaal 1 ondernemer buiten Urk. Op deze manier wordt concurrentie gewaarborgd, waardoor de Gemeente de beste prijs en beste kwaliteit verkrijgt. Tevens wil de Gemeente hierbij de lokale economie zoveel mogelijk de kans geven om de opdracht voor de gemeente uit te voeren zonder in overtreding van de wet- en regelgeving te zijn op de beginselen van gelijkheid en non-discriminatie.
De Gemeente heeft oog voor het Midden- en Kleinbedrijf, met als uitgangspunt dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt bij haar Inkoop rekening met de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf. Dit kan door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningcriteria.
5.4 Samenwerkingsverbanden.De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere Gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en het sociaal domein. Het werken in een samenwerkingsverband kan betekenen dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Gemeente niet wordt gehanteerd. De Gemeente zal evenwel slechts deelnemen aan samenwerkingsverbanden waarin de geldende wet- en regelgeving wordt nageleefd.
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
Bij het bepalen van de inkoopprocedure is de geraamde waarde excl. btw van de opdracht bepalend. Deze waardebepaling vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
Om bij het sluiten van een overeenkomst de optimale prijs-kwaliteitsverhouding te realiseren en te voldoen aan de Gids Proportionaliteit zal de Gemeente bij de onderstaande bedragen (geraamde opdrachtwaarde excl. BTW) de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij de complexiteit en het type van de opdracht en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. Deze keuze dient, overeenkomstig de Gids Proportionaliteit, deugdelijk en schriftelijk te worden gemotiveerd.
5.(Bedragen zijn exclusief BTW)
Indien sprake is van een opdracht onder de grenswaarden voor openbaar of Europees aanbesteden, maar met een duidelijk grensoverschrijdend belang, kan de toepassing van een passende mate van openbaarheid vereist zijn.
6.Organisatorische uitgangspunten
6.1 Inkoop in de organisatie - verantwoordelijken
Het inkoopproces wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat middels het zogenaamde ‘gecoördineerd inkoopmodel’. Dat wil zeggen dat ‘lijnverantwoordelijken’ c.q. budgethouders van de Gemeente, binnen afgesproken kaders qua budget en procedurekeuze, verantwoordelijk zijn voor de eigen inkoop en aanbesteding. De gemeentelijke inkoopcoördinator adviseert en ondersteund de desbetreffende eenheid/budgethouders bij de uitvoering van het inkoopproces. Het is wel belangrijk dat de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt geborgd.
6.De accountant toetst of de gemeentelijke inkopen en aanbestedingen in lijn zijn met de landelijke en Europese regelgeving en de door de raad vastgestelde kaders. Deze regelgeving en kaders zijn opgenomen in het normenkader, waaraan de accountant toetst. Dat levert meer dan voldoende waarborg op voor control.
6.2 Contractbeheer en contractmanagement
De Gemeente hanteert contractmanagement door getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig en actief vast te leggen, te beheren en te bewaken om de volledige benutting van contracten te faciliteren. De inzet daarbij is dat er klant - leveranciersrelaties ontstaan die gebaseerd zijn op duidelijkheid over gemaakte afspraken, procedures, samenwerking en toegevoegde waarde.
6.3Klachtenregeling bij aanbestedingsprocedures
6.3.1Klachten van een inschrijver over de Gemeente
Inschrijvers of onderaannemers van inschrijvers die een klacht hebben over de aanbestedingsprocedure kunnen deze klacht kenbaar maken bij de Gemeente. Hierbij dient gebruik te worden gemaakt van het e-mailadres: klachtaanbesteding@urk.nl
Tevens is de regeling ‘klachtafhandeling bij aanbesteden’ te vinden op www. Urk.nl.
In de melding van de klacht dient minimaal te worden aangegeven:
Randvoorwaarden bij het indienen van de klacht:
Klachten die binnenkomen worden direct doorgezonden naar de klachtenbehandelaar van de Gemeente die niet bij de Aanbesteding betrokken is geweest. Deze zal zo spoedig mogelijk contact met de indiener opnemen teneinde een afspraak te maken om de ingediende klacht te bespreken. Na overleg tussen de klachtenbehandelaar en indiener zal de indiener een reactie van de Gemeente op de klacht ontvangen:
Is indiener vervolgens van mening dat zijn klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld, dan kan hij zich wenden tot de Commissie van aanbestedingsexperts te Den Haag.
6.3.2Klachten van de Gemeente over een inschrijver
Ingeval de Gemeente een klacht heeft over een inschrijver, kan zij deze klacht kenbaar maken bij deze inschrijver. Inschrijver bevestigt per ommegaande de ontvangst van de klacht, bestudeert deze met spoed en laat de Gemeente gemotiveerd weten wat zijn reactie op de klacht is.
Het inkoop en aanbestedingsbeleid wordt driejaarlijks geëvalueerd. De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard. Ook gemeentelijke- en regionale ontwikkelingen en wijziging van specifieke gemeentelijke beleidsuitgangspunten kunnen aanleiding zijn om het Inkoop- en aanbestedingsbeleid te herzien.