406005_1Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente LeiderdorpnlregelingLeiderdorp2016-05-18GemeentebladFinanciële verordening 2016 gemeente LeiderdorpOnbekendOnbekendgemeenteraadfinanciën en economie2016-05-09De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2016-01-012016-01-01OnbekendOnbekendGeenGeenDe raad van de gemeente Leiderdorp;gelezen het voorstel van 26 maart 2016, nr. Z/16/028241/54045; gezien het advies van het Politiek Forum van 25 april 2016;gelet op het bepaalde in artikel 212 van de Gemeentewet:b e s l u i t:Vast te stellen de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel
beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting
van de financiële organisatie van de gemeente Leiderdorp”.1.Algemene bepalingen1BegripsbepalingIn deze verordening wordt verstaan onder:a.administratie:Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van
informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het
beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Leiderdorp
en ten behoeve van de verantwoording die daarvoor moet worden
afgelegd.b.financiële administratie:Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en
samenvoegen van (financiële) gegevens van (onderdelen van) de
organisatie van de gemeente Leiderdorp, teneinde te komen tot een goed
inzicht in:
de financieel-economische positie;
het financiële beheer;
de onderverdeling van de budgetten in de begroting;
de herzieningen van de begroting d.m.v.
begrotingswijzigingen;
het afwikkelen van vorderingen en schulden, alsmede
tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover in
tussentijdse rapportages, jaarrekening of anderszins.
c. financieel beleid:De wijze waarop middelen ter beschikking komen en ter beschikking
gekomen middelen worden gebruikt om de gemeentelijke doelstellingen te
bereiken.d.financieel beheer:Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen
en het uitoefenen van rechten van de gemeente Leiderdorp.e.rechtmatigheid:Het in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving, waaronder
verordeningen en raads- en collegebesluiten.f.doelmatigheid:Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke
inzet van middelen.g.doeltreffendheid:De mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de
gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te
bereiken.2.Begroting en verantwoording2Planning en ControlcyclusDe planning en controlproducten worden door het college aan de raad
aangeboden ter besluitvorming, danwel ter kennisneming. Het college
biedt de stukken steeds tijdig aan doch uiterlijk voor de raad:
voor het zomerreces, de bestuursrapportage tot en met
april;
vóór 15 juli, de jaarstukken van het voorgaande jaar;
voor het zomerreces, de financiële kadernota;
voor de behandeling van de programmabegroting, de
bestuursrapportage tot en met augustus;
vóór 15 november, de programmabegroting voor het daarop volgende
jaar met meerjarenraming.
3Programma-indelinga.De raad stelt de programma-indeling vast.b.De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante
indicatoren vast voor het meten van de gemeentelijke productie van
goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het
gemeentelijk beleid en het afleggen van verantwoording daarover.
4Inrichting begroting en jaarstukkena.Bij de begroting en het jaarverslag wordt een financieel overzicht
gegeven van de producten ingedeeld naar programma’s;b.Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting
wordt van elke nieuwe investering het benodigde investeringskrediet
weergegeven en van elke al bestaande investering het geautoriseerde
investeringskrediet;c.In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de
geautoriseerde investeringskredieten weergegeven.5Financiële kadernotaHet college biedt de raad een nota aan met een voorstel over de kaders
voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad geeft
aan de hand van dit voorstel vóór het zomerreces de kaders aan voor het
college voor het opstellen van de begroting van het komende jaar en de
bijbehorende meerjarenraming.6Autorisatie begroting, investeringskredieten en
begrotingswijzigingena.De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting het totaal
van baten en lasten per programma en het overzicht van algemene
dekkingsmiddelen.b.Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe
investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor
autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige
nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het
vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. c.Bij de behandeling in de raad van de hierna in artikel 7 beschreven
bestuursrapportage kan het college voorstellen doen voor wijziging
van de door de raad geautoriseerde budgetten en
investeringskredieten en bijstelling van het beleid. d.Begrotingswijzigingen van reserves of tussen Programmabudgetten
vanaf € 15.000 worden vooraf en met een toelichting aan de raad ter
vaststelling aangeboden. Wijzigingen tot € 15.000 worden achteraf door middel van een
begrotingswijziging aan de raad ter vaststelling voorgelegd.e.Investeringen waarvoor geen dekking in de Programmabudgetten is
opgenomen en waarvan de jaarlijkse kapitaallasten (rente +
afschrijving) niet meer bedragen dan € 15.000 worden achteraf door
middel van een begrotingswijziging aan de raad ter vaststelling
aangeboden.7Bestuursrapportage en GIGa.Het college informeert de raad door middel van bestuursrapportages
over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste
vier en acht maanden van het begrotingsjaar.b.De bestuursrapportage bevat per (sub)programma een stoplichtenmodel
voor:
Doelen
Activiteiten
Budget
c.In de bestuursrapportage wordt verder op de onder b. genoemde
onderdelen op relevante afwijkingen gerapporteerd met als aanvulling
ook de overschrijdingen (afwijkingen) op de kredieten.d.In de bestuursrapportage wordt ook een overzicht gegeven van:° Voortgang aangenomen motiese.Het college informeert de raad twee maal per jaar over de financiële
ontwikkeling en voortgang van de gemeentelijke grondexploitatie. Dit
gebeurt door middel van:
De Gemeentelijke Integrale Grondexploitatie (GIG). In de GIG
worden met peildatum 1 januari alle grondexploitaties
opnieuw doorgerekend. De GIG wordt in het voorjaar door het
college ter vaststelling aangeboden aan de raad.
De voortgangsrapportage GIG. In de voortgangsrapportage GIG
wordt gerapporteerd over de voortgang ten opzichte van de
GIG per 1 januari. De belangrijkste financiële mutaties
worden inzichtelijk gemaakt. De voortgangsrapportage wordt
in het najaar door het college ter kennisname aangeboden aan
de raad.
8Informatieplicht leningen, waarborgen en garantiesHet college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een
besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld binnen 4 weken zijn
wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen van het
verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan €
50.000.3.Financieel beleid9Waardering en afschrijving vaste activa
Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een
bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden, indien
geactiveerd, lineair in 5 jaar afgeschreven.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten
laste van de exploitatie gebracht.
Activa met economisch nut en een verkrijgingprijs van minder dan
€ 5.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden
en terreinen.
Gronden en terreinen worden geactiveerd, maar er wordt
niet op afgeschreven.
Voor het afschrijven van de materiële vaste activa met
economisch nut worden de termijnen gehanteerd zoals vermeld in
het overzicht “Afschrijvingstermijnen vaste activa”, dat als
bijlage 1 onderdeel uitmaakt van deze verordening.
Onder activa met een maatschappelijk nut, zoals bedoeld in
artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording worden
verstaan investeringen in aanleg en vervanging van:
(de inrichting van) wegen;
waterwegen;
civiele kunstwerken;
groen;
kunstwerken.
Aankoop en vervaardiging van activa met een maatschappelijk nut
worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de
exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt
afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de
verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad
aan te geven tijdsduur.
Met het afschrijven van activa wordt gestart in januari volgend
op het jaar waarin het actief is opgeleverd.
Aan openstaande investeringen en grondexploitaties wordt aan het
begin van ieder boekjaar rente over de boekwaarde per 1 januari
toegerekend.
In aanvulling op het gestelde in lid i wordt aan
grondexploitaties en bijbehorende investeringen ten behoeve
van:
Vierzicht
Mauritskwartier
Plantage
Bospoort
Uren W4 algemeen (projectbureau W4-algemeen)
Oude plankosten OWB A4
Oude plankosten OWB W4
Investeringsprojecten W4
Centrumplein
Gebied Willem-Alexanderlaanook rente over de uitgaven/inkomsten van dat boekjaar
toegerekend.
10Voorziening voor oninbare vorderingenVoor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid
gevormd. De omvang van deze voorziening wordt berekend op basis van een
percentage over de openstaande vorderingen voor deze heffingen. 11Reserves en voorzieningena.Het college biedt de raad minimaal eens in de vier jaar een Nota
reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota
behandelt:
de vorming en bestemming van reserves;
de vorming en bestemming voor voorzieningen en
de toerekening en verwerking van rente over de
reserves.
b.Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt
minimaal aangegeven:
het specifieke doel van de reserve;
de voeding van de reserve;
de maximale hoogte van de reserve en
de maximale looptijd.
12Kostprijsberekeninga.Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en
diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de
kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die
indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeente
verleende diensten. b.Bij de indirecte kosten worden de dotaties aan en onttrekkingen van
voorzieningen van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in
gebruik zijnde activa en de Compensabele Btw (BCF) (voor zover van
toepassing) bij de berekening betrokken.13Rentetoerekeninga.De interne rekenrente, welke wordt gebruikt voor rentetoerekening
aan activa, is marktconform. Deze wordt afgestemd op het
rentepercentage dat de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) hanteert
voor lineaire vaste geldleningen met een looptijd van 25 jaar.b.In uitzondering op het gestelde in lid a wordt voor
grondexploitaties en investeringen die een negatieve boekwaarde
hebben (meer baten dan lasten) de interne rekenrente gebaseerd op
het rentepercentage dat de BNG rekent over een 6-maands
deposito.c.In uitzondering op lid b worden voor de in artikel 9;lid j genoemde
grondexploitaties en bijbehorende investeringen ook bij een
negatieve boekwaarde gerekend met de in lid a genoemde
rekenrente.14Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en
prijzenHet college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de
gemeentelijke tarieven voor belastingen, leges, rioolheffingen en
afvalstoffenheffing/reinigingsrechten.15Financieringsruimtea.Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie
voor het bereiken van de volgende doelstellingen:
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het
uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de
door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te
voeren;
het beheersen van de risico’s verbonden aan de
financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en
kredietrisico’s;
het beperken van de kosten van leningen;
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe
kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële
posities.
b.Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de
volgende richtlijnen in acht:
het uitzetten van overtollige geldmiddelen vindt plaats door
in storting in ’s Rijks schatkist of middels uitzetting bij
decentrale overheden, waarbij er geen sprake is van een
toezichthouder relatie tussen geldnemer en geldgever
overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen
vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de
hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact
is;
derivaten zijn niet toegestaan;
voor het aantrekken van financieringen met een looptijd
langer dan één jaar worden tenminste drie prijsopgaven bij
verschillende financiële instellingen gevraagd;
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten
van middelen of het verlenen van garanties luiden in
euro.
c.Bij het uitzetten van middelen en het aangaan van financiële
participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college
indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit
het publiek belang van dergelijke uitzettingen van middelen en
financiële participaties.4.Paragrafen16Lokale heffingenIn de paragraaf Lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken
neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het
Besluit begroting en verantwoording in ieder geval op:
de geraamde respectievelijk gerealiseerde opbrengsten per lokale
heffing en
het kwijtscheldingsbeleid.
17Weerstandsvermogena.Het beleid wordt in de kadernota Weerstandsvermogen en
Risicomanagement weergegeven. Deze nota wordt minimaal één keer in
de vier jaar geactualiseerd en aan de raad aangeboden.b.In de paragraaf Weerstandsvermogen bij de begroting en de
jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op
grond van het besluit Begroting en Verantwoording in ieder geval
op:
de omvang van de weerstandscapaciteit. De
weerstandscapaciteit bestaat daarbij uit de middelen en
mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan
beschikken om niet begrote kosten te dekken;
een opsomming van de 10 risico’s met de grootste invloed op
de exploitatie, inclusief een inschatting van de kans dat
deze risico’s zich voordoen;
de relatie tussen de geraamde respectievelijk aanwezige
weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als
gevolg van de geïnventariseerde risico’s met de
weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
18Onderhoud kapitaalgoederena.Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf
Onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond
van het Besluit begroting en verantwoording in ieder geval op:
de voortgang van het geplande onderhoud;
het gewenste kwaliteitsniveau.
b.Het college biedt de raad minimaal eens in de vier jaar ter
vaststelling aan een:
Rioleringsplan; het plan geeft het kader weer voor het
beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de
uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud
en de eventuele uitbreidingen.
19FinancieringIn de paragraaf Financiering bij de begroting en jaarstukken neemt het
college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit
begroting en verantwoording in ieder geval op:
de kasgeldlimiet;
de renterisiconorm.
20BedrijfsvoeringIn de paragraaf Bedrijfsvoering bij de begroting en jaarstukken neemt
het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit
begroting en verantwoording in ieder geval op:
de ontwikkeling van de loonkosten;
de ontwikkelingen met betrekking tot de organisatie, planning
& control en communicatie;
de kosten van inhuur derden.
21Verbonden partijenIn de paragraaf Verbonden partijen bij de begroting en jaarstukken neemt
het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit
begroting en verantwoording in ieder geval van elke verbonden partij
op:
de naam en vestigingsplaats;
het financieel belang van de gemeente;
de zeggenschap van de gemeente.
22Grondbeleida.In de paragraaf Grondbeleid bij de begroting en jaarstukken neemt
het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit
begroting en verantwoording in ieder geval op:
de verwerving van gronden;
de te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten.
b.Het college biedt de raad minimaal eens in de vier jaar een
(bijgestelde) nota Grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In
de nota wordt aandacht besteed aan:
de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de
gemeente;
de uitgangspunten voor het opstellen van grondexploitaties,
zoals rente, winstneming, resultaatbestemming en
prijsstelling van de verkoop van gronden.
5.Financieel beheer en interne controle23Administratie1.De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar
is voor:a.het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de
gemeente als geheel;b.het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van
activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut,
voorraden, vorderingen, schulden en contracten;c.het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende
budgetten en investeringskredieten en voor het maken van
kostencalculaties;d.het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot
de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de
maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid;e.het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante
wet- en regelgeving;f.de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de
daaraan ontleende informatie, evenals voor de controle op de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de
begroting en relevante wet- en regelgeving.24Interne controlea.Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de
jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de
balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de
getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van
de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen
tot herstel.b.Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie
en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de
gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de
uitstaande leningen, de (debiteuren)vorderingen, de opgenomen
leningen en de (crediteuren)schulden
jaarlijks worden gecontroleerd en
registergoederen en bedrijfsmiddelen minimaal eenmaal in de vier
jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen
voor herstel van de tekortkomingen. 25Misbruik en oneigenlijk gebruikHet college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van
misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en
eigendommen. 6.Financiële organisatie26Financiële organisatieHet college zorgt voor en legt vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle
wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie
aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties
en de bijbehorende informatievoorziening van de
financieringsfunctie en
de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de
lasten en baten aan de producten van de productraming en de
productrealisatie,opdat aan de eisen van rechtmatigheid,
controle en verantwoording wordt voldaan.
27Inkoop en aanbesteding.Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en
de aanbesteding van goederen, werken en diensten.7.Slotbepalingen28Inwerkingtredinga.Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari
2016;b.Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening
gemeente Leiderdorp 2013” en het treasurystatuut 2013, beiden
vastgesteld door de raad op 18 maart 2013. 29CiteerartikelDeze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de
naam “Financiële verordening 2016 gemeente Leiderdorp”.Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van Leiderdorp op 9 mei 2016,de griffier,mevrouw J.C. Zantinghde voorzitter,mevrouw L.M. Driessen-Jansen