Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening)

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  de wet: de Archiefwet 1995;

• b.

  de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig de wet door het algemeen bestuur aangewezen archiefbewaarplaats;

• c.

  beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• d.

  beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatie onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

• e.

  informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Als archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke regeling wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de VRT locatie Spaansland 20 te Enschede. Uitgezonderd archiefbescheiden betreffende in mandaat uitgevoerde taken en/of bevoegdheden van de deelnemers.

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2.

  Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Het dagelijks bestuur doet jaarlijks aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over het verslag dat door de secretaris aan hem is uitgebracht over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Door het vaststellen van deze verordening vervalt de archiefverordening juli 2013.Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2016.

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van Veiligheidsregio Twente