| Organisatie | Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Besluit van het college van dijkgraaf en heemraden en de dijkgraaf van het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard houdende regels omtrent bevoegdheden (Algemeen bevoegdhedenbesluit HHSK 2013) |
| Citeertitel | Algemeen bevoegdhedenbesluit Schieland en de Krimpenerwaard 2013 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-08-2020 | 17-04-2021 | artikel 1 | 17-12-2019 | ||
| 31-07-2020 | 04-08-2020 | paragraaf III.4, artikel 9, 12, 13, 14a, 14b, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 25a, 25b, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36 | 25-11-2019 | ||
| 01-01-2016 | 31-07-2020 | art. 27 | 17-12-2015 | Onbekend. | |
| 30-06-2015 | 01-01-2016 | bijlage 1 | 02-06-2015 | Onbekend. | |
| 27-03-2014 | 31-07-2020 | nieuwe regeling | 17-12-2013 | Onbekend. |
Het college van dijkgraaf en heemraden en de dijkgraaf van het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard;
Overwegende dat het uit oogpunt van effectiviteit en efficiency wenselijk is om diverse bevoegdheden die zijn neergelegd bij het dagelijks bestuur en de dijkgraaf te mandateren voor zover dat in overeenstemming is met de aard en inhoud van die bevoegdheden;
Gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, de Waterschapswet en het Organisatiestatuut van het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard;
In deze regeling wordt verstaan onder:
ambtelijk opdrachtgever: de directeur of het afdelingshoofd die door de secretaris-directeur is aangewezen als de eindverantwoordelijke van een project. Daarnaast kunnen teamleiders, senior medewerkers of speciaal te benoemen functionarissen door de secretaris-directeur worden aangewezen als ambtelijk opdrachtgever, onverminderd de eindverantwoordelijkheid van het betrokken afdelingshoofd.
HOOFDSTUK II. Mandaat, volmacht en machtiging
Artikel 2 Mandaat, volmacht en machtiging aan de secretaris-directeur
Het college en/of de dijkgraaf verlenen, onverminderd de in hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht genoemde uitsluitingen, aan de secretaris-directeur mandaat, volmacht en machtiging voor de uitoefening van de hen toekomende bevoegdheden zoals opgenomen in het bevoegdhedenregister als bedoeld in artikel 4.
Artikel 3 Ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging
Voor het verlenen van verder ondermandaat, ondermachtiging of ondervolmacht anders dan door de secretaris-directeur is, naast de toestemming van de mandaatgever, tevens toestemming van de naasthogere mandaat-, machtiging- of volmachtgever noodzakelijk. Het verlenen hiervan gebeurt door middel van een standaardformulier. Artikel 2, derde lid, is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 4 Bevoegdhedenregister
De op grond van artikel 2 en 3 verleende (onder)mandaten, (onder)volmachten en (onder)machtigingen worden vastgelegd in het bij deze regeling behorende bevoegdhedenregister. Bevoegdheidstoekenningen aan projectleiders worden in het bevoegdhedenregister opgenomen voor zover deze niet in het projectcontract zijn opgenomen.
Artikel 5 Algemene voorwaarden gebruik (onder)mandaat, (onder)volmacht en (onder)machtiging
De uitoefening van het (onder)mandaat, (onder)volmacht en (onder)machtiging geschiedt binnen de grenzen van de vastgestelde taken/processen, met inachtneming van het ter zake geldende recht, de vastgestelde of vast te stellen beleids- en uitvoeringsregels alsmede de aangegeven beperkingen en voorwaarden, één en ander ter beoordeling aan de (onder)gemandateerde.
Indien de (onder)gemandateerde, (onder)gevolmachtigde of (onder)gemachtigde van oordeel is, dan wel redelijkerwijs te verwachten is dat een te nemen beslissing bestuurlijk gevoelig is en/of rechtstreeks gevolgen heeft voor de relatie met een ander overheidsorgaan, legt deze de te nemen beslissing met zijn advies voor aan het bestuursorgaan/de mandaatgever.
Een (onder)mandaat, (onder)volmacht of (onder)machtiging kan bij ontstentenis of afwezigheid van de (onder)gemandateerde worden uitgeoefend door de door de naasthogere mandaatgever aangewezen plaatsvervanger. Artikel 2, derde lid, is van overeenkomstige toepassing.
HOOFDSTUK III. BEHEER VAN BUDGETTEN
Artikel 8 Vormen van budgetbeheer
In dit besluit wordt onderscheid gemaakt tussen het beheer van exploitatiebudgetten (zie III.2) en van investeringsbudgetten (zie III.3).
Artikel 9 Regels rondom het beheer van budgetten
Budgetbeheer vindt plaats met inachtneming van hetgeen is bepaald in hoofdstuk II van dit besluit, de artikelen 108 en 109 van de Waterschapswet en de daarbinnen gegeven regels in het kader van de rechtmatigheid. In het kader van de rechtmatigheid kan in principe worden gesteld dat overschrijding van budgetten niet is toegestaan.
Onder een exploitatiebudget wordt verstaan een in de begroting opgenomen, taakstellende, prestatie met de daarbij behorende middelen. De begroting wordt vastgesteld door de verenigde vergadering en de uitvoering daarvan wordt gemandateerd aan het college van dijkgraaf en hoogheemraden. De gemandateerde door het college is de secretaris-directeur. Door ondermandatering verleent de secretaris-directeur schriftelijk mandaat aan de directeur en/of aan de afdelingshoofden.
Het afdelingshoofd bepaalt wie van zijn medewerkers budgethouder wordt van welk budget. Hij heeft hiervoor de instemming van de naasthoger gemandateerde nodig. Het afdelinghoofd blijft altijd verantwoordelijk voor het beheer van het totaal van alle aan hem gemandateerde budgetten (programmabegroting).
Artikel 12 Bevoegdheden budgethouders
Voor de uitvoering van het budgethouderschap komt aan de budgethouders de volgende bevoegdheden toe: de aanwending van het budget tot de in de begroting aangegeven bedragen per programma/beleidsveld/ beheerproduct of afdeling.
Artikel 13 Budgetbeheer: verplichtingen budgethouders
De budgethouder mag slechts een verplichting aangaan indien een toereikend budget aanwezig is. De grenzen voor de teken- en beschikkingsbevoegdheid voor nieuwe opdrachten en facturen staan vermeld in artikel 18. De verplichting dient te worden aangegaan volgens de regels van het door het hoogheemraadschap vastgestelde inkoopbeleid.
Artikel 14a Uitzondering bij crisis in de zin van Calamiteitenplan
Tijdens een crisissituatie blijft de normale bevoegdheidsverdeling van HHSK in stand. De bevoegdheden op gebied van crisisbeheersing komen pas en zolang in beeld zodra het betreffende afdelingshoofd een gebeurtenis niet via de normale bevoegdheden kan afhandelen en hij/zij ervoor kiest de (mogelijke) gebeurtenis via de crisisbeheersing methodiek te gaan benaderen.
Indien noodzakelijk hebben de Operationeel Leider en de Coördinator Plaats Incident de bevoegdheid: (a) om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsreglement, dat wil zeggen opdracht verstrekken zonder aanbesteding of offerte-aanvraag (b) om af te wijken van het budgetreglement, dat wil zeggen uitgaven doen zonder dat bekend is of een toereikend budget beschikbaar is.
Artikel 14b Uitzondering bij gebeurtenissen die de normale bedrijfsuitoefening verstoren en/of schade tot gevolg hebben maar die niet als crisis in de zin van het calamiteitenplan zijn aangemerkt
Er kunnen gebeurtenissen optreden, die de normale uitoefening van een bedrijf verstoren en/of schade ten gevolg hebben, maar die niet kunnen worden aangemerkt als een crisis in het kader van het Calamiteitenplan en waarbij – om ergere schade te voorkomen – snel moet worden opgetreden. In die gevallen besluit het college hoe met de specifieke situatie moet worden omgegaan. De capaciteiten die in beginsel voor de aanpak van gebeurtenissen via crisisbeheersing bestemd zijn, kunnen ook ingezet worden om tegen gebeurtenissen, die (nog) niet als crisis in de zin van het calamiteitenplan zijn aangemerkt, op te treden. Bijvoorbeeld om door het wegnemen van oorzaken of het beperken van eventuele gevolgen te voorkomen dat die anders wel tot een crisis leiden.
Achteraf moeten de betrokken budgethouders zo spoedig mogelijk een voorstel voorbereiden voor de compensatie van de ontstane overschrijding. Dekking van overschrijdingen is mogelijk door een beroep te doen op de raming van onvoorziene uitgaven of door een voorstel in te dienen voor een verschuiving tussen budgetten of voor een verhoging van het budget.
Artikel 15 Eigen verantwoordelijkheid van budgethouders
Om de budgethouder ten volle te kunnen aanspreken op zijn eigen verantwoordelijkheid voor het toegekende budget zal ieder hoger ambtelijk niveau en het dagelijks bestuur zich onthouden van het aangaan van externe verplichtingen zonder tussenkomst van of tijdige informatieverstrekking aan de betreffende budgethouder.
Artikel 16 Bevoegdheden bij afwezigheid van budgethouders
Bij ontstentenis of afwezigheid van de budgethouder worden de bij mandaat verleende bevoegdheden uitgeoefend door de door de mandaatgever aangewezen plaatsvervanger.
Ten behoeve van de rapportages voor management en bestuur (Marap en Burap) stelt de budgethouder ten behoeve van de naasthogere budgethouder een rapportage op van de geplande, de werkelijke en de verwachte uitkomsten van zowel het budget als de prestaties.
Artikel 18 Teken- en beschikkingsbevoegdheid voor opdrachten en betalingen
Als een budgethouder een opdracht moet verstrekken die boven de gestelde grens uitgaat, wordt de opdracht (bestelaanvraag/inkooporder) goedgekeurd door de naasthogere budgethouder. Grotere opdrachten mogen niet worden geknipt om onder de gestelde grens te blijven. De genoemde bedragen zijn inclusief BTW.
Op basis van de in de begroting opgenomen investeringsplannen wordt door de verenigde vergadering een krediet gevoteerd om een geplande investering te kunnen uitvoeren. Voor iedere geplande investering moet afzonderlijk krediet worden aangevraagd.
Artikel 20 Verantwoordelijkheid
De eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van de projecten, waarvoor de verenigde vergadering een investeringskrediet beschikbaar heeft gesteld, ligt bij de secretaris-directeur. De opdrachtgever draagt de realisatie van de projecten op aan een projectleider of aan een programmamanager. Projectleiders en programmamanagers werken onder de verantwoordelijkheid van een ambtelijk opdrachtgever.
De aangewezen budgethouder zorgt er voor dat de projecten worden gerealiseerd binnen de financiële kaders van het vastgestelde investeringsbesluit en conform de doelstelling(en) van het project.
Artikel 21 Budgetbeheer: bevoegdheden budgethouders
Voor de uitvoering van het budgetbeheer krijgen de in deze regeling genoemde budgethouders de volgende bevoegdheid:
Artikel 22 Eigen verantwoordelijkheid van budgethouders
Om de budgethouder ten volle te kunnen aanspreken op zijn verantwoordelijkheid voor het toegekende krediet zal ieder hoger ambtelijk niveau en het dagelijks bestuur zich onthouden van het aangaan van externe verplichtingen zonder tussenkomst van of tijdige informatieverstrekking aan de betreffende budgethouder.
Artikel 23 Bevoegdheden bij afwezigheid van de budgethouder
Bij afwezigheid van de budgethouder worden de bij mandaat verleende bevoegdheden uitgeoefend door de opdrachtgever.
Artikel 24 Budgetbeheer: verplichtingen budgethouders
De budgethouder mag slechts een verplichting aangaan indien een toereikend budget aanwezig is. De grenzen voor de teken- en beschikkingsbevoegdheid voor nieuwe opdrachten en facturen staan vermeld in artikel 27. De verplichting dient te worden aangegaan volgens de regels van het door het hoogheemraadschap vastgestelde inkoopbeleid.
De budgethouder of een door hem/haar aangewezen functionaris legt de op een project betrekking hebbende verplichtingen vast in een daarvoor bij de projectopdracht aangewezen systeem zodat te allen tijde de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale budget duidelijk is.
Artikel 25a Uitzondering bij crisis in de zin van Calamiteitenplan
Tijdens een crisissituatie blijft de normale bevoegdheidsverdeling van HHSK in stand. De bevoegdheden op gebied van crisisbeheersing komen pas en zolang in beeld zodra het betreffende afdelingshoofd een gebeurtenis niet via de normale bevoegdheden kan afhandelen en hij/zij ervoor kiest de (mogelijke) gebeurtenis via de crisisbeheersing methodiek te gaan benaderen.
Indien noodzakelijk hebben de Operationeel Leider en de Coördinator Plaats Incident de bevoegdheid: (a) om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsreglement, dat wil zeggen opdracht verstrekken zonder aanbesteding of offerte-aanvraag (b) om af te wijken van het budgetreglement, dat wil zeggen uitgaven doen zonder dat bekend is of een toereikend budget beschikbaar is.
Artikel 25b Uitzondering bij gebeurtenissen die de normale bedrijfsuitoefening verstoren en/of schade tot gevolg hebben maar die niet als crisis in de zin van het calamiteitenplan zijn aangemerkt
Er kunnen gebeurtenissen optreden, die de normale uitoefening van een bedrijf verstoren en/of schade ten gevolg hebben, maar die niet kunnen worden aangemerkt als een crisis in het kader van het Calamiteitenplan en waarbij – om ergere schade te voorkomen – snel moet worden opgetreden. In die gevallen besluit het college hoe met de specifieke situatie moet worden omgegaan. De capaciteiten die in beginsel voor de aanpak van gebeurtenissen via crisisbeheersing bestemd zijn, kunnen ook ingezet worden om tegen gebeurtenissen, die (nog) niet als crisis in de zin van het calamiteitenplan zijn aangemerkt, op te treden. Bijvoorbeeld om door het wegnemen van oorzaken of het beperken van eventuele gevolgen te voorkomen dat die anders wel tot een crisis leiden.
Achteraf moeten de betrokken budgethouders zo spoedig mogelijk een voorstel voorbereiden voor de compensatie van de ontstane overschrijding. Dekking van overschrijdingen is mogelijk door een beroep te doen op de raming van onvoorziene uitgaven of door een voorstel in te dienen voor een verschuiving tussen budgetten of voor een verhoging van het budget.
Artikel 27 Teken- en beschikkingsbevoegdheid voor opdrachten en betalingen
Als een budgethouder een opdracht moet verstrekken die boven de gestelde grens uitgaat, wordt de opdracht (bestelaanvraag/inkooporder) goedgekeurd door de tot het geëigende niveau naast hogere budgethouder. Grotere opdrachten mogen niet worden geknipt om onder de gestelde grens te blijven. De genoemde bedragen zijn inclusief BTW.
Een verzamelkrediet is een krediet inzake het komende begrotingsjaar, opgebouwd uit een aantal kleinere deelkredieten voor aparte uitgaven. Het instrument is bedoeld voor het bundelen van samenhangende vervangingsinvesteringen, voor voorbereidingskredieten en investeringen van een beperkt bestuurlijk belang.
Het dagelijks bestuur maakt in de voorbereiding van de programmabegroting de afweging of een onderwerp al dan niet van bestuurlijk belang wordt geacht en bepaald of het onderwerp geschikt is om op te nemen in de verzamelkredieten. Bij het bepalen van het bestuurlijk belang speelt de relatie van het onderwerp met het verwezenlijken van de bestuurlijke doelen mee alsook de (mogelijke) impact van het onderwerp op de omgeving.
Artikel 30 Bestuurlijke vaststelling en verantwoording
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur gedurende het jaar in de BURAP rapportages over de uitvoering van de nog openstaande deelkredieten en verzamelkredieten. Daarbij wordt vermeld: het oorspronkelijk krediet (de initiële raming) inclusief het jaartal waarop het krediet is verleend; indien toepasselijk het krediet na wijziging inclusief het jaartal waarin de wijziging heeft plaatsgevonden; de eventuele verschuivingen in het krediet gedurende het jaar en de stand van de uitgaven gedurende het jaar. Verder wordt vermeld of het deelkrediet nog open staat of dat het is afgesloten.
Het verschuiven tussen de deelkredieten waaruit een verzamelkrediet is opgebouwd is wél toegestaan. De bevoegdheid daarvoor ligt in principe bij het dagelijks bestuur. De ambtelijke budgethouders hebben echter de bevoegdheid om de deelkredieten zonder voorafgaande toestemming van het dagelijks bestuur met maximaal € 20.000 te overschrijden, op voorwaarde dat deze overschrijding binnen het verzamelkrediet wordt gecompenseerd door onderbesteding op de andere deelkredieten. Het verzamelkrediet als totaal mag hierdoor niet worden overschreden. Hierover wordt achteraf verantwoording afgelegd via de lijst van afgesloten (deel) kredieten in de jaarrekening. Met de € 20.000 regel moet voorkomen worden dat de afdelingen in geval van zeer kleine afwijkingen steeds wijzigingsvoorstellen moeten indienen bij het dagelijks bestuur.
Bij een verschuiving tussen deelkredieten in een verzamelkrediet die de € 20.000 te boven gaat, of waarbij gebruik gemaakt wordt van financiële ruimte die ontstaat doordat een deelkrediet niet hoeft te worden besteed (de investering wordt niet gedaan), dan is de instemming van het dagelijks bestuur noodzakelijk.
Indien de kostenoverschrijding het verzamelkrediet met 10% overstijgt dan is toestemming van de VV noodzakelijk. Het is gebruik deze instemming zo spoedig mogelijk en voor besteding te vragen. De financiële regels staan instemming achteraf toe (verschoning). In spoedeisende gevallen zal afstemming plaatsvinden met de betreffende portefeuillehouder en achteraf instemming/verschoning worden gevraagd bij het algemeen bestuur. Een verschuiving kan ook betekenen: de benutting van een vrije stelpost of de voeding van die stelpost.
Artikel 32 Opbouw van het krediet
Voor de deelkredieten waaruit het verzamelkrediet is opgebouwd geldt een drempelbedrag van € 50.000. Uitzondering hierop zijn uitgaven voor materieel en hard- en software. Voor deze uitgaven wordt een ondergrens van € 10.000 gehanteerd. De verzamelkredieten vallen onder het afschrijvingsbeleid zoals vastgesteld in de nota Afschrijvingsbeleid HHSK (jan 1, 2017).
Hoofdstuk I en II zijn aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur op 17 december 2013 en gewijzigd op ….. 2019,
dijkgraaf en hoogheemraden van Schieland en de Krimpenerwaard,
secretaris-directeur,
M.J.H. van Kuijk
dijkgraaf,
mr. J.H. Oosters
Hoofdstuk I en II zijn aldus vastgesteld door de dijkgraaf op 17 december 2013 en gewijzigd op …… 2019,
de dijkgraaf van Schieland en de Krimpenerwaard,
mr. J.H. Oosters
Hoofstuk III is aldus vastgesteld door de secretaris-directeur op 17 december 2013 en gewijzigd op 17 december 2015 en op ……..2019.
De secretaris-directeur van Schieland en de Krimpenerwaard,
M.J.H. van Kuijk
Het is voor het college en de dijkgraaf in de praktijk ondoenlijk om alle bestuurs-bevoegdheden zelf uit te oefenen. Dit zou leiden tot een enorme bureaucratie, traagheid en hoge kosten. Door een duidelijke en overzichtelijke regeling van mandaat, volmacht en machtiging wordt het bestuur ontlast en de organisatie klantgerichter en slagvaardiger. Er ontstaat voor het bestuur zodoende meer ruimte om zich bezig te houden met de bestuurlijke aansturing van de organisatie. En de burger weet sneller waar hij aan toe is doordat zaken vlotter kunnen worden afgedaan. Door het toepassen van ondermandaat kan ook de ambtelijke leiding worden ontlast.
Daarnaast getuigt een adequate mandaatregeling van vertrouwen in de ambtelijke organisatie; door het toepassen van (onder)mandaat op verschillende niveaus wordt de betrokkenheid en het verantwoordelijkheidsgevoel van zowel leiding als medewerkers vergroot. Uitgangspunt is om bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie te beleggen. Uiteraard moet daarbij wel rekening worden gehouden met de aard van de bevoegdheid, het functieniveau en de bestuurlijke gevoeligheid c.q. financiële belangen.
In het dagelijks spraakgebruik wordt tussen mandaat, volmacht en machtiging doorgaans geen verschil gemaakt. Toch is er juridisch gezien wel degelijk een onderscheid.
Onder mandaat wordt op grond van artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.
Een besluit is volgens artikel 1:3 van de Awb een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling.
Van een publiekrechtelijke rechtshandeling is sprake indien een bestuursorgaan een bevoegdheid uitoefent van publiekrechtelijke aard. Een beslissing is van publiekrechte-lijke aard indien zij is gebaseerd op een wettelijk voorschrift en strekt tot uitvoering van een wettelijke taak. Voorbeelden van publiekrechtelijke rechtshandelingen zijn het verlenen van vergunningen, het nemen van dwangsom- of bestuursdwangbeschikkingen, het verlenen van subsidies, maar ook het vaststellen van peilbesluiten, verordeningen en beleidsregels. De mandaatgever, het dagelijks bestuur, blijft overigens altijd bevoegd de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen (artikel 10:7 Awb).
Volmacht heeft betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen waarop het Burgerlijk Wetboek (BW) van toepassing is. Voorbeelden van privaatrechtelijke handelingen zijn het sluiten van een overeenkomst, het transport van een notariële akte, het vestigen van een zakelijk recht, het aanbesteden van een werk, het kopen van een computer.
Bedacht moet worden dat het gaat om gevallen waarin het waterschap als (publiekrechtelijke) rechtspersoon volgens het privaatrecht deelneemt aan het maatschappelijk verkeer, zoals ieder ander natuurlijke of rechtspersoon.
De machtiging heeft betrekking op andere handelingen dan een publiekrechtelijke rechtshandeling (een besluit) of een privaatrechtelijke rechtshandeling. Het betreft feitelijke handelingen niet gericht op enig rechtsgevolg. Voorbeelden zijn het opmaken en verzenden van schriftelijke stukken (correspondentie), het in ontvangst nemen of uitreiken van stukken, het deelnemen aan een overleg, het doen van mededelingen en de bevoegdheid tot vertegenwoordiging in rechte.
De regels over mandaat in de Awb zijn ook van toepassing op volmacht en machtiging (artikel 10:12 Awb). Dit kan met zich meebrengen dat sommige bepalingen uit het BW ten aanzien van de volmacht opzij kunnen worden gezet door de regeling in de Awb.
Een gegeven mandaat, volmacht of machtiging is een bevoegdheid en schept voor de functionaris géén verplichting om er gebruik van te maken. Te allen tijde kan beslist worden om in een bepaalde aangelegenheid géén gebruik te maken van het gegeven mandaat, volmacht of machtiging. De beslissing kan dan aan het dagelijks bestuur worden voorgelegd.
Daar waar wordt gesproken over mandaat en (verder) ondermandaat wordt (voor zover van toepassing) tevens bedoeld volmacht/machtiging en (verder) ondervolmacht/ondermachtiging.
In dit artikel zijn de begripsomschrijvingen opgenomen. Daaruit blijkt dat er in de bevoegdhedenregeling zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke bevoegdheden zijn opgenomen. In het laatste geval is er formeel gezien sprake van volmacht. Daarnaast moeten de algemene regels over mandaat zoals opgenomen in afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht in acht worden genomen.
Het verlenen van mandaat, volmacht en machtiging, inclusief de bevoegdheid tot ondertekening, geschiedt aan de secretaris-directeur.
Onder het mandaat valt ook het vaststellen en wijzigen van regels voor zover de opgedragen bevoegdheid tevens betrekking heeft op het aangaan van financiële verplichtingen (budgetregeling). In deze regels kunnen nadere (financiële) begrenzingen worden aangegeven en worden de budgethouders aangewezen. De regels zijn opgenomen in hoofdstuk III van het Algemene bevoegdhedenbesluit.
De secretaris-directeur is bevoegd van de aan hem opgedragen bevoegdheden ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging te verlenen, inclusief de bevoegdheid tot ondertekening. Verder ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging is mogelijk. Dit gebeurt middels een apart besluit met gebruikmaking van een standaardformulier.
Om een actueel en overzichtelijk beeld te hebben van de verleende (onder)mandaten, (onder)volmachten en (onder)machtigingen wordt een bevoegdhedenregister gemaakt. De geconsolideerde versie van dit register wordt jaarlijks in januari door de secretaris-directeur vastgesteld en op Insite geplaatst.
In het bevoegdhedenregister wordt naast de mandaatnemer ook de (eventuele) ondermandaatnemer benoemd: directeur (D), afdelingshoofd (AH), teamleider/senior beleidsadviseur of (nader aan te wijzen) medewerker. In sommige gevallen is aan alle medewerkers ondermandaat verleend. Er staat dan ‘verder ondermandaat aan medewerkers’. In andere gevallen is de bevoegdheid tot verder ondermandaat opgenomen. Verder ondermandaat is dan mogelijk aan ‘nader aan te wijzen medewerkers’. Deze aanwijzingsbesluiten moeten worden gemeld aan het cluster Juridisch Advies & Vastgoed die het register met aanwijzingsbesluiten beheert.
Het regelen van de bevoegdheden van projectleiders moet primair in de projectopdracht gebeuren. Vanwege het tijdelijk karakter van projecten, worden deze in dat geval niet in het register opgenomen.
In dit artikel worden de voorwaarden voor het gebruik van de opgedragen bevoegdheden genoemd. In elk geval vallen hieronder de beperkingen zoals opgenomen in afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht (m.n. artikel 10:3 Awb) en de regels als bedoeld in artikel 2, tweede lid (budgetregeling).
Tevens is, op verzoek van de mandaatgever, een rapportageverplichting opgenomen
Indien redelijkerwijs te verwachten is dat een te nemen beslissing bestuurlijk gevoelig is, wordt de beslissing om advies voorgelegd aan de mandaatgever dan wel het college van dijkgraaf en hoogheemraden c.q. de dijkgraaf. Dit ter beoordeling van degene die de bevoegdheid in (onder)mandaat, (onder)volmacht of (onder)machtiging heeft verkregen.
In dit artikel is de vervanging geregeld, hetgeen tevens de bevoegdheid tot ondertekening inhoudt.
In dit artikel is de voorgeschreven wijze van ondertekening opgenomen.
In dit artikel gaat het om het principe; het is niet de bedoeling om de budgetten in de loop van het jaar op grote schaal bij te stellen.
Het principe is, dat budgetten altijd worden toegekend in verband met uit te voeren prestaties. Van de budgethouders wordt verwacht, dat zij – in de gevallen waarin de prestaties niet (kunnen of behoeven te) worden geleverd ook hun uitgaven overeenkomstig aanpassen. Er is een inhoudelijk verband met artikel 13 lid 2.
De regels van het door Schieland en de Krimpenerwaard vastgestelde inkoopbeleid zijn te vinden op het ‘inkoopplein’ op Insite.
De tijdstippen van de rapportages zijn vastgelegd in de planning en control kalender.
Per team is op voorstel van het afdelingshoofd een aantal medewerkers aangewezen, die bestelaanvragen kunnen aanmaken.
Goedkeuring van bestelaanvragen kan alleen gedaan worden door een budgethouder.
De regels van het door Schieland en de Krimpenerwaard vastgestelde inkoopbeleid (lid 4) zijn te vinden op het ‘inkoopplein’ op Insite.
Per team is op voorstel van het afdelingshoofd een aantal medewerkers aangewezen, die bestelaanvragen kunnen aanmaken.
Goedkeuring van bestelaanvragen kan alleen gedaan worden door een budgethouder.
Artikel 28 en verder (verzamelkredieten)
De regels voor verzamelkredieten zijn door het college vastgesteld op 29 oktober 2019.
Het instrument ‘verzamelkredieten’ is bedoeld voor het bundelen van samenhangende vervangingsinvesteringen, voor voorbereidingskredieten en investeringen van een beperkt bestuurlijk belang. Onder beperkt bestuurlijk belang vallen investeringen die gebaseerd zijn op aanvaard beleid, vervangingen of renovaties zonder impact op de omgeving. In deze definitie past ook dat de verzamelkredieten geen grote financiële impact mogen hebben. Daarnaast moeten de kredieten voldoen aan het bestaande financiële beleid van HHSK en het vastgestelde afschrijvingsbeleid. Hierin is bijvoorbeeld opgenomen dat de ondergrens voor het activeren € 50.000,-- is. (HHSK, Jan. 2017).
In het eerste en tweede lid is een voorziening opgenomen indien de wettelijke basis waarop de bevoegdheid berust, wijzigt om te voorkomen dat besluiten onbevoegd worden genomen. De wijziging wordt uiterlijk verwerkt tijdens de jaarlijkse vaststelling van het bevoegdhedenregister.
In het derde lid is overgangsrecht opgenomen zodat de op grond van de oude mandaatregeling genomen besluiten van kracht blijven tot het moment waarop zij van rechtswege vervallen, worden ingetrokken of ter zake een nieuw besluit wordt genomen.
Het Algemeen bevoegdhedenbesluit Schieland en de Krimpenerwaard 2013 wordt bekendgemaakt volgens de wettelijk voorgeschreven wijze en treedt de dag daarna in werking.
Motivering afgeleide bevoegdheidsstructuur
De spreiding van de gemandateerde en ge(vol)machtigde bevoegdheden over de organisatie vindt plaats op basis van de functiestructuur die hhsk kent. Dat brengt met zich mee dat al deze bevoegdheden, die van origine berusten bij het college (eventueel na mandaat of delegatie door de vv) of de dijkgraaf in tweede aanleg zijn doorgelegd naar de secretaris-directeur. Alle bevoegdheden uit het bevoegdhedenregister worden vervolgens in derde instantie doorgelegd naar de directeur en die afdelingshoofden wie het onderwerp van de bevoegdheid aangaat. Tot zover geldt het Algemeen bevoegdhedenbesluit rechtstreeks, d.w.z.: er hoeven geen nadere beslissingen door de verschillende functionarissen te worden genomen. In vierde instantie wordt een aantal van deze bevoegdheden doorgelegd naar nader aan te wijzen medewerkers. Bij uitstek deze categorie legt de ‘verantwoordelijkheden’ zo laag mogelijk in de organisatie.
Tot hier de gelaagde structuur in de bevoegdheidsverdeling.
Bij het doorleggen van de bevoegdheden na het tweede niveau (na de secretaris-directeur) geldt onverminderd het centrale uitgangspunt (‘verantwoordelijkheden’ zo laag mogelijk in de organisatie, i.c. bij ‘de medewerkers’), tenzij de aard van de bevoegdheid of de kwaliteit (waaronder deskundigheid) van de mandaatnemer of ge(vol)machtigde zich hiertegen verzet. Dat kan gelden voor bevoegdheden die nogal discretionair zijn, een sterke externe werking hebben, meer strategisch dan operationeel van aard zijn, een iets grotere bestuurlijke affiniteit vragen of als in geval van kwetsbaarheid bescherming van medewerkers nodig is. Daarom worden de te mandateren bevoegdheden niet rechtstreeks bij het vierde niveau belegd, maar staat het doormandateren ter beoordeling aan directeur en afdelingshoofden. Zij zijn het, die bij uitstek in staat zijn de juiste beoordeling te maken of een bevoegdheid en zo ja aan wie deze het beste kan worden doorgemandateerd.
Perspectieven van de uitzonderingen op de regel
Bij de toedeling van overdraagbare ‘verantwoordelijkheden’ volgens het principe ‘zo laag mogelijk in de organisatie, tenzij’ is in het voorliggende algemeen bevoegdhedenbesluit een tweeledige benadering gekozen. De twee perspectieven van die benadering zijn: het functionele perspectief en het vergelijkende perspectief.
Functionele perspectief voor de bevoegdheidstoedeling
In het functionele perspectief staat voorop dat de toedeling van overdraagbare bevoegdheden rekening houdt met de generieke functieniveaus. De eerste laag in deze structuur na secretaris-directeur zijn directeuren en afdelingshoofden (het derde niveau als bedoeld onder 2), waar met name besluitvormende, regelstellende en extern bindende bevoegdheden zijn belegd vanwege de aard van de bevoegdheid en/of de kwaliteit die inherent is aan het functieniveau.
De tweede laag is die van de teamleiders, senior adviseurs, beleidsmedewerkers en nader aan te wijzen medewerkers. De aan deze laag toegekende overdraagbare bevoegdheden hebben vooral betrekking op procedurehandelingen en beheersmatige activiteiten. Generiek belegd bij de twee eerstgenoemde functies en afhankelijk van de expertise in bijzondere situaties aan andere medewerkers.
De derde laag bestaat uit de beleidsadviseurs en beleidsmedewerkers. De hier genoemde overdraagbare bevoegdheden zijn vooral beheersmatig van aard.
De vierde laag ten slotte zijn de medewerkers in algemene zin, bij wie met name de administratieve handelingen zijn belegd.
De financiële bevoegdheden laat ik hier onvermeld, omdat deze conform het voorheen geldende budgetreglement – dat overigens nu is geïncorporeerd in het algemeen bevoegdhedenbesluit (hoofdstuk III)– naar verplichtingsgrootte zijn verdeeld over de functieniveaus.
1e laag: besluitvormend, regelstellend, extern bindend
Vergelijkend perspectief voor de bevoegdheidstoedeling
Bij dit perspectief gaat het om de min of meer gelijkwaardige verdeling van de bevoegdheden naar functieniveau over de verschillende afdelingen.
De algemene bevoegdheden (onderdeel 1 van het bevoegdhedenregister) zijn gelijkmatig over alle hiervoor in aanmerking komende functies verdeeld. Bij de bijzondere bevoegdheden (onderdelen 2 t/m 10 van het bevoegdhedenregister) zien we grote verschillen in overdraagbare bevoegdheden tussen de afdelingen. Zo kent de afdeling V&H 14 van deze bijzondere, voor overdracht vatbare bevoegdheden en de afdeling AWK slechts drie. Deels kan dat verklaard worden door de aard of omvang van het werkdomein van die afdelingen, maar niet volledig. Een tweede verklaring voor dit verschil is dat de afdelingen die beschikken over juridische expertise de meeste overdraagbare bevoegdheden hebben aangedragen.
Hoewel niet alle verschillen tussen de afdelingen kunnen worden verklaard en bovendien de vermelde verklaringen niet altijd een rechtvaardigingsgrond voor de verschillen kunnen vormen, kunnen we op dit moment volstaan met de constatering dat deze onevenwichtigheid aan de vaststelling van het algemeen bevoegdhedenbesluit niet in de weg hoeft te staan. Immers, we hebben hier te maken met een dynamisch document dat met enige regelmaat aan de actuele ontwikkelingen en inzichten zal moeten worden aangepast en waarvan de betekenis bij de uitrol van juridische kwaliteitszorg naar alle verwachting beter zal doordringen.