Procedure klachtenregeling aanbestedingen gemeente Breda

Introductie

De gemeente Breda geeft ondernemers/inschrijvers/gegadigden (in dit document verder aangeduid als ‘marktpartijen’) de mogelijkheid om zowel voorafgaand aan, tijdens als na afloop van een aanbestedingsprocedure een klacht in te dienen met betrekking tot de aanbestedingsprocedure.

In deze beschrijving wordt in het kort het volgende aangegeven:

• 1.

  Wat is een klacht?

• 2.

  Wat is het verschil tussen een klacht en een vraag?

• 3.

  Wie kunnen een klacht indienen?

• 4.

  Hoe kan een klacht worden ingediend?

• 5.

  Wat zijn de randvoorwaarden voor het indienen van een klacht?

• 6.

  Commissie van Aanbestedingsexperts;

1. Wat is een klacht?

• •

  Een klacht is een schriftelijke melding van een marktpartij die belang heeft bij de aanbesteding aan de aanbestedende dienst. De marktpartij geeft gemotiveerd aan op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding, aanbestedingsprocedure of een onderdeel daarvan.

• •

  Klachten kunnen alleen betrekking hebben op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van de geldende wet- en regelgeving vallen.

• •

  Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid in het algemeen van de aanbestedende dienst.

2. Wat is het verschil tussen een klacht en een vraag?

Een klacht is een uiting van ontevredenheid met een corrigerend of afwijzend karakter. Om misverstanden te voorkomen moet een klacht duidelijk als zodanig worden benoemd.

Een vraag is een verzoek tot het verkrijgen van een inlichting, met een neutraal karakter en gericht op verduidelijking.

3. Wie kunnen een klacht indienen?

Alleen marktpartijen die belang hebben bij de verwerving van de opdracht waar de klacht betrekking op heeft kunnen een klacht indienen. Daaronder vallen alleen:

• •

  Geïnteresseerde marktpartijen;

• •

  (Potentiële) inschrijvers;

• •

  Onderaannemers van (potentiële) inschrijvers;

• •

  Brancheorganisaties en branche gerelateerde adviescentra van aangesloten marktpartijen.

Onderaannemers kunnen een klacht indienen voor zover ze niet klagen over de relatie hoofdaannemer - onderaannemer. Anoniem klagen kan niet. Wel kan een brancheorganisatie op eigen titel bezwaren met betrekking tot een specifieke aanbesteding, die bij een of meer marktpartijen van de branche leven, als klacht indienen.

4. Hoe kan een klacht worden ingediend?

Klachten in het kader van de betreffende aanbesteding kunnen alleen worden ingediend door het sturen van een e-mail naar klachtenmeldpuntaanbestedingen@breda.nl, met volgende informatie:

• •

  Onderwerp: vermelden ‘klacht inkoop’ + naam van de betreffende aanbesteding. ○

• •

  Gegevens contactpersoon namens de marktpartij:

  • ○

    Naam bedrijf marktpartij;

  • ○

    Naam, functie, contactgegevens van de contactpersoon.

• •

  Informatie met betrekking tot de klacht:

  • ○

    Beschrijving van de klacht;

  • ○

    Verwijzing naar het deel van het aanbestedingsdocument waarop de betreffende klacht betrekking heeft, onder vermelding van paginanummer en/of paragraafnummer;

  • ○

    Of de klacht reeds aan de orde is geweest in de Nota van Inlichtingen, onder vermelding van de vraagnummer;

  • ○

    In hoeverre de marktpartij niet akkoord is met het antwoord van de aanbestedende dienst in de Nota van Inlichtingen en waarom.

• •

  Een voorstel voor een oplossing;

• •

  Eventuele documenten toevoegen;

• •

  Ondertekening e-mail: datum + naam en contactgegevens contactpersoon.

5. Randvoorwaarden

De klacht is vatbaar voor interpretatie en wordt alleen inhoudelijk in behandeling genomen indien voldaan is aan de volgende voorwaarden:

• •

  De klacht wordt schriftelijk ingediend door een e-mail te sturen naar: klachtenmeldpuntaanbestedingen@breda.nl;

• •

  De klacht heeft betrekking op een aanbesteding die is uitgeschreven door de gemeente Breda;

• •

  Het onderwerp van de klacht valt binnen de reikwijdte van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 of heeft betrekking op:

  • 1.

    een handelen of nalaten van de gemeente Breda in strijd met de gewijzigde Aanbestedingswet 2012, of;

  • 2.

    de beginselen van transparantie, non discriminatie, gelijke behandeling en/of proportionaliteit of

  • 3.

    in strijd met een ander voorschrift dat geldt voor de aanbesteding;

• •

  De klacht heeft geen betrekking op het aanbestedingsbeleid van de gemeente Breda;

• •

  Als de klacht afkomstig is van een onderaannemer kan niet geklaagd worden over zijn/haar relatie met de hoofdaannemer;

• •

  Als de klacht in eerste instantie aan de orde is gesteld bij de Nota van Inlichtingen, toont de marktpartij aan dat de reactie van de gemeente Breda niet tot het gewenste resultaat heeft geleid voor de marktpartij;

• •

  De klacht is niet gedaan om misbruik te maken van de klachtenregeling. De Aanbestedingsdeskundige behoudt zich het recht voor om de klacht niet-ontvankelijk te verklaren, indien naar zijn/haar oordeel op objectieve gronden kan worden vastgesteld dat de marktpartij oneigenlijk gebruik dan wel misbruik maakt van de klachtenregeling. De Aanbestedingsdeskundige kan in een dergelijke situatie de gemeente Breda adviseren een klacht over de betreffende marktpartij in te dienen bij de marktpartij zelf en vervolgens bij de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvA) in Den Haag.

6. Commissie van Aanbestedingsexperts (CvA)

Klachten die door de gemeente Breda niet-ontvankelijk worden verklaard of voor de betreffende marktpartij niet op een bevredigende manier zijn afgerond kunnen door de marktpartij worden voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts in Den Haag.

Uitspraken van de Commissie van Aanbestedingsexperts zijn niet-bindend. Betrokken partijen hoeven het advies niet over te nemen en behouden te allen tijde het recht om het geschil aan de rechter voor te leggen. Adviezen van de CvA kunnen bij een geschil voor de rechter meewegen. De gemeente Breda kan beslissen de aanbestedingsprocedure tijdens de klachtenafhandeling op te schorten, maar is dat niet verplicht. De CvA heeft geen bevoegdheid om een aanbestedingsprocedure op te (laten) schorten.

Voor meer informatie met betrekking tot klachtenafhandeling bij aanbesteden, zie tevens de publicatie op:

http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/regelingen/2013/03/07/klachtafhandeling-bij-aanbesteden.html