CVDR404869_1Vaststelling Nota Inkoopbeleid Gemeente Berg en Dal 2016nlregelingBerg en Dal2018-03-20Berg en Dalgmb-2016-53247Nota Inkoopbeleid Gemeente Berg en Dal 2016Onbekend.college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2016-04-12De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-04-292017-01-01Nieuwe regelingVB/16/01301Geen.Geen.Vaststelling Nota Inkoopbeleid Gemeente Berg en Dal 2016Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Berg en Dal;Gelet op:
Het feit dat de concept nota Inkoopbeleid van 13 januari tot 11
februari 2016 is gepubliceerd via www.officielebekendmakingen.nl, op
de gemeentelijke website en de gemeentepagina en de nota in deze
periode ook analoog beschikbaar is gesteld voor inzage in het
gemeentekantoor;
Het feit dat er geen inspraakreacties zijn ingediend.
Besluit:
Kennis te nemen van het resultaat van de inspraakprocedure.
om de drempelwaarde voor nationaal openbare aanbestedingen voor
‘Werken’ te wijzigen van € 350.000 naar € 1.000.000 en de nota
‘Inkoopbeleid Berg en Dal 2016’ zoals onderstaand op basis hiervan
gewijzigd vast te stellen.
Nota Inkoopbeleid Gemeente Berg en Dal 20161.InleidingOntwikkelingen op het gebied van Europese en nationale wet- en
regelgeving en de recente gemeentelijke herindeling zijn redenen om de
voormalige ‘Nota Inkoop en Aanbesteding gemeente Groesbeek’ te herzien.
Daarnaast heeft het gemeentebestuur de behoefte om de
inkoopbeleidsuitgangspunten te actualiseren. Deze ‘Nota Inkoopbeleid
Gemeente Berg en Dal 2016’ bevat beleidsuitgangspunten die zijn
gebaseerd op het collegeprogramma ‘Uitwerking Programma Berg en Dal
2015–2018’. De gemeente Berg en Dal koopt een grote variëteit van goederen, diensten
en werken in. Daarbij neemt de gemeente steeds meer de rol van regisseur
in en laat ze uitvoerende taken door marktpartijen verzorgen. Hierdoor
neemt het inkoopbelang en de inkoopomzet toe. De leveranciers van de
gemeente zijn daarom in toenemende mate medebepalend hoe de gemeente
presteert.Dit inkoopbeleid biedt het kader waarbinnen de gemeente Berg en Dal
gemeentelijke gelden doelmatig, rechtmatig, transparant en integer kan
aanbesteden en snel in kan spelen op de maatschappelijke ontwikkelingen.
Het primaire uitgangspunt is dat elke inkoopactiviteit wordt uitgevoerd
binnen de kaders van dit inkoopbeleid. Het inkoopbeleid is van
toepassing op zowel leveringen, diensten als werken. Een uniforme en rechtmatige aanpak van inkopen en aanbesteden binnen de
gemeente is belangrijk. Om hiervoor zorg te dragen is deze nota
opgesteld. Om uitvoering te geven aan dit inkoopbeleid is tevens de
‘Handleiding bij de Nota Inkoopbeleid Berg en Dal 2016’ opgesteld.
Hierin zijn handvatten en richtlijnen opgenomen voor de uitvoering van
de aanbestedingsprocedures. Wanneer andere organisaties inkopen namens
de gemeente Berg en Dal zijn de Nota Inkoopbeleid en de bijbehorende
Handleiding van toepassing op de betreffende aanbesteding.2.Visie op inkoop & aanbesteden2.1Doelgerichtheid van inkoopEen belangrijk uitgangspunt van dit Inkoopbeleid is dat de inkoopfunctie
niet alleen een uitvoerende rol is rondom het inkoop- en
aanbestedingsproces, maar ook (samen met de leveranciers) concreet
bijdraagt aan het realiseren van gemeentelijke
beleidsdoelstellingen.Deze doelstellingen betreffen het stimuleren van het MKB en de lokale
economie van de gemeente Berg en Dal (hierna te noemen ‘lokaal
bedrijfsleven’), de verhoging van de arbeidsparticipatie door social
return, duurzaam inkopen en het realiseren van een effectieve en
efficiënte bedrijfsvoering voor zowel de gemeente als
marktpartijen.Alle doelstellingen zijn relevant maar zullen niet op ieder moment en
voor iedere inkoopsituatie even zwaar wegen. Dit betekent een
voortdurend zoeken naar een balans waarbij het onderlinge belang van
deze aspecten wordt afgewogen. De keuze wordt bepaald door het
potentieel van het inkooptraject en wordt gemotiveerd in een
inkoopstartnotitie.2.2Samenwerken met derdenDe gemeente Berg en Dal werkt actief samen met derden. Daarbij gaat het
vooral om naburige gemeenten die samenwerken op basis van
gemeenschappelijke regelingen. De gemeente onderzoekt structureel en
proactief welke mogelijke vormen van samenwerking kunnen bijdragen aan
het realiseren van de gemeentelijke doelen. Een voorbeeld van actuele
samenwerking betreft de samenwerking met de MARN, het regionale
afvalinzamelbedrijf DAR en de ODRN (Omgevingsdienst Regio Nijmegen) maar
ook de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR) met modules zoals de
ICT-samenwerking en het Werkbedrijf, de G6 ten aanzien van
bovenregionale inkoop van Jeugdhulp en het ROB (Regionaal
Ondersteuningsbureau) ten aanzien van de inkoop van de Jeugdzorg en WMO.
Ook daar waar het tactische inkoop betreft wordt op projectspecifieke
basis samengewerkt met de gemeenten die deelnemen aan de MGR.2.3Inbesteden versus uitbestedenHet is de gemeente Berg en Dal in veel gevallen toegestaan om opdrachten
zonder aanbesteding te verstrekken aan uitvoeringsorganisaties van
gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente participeert.
Voorbeelden hiervan zijn de ODRN, de DAR en het Werkbedrijf. Deze vorm
van inkoop staat bekend als ‘quasi inbesteden’.In de praktijk worden binnen het inbestedingsvraagstuk twee varianten
onderscheiden, te weten:
Zuiver inbesteden waarbij de gemeente Berg en
Dal een opdracht verstrekt aan een afdeling van haar eigen
organisatie of aan een afdeling buiten haar organisatie die
onderdeel uitmaakt van dezelfde rechtspersoon.
Quasi-inbesteden waarbij de gemeente Berg en
Dal een opdracht verstrekt aan een van haar organisatie
afgescheiden rechtspersoon (derde) én aan een aantal aanvullende
voorwaarden wordt voldaan. Volgens vaste rechtspraak is sprake
van quasi-inbesteden, indien:
de aanbestedende dienst toezicht kan uitoefenen op de
derde als op de eigen dienst en;
de derde het merendeel van zijn werkzaamheden verricht
ten behoeve van de aanbestedende dienst of de
aanbestedende diensten die hem controleren. In de
jurisprudentie wordt veelal een grens van 80%
gehanteerd.
Het is de gemeente dan ook toegestaan om een gehele opdracht ten behoeve
van verplichtingen die voortvloeien uit bijvoorbeeld de Participatiewet,
één op één (zonder nadere concurrentiestelling) te verstrekken aan het
Werkbedrijf Rijk van Nijmegen, als uitvoeringsorganisatie van de MGR. De
juridische grondslag hiertoe is gelegen in het kader van quasi
inbesteden, met als strikte voorwaarde dat het Werkbedrijf niet meer dan
20% van haar werkzaamheden verricht ten behoeve van private
partijen.Voor een nadere toelichting omtrent het vraagstuk inbesteden wordt
verwezen naar de Notitie Inbestedingsadvies gemeente Berg en Dal, d.d. 2
december 2015.3.BeleidsdoelstellingenMet dit inkoopbeleid wil de gemeente, in aansluiting op de uitwerking
van het collegeprogramma, een aantal beleidsdoelstellingen realiseren.
Voor elk van deze beleidsdoelstellingen zijn vervolgens
beleidsrichtlijnen opgesteld die kaderstellend zijn voor de uitvoering
van het inkoopbeleid. In de volgende paragrafen zijn de
beleidsdoelstellingen en richtlijnen nader beschreven.3.1Lokaal bedrijfslevenHet is de beleidsdoelstelling van de gemeente Berg en Dal om de lokale 1 De
definitie van 'lokaal' is de gemeente Berg en
Dal. economie en werkgelegenheid te stimuleren en de kansen
voor het lokale MKB 2 Het MKB
omvat kleine en middelgrote bedrijven met maximaal 250
werknemers met een jaaromzet van minder dan € 50 miljoen of een
jaarbalans van kleiner dan € 43 miljoen (Artikel 2 van de Annex
van Aanbeveling 2003/361/EC). te verbeteren. Dit wil de gemeente doen door het aandeel
van dit lokale bedrijfsleven in de inkoopomzet te vergroten zonder dat
dit tot discriminatie leidt voor de ondernemer. De volgende beleidsrichtlijnen past de gemeente toe,
afhankelijk van de marktomstandigheden en aard van de opdracht:Specifiek ten aanzien van onderhandse aanbestedingen:
bij enkelvoudig onderhandse aanbestedingen (< € 25.000),
indien mogelijk, een ondernemer uit Berg en Dal uitnodigen om te
offreren;
bij meervoudig onderhandse aanbestedingen (≥ € 25.000 – < €
50.000), indien mogelijk, ten minste één ondernemer uit Berg en
Dal uitnodigen indien minimaal twee ondernemers uitgenodigd
worden te offreren;
bij meervoudig onderhandse aanbestedingen (≥ € 50.000), indien
mogelijk, ten minste twee ondernemers uit Berg en Dal uitnodigen
indien minimaal drie ondernemers uitgenodigd worden te offreren.
Ter bevordering van de positie van de lokale ondernemers gelden
daarnaast de volgende richtlijnen:
bij aanbestedingen de opdrachten niet onnodig samenvoegen (met
opdrachten van andere aanbestedende diensten);
daar waar samenvoeging toch gemotiveerd van toepassing is, in
beginsel gebruik maken van percelen;
gebruik maken van de mogelijkheid om in aanbestedingen
lichte(re) selectie- en gunningscriteria te hanteren, voor zover
de doelmatigheid, rechtmatigheid en bedrijfsvoering daarmee niet
in het geding komen.
Er moet rekening worden gehouden met de spreiding van de uitnodigingen
tot offertestelling bij ondernemers binnen de gemeente Berg en Dal.3.2Duurzaam inkopenHet is de beleidsdoelstelling van de gemeente Berg en
Dal om te streven naar een verduurzaming van markten en van haar eigen
bedrijfsvoering door zoveel als mogelijk duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het bewust en structureel expliciet maken van
duurzaamheidsaspecten bij het aankopen van leveringen, diensten en
werken in alle fasen van het inkoopproces. Dit dient te leiden tot de
daadwerkelijke levering van duurzame producten, diensten en werken
zonder hoge administratieve lasten voor partijen. De gemeente Berg en Dal spant zich met de volgende
beleidsrichtlijnen in om:
bij alle aanbestedingen groter dan € 50.000 de
duurzaamheidscriteria van de Rijksdienst voor Ondernemend
Nederland op te nemen als minimumeisen (knock out
criteria)tenzij er sprake is van financiële of
technische belemmeringen;
middels de duurzaamheidsladder ondernemers te vragen extra
bijdragen te bedenken als gunningcriterium.Gebruik van
de Duurzaamheidsladder houdt in het stellen van eisen en wensen
op het gebied van duurzaamheid, in het bijzonder de reductie van
CO2 uitstoot;
waar mogelijk het gebruik van goederen en materialen boven het
eigenaarschap te stellen (denk aan lease of bruikleen in plaats
van koop);
daar waar voor producten of diensten de duurzaamheidscriteria
niet gereed of beschikbaar zijn, vergelijkbaar beleid te
voeren;
de principes van de circulaire economie toe te passen door in de
aanbestedingen verspilling tegen te gaan en in de
gunningscriteria de totale gebruikskosten (Total Cost of
Ownership) te betrekken.
3.3Social ReturnHet is de beleidsdoelstelling van de gemeente Berg en
Dal om werk(-ervarings-)plaatsen te creëren voor mensen met een afstand
tot de arbeidsmarkt. Dit willen we doen door sociale criteria toe te
passen bij de inkoop van diensten, werken en/of leveringen die zich
daarvoor lenen. Social return is geen wettelijke verplichting maar een strategische
beleidskeuze van de gemeente Berg en Dal. Met de inzet van social return
organiseren wij samenwerking met het bedrijfsleven gericht op sociale
inclusie (als mens volwaardig deel uitmaken van een gemeenschap) van
doelgroepen. Social return verbindt de sociale doelstellingen van de
gemeente met reële (economische) activiteiten van het bedrijfsleven. Het
biedt extra kansen en openingen voor specifieke doelgroepen en bevordert
hiermee inclusief ondernemerschap.Hiermee stimuleert de gemeente:
zoveel mogelijk kandidaten aan werk te helpen of werkfit te
maken;
het vergroten van het vakmanschap door het aanbieden van
leer-/werkervaringsplaatsen en/of stageplaatsen;
ondernemerschap.
De inspanningsverplichting van de gemeente komt op dit gebied tot uiting
in de volgende beleidsrichtlijnen:
opdrachten die voortvloeien uit de Participatiewet, worden
overeenkomstig de dienstverleningsovereenkomst met het
Werkbedrijf als uitvoeringsorganisatie van de MGR,
inbesteed;
bij aanbestedingen van diensten, leveringen en werken met een
geraamde opdrachtwaarde van boven € 50.000 moet worden bepaald
of één van de onderstaande vormen van social return als
eis (knock out) of als
gunningscriterium (relatief
beoordelingscriterium) wordt toegepast in de aanbesteding:
Indien minimumeis;
een nader te bepalen percentage van de opdracht- of loonsom;
vaak is dat 5% van de aanneemsom of 7% van de looncomponent (bij
projecten waar een grote toeleveringscomponent aanwezig
is);
een nader te bepalen vastgesteld bedrag in euro’s.
Indien gunningscriterium (kan dit bijvoorbeeld worden
ingevuld door):
een plan van aanpak met daarin het aantal duurzame plaatsingen
dat gerealiseerd kan worden (eventueel met ondergrens in
percentage);
PSO certificaat (trede combineren met fictieve korting op
opdrachteis);
concrete eigen ideeën met betrekking tot invulling social
return; het voorstel hoeft geen betrekking te hebben op directe
plaatsing, maar kan ook gezocht worden in coaching en opleiding
van uitkeringsgerechtigden;
een door de ondernemer voorgesteld percentage van
loon-/aanneemsom.
Afwijken van bovenstaande beleidsrichtlijnen, bijvoorbeeld door
ongewenste verdringingseffecten, is in uitzonderlijke gevallen mogelijk,
mits voldoende gemotiveerd. Het team Social Return van het Werkbedrijf
kan hierbij desgewenst adviseren en bestek teksten invullen 3 Zie
'Regiionaal Beleidskader Social Return' augustus
2015.. Het Werkbedrijf is verder de uitvoerder van de social
returnafspraken. Zij ondersteunt, adviseert en faciliteert de gemeente
bij het vormen van de social returnverplichting, maar ook ondernemers
bij het invullen van hun social returnverplichting, teneinde een zo hoog
mogelijke opbrengst uit social return te behalen. 3.4Efficiënte & effectieve bedrijfsvoeringHet is de beleidsdoelstelling van de gemeente Berg en
Dal om een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering te realiseren. Dit
realiseert de gemeente door leveranciers te contracteren die hieraan een
concrete bijdrage kunnen leveren. Maar ook om administratieve
lastenverlichting binnen het inkoopproces, voor zowel de gemeente als de
ondernemer, na te streven.Het is in het kader van deze doelstelling van belang dat het presteren
van leveranciers doelmatig is en/of dat de leverancier de gemeente
ondersteunt bij haar doelmatig functioneren. De volgende beleidsrichtlijnen zijn van toepassing,
bij aanbestedingsprocedures die zich hiervoor lenen:
de meest waarde toevoegende leverancier(s) identificeren door
marktontmoetingen, marktverkenningen en/of marktconsultaties uit
te voeren en daaruit volgende gerichte selectiecriteria te
formuleren;
functioneel anders dan technisch inhoudelijk te
specificeren;
gebruik maken van eenduidige uniforme
aanbestedingsdocumenten;
indien uitsluitingsgronden en/of geschiktheidseisen worden
toegepast de ‘uniforme eigen verklaring’ toepassen;
streven naar meer periodieke facturering door middel van
verzamel-/maandfacturen;
concrete eigen ideeën over administratieve lastenverlichting
opnemen als gunningcriterium.
4.KadersBij het realiseren van de beleidsdoelstellingen dienen de
inkoopactiviteiten uitgevoerd te worden binnen de kaders van
rechtmatigheid, integriteit en professionaliteit.4.1Eén aanbestedende dienstEen belangrijk algemeen uitgangspunt is dat de gemeente Berg en Dal één
aanbestedende dienst is. Dat brengt de wettelijke verplichting met zich
mee om de homogene (gelijksoortige) inkoopbehoeften te bundelen. Dit kan
ertoe leiden dat drempelbedragen overschreden worden en zwaardere
aanbestedingsprocedures aan de orde zijn.4.2Juridisch kader (rechtmatigheid)De gemeente streeft te allen tijde naar een doelmatige en rechtmatige
besteding van publieke middelen. Uitgangspunt van de gemeente is
rechtmatig handelen. Ten behoeve van alle inkoopactiviteiten is de
gemeente gehouden tot naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen,
zoals deze zijn vertaald naar de Aanbestedingswet 2012 en het
aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012).Wettelijk kaderOp inkopen binnen de gemeente zijn verschillende nationale en
internationale regelingen van toepassing:
Internationale verdragen; Agreement in
Government Procurement (GPA) bevat regels met betrekking tot de
aanbestedingspraktijk die zijn ingebed in de Europese
richtlijnen;
Gemeenschapsrecht; EG-verdrag en Europese
Richtlijnen, vooral de Europese Richtlijn betreffende de
procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor
werken, leveringen en diensten (2004/18/EG) en haar opvolger, de
Richtlijn voor klassieke sectoren (2014/24);
Nederlandse wetgeving:
Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent
aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012);
Besluit van 11 februari 2013, houdende de regeling van
enkele onderwerpen van de Aanbestedingswet 2012
(Aanbestedingsbesluit);
de Gids proportionaliteit, zoals gepubliceerd in
Staatscourant, 2013, nr. 3075;
het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012), zoals
gepubliceerd in Staatscourant, 2013, nr. 3075;
De algemene beginselen en uitgangspunten van het
aanbestedingsrecht zoals voorgeschreven in de Europese
Aanbestedingsrichtlijnen en de Aanbestedingswet
2012:
Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden
mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij
dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook
verkapte of indirecte discriminatie is
verboden.
Non-Discriminatie: discriminatie op grond van
nationaliteit is niet toegestaan.
Transparantie: de gevolgde procedure dient
navolgbaar te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel
van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal
zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten
weten waar ze aan toe zijn.
Proportionaliteit de gestelde eisen, voorwaarden
en criteria aan de inschrijvers mogen niet
onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp
van de opdracht. De gemeente past het beginsel van
proportionaliteit toe bij de te stellen eisen,
voorwaarden en criteria aan inschrijvers en
inschrijvingen en met betrekking tot de
contractvoorwaarden.
Gemeentewet op basis waarvan de gemeentelijke
administratie wordt gecontroleerd en waarin de
bevoegdheid tot het aangaan van privaatrechtelijke
rechtshandelingen is geregeld;
Wet Bibob die integriteitbeoordeling van leveranciers
bevordert;
Algemene wet bestuursrecht (algemene beginselen van
behoorlijk bestuur);
Bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek;
Het Burgerlijk Wetboek;
De Algemene Wet Bestuursrecht;
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur zoals het
gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en
vertrouwensbeginsel.
Te allen tijde conformeert de gemeente Berg en Dal zich aan enig
gewijzigd wettelijk kader waarbij de wet leidend is ten opzichte van
onderhavig Inkoopbeleid.Toepassing ARW 2012In het ARW 2012 zijn de verschillende typen Nationale- en Europese
procedures voor het aanbesteden van werken volledig uitgeschreven.
Daarin staan de regels rond bestek, uitsluiting, bewijsstukken en eigen
verklaring, inschrijving, termijnen, inlichtingen en gunning en
uitvoering. Voor alle werken die door of namens de gemeente Berg en Dal
worden aanbesteed, is het ARW 2012 het juridische kader waaraan moet
worden voldaan, ongeacht de geraamde opdrachtwaarde. De richtlijnen
gelden dus ook voor de (nationaal) openbare, meervoudig en enkelvoudig
onderhandse procedures. Ook voor het aanbesteden van diensten en
leveringen kan het ARW 2012 worden gebruikt.Herziene Aanbestedingswet 2016De huidige Aanbestedingswet 2012 zal in 2016 worden gewijzigd. De
wijzigingen voor de nieuwe Aanbestedingswet 2016 zijn noodzakelijk ter
implementatie van de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23,
2014/24 en 2014/25, die in april 2014 op Europees niveau zijn
vastgesteld en die binnen 2 jaar daarna door de lidstaten
geïmplementeerd moeten zijn.De belangrijkste voorziene wijzigingen die voortvloeien uit de herziene
Aanbestedingswet zijn:
vervallen onderscheid IIA en IIB diensten;
gunningsprocedure voor sociale en andere specifieke
diensten;
versimpeling en flexibilisering van
aanbestedingsprocedures;
nieuwe procedure: mededingingsprocedure met onderhandeling;
nieuwe procedure specifiek voor innovatieve aanbestedingen;
bevorderen van elektronisch aanbesteden;
verkorten van termijnen bij elektronisch aanbesteden;
toevoeging van nieuwe uitsluitingsgronden.
De Handleiding bij de Nota Inkoopbeleid Berg en Dal 2016 zal, indien
wijzigingen hierop impact hebben, aangepast worden.Gebruik van Inkoop- en contractuele voorwaardenBij iedere inkoopprocedure worden in beginsel de Algemene
Inkoopvoorwaarden van de gemeente Berg en Dal van toepassing verklaard
en worden de algemene verkoop- en leveringsvoorwaarden van de
inschrijvende partijen, uitdrukkelijk buiten toepassing verklaard.
Tevens wordt er een (concept-)contract opgesteld, waar de inschrijvende
partijen reeds tijdens de inkoopprocedure mee akkoord dienen te
gaan.In uitzonderlijke gevallen kan besloten worden om de Algemene
Inkoopvoorwaarden niet of niet integraal van toepassing te verklaren.
Deze uitzonderingen worden altijd juridisch getoetst en akkoord
verklaard door de budgethouder.Verder geldt:
op alle op de RAW-systematiek gebaseerde opdrachten (alleen
uitvoering) van werken zijn de ‘Uniforme Administratieve
Voorwaarden’ (UAV 2012) van toepassing;
ten behoeve van geïntegreerde contracten wordt gebruik gemaakt
van de UAV-Geïntegreerde Contracten (UAV-GC 2005).
Relatie met interne procedures en richtlijnenDe regels die de gemeente Berg en Dal hanteert bij het inkopen en
aanbesteden van werken, diensten en leveringen zijn bindend voor alle
medewerkers van de gemeente op het moment dat zij gaan inkopen of
aanbesteden.Voornamelijk worden hier bedoeld:
mandaatbesluit (bevoegdhedenregister);
AO/IC proces;
budgethoudersregeling.
4.3IntegriteitskaderIntegriteiteisen aan bestuurders en
ambtenarenAlle inkopen worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende
wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie
te onderhouden met de leverancier en moeten te allen tijde integer zijn.
Alle medewerkers dienen zich daarom te houden aan het integriteitsbeleid
van de gemeente Berg en Dal. Indien sprake is van een inkoopsamenwerking
geldt ook dat gehandeld moet worden volgens eventuele gedagscodes die
binnen het samenwerkingsverband van toepassing zijn. Zo is de
‘Gedragscode ambtenaren Nijmegen’ van toepassing daar waar het
inkoopsamenwerking binnen de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling
betreft. Verder worden inkoopbeslissingen onafhankelijk en objectief genomen. De
gemeente neemt passende maatregelen om (de schijn van)
belangenverstrengeling te voorkomen. Zo worden keuzen in aanbestedingen
in een Inkoopstartnotitie vastgelegd (zie Handleiding bij Nota
Inkoopbeleid). Integriteiteisen aan leveranciersDe gemeente streeft er naar slechts samen te werken met leveranciers
waarvan de integriteit niet ter discussie staat. De gemeente stelt
daarom eisen op het gebied van integriteit aan leveranciers. Deze dienen
betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele
activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men
uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Potentiële leveranciers worden
hierop getoetst met inachtneming van de Aanbestedingswet 2012 en de
herziening daarvan per 2016. Waar nodig zal voor een integriteitsbeoordeling een beroep worden gedaan
op de wet Bibob alsmede de gemeentelijke beleidsregels in deze.4.4Professioneel kaderEen professionele uitvoering van het gemeentelijke inkoopproces draagt
bij aan rechtmatig handelen als één van de voorwaarden voor het
verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. Dit impliceert
dat (potentiële) opdrachtnemers mogen verwachten dat de gemeente hen
tegemoet treedt en behandelt als een professioneel opdrachtgever. De
gemeente:
gaat op een respectvolle, zakelijke maar ook transparante wijze
om met (potentiële) opdrachtnemers;
investeert continue in inhoudelijke kennis over de in te kopen
producten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en
regelgeving;
betaalt de facturen van opdrachtnemers tijdig (binnen 30
dagen);
richt zich op deregulering en administratieve
lastenverlichting;
richt zich op doelmatigheid waarbij niet slechts de prijs en de
kwaliteit in ogenschouw genomen wordt, maar ook, waar
mogelijk/relevant, de totale gebruikskosten van het product; de
zogenaamde total cost of ownership.
Marktverkenning of -consultatieDe gemeente acht het essentieel dat voorafgaand aan een aanbesteding een
marktconsultatie of -verkenning plaatsvindt. Deze verkenning zal met
lokale en landelijke leveranciers plaatsvinden. De gemeente zal hierbij
uitdrukkelijk het lokale bedrijfsleven actief betrekken.Voorkomen van afhankelijkheidDe Gemeente Berg en Dal vindt het onwenselijk dat leveranciers in een te
grote mate van haar afhankelijk zijn. De gemeente kiest in dat geval
voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van
(on-)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere
bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate
van concurrentie in de sector en beschikbaarheid van alternatieve
leveranciers. Dit stelt zij vast door het houden van marktconsultaties
en marktoriëntaties. Deze afhankelijkheid wordt in de inkoopstartnotitie
getoetst.Hiermee wordt voorkomen dat een leverancier niet kan voortbestaan als de
gemeente, om wat voor reden dan ook, als klant wegvalt. Bovendien wordt
een leverancier hierdoor gestimuleerd om te innoveren en zich te blijven
ontwikkelen om andere potentiële opdrachtgevers te werven. 5.Van inkoopbeleid naar tactische en operationele uitvoering5.1InkoopstructuurDe gemeente heeft, vanwege haar relatief beperkte inkoopvolume, gekozen
voor een decentraal georganiseerde inkoopfunctie. Dit betekent dat,
behalve een aantal centraal gecoördineerde zaken op het gebied van
bedrijfsvoering (bijvoorbeeld bij facilitaire dienstverlening),
afdelingen zelf verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van hun inkoop-
en aanbestedingstrajecten. Een uniforme werkwijze is bij deze
organisatiewijze van belang. Deze Nota Inkoopbeleid, de Handleiding bij
de Nota Inkoopbeleid maar ook de inkoopstartnotitie en standaard
aanbestedingsdocumenten vormen hiervoor de basis.De tactische en operationele inkoop van zowel leveringen, diensten als
werken is primair een verantwoordelijkheid van de budgethouders binnen
de gemeente. De verantwoordelijkheid voor de naleving van dit
inkoopbeleid ligt bij dezelfde budgethouder. In dat kader moet de
budgethouder actief meewerken aan de diverse beheersmaatregelen om zo de
rechtmatigheid en doelmatigheid van inkopen en aanbesteden te kunnen
garanderen. De beheersmaatregelen zijn:
gebruik maken van de inkoopstartnotitie voor opdrachten boven
€50.000,-;
zoveel als mogelijk zoeken naar inkoopsamenwerking binnen
bijvoorbeeld het Rijk van Nijmegen bij opdrachten die meervoudig
onderhands, nationaal of Europees worden aanbesteed;
gebruik maken van de Handleiding bij de Nota Inkoopbeleid Berg
en Dal en de samenvattende ‘Vijftien Gouden Regels bij het
inkopen’ welke uitvoering geven aan het inkoopbeleid;
meewerken aan de steekproef op facturen, viermaal per
kalenderjaar, om de uitvoering van voornoemde maatregelen te
verifiëren.
5.2Het inkoopprocesHet inkoopproces vindt plaats op strategisch, tactisch en operationeel
niveau. Hieronder volgt een korte weergave van het proces.Strategisch niveauDeze Nota Inkoopbeleid vormt het strategisch uitgangspunt van alle
gemeentelijke inkoopactiviteiten. In hoofdstuk drie zijn de
maatschappelijke en economische beleidsdoelstellingen van de gemeente
vertaald naar inkoop via beleidsrichtlijnen. Deze beleidsrichtlijnen
vormen het richtinggevend kader voor inkoop- en aanbestedingstrajecten. Onderdeel van dit strategisch niveau betreft het vraagstuk rondom
inbesteden en uitbesteden. Tactisch niveauHet inkoopproces start met een behoeftestelling waarna een
inkoopactiviteit plaats vindt. Bij iedere aanbesteding boven € 50.000
wordt een inkoopstartnotitie geschreven. De financieel consulent toetst
deze startnotitie. In de inkoopstartnotitie wordt een afweging gemaakt
op welke wijze (beleidsrichtlijnen) de gemeente het
maximale resultaat (beleidsdoelstellingen) kan halen
uit de markt. Het afwijken van de beleidsrichtlijnen kan slechts
beargumenteerd plaatsvinden. Deze argumentatie dient in de
inkoopstartnotitie beschreven te worden.Bij opdrachten met een begrote opdrachtwaarde van meer dan € 50.000 (zie
onderstaande tabel) dient de inkoopstartnotitie aan het college
voorgelegd te worden ter besluitvorming. Op dit moment kan het college
nog richting geven aan de inkoopstrategie. Bij akkoord door het college
wordt direct mandaat verleend aan het betreffende afdelingshoofd om de
aanbesteding uit te voeren en later daadwerkelijk tot gunning te
besluiten. Uiteindelijk wordt per aanbesteding één van de onderstaande
marktbenaderingen geselecteerd. Dit op basis van de begrote totale
opdrachtwaarde exclusief BTW.
Enkelvoudig onderhands: de gemeente kiest zelf een potentiële
leverancier uit. Indien mogelijk een ondernemer uit de gemeente
Berg en Dal. De opdracht wordt niet gepubliceerd en er is geen
sprake van concurrentie tussen mogelijke leveranciers. Deze vorm
van marktbenadering wordt slechts in beperkte mate
toegepast.
Meervoudig onderhands: de gemeente kiest, afhankelijk van de
opdrachtwaarde minimaal twee en maximaal vijf potentiële
leveranciers uit, waarvan indien mogelijk, minimaal één of
meerdere ondernemers uit de gemeente Berg en Dal. Hier is sprake
van beperkte concurrentie.
Nationaal Openbaar aanbesteden: de gemeente publiceert de
opdracht via Tendernet of ander medium dat op dat moment
voorgeschreven is. Iedere leverancier mag een aanbieding doen:
er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke
leveranciers.
Europees aanbesteden diensten, werken en leveringen: de gemeente
publiceert de opdracht via Tendernet of ander medium dat op dat
moment voorgeschreven is. De opdracht is toegankelijk voor alle
leveranciers: er is vrije concurrentie tussen alle Europese
leveranciers.
Bij het hanteren van deze tabel geldt een aantal uitgangspunten:
Afwijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel
is niet toegestaan. Wel is het mogelijk om gebruik te maken van
de uitzonderingen die in de Aanbestedingswet zijn
gedefinieerd.
Afwijken van vastgestelde aanbestedingsprocedures onder de
Europese drempel is, mits binnen het kader van de
Aanbestedingswet, slechts toegestaan bij:
dwingende spoed niet veroorzaakt of te voorzien door de
gemeente;
zwaarwegende technische, artistieke, economische of
bestuurlijke redenen.
Afwijken mag alleen als het college van B&W daartoe heeft
besloten.
Periodiek worden de Europese drempelbedragen aangepast. Een
eventueel nieuwe drempelwaarde zal direct door de gemeente
gehanteerd worden.
Operationeel niveauNa het tekenen en implementeren van het contract kunnen de bestellingen
worden uitgevoerd. 5.3InkoopdossierBij iedere aanbesteding boven € 50.000 waarvoor een inkoopstartnotitie
is gemaakt zal een inkoopdossier worden opgesteld. Dit beleid treedt in werking op de dag na bekendmaking.Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Berg en Dal.
Burgemeester,
Secretaris,