Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de DCMR Milieudienst Rijnmond 2014

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Gemeenschappelijke regeling:

gemeenschappelijke regeling tot instandhouding en beheer van de DCMR Milieudienst Rijnmond.

b. Algemeen bestuur:

het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

c. Dagelijks bestuur:

het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

d. Directeur:

de directeur van de DCMR Milieudienst Rijnmond.

e. Participant:

deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling.

f. Bestuurlijke informatievoorziening:

het geheel van maatregelen gericht op het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële en bedrijfsvoeringsgegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, doen functioneren en beheren van de organisatie; de verantwoording die daarover moet worden afgelegd

g. Administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de DCMR Milieudienst Rijnmond en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

h Administratieve systemen:

die onderdelen van de administratie die omvatten het systematisch verzamelen, verwerken en opstellen van gegevens van de organisatie teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• -

  de financieel-economische positie;

• -

  het financieel beheer;

• -

  de beleidsmatige en financiële uitvoering van de begroting;

• -

  de te realiseren doelen, producten en diensten;

• -

  het afwikkelen van vorderingen en schulden, alsmede het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

• -

  op basis van een daartoe vastgestelde administratieve organisatie;

• -

  het afleggen van rekening en verantwoording over de hiervoor genoemde punten 1 tot en met 4, op basis van een daartoe vastgestelde administratieve organisatie.

i. Administratieve organisatie en interne controle:

het stelsel van organisatorische maatregelen, gericht op het tot stand brengen en in stand houden van een goede werking van de bestuurlijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding en ter verankering van de interne controle.

j. Financieel beheer:

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten.

k. Rechtmatigheid:

ontvangsten en bestedingen vinden plaats in overeenstemming met de begroting en de geldende wet- en regelgeving waaronder verordeningen, besluiten van het algemeen bestuur, besluiten van het dagelijks bestuur.

l. Doelmatigheid:

het streven om binnen de gestelde kaders met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken

m. Doeltreffendheid:

de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid worden behaald.

n. Begroting:

de samengevatte ramingen van de twee programma’s, de (externe) projecten, de paragrafen, de financiële kaders van de participanten, de financiële begroting en meerjarenbegroting (overzicht van baten en lasten en uiteenzetting van de financiële positie) zoals is vastgelegd in het BBV.

o. Programma

Een reeks samenhangende afgebakende primaire werkzaamheden om bepaalde vastgestelde (maatschappelijke) doelen en afgeleide concrete beleidsspeerpunten te kunnen realiseren.

p. Werkplan

afspraak tussen de directeur en de participant over de te leveren producten en diensten in een bepaald jaar tegen vooraf bepaalde normen.

q. Begrotingswijziging(en):

wijziging van de begroting welke gedurende het boekjaar plaatsvindt om de begroting te actualiseren.

r. Jaarstukken:

De productverantwoording (productverantwoordingen per participant en de (externe)projecten verantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening (exploitatierekening en de balans) zoals is vastgelegd in het BBV.

• 1.

  De begroting van de DCMR bevat een raming per participant en een raming van de (externe) projecten.

• 2.

  De begroting van de DCMR bevat programma’s die de DCMR in het begrotingsjaar in het kader van milieubeleid voor de betreffende participant uitvoert en de hierbij behorende raming van baten en lasten.

• 1.

  De begroting en jaarstukken van de DCMR zijn ingericht volgens de eisen van het BBV.

• 2.

  Bij de begroting wordt er een uitvoeringskader opgesteld en per programma een raming gemaakt van de in het begrotingsjaar te realiseren producten en bij de jaarstukken wordt verantwoording afgelegd over het gerealiseerde beleid en wordt per programma een overzicht gegeven van de in het begrotingsjaar gerealiseerde producten.

• 3.

  De begroting bevat een raming en de jaarstukken bevatten een realisatie van de baten en lasten voor de participant per programma. De begroting bevat voor de programma’s en externe projecten een raming en de jaarstukken bevatten een vaststelling van de meerjaren baten en lasten per project voor de opdrachtgever.

• 4.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet voorafgaande aan het begrotingsjaar weergegeven.

• 5.

  In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

• 6.

  De begroting bevat de in het begrotingsjaar te hanteren tarieven en de interne normen voor de bepaling van de kosten van de programma’s van de participanten en de externe projecten.

• 7.

  De begroting wordt per participant nader geconcretiseerd in een werkplan. Een werkplan is beleidsmatig afgeleid van de begroting.

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten van de DCMR en het overzicht algemene dekkingsmiddelen. De totale baten en lasten van de DCMR zijn gelijk aan de totale kosten van de werkplannen voor de participanten en de kosten voor de opdrachtgevers voor de externe projecten.

• 2.

  De directeur biedt de begroting aan het dagelijks bestuur aan. Het dagelijks bestuur biedt de begroting aan het algemeen bestuur aan.

• 3.

  Indien de directeur voorziet dat een werkplan dreigt te worden over- of onderschreden, wordt dit door de directeur en aan de betreffende participant gemeld en voor zover relevant voor de gemeenschappelijke regeling als geheel in de vergadering van het dagelijks bestuur gemeld.

• 4.

  Indien de directeur voorziet dat een werkplan per saldo met meer dan 15% dreigt te worden over- of onderschreden, wordt dit door de directeur en aan de betreffende participant en in de vergadering van het dagelijks bestuur gemeld. De directeur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget, of een voorstel voor bijstelling van het beleid. Tevens vindt bij de (wijziging van) programma’s voor de participanten vooraf overleg met de betrokken participant plaats.

• 5.

  Twee keer per jaar legt het dagelijks bestuur een begrotingswijziging voor aan het algemeen bestuur. Van een begrotingswijziging is sprake wanneer de totale baten en lasten van de DCMR en/of het financieel kader van een participant afwijken van de oorspronkelijk door het algemeen bestuur vastgestelde kader. Wanneer er geen sprake is van een begrotingswijziging meldt het dagelijks bestuur dit ook aan het algemeen bestuur.

• 1.

  De directeur stelt de participant door middel van tussentijdse rapportages op de hoogte over de realisatie van het werkplan.

• 2.

  De directeur stelt het dagelijks bestuur door middel van tussentijdse rapportages op de hoogte over de realisatie van de begroting van de DCMR. Er wordt minimaal acht maal per jaar gerapporteerd en minimaal twee maal geagendeerd voor bespreking. Dit betreft de rapportage over de eerste vier en de eerste acht maanden van het kalenderjaar.

• 3.

  De rapportage over afwijkingen ten opzichte van de begroting bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de eventuele bijstelling van het beleid, programma’s en de werkplannen en een overzicht met de bijgestelde raming van:

• • a.

    de baten en lasten per programma, werkplan en van de gehele DCMR (incl mutaties voorzieningen);

  • b.

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  • c.

    het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

• 4.

  In de tussenrapportage worden minimaal de bestuurlijk relevante afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten in de begroting toegelicht.

• 1.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3.

  De materiële vaste activa met economisch nut worden ingaande op de datum van oplevering respectievelijk ingebruikname lineair afgeschreven in maximaal.

  a. 40 jaar : kantoren en gebouwen

  b. 10 jaar : technische installaties en apparatuur in gebouwen

  c. 10 jaar : kantoormeubilair en (veiligheids)voorzieningen in gebouwen

  d. 5 jaar : transportmiddelen aanhangwagens en personenauto’s

  e. 3 jaar : (automatiserings)apparatuur en telefooninstallaties

  f. 1 jaar : meetapparatuur

  g. Applicaties met een investering groter dan EUR 150.000 worden lineair afgeschreven gedurende de contractduur (licentie en onderhoud) mits de contractduur groter is dan 3 jaar.

• 4.

  Activa met een economisch nut en een verkrijgingprijs van minder dan of gelijk aan € 50.000 of een levensduur minder dan 3 jaar worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen en meetapparatuur. Deze laatste worden altijd geactiveerd. Op gronden en terreinen met een economisch nut worden niet afgeschreven.

  Daarnaast wordt de componententheorie toegepast. Dit houdt in dat investeringen met een individueel investeringsbedrag lager dan € 50.000 maar met een afschrijvingstermijn van 3 jaar of langer, toch kunnen worden geactiveerd.

• 5.

  De DCMR kan geen activa met een meerjarig maatschappelijk nut vervaardigen.

• 6.

  De directeur is bevoegd tot het afstoten van roerende goederen tegen minimaal de marktwaarde .

• 7.

  Restwaarde van de activa niet zijnde kantoren en gebouwen, die geheel is afgeschreven, wordt bij verkoop via de resultaatbestemming toegevoegd aan de algemene reserve van de DCMR.

• 8.

  Voor het bepalen van de afschrijvingsduur wordt de economische levensduur bepaald De economische levensduur is beëindigd op het moment dat de aan het actief toe te rekenen jaarlasten hoger zijn dan de aan het actief toe te rekenen jaaropbrengsten.

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de producten en diensten van de DCMR wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Alle (directe en indirecte) kosten worden toegerekend aan de tarieven die in rekening worden gebracht voor directe uren van de DCMR. De directe uren zijn de uren die besteed worden aan het te leveren product of de te leveren dienst.

• 1.

  Het dagelijks bestuur doet het algemeen bestuur jaarlijks bij de begroting een voorstel voor de hoogte van de te hanteren (uur)tarieven voor participanten en niet-participanten.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt tenminste eens in de 3 jaar het algemeen bestuur een nota aan met de kaders voor het bepalen van de prijzen van de producten en diensten van de DCMR.

De directeur zorgt voor de kaders en de inrichting van financieringsfunctie en zorgt voor:

a. het aantrekken van voldoende financiële middelen om de productramingen binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

b. Een liquiditeitenplanning van uitgaven en inkomsten per maand;

c. Het voldoen van de uitvoeringsorganisatie aan de eisen die worden gesteld aan deze functie vanuit wet- en regelgeving;

d. Een door het Algemeen Bestuur vast te stellen treasurystatuut waarin de kaders voor uitvoering en de bijbehorende limieten zijn opgenomen.

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van de DCMR als geheel en in de afdelingen;

• b. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten, de investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• c. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van producten diensten en de bereikte doelen van de DCMR;

• d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f. de toetsing van de werking van de interne controle zoals verankerd in de processen.

• 2.

  De directeur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor procedures waarin is verankerd de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt de directeur maatregelen tot herstel.

De directeur zorgt voor een beleid ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik en legt de regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van DCMR regels en eigendommen.

• 1.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt bij begroting vast:

• a. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen respectievelijk het verkrijgen van rechten ten laste respectievelijk ten gunste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

• 2.

  De directeur zorgt voor en legt vast:

• a. een eenduidig toewijzing van de taken van de DCMR aan de afdelingen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van de administratieve organisatie en interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen respectievelijk rechten ten laste respectievelijk ten gunste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 3 december 2014 en werkt terug tot en met 1 januari 2014.

• 2.

  De Financiële verordening DCMR Milieudienst Rijnmond 2010 wordt gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken.

Deze verordening wordt aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening DCMR Milieudienst Rijnmond 2014’.