| Organisatie | Zwijndrecht |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Ziekteverzuimbeleid Drechtsteden/Zuid-Holland Zuid |
| Citeertitel | Ziekteverzuimbeleid Drechtsteden/Zuid-Holland Zuid |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-11-2015 | 01-01-2020 | Nieuwe regeling | 14-10-2014 | 2014-12597 |
Het ziekteverzuimbeleid Drechtsteden/Zuid-Holland maakt onderdeel uit van het gezondheidsbeleid Drechtsteden/Zuid-Holland Zuid. Het doel van het gezondheidsbeleid is het verzekeren van de veiligheid en gezondheid en het bevorderen van het welzijn van de medewerkers die werkzaam zijn bij een van de samenwerkende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de Drechtsteden/Zuid-Holland Zuid (hierna genoemd “netwerk”). De doelstelling van het ziekteverzuimbeleid is hiervan afgeleid. Deze luidt:
het verbeteren van de inzetbaarheid van medewerkers, het reduceren van ziekteverzuim en het minimaliseren van beroepsziekten, ongevallen en WIA-instroom
Het netwerk wil als goed werkgever zorgen voor een prettig, veilig en gezond werkklimaat, waarin het ziekteverzuim tot een minimum beperkt wordt.
In het beleid wordt een integrale aanpak met zowel preventieve en curatieve maatregelen beschreven die zijn gericht op zowel het voorkomen van ziekteverzuim als op een zo goed mogelijke begeleiding en een snelle re-integratie van zieke medewerkers. Daarbij wordt ingegaan op de rol van zowel leidinggevende als medewerker.
Tot slot: het minimaliseren van ziekteverzuim heeft als positieve gevolgen minder uitval en meer inzetbaarheid en zorgt voor minder werkdruk die ontstaat wanneer collega’s van de taken van zieke medewerkers moeten overnemen. Daarnaast is een laag ziekteverzuim een indicator voor een goede werksfeer, goede arbeidsomstandigheden en betrokken leidinggevenden en draagt dit bij aan een aantrekkelijk imago als werkgever.
Onder ziekteverzuim wordt verstaan: “De afwezigheid van de medewerker op de werkplek, waarbij deze als reden ziekte of een ongeval heeft opgegeven en sprake is van loondoorbetalingsplicht van de werkgever”.
Bij ziekteverzuim denken we in de eerste plaats aan een problemen met de gezondheid, bijvoorbeeld door griep of een blessure. Toch heeft de reden van verzuim vaak (ook) te maken met onvrede met het werk, werkdruk, een fragiele conditie, problemen met leidinggevende of collega’s of problemen van persoonlijke aard.
Voor een effectieve aanpak van het verzuim is het van belang om eerst de oorzaak ervan te achterhalen. Daarom is het van belang dat leidinggevende en medewerker hierover nauw contact met elkaar houden. Pas als de oorzaak achterhaalt is, kan er (gezamenlijk) aan oplossingen worden gewerkt.
Het schema in bijlage 1 geeft een overzicht van factoren die van invloed zijn op het verzuim. Zoals uit dit schema is op te maken, ontstaat verzuim wanneer de belasting en belastbaarheid van de medewerker – door wat voor oorzaak dan ook - niet in balans zijn
Een integrale aanpak van verzuim is nodig om daadwerkelijk te komen tot een optimale situatie. Hieronder wordt aandacht besteed aan de beheersmatige zaken, welke goed geregeld moeten zijn.
Uitgangspunten voor de integrale aanpak:
Signalering, begeleiding en preventie van verzuim vragen om een uitgebalanceerd gezondheidsbeleid en HR-beleid (Human Resource beleid). Teneinde een gezonde verzuimcultuur te bewerkstelligen, moeten alle aandachtspunten aandacht krijgen. In de hoofdstukken 5 t/m 9 worden deze uitgangspunten uitgewerkt.
Hieronder vallen alle acties in de organisatie die direct zijn gericht op verzuimbeperking, zoals taken en verantwoordelijkheden inzake verzuim, zie uitvoeringsmodel; verzuimgegevens; overlegvormen (incl. sociaal medisch team, kortweg smt).
4.1 Taken en verantwoordelijkheden
Ten behoeve van de begeleiding van verzuimgevallen, maar ook voor preventieve maatregelen die direct op het verzuim zijn gericht (naast het algemene gezondheidsbeleid), dient duidelijk te zijn dat naast de rol van de medewerker, ook de leidinggevende zijn taken en verantwoordelijkheden dient te kennen. Naast de technische/procedurele benadering is ook vooral belangrijk dat deze zich verdiept in wat de medewerker bezighoudt en deze betrokkenheid toont door hierover te communiceren. Voor de concrete taken die verwacht worden van leidinggevende, medewerker, het Servicecentrum Drechtsteden (SCD) en de arbodienst, wordt verwezen naar het uitvoeringsmodel ziekteverlof Drechtsteden.
Om te komen tot bespreking van verzuim op zowel individueel als op afdelingsniveau, dan wel organisatieniveau bestaan verschillende overlegvormen. Uiteraard dient afstemming plaats te vinden tussen het gezondheidsbeleid, wat vooral in de preventieve sfeer plaatsvindt. Deze overlegvormen zijn opgenomen in een schema in bijlage 2.
5. Bevorderen van snelle werkhervatting
Hierbij gaat het om maatregelen die gericht zijn op de begeleiding van verzuimende medewerkers. Dit begint bij de aanvraag van verzuimverlof door de medewerker en eindigt op het moment dat de medewerker het werk heeft hervat/is gere-integreerd.
De begeleiding van de verzuimende medewerker door de leidinggevende vormt de rode draad bij werkhervatting. De leidinggevende houdt verzuimgesprekken op tijdstippen welke in het uitvoeringsmodel zijn bepaald en hiernaast zo vaak als nodig is om op de hoogte te blijven van de actuele situatie van de medewerker. In plaats van het focussen op beperkingen, wordt gezocht naar mogelijkheden om werkzaamheden te hervatten. Het uitgangspunt is altijd de mogelijkheden te benutten die er zijn om de medewerker in het arbeidsproces te houden. Hierbij hoeft geen sprake te zijn van inzet in de eigen functie of voor de volledige arbeidsduur. Ondersteund door de personeelsadviseur en de bedrijfsarts wordt de medewerker in staat gesteld zo spoedig mogelijk te re-integreren. Aanpassing van de werksituatie kan hierbij aan de orde zijn.
Alle stappen welke vereist worden n.a.v. Wet Verbetering Poortwachter worden doorlopen. De leidinggevende legt dit vast in het re-integratiedossier.
Alle leidinggevenden worden d.m.v. training in staat gesteld kennis te nemen van het verzuimprotocol en verzuimgerelateerde gesprekken te voeren. De medewerker is verplicht om mee te werken aan re-integratie.
Eén van de hulpmiddelen welke medewerkers ter beschikking staan om uitval te voorkomen of beperken is gebruik maken van de diensten uit het IZA bedrijfszorgpakket.
De hulp wordt verstrekt op de volgende gebieden:
Enkele werkgevers uit het netwerk hebben een IZA-bedrijfszorg contract afgesloten, waardoor er aan het gebruik van deze diensten geen kosten zijn verbonden. Andere werkgevers betalen deze dienst voor medewerkers op basis van verrichtingen.
6. Energiebronnen en stressoren
Om de inzetbaarheid van medewerkers te verhogen, dienen energiebronnen op het werk versterkt te worden en stressoren verminderd te worden.
In het gezondheidsbeleid worden de processen beschreven om te komen tot een situatie waarin aantoonbaar en voortdurend wordt gewerkt aan het verbeteren van de arbeidsomstandigheden. Hierbij wordt tevens gestreefd naar voldoende aandacht voor het welzijn van de werknemers, zowel individueel als per afdeling. Deze aspecten zijn: taakinhoud, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, opleiding, communicatie, informatie en werkhouding.
Aandachtspunten zijn bijvoorbeeld:
Om inzicht te verkrijgen in de beleving van medewerkers van deze factoren kan een medewerker tevredenheidonderzoek gehouden worden. Ook uit de vragenlijst van de Risico Inventarisatie en –Evaluatie (RI&E) kunnen gegevens worden verkregen over de beleving van medewerkers.
Teneinde een beeld te verkrijgen van ontwikkeling van deze factoren, is het zinvol deze aandachtspunten te blijven toetsen door het periodiek uitvoeren van een medewerker tevredenheidonderzoek en opvolging te geven aan de aandachtspunten die dit oplevert.
Voorbeelden van risicofactoren welke een oorzaak kunnen zijn van het ontstaan van verzuim zijn:
7. Vergroten van weerbaarheid van medewerkers
Er zijn verschillende mogelijkheden voor het vergroten van de weerbaarheid van medewerkers. Hierbij valt te denken aan alle activiteiten die gericht zijn op het op peil houden of vergroten van de individuele belastbaarheid van medewerkers. Voorbeelden:
Vooral bepaalde personeelsinstrumenten bieden de mogelijkheid om hierin op individueel niveau inzicht te verkrijgen. Bijvoorbeeld functionerings-, persoonlijke ontwikkelings-, loopbaan- en beoordelingsgesprekken.
8. Preventieve aandacht voor medewerkers
Een goede stijl van leidinggeven zal sterk van invloed zijn op het verzuim van werknemers. Een aantal vuistregels voor de leidinggevenden om preventief met verzuim om te gaan zijn:
Op deze wijze kan de leidinggevende signalen en knelpunten oppikken die te maken hebben met arbeidsomstandigheden, problemen op de werkvloer en privé-problematiek en deze signalen bespreken met de medewerkers voordat ze leiden tot uitval.
Bijlage 2 Schema overlegvormen
Bijlage 3 Uitvoeringsmodel Ziekteverzuimbeleid Drechtsteden/Zuid-Holland Zuid
Het uitvoeringsmodel is onderdeel van het ziekteverzuimbeleid. Er wordt nader ingegaan op uitwerking van taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden van verschillende partijen en functionarissen.
2. Taken en verantwoordelijkheden
Hieronder zijn de taken en verantwoordelijkheden van de betrokkenen uitgeschreven. De rol van de leidinggevende is betrokkenheid tonen, nauw contact houden met de medewerker over o.a. de oorzaak van het verzuim en zonodig oplossingen aanreiken om het verzuim te beperken. De rol van de medewerker is nauw contact houden met de leidinggevende en er melding van maken cq. hulp vragen voor zaken die een aanleiding voor het verzuim kunnen vormen (bijvoorbeeld problemen op het werk of in de thuissituatie).
Hieronder de verplichtingen van de medewerker op een rij:
De medewerker verstrekt informatie, of laat deze informatie verstrekken, waardoor de werkgever kan vaststellen of iemand recht heeft op loondoorbetaling, op een wettelijke uitkering en of de kosten van loondoorbetaling kunnen worden gecompenseerd door verhaalbaarheid op een aansprakelijke derde (regresrecht).
1) Het uitgangspunt is dat de medewerker zich persoonlijk ziek meldt bij zijn leidinggevende, tenzij in geval van overmacht. Hetzelfde geldt voor het tijdstip: in het algemeen voor 9:00 uur, maar bedoeld is voor aanvang werk. Indien de leidinggevende niet telefonisch bereikbaar is kan de medewerker deze op de hoogte stellen via voicemail of tekstbericht.
Hierbij de verplichtingen van de leidinggevende op een rij:
De afdeling P&O van het Servicentrum Drechtsteden:
3. Te doorlopen stappen bij verzuim – chronologische weergave
De medewerker vraagt verzuimverlof aan bij de leidinggevende vóór 09.00 uur (c.q. voor de normale aanvangstijd van de werkzaamheden) behoudens situaties van overmacht. Indien de leidinggevende afwezig is, dient de medewerker een voicemail of tekstbericht voor de leidinggevende achter te laten, zodat deze op een later tijdstip contact op kan nemen. Hierbij kunnen lokale afspraken van toepassing zijn.
De leidinggevende meldt het verzuim in het geautomatiseerde systeem bij het SCD.
De afdeling P&O van het SCD zorgt voor registratie en informeert de arbodienst.
Praktische zaken welke voor de leidinggevende belangrijk zijn om te vragen zijn: een evt. verpleegadres (bijv. ziekenhuis); de vermoedelijke duur van het verzuim; evt. werkafspraken die overgedragen of afgezegd moeten worden.
De medewerker dient bereikbaar te zijn thuis of op het verpleegadres t.b.v. contact over de arbeidsongeschiktheid. De leidinggevende houdt contact met de verzuimende medewerker.
De medewerker wordt opgeroepen voor een gesprek bij de arbodienst uiterlijk vier weken na aanvang van het verzuim (afhankelijk van individueel geval en procedureafspraken bij de werkgever kan dit eerder dan in week 4 zijn). De arbodienst informeert de leidinggevende. Aan de hand van de verkregen gegevens worden vervolgacties bepaald.
De arbodienst stelt n.a.v. het spreekuurcontact uiterlijk in de zesde week een probleemanalyse op voor de leidinggevende. Hiermee wordt een start gemaakt met de opbouw van het re-integratiedossier. De bedrijfsarts geeft een prognose ten aanzien van de verwachte verzuimduur, beschrijft de aard van de klachten, behandeling en hoe re-integratie bevorderd kan worden.
De leidinggevende is als casemanager degene die alle afspraken en voortgang in het kader van de re-integratie bewaakt. De arbodienst stelt een concept- plan van aanpak conform de UWV-vereisten op. De leidinggevende stelt in overleg met de medewerker een plan van aanpak op, met vermelding van concrete re-integratieactiviteiten die door de casemanager worden bewaakt. Vastleggen in formulier UWV en werkafspraken.
Vervolgoverleg zal eens per 6 weken plaatsvinden of vaker indien de situatie dit vereist. De leidinggevende, maar ook de medewerker, houdt alles schriftelijk bij betreffende het gevoerde overleg, de afspraken en de acties ter bevordering van de werkhervatting.
Bedrijfsarts en leidinggevende bespreken de medewerker (bijvoorbeeld in het SMT).
De arbodienst en leidinggevende hebben contact met de medewerker. Indien mogelijk worden door de leidinggevende re-integratieactiviteiten in gang gezet en bewaakt. De leidinggevende legt alle stappen vast in het re-integratiedossier.
Ziekmelding langdurig verzuim bij het UWV wordt gedaan door de arbodienst. Een kopie wordt verstrekt aan de werkgever t.b.v. het verzuim-/re-integratiedossier.
Verplichte evaluatie van re-integratie door de leidinggevende en werknemer, waarbij de re-integratiepogingen (zowel intern als extern) van het afgelopen jaar worden beoordeeld.
Mogelijkheid om het re-integratietraject te laten toetsen door het UWV. Vastleggen op UWV-formulier in re-integratiedossier.
Medewerker ontvangt aanvraagformulier WIA-uitkering van het UWV. Bedrijfsarts stelt actueel oordeel op, kopie naar medewerker en werkgever. Leidinggevende vult formulier eindevaluatie in, kopie naar medewerker. Archivering van alle stukken uit verzuim-/re-integratiedossier in personeelsdossier en Mozaiek.
UWV toetst of voldoende re-integratie-inspanning heeft plaatsgevonden (zg. Poortwachterstoets), zo ja, dan volgt de WIA keuring om het arbeidsvermogen van de medewerker vast te stellen.
Er zijn 3 uitkomsten van WIA keuring:
Herstelmelding vindt eveneens plaats bij de leidinggevende. Is de medewerker hersteld op een roostervrije of anderszins vrije dag, dan moet de herstelmelding al plaatsvinden. Tevens wordt hiermee voorkomen dat het lijkt dat de medewerker langer arbeidsongeschikt was en de verzuimcijfers binnen de afdeling onterecht hoog worden.
De leidinggevende kan in bijzondere gevallen bepalen dat er naar zijn oordeel geen sprake is van ziekteverzuim, bijv. in geval van een arbeidsconflict of een ziek gezinslid. In dat laatste geval is er namelijk geen sprake van ziekte maar van verlof of zorgverlof. De bedrijfsarts kan adviseren indien hierover een meningsverschil bestaat tussen leidinggevende en medewerker. In dat geval is het oordeel van de bedrijfsarts leidend. Er kan evt. een deskundigenoordeel (second opinion) worden aangevraagd bij het UWV. De werkgever neemt op grond van het advies een besluit. De werknemer kan hiertegen een bezwaarprocedure starten.
Er kan ook een andere aanleiding zijn om een medewerker te laten uitnodigen door de arbodienst.
De medewerker kan indien nodig zelf een afspraak maken met de arbodienst voor het arbeidgezondheidkundig spreekuur. Dit spreekuur heeft een vertrouwelijk karakter, niets wordt zonder toestemming met de werkgever besproken.
De medewerker die wordt uitgenodigd op het verzuimspreekuur terwijl het werk reeds is hervat, is verplicht de afspraak af te bellen. Als het gaat om frequent verzuim, dan dient het gesprek doorgang te vinden.
4. Richtlijnen verzuimgesprekken voor leidinggevenden:
FREQUENT VERZUIMGESPREK (3 verzuimsituaties of meer in de afgelopen 12 maanden)
De medewerker die door ziekte of gebreken verhinderd is zijn/haar functie uit te oefenen, is op straffe van (gedeeltelijke) stopzetting van de bezoldiging verplicht om:
Als een medewerker wegens ziekte zijn/haar functie niet kan vervullen, maar in de gelegenheid en in staat is passende arbeid te verrichten, is hij/zij verplicht die arbeid te verrichten. De medewerker dient actief mee te werken aan herstel en maatregelen die de bedrijfsarts voorstelt om het verzuim te verkorten.
Als een medewerker na 52 weken wegens ziekte verhinderd is zijn/haar functie uit te oefenen, in de gelegenheid en medisch gezien in staat is passende te verrichten, is hij/zij verplicht die arbeid te verrichten.
Arbeidsongeschiktheid tijdens vakantieverlof:
Wordt de medewerker arbeidsongeschikt tijdens vakantie in binnen- of buitenland, dan dient een arts bezocht te worden op het vakantieadres. Bij de aanvraag van verzuimverlof dient vermeld te worden dat men op een ander (vakantie-)adres verblijft. Bij terugkeer op het huisadres neemt de medewerker onmiddellijk contact op met de leidinggevende.
Tevens geeft de medewerker aan de arbodienst een medische verklaring in een West-Europese taal van een geconsulteerde arts, met daarin informatie over de diagnose van de arbeidsongeschiktheid. Op grond van deze gegevens wordt beoordeeld of de aanvraag verzuimverlof terecht is gedaan.
Bijlage Verslag verzuimgesprek
Soort gesprek : 0 Aanvraag ziekteverlof
(Soms is afbakening niet nodig of mogelijk en komen verschillende aspecten aan de orde in één gesprek)