CVDR404261_1Besluit Informatiebeheer DCMR Milieudienst Rijnmond 2014nlregelingDCMR Milieudienst Rijnmond2017-11-14Zuid-HollandAlbrandswaardBarendrechtBrielleCapelle aan den IJsselGoeree-OverflakkeeHellevoetsluisKrimpen aan den IJsselLansingerlandMaassluisNissewaardRidderkerkRotterdamSchiedamWestvoorneHuis-aan-huisbladBesluit Informatiebeheer DCMR Milieudienst Rijnmond 2014Gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmonddagelijks bestuurbestuur en recht2014-11-05De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-01-01Nieuwe regeling21756774GeenDeze regeling vervangt het Besluit Informatiebeheer DCMR Milieudienst Rijnmond 2011Besluit Informatiebeheer DCMR Milieudienst Rijnmond 2014Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst
Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Archiefverordening gemeenschappelijke regeling
DCMR Milieudienst Rijnmond (2014); Besluit:Vast te stellen: Besluit Informatiebeheer DCMR Milieudienst Rijnmond 20141Algemene bepalingen1.Dit besluit verstaat onder:
wet: de Archiefwet 1995;
archiefverordening: de Archiefverordening van de
gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond;
regeling: Archiefregeling;
archivaris: de gemeentearchivaris van Rotterdam;
documenten: een combinatie van een drager en de informatie
daarop, bruikbaar als bewijs of om te raadplegen;
beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het
aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten
in goed, geordende en toegankelijke staat te brengen en te
bewaren;
informatiebestand: documenten, waarin een fysieke of
logische ordening gebracht is, of met een bestaand of nog te
ontwikkelen hulpmiddel gebracht kan worden;
informatievoorziening: het geheel van handelingen,
samenhangend met de inrichting en het beheer van
informatiesystemen en documenten;
informatiesystemen: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt,
verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
zaak: een samenhangende hoeveelheid werk met een
gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat,
waarvan de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten
worden;
zaaktype: een generieke aanduiding van de aard van een
zaak;
zaaktypecatalogus (ZTC): referentielijst van door de DCMR
uitgevoerde taken die als ‘zaken’ kunnen worden uitgevoerd,
voorzien van relevante attributen;
zaakdossier: het geheel van gestructureerde en
ongestructureerde informatie dat relevant is voor de
zaak;
selectielijst: beschrijving van de archiefbescheiden van een
organisatie waarbij wordt aangegeven wat voor vernietiging
en wat voor blijvende bewaring in aanmerking komt.
2.Het besluit is mede van toepassing op documenten die ingevolge de
'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en
intergemeentelijke organen' voor vernietiging in aanmerking
komen.2.Verantwoordelijkheid2De directeur is belast met de informatievoorziening voor de onder hem
ressorterende taken, alsmede met het beheer van de documenten van de
organisatie voor zover deze niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.3.Archiefvorming en ordening Productie en vernietiging van documentenDe directeur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op
zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun
houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de
wet gestelde eisen.De directeur draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of
vernietigen van documenten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de
wet of enige andere wet gegeven regels betreffende selectie en
vernietiging worden toegepast. Van documenten waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een
afschrift bewaard.De directeur draagt zorg voor de opstelling en uitvoering van procedures
voor het documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en
interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet
gestelde eisen. Identificering van documenten1.De directeur draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel
uit de daarbij behorende informatie, blijkt:
wanneer het is ontvangen of opgemaakt;
wie de afzender of vervaardiger is;
op welke taak het document betrekking heeft;
wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document
is;
wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
2.De directeur draagt er zorg voor, dat bovendien van ieder te bewaren
digitaal document, te allen tijde kan worden vastgesteld:
het gedrag (als bedoeld in artikel 1h van de regeling);
de inhoud, structuur en verschijningsvorm;
metagegevens over de oorspronkelijke en actuele technische
aard, hard- en softwareomgeving daarvan.
3.Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden
vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen
worden teruggevonden.De directeur draagt zorg voor het opstellen en uitvoeren van procedures
met betrekking tot de registratie van documenten.Ordening en toegankelijkheid van documentenDe directeur draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande
documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en
dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en
doeltreffende systematiek, overeenkomstig een ordeningsstructuur als
bedoeld in artikel 18 van de regeling. 1.Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen behoeven
de schriftelijke toestemming van de archivaris.2.Voorbereiding, invoering en wijziging van informatiesystemen worden
tijdig meegedeeld aan de archivaris.1.De directeur ziet erop toe, dat voor de informatiebestanden,
overeenkomstig artikel 18 van de regeling een actueel, compleet en
logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden wordt aangelegd
en bijgehouden.2.Het overzicht omvat een lijst van informatiebestanden en
-systemen,waarin deze met hun bewaartermijnen worden beschreven en in verband
worden gebracht met de verschillende werkprocessen, taken en
functies alsmede een beschrijving van de in dit besluit genoemde
procedures en methoden van ordening. 3.Uit het in het tweede lid bedoelde overzicht blijkt te allen tijde,
waar de informatiebestanden en - systemen en hun onderdelen zich
bevinden en wanneer ze zijn of worden overgebracht, overgedragen,
vervangen, vernietigd of vervreemd.4.Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van
de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de
toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur
wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.5.De directeur doet zodra nodig opgave bij de archivaris van de
noodzaak tot conversie of migratie van documenten en
informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.6.De directeur is verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke
uitvoering van de in het bovenstaande lid bedoelde conversie en
migratie voor wat betreft:
digitale documenten of informatiebestanden die door de DCMR
zijn opgemaakt of ontvangen;
overgedragen digitale documenten of informatiebestanden van
organisatieonderdelen waaraan bij een reorganisatie of
opheffing rechten of functies zijn overgegaan.
4.Beheer van documentenBewaring van documentenDe directeur draagt er zorg voor dat, ten aanzien van de archiefruimten,
die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de
wet gestelde eisen. Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of
ingebruikneming van archiefruimten, moeten worden goedgekeurd door de
archivaris.Beveiliging en raadpleging van documentenDe directeur draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke
mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het
tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring, vernietiging van
documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking
komen. De directeur laat bijhouden welke onder zijn beheer staande documenten
worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige
terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan
functionarissen van de DCMR Milieudienst Rijnmond, die zijn belast met
behandeling van de desbetreffende aangelegenheid, en aan andere
functionarissen na verkregen toestemming van de directeur. Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen,
tenzij ingevolge bij of krachtens de wet of enig andere wet gegeven
regels. 1.De directeur draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in
aanmerking komende documenten.2.Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere
vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming
van de directeur, slechts toegestaan aan die functionarissen van de
DCMR Milieudienst Rijnmond, die zijn belast met de behandeling van
de betreffende aangelegenheid. Aan het verlenen van toestemming kan
de directeur voorwaarden verbinden.3.De directeur draagt er zorg voor dat de in het tweede lid genoemde
functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is
opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van
vertrouwelijkheid of geheimhouding zijn onderworpen. De in het
tweede lid genoemde functionarissen en degenen aan wie de uitvoering
van dit besluit is opgedragen, bepalen tenminste eenmaal per jaar
gezamenlijk of verlening van vertrouwelijkheid of geheimhouding van
de desbetreffende documenten noodzakelijk is.Vervanging van documentenTen aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door
reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het
Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris
ingewonnen.Vervreemding en overdracht van documenten Vervreemding en overdracht van documenten1.De directeur neemt, voorafgaand aan vervreemding van documenten als
bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet, het besluit tot
vervreemding.2.Voorafgaand aan de vervreemding zorgt de directeur ervoor dat advies
wordt ingewonnen bij de archivaris.Selectie en vernietiging van documenten1.De directeur zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium
toekennen van bewaartermijnen.2.Het toekennen van bewaartermijnen vindt plaats op het niveau van het
zaakdossier.3.Van de in het tweede lid genoemde bewaartermijn wordt tevens een
aantekening gehouden in het in artikel 18 van de regeling bedoelde
overzicht.1.De door de directeur op te stellen selectielijst wordt geïntegreerd
in en toegepast in het kader van de in de ZTC beschreven
zaaktypen.2.Het principe van resultaatafhankelijke bewaartermijnen,
gespecificeerd op het niveau van zaaktype, moet worden goedgekeurd
door de archivaris.3.Vóór iedere daadwerkelijke vernietiging op grond van de
selectielijst, vraagt de directeur machtiging aan de
archivaris.4.De archivaris kan voor de gehele selectielijst, of voor bepaalde
zaaktypen al dan niet in combinatie met specifieke resultaattypen,
een doorlopende machtiging tot vernietiging verlenen. In dat geval
vervalt de verplichting onder lid 3.5.De archivaris stelt nadere regels over de vorm van de selectielijst
en de procedure van goedkeuring.Overbrenging van documentenDe directeur pleegt overleg met de archivaris over het voornemen tot
overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet. Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet
wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten
betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadplegingen,
overgebracht. 5.SlotbepalingenHet “Besluit Informatiebeheer DCMR Milieudienst Rijnmond 2011”
(Schiedam, 2011) wordt ingetrokken.Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer DCMR
Milieudienst Rijnmond 2014.Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking. Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur d.d. 5
november 2014, De voorzitter,De secretaris,