Hoofdstuk 3. Archiefvorming en ordening Productie en vernietiging van documenten
Artikel 3
De directeur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op
zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun
houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de
wet gestelde eisen.
Artikel 4
De directeur draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of
vernietigen van documenten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de
wet of enige andere wet gegeven regels betreffende selectie en
vernietiging worden toegepast.
Artikel 5
Van documenten waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een
afschrift bewaard.
Artikel 6
De directeur draagt zorg voor de opstelling en uitvoering van procedures
voor het documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en
interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet
gestelde eisen.
Identificering van documenten
Artikel 7
- 1.
De directeur draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel
uit de daarbij behorende informatie, blijkt:
- a.
wanneer het is ontvangen of opgemaakt;
- b.
wie de afzender of vervaardiger is;
- c.
op welke taak het document betrekking heeft;
- d.
wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document
is;
- e.
wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
- 2.
De directeur draagt er zorg voor, dat bovendien van ieder te bewaren
digitaal document, te allen tijde kan worden vastgesteld:
- a.
het gedrag (als bedoeld in artikel 1h van de regeling);
- b.
de inhoud, structuur en verschijningsvorm;
- c.
metagegevens over de oorspronkelijke en actuele technische
aard, hard- en softwareomgeving daarvan.
- 3.
Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden
vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen
worden teruggevonden.
Artikel 8
De directeur draagt zorg voor het opstellen en uitvoeren van procedures
met betrekking tot de registratie van documenten.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
Artikel 9
De directeur draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande
documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en
dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en
doeltreffende systematiek, overeenkomstig een ordeningsstructuur als
bedoeld in artikel 18 van de regeling.
Artikel 10
- 1.
Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen behoeven
de schriftelijke toestemming van de archivaris.
- 2.
Voorbereiding, invoering en wijziging van informatiesystemen worden
tijdig meegedeeld aan de archivaris.
Artikel 11
- 1.
De directeur ziet erop toe, dat voor de informatiebestanden,
overeenkomstig artikel 18 van de regeling een actueel, compleet en
logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden wordt aangelegd
en bijgehouden.
- 2.
Het overzicht omvat een lijst van informatiebestanden en
-systemen,
waarin deze met hun bewaartermijnen worden beschreven en in verband
worden gebracht met de verschillende werkprocessen, taken en
functies alsmede een beschrijving van de in dit besluit genoemde
procedures en methoden van ordening.
- 3.
Uit het in het tweede lid bedoelde overzicht blijkt te allen tijde,
waar de informatiebestanden en - systemen en hun onderdelen zich
bevinden en wanneer ze zijn of worden overgebracht, overgedragen,
vervangen, vernietigd of vervreemd.
- 4.
Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van
de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de
toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur
wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
- 5.
De directeur doet zodra nodig opgave bij de archivaris van de
noodzaak tot conversie of migratie van documenten en
informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.
- 6.
De directeur is verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke
uitvoering van de in het bovenstaande lid bedoelde conversie en
migratie voor wat betreft:
- a.
digitale documenten of informatiebestanden die door de DCMR
zijn opgemaakt of ontvangen;
- b.
overgedragen digitale documenten of informatiebestanden van
organisatieonderdelen waaraan bij een reorganisatie of
opheffing rechten of functies zijn overgegaan.
Hoofdstuk 4. Beheer van documenten
Artikel 12
De directeur draagt er zorg voor dat, ten aanzien van de archiefruimten,
die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de
wet gestelde eisen.
Artikel 13
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of
ingebruikneming van archiefruimten, moeten worden goedgekeurd door de
archivaris.
Beveiliging en raadpleging van documenten
Artikel 14
De directeur draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke
mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het
tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring, vernietiging van
documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking
komen.
Artikel 15
De directeur laat bijhouden welke onder zijn beheer staande documenten
worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige
terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan
functionarissen van de DCMR Milieudienst Rijnmond, die zijn belast met
behandeling van de desbetreffende aangelegenheid, en aan andere
functionarissen na verkregen toestemming van de directeur.
Artikel 16
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen,
tenzij ingevolge bij of krachtens de wet of enig andere wet gegeven
regels.
Artikel 17
- 1.
De directeur draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in
aanmerking komende documenten.
- 2.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere
vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming
van de directeur, slechts toegestaan aan die functionarissen van de
DCMR Milieudienst Rijnmond, die zijn belast met de behandeling van
de betreffende aangelegenheid. Aan het verlenen van toestemming kan
de directeur voorwaarden verbinden.
- 3.
De directeur draagt er zorg voor dat de in het tweede lid genoemde
functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is
opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van
vertrouwelijkheid of geheimhouding zijn onderworpen. De in het
tweede lid genoemde functionarissen en degenen aan wie de uitvoering
van dit besluit is opgedragen, bepalen tenminste eenmaal per jaar
gezamenlijk of verlening van vertrouwelijkheid of geheimhouding van
de desbetreffende documenten noodzakelijk is.
Vervanging van documenten
Artikel 18
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door
reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het
Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris
ingewonnen.
Vervreemding en overdracht van documenten
Vervreemding en overdracht van documenten
Artikel 19
- 1.
De directeur neemt, voorafgaand aan vervreemding van documenten als
bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet, het besluit tot
vervreemding.
- 2.
Voorafgaand aan de vervreemding zorgt de directeur ervoor dat advies
wordt ingewonnen bij de archivaris.
Selectie en vernietiging van documenten
Artikel 20
- 1.
De directeur zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium
toekennen van bewaartermijnen.
- 2.
Het toekennen van bewaartermijnen vindt plaats op het niveau van het
zaakdossier.
- 3.
Van de in het tweede lid genoemde bewaartermijn wordt tevens een
aantekening gehouden in het in artikel 18 van de regeling bedoelde
overzicht.
Artikel 21
- 1.
De door de directeur op te stellen selectielijst wordt geïntegreerd
in en toegepast in het kader van de in de ZTC beschreven
zaaktypen.
- 2.
Het principe van resultaatafhankelijke bewaartermijnen,
gespecificeerd op het niveau van zaaktype, moet worden goedgekeurd
door de archivaris.
- 3.
Vóór iedere daadwerkelijke vernietiging op grond van de
selectielijst, vraagt de directeur machtiging aan de
archivaris.
- 4.
De archivaris kan voor de gehele selectielijst, of voor bepaalde
zaaktypen al dan niet in combinatie met specifieke resultaattypen,
een doorlopende machtiging tot vernietiging verlenen. In dat geval
vervalt de verplichting onder lid 3.
- 5.
De archivaris stelt nadere regels over de vorm van de selectielijst
en de procedure van goedkeuring.
Overbrenging van documenten
Artikel 22
De directeur pleegt overleg met de archivaris over het voornemen tot
overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet.
Artikel 23
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet
wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten
betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadplegingen,
overgebracht.
Hoofdstuk 5. Slotbepalingen
Artikel 24
Het “Besluit Informatiebeheer DCMR Milieudienst Rijnmond 2011”
(Schiedam, 2011) wordt ingetrokken.
Artikel 25
Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer DCMR
Milieudienst Rijnmond 2014.
Artikel 26
Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.