Regeling klachtenafhandeling bij aanbesteden

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  klacht: schriftelijke melding van een ondernemer die belang heeft bij de aanbesteding aan de gemeente, waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan;

• b.

  ondernemer:

  • -

    een in een aanbesteding geïnteresseerde ondernemer;

  • -

    een (potentiële) inschrijver of (potentiële) gegadigde;

  • -

    een onderaannemer van een (potentiële) inschrijver of (potentiële) gegadigde;

  • -

    een brancheorganisatie of branchegerelateerd adviescentrum van ondernemers;

• c.

  klachtcoördinator: de juridisch adviseur, belast met de coördinatie van de klachtafhandeling binnen de gemeente Rheden;

• d.

  onderzoeker: de door de klachtcoördinator aangewezen teammanager die klachten inhoudelijk onderzoekt en daarover rapporteert;

• e.

  inkoopadviseur: de medewerker die de aanbesteding begeleidt vanuit de afdeling Inkoop van de desbetreffende dienst;

• f.

  verantwoordelijk ambtenaar: de ambtenaar die de opdracht tot de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft, heeft geïnitieerd.

Deze procedure is beperkt tot klachten die:

• a.

  zien op een concrete overheidsopdracht afkomstig van de gemeente Rheden; en

• b.

  betrekking hebben op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen.

Dit kunnen Europese aanbestedingen, nationale openbare of niet-openbare aanbestedingen en meervoudig onderhandse aanbestedingen zijn. De procedure ziet niet op klachten over het aanbestedingsbeleid van de gemeente.

• 1.

  Een klacht wordt schriftelijk ingediend ter attentie van de klachtcoördinator.

• 2.

  De klacht bevat:

  • a.

    een gemotiveerde beschrijving van de klacht;

  • b.

    een suggestie voor inhoudelijke tegemoetkoming aan de klacht;

  • c.

    naam, adres en ondertekening van de ondernemer.

• 1.

  De klachtcoördinator bevestigt zo spoedig mogelijk schriftelijk de ontvangst van de klacht.

• 2.

  De klachtcoördinator wijst per klacht een onderzoeker aan. De klachtcoördinator wijst geen onderzoeker aan die direct betrokken is of is geweest bij het opstellen of uitvoeren van de aanbesteding.

• 3.

  De onderzoeker beoordeelt zo spoedig mogelijk of de klacht inhoudelijk kan worden behandeld (ontvankelijkheid).

• 4.

  Een klacht wordt niet inhoudelijk behandeld indien:

  • a.

    niet is voldaan aan de vereisten genoemd in de artikelen 2 en 3, tweede lid. Bij gebreken op grond van artikel 3, tweede lid, wordt slechts afgezien van inhoudelijke behandeling van de klacht, nadat de ondernemer een redelijke termijn is gegund om het gebrek te herstellen en deze dit heeft nagelaten;

  • b.

    niet voorafgaand aan het indienen van de klacht over hetzelfde aspect een vraag, opmerking of verzoek is ingebracht naar aanleiding van de eerste nota van inlichtingen. Dit geldt niet voor klachten over handelingen en documenten die zijn gedateerd na de eerste nota van inlichtingen.

• 5.

  Indien de klacht naar het oordeel van de onderzoeker niet-ontvankelijk is, deelt de onderzoeker zijn gemotiveerde oordeel daaromtrent schriftelijk mee aan de ondernemer.

• 6.

  Indien de klacht ontvankelijk is, stelt de onderzoeker een onderzoek naar de klacht in. Daarin betrekt hij zo nodig aanvullende informatie van de ondernemer of bij de aanbesteding betrokken gemeentelijke medewerkers. Er vindt geen hoorzitting plaats waarbij partijen worden gehoord.

• 7.

  De onderzoeker stemt de duur van het onderzoek en het tijdstip van rapportage over zijn of haar bevindingen zo veel mogelijk af op de planning van de aanbesteding. Echter, het indienen van een klacht schort de lopende aanbestedingsprocedure niet op.

• 8.

  De onderzoeker beslist op de klacht en deelt zijn beslissing zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de ondernemer. Andere ondernemers die meedingen in de aanbesteding worden gelijktijdig geïnformeerd indien de klacht geheel of gedeeltelijk gegrond wordt verklaard en er maatregelen worden getroffen die voor hen of hun inschrijving gevolgen kunnen hebben.

• 9.

  In afwijking van het voorgaande lid informeert de inkoopadviseur de ondernemer(s) als het gaat om Europese en nationale aanbestedingen.

• 1.

  De onderzoeker kan beslissen dat de klacht, voordat daarop wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de externe Commissie van Aanbestedingsexperts. De onderzoeker doet dat alleen op voorstel van de ondernemer of de verantwoordelijk ambtenaar.

• 2.

  Als een ondernemer het niet eens is met de beslissing op zijn klacht of als er niet binnen een redelijke termijn een beslissing op zijn klacht is gegeven, kan hij zijn klacht voorleggen aan de in het voorgaande lid bedoelde commissie.

• 3.

  Indien de ondernemer over het onderwerp van zijn klacht een kort geding aanhangig maakt bij de rechtbank, wordt de behandeling van de klacht gestaakt.

• 1.

  Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling klachtenafhandeling bij aanbesteden.

• 2.

  Deze regeling treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

   

  Vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders d.d. 17 september 2013.