Organisatie | Dronten |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling budgetbeheer gemeente Dronten 2016 |
Citeertitel | Regeling budgetbeheer gemeente Dronten 2016 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
02-04-2016 | Onbekend | 29-03-2016 Gemeenteblad d.d. 1-04-2016, nr. 39806 | B16.000734 |
Artikel 1. Begrippen en definities
Binnen de Regeling budgetbeheer gemeente Dronten gelden de volgende begrippen en definities:
Product: een product is een geheel van activiteiten en prestaties om beleidsdoelen te bereiken. Aan deze activiteiten en prestaties zijn middelen (geld/budget en inzet) gekoppeld. Een aantal producten vormt samen een programma. Tot het product wordt tevens gerekend de in omschrijving en toelichting van de productenraming opgenomen prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, overige kengetallen en voorschriften.
Budgethouder: door het college, op advies van de directie, aangewezen manager/directielid/programmamanager die in het kader van het financiële beheer verantwoordelijk is voor en aanspreekbaar op de tijdige, volledige en juiste uitvoering van de aan hem toegewezen producten en de daarbij behorende budgetten. Voor raadsbudgetten wordt de budgethouder door de raad aangewezen.
Medewerker die in opdracht van de budgethouder bevoegd en verantwoordelijk is voor de realisatie van een (deel van een) product en de daarbij behorende budgetten. De budgethouder blijft te allen tijde inhoudelijk en financieel eindverantwoordelijk..
Recht: een geldbedrag dat nog niet direct zal worden ontvangen door de gemeente maar dat op contractuele gronden in de toekomst wel zal worden ontvangen als de producten en diensten door de gemeente zijn geleverd dan wel als een bepaalde datum is verstreken (bijv. in geval van dwangsommen en sancties).
Reserve en voorziening:een reserve is een financieel-technische afsplitsing van het eigen vermogen voor toekomstige uitgaven en inkomsten voor een bepaald beleidsdoel. Een voorziening is een deel van het vreemd vermogen voor verplichtingen die nog niet definitief zijn maar die redelijkerwijs wel kunnen worden ingeschat. Ook wordt een voorziening gebruikt voor egalisatie van kosten en inkomsten en voor het afdekken van kwantificeerbare risico’s.
Daar waar in deze regeling wordt gesproken over budgetten worden ook begrote toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen verstaan.
De raad draagt door het vaststellen van de programmabegroting het college op deze tot uitvoering te brengen.
Exploitatiebudgetten worden toegekend voor de duur van het begrotingsjaar. Kredieten kunnen meer dan één begrotingsjaar beslaan. Bij kredieten wordt in de begroting dan wel in een afzonderlijk raadsvoorstel de looptijd van het project in relatie tot de financiële stroom aangegeven. Is dat niet het geval geldt ook hier het begrotingsjaar.
Artikel 4. Vervangingsregelingen
De gemeentesecretaris / algemeen directeur stelt een vervangingsregeling op in het geval van afwezigheid van de budgethouders. Indien er geen vervanger aanwezig is, is de waarnemer van de budgethouder of de leidinggevende van de budgethouder bevoegd.
De budgethouder is binnen het toegekende budget verantwoordelijk voor de uitvoering van de daarbij behorende taakstelling, door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, de aanneming van werk en/ofverlening van diensten, alsmede het verkrijgen en realiseren van de vereiste inkomsten.
Bij de uitvoering van de taken dienen de regels van het gemeentelijk mandaatbesluit ten aanzien van opdrachtverstrekkingen in acht genomen te worden. Het geven van opdrachten kan, conform het mandaatbesluit, zelfstandig door een budgethouder in de rol van opdrachtgever worden uitgevoerd tot een maximum van € 50.000.
De budgethouder draagt met de toepassing van de richtlijnen die zijn vastgesteld op basis van deze regeling zorg voor het aan hem toegewezen budget en is als zodanig gehouden aan een doeltreffende en doelmatige aanwending van dit budget.
De door de budgethouder aangewezen budgetbeheerder draagt, binnen het toegekende budget, zorg voor de uitvoering van de daarbij behorende taakstelling, door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, de aanneming van werk en/ofverlening van diensten, alsmede het verkrijgen en realiseren van de vereiste inkomsten.
Bij de uitvoering van de taken dienen de regels van het gemeentelijk mandaatbesluit ten aanzien van opdrachtverstrekkingen in acht genomen te worden. Het geven van opdrachten kan zelfstandig door de budgetbeheerder worden uitgevoerd tot maximaal € 50.000. De budgethouder kan ook een lager bedrag vaststellen.
De budgetbeheerder draagt met de toepassing van de richtlijnen die zijn vastgesteld op basis van deze regeling zorg voor het aan hem toegewezen budget en is als zodanig gehouden aan een doeltreffende en doelmatige aanwending van dit budget.
De budgethouder is voor de besteding van het budget en de organisatie van de aan het budget verbonden werkzaamheden via de leidinggevende lijn verantwoording verschuldigd aan het college.
De budgetbeheerder is voor de besteding van het budget en de organisatie van de aan het budget verbonden werkzaamheden direct verantwoording verschuldigd aan de budgethouder.
De functies van budgethouder of budgetbeheerder zijn onverenigbaar met de functie van betalingsfiatteur, de functie van kassier, de registrerende functie en de interne controle functie.
Artikel 12. Aangaan van rechten en verplichtingen
De budgethouder is er verantwoordelijk voor dat er een adequate registratie en archivering van de gegevens met betrekking tot de aangegane verplichting plaatsvindt in de financiële applicatie van de gemeente. De budgethouder kan deze bevoegdheden onder eigen verantwoordelijkheid mandateren aan een budgetbeheerder.
Het afleggen van verantwoording door de budgethouder omtrent de voortgang en realisatie van de met het budget voorgenomen taakstelling en de uitputting van de toegekende middelen dan wel de realisatie van de geraamde opbrengsten, vindt plaats door middel van schriftelijke rapportages aan het college.
De raad stelt de baten en lasten van de programmabegroting vast op programmaniveau. Het college stelt de productenraming vast. Het college is tussentijds bevoegd binnen een programma baten en lasten te verschuiven tussen producten mits de in de begroting benoemde prestaties realiseerbaar blijven. Baten en lasten mogen niet worden gesaldeerd conform de bepalingen van de BBV.
Rapportage dient op eigen initiatief van de budgethouder tussentijds te geschieden in het geval er een duidelijk vermoeden of aanwijzing bestaat dat het budget onvermijdelijk en onuitstelbaar substantieel moet worden overschreden (uitgaven kant) of niet wordt bereikt (inkomstenkant) of de taakstelling gekoppeld aan het budget fors wordt ondermijnd.
De budgethouder in samenwerking met de budgetbeheerder, is verantwoordelijk voor het opstellen van de schriftelijke rapportages met betrekking tot de hem toegekende budgetten.
De manager Concerndiensten is aangewezen als houder van de financiële applicatie. Hij draagt zorg voor de inrichting en functionele werking van de financiële applicatie en is verantwoordelijk voor een adequate verwerking van de in te brengen gegevens. Hij draagt tevens zorg voor de beveiligde toegang van de budgethouders en -beheerders, opdat deze hun taakstelling(en), verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van het toegekende budget inhoud kunnen geven.
De manager Concerndiensten is verantwoordelijk voor een tijdige, juiste en volledige verwerking van de gegevens (debiteuren, crediteuren, overige mutaties) en de daarmee samenhangende dossiervorming. Hij zorgt voor relevante informatieverstrekking uit de gegevens in lijn met de planning & controlcyclus.
De budgethouder is gehouden de hem door de afdeling concerndiensten aangeboden bescheiden (factuur met evt. bijlagen) te controleren op juistheid en te voorzien van de benodigde coderingen voor de verwerking in de financiële administratie. Daarbij dient steeds te worden aangegeven welke daaraan voorafgaande verplichting ten grondslag ligt aan de aangeboden bescheiden.
Indien transacties verkeerd zijn verwerkt, kan de budgethouder correctieboekingen doorgeven aan de financiële afdeling als het een correctie betreft binnen de eigen budgetten. De authenticatie kan bijv. via een rechtstreekse mail. Indien het een correctie betreft van budgetten van verschillende budgethouders moeten die budgethouders deze correctie autoriseren. Een correctie kan zijn dat de factuur wordt gecorrigeerd of dat via een memoriaal kosten worden doorberekend naar ander budget.
De financiële administratie en/of de controller kunnen ook zelfstandig correctieboekingen uitvoeren vanuit het belang van de juiste economische classificatie van kosten en opbrengsten. De mutatie blijft dus dan bínnen dezelfde functionele classificatie/kostenplaats. De budgethouder wordt van dergelijke mutaties op de hoogte gesteld door de steller van de mutatie.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de registratie van aangegane verplichtingen en de daarmee samenhangende dossiervorming, voor het aan hem toegekende budget.
De manager Concerndiensten voert de interne controle uit op de naleving van de regeling en de daarop gebaseerde richtlijnen. Deze interne controle wordt uitgevoerd aan de hand van vooraf in overleg met de accountant vastgesteld controleprogramma. De uitvoering van de interne controle of delen daarvan, kan door het college aan een andere eenheid worden opgedragen.