Organisatie | Zeist |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Zeist 2014-2018 |
Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Zeist 2014-2018 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010-2012
Bevat als bijlagen Aanpak Social Return en Klachtenregeling aanbestedingen
Aanbestedingswet
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
16-07-2014 | Nieuwe regeling | 15-07-2014 Onbekend | 14cv.00245 |
13 uitgangspunten die de basis vormen voor het Zeists inkoopbeleid:
Gunning van de opdracht vindt plaats op basis van vooraf vastgestelde selectie- en gunningscriteria. Opdrachten worden altijd aanbesteed op basis van het gunningscriterium EMVI, tenzij het voor partijen niet mogelijk of proportioneel is zich op andere onderdelen dan alleen de prijs te onderscheiden.
Binnen de overheid is de aandacht voor inkoop en aanbesteden de laatste jaren toegenomen. Dit komt door veranderende wetgeving en een toenemende mate van controle op de naleving. Zo is per 1 april 2013 de Aanbestedingswet in Nederland van kracht geworden en doet de accountant jaarlijks een rechtmatigheidscontrole op inkoop.
De steeds sterkere financiële druk op de overheid dwingt diezelfde overheid om nog meer te letten op een efficiënte en doelmatige besteding van de overheidsgelden. Verder zijn de belangen van de markt groter geworden door de economische teruggang van de laatste jaren. Duidelijk is dat veel belang wordt gehecht aan de wijze waarop de overheid opdrachten aan derden verstrekt. Integriteit, betrouwbaarheid en transparantie van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer zijn daarbij kernwaarden. Daarnaast is sinds 2012 Social Return van toepassing binnen de inkoop van gemeente Zeist.
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is inmiddels de derde editie op dit vakgebied binnen de gemeente Zeist. Deze nota is opgesteld naar inspiratie van zowel het voorgaande beleid als het VNG model Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012.
Voor de goede leesbaarheid van dit beleidsstuk wordt soms alleen gesproken over ‘inkopen’, ook al wordt daar ook ‘aanbesteden’ bedoeld.
Voor de gemeente gelden de volgende juridische inkoopkaders:
Daarnaast zijn ook de volgende kaders van belang:
Bij elke Europese en nationale aanbestedingsprocedure zijn de onderstaande beginselen van kracht;
De jaarlijkse accountantscontrole ziet onder andere toe op rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op naleving van de juridische inkoopkaders maakt onderdeel uit van de controle. Niet rechtmatig gevoerde aanbestedingen kunnen bij overschrijding van de vastgelegde goedkeuringstoleranties leiden tot een afgekeurde accountantsverklaring bij de jaarrekeningen.
Daarnaast brengt het niet naleven van de aanbestedingsregels het risico met zich mee dat belanghebbenden een klacht indienen of een kort geding aanspannen. Mogelijke gevolgen zijn verplichte herbeoordeling, een heraanbesteding of betaling van schadevergoeding.
Naast de wettelijke verplichting is het voor de gemeente zelf ook belangrijk de regels te benutten. Gelijke kansen voor alle potentiële aanbieders leiden immers tot concurrerende aanbiedingen en daarmee tot een doelmatige besteding van het overheidsgeld.
In geval van een meningsverschil of ontevredenheid tijdens een aanbestedingsprocedure die uitmondt in een klacht, geldt de klachtenregeling aanbestedingen uit bijlage 2.
Uitgangspunt 2: Inkoop is maatwerk, waarbij de gemeente zoveel mogelijk uniforme documenten en voorwaarden toepast. |
De gemeente streeft waar mogelijk naar het hanteren van de volgende uniforme – meestal landelijke – aanbestedingsreglementen, standaard bestekken en inkoopvoorwaarden;
Uniformiteit in de uitvoering draagt bij aan eenduidigheid en duidelijkheid voor ondernemers. Tevens bevordert de uniformiteit samenwerking met andere aanbestedende diensten.
Uitgangspunt 3: Inkoop en contracteren vinden plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en budgethoudersregeling. |
De bevoegdheden wat betreft het aangaan van overeenkomsten zijn vastgelegd in het gemeentelijk mandaatbesluit en budgethoudersregeling.
Integriteit staat voorop. Er kan geen sprake zijn van belangenverstrengeling. Verkregen informatie wordt, waar vereist, vertrouwelijk behandeld. Voor bestuurders en ambtenaren geldt de gedragscode van de gemeente, “de 10 gouden regels”.
Leveranciers handelen conform wet- en regelgeving en overigens in overeenstemming met hetgeen in het maatschappelijk verkeer betaamt. De gemeente kan in dit kader de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ als bewijsstuk opvragen.
Bij een grotere aanbesteding, voornamelijk binnen de ICT, bouw en milieu gerelateerd, kan de gemeente het van belang achten gebruik te maken van het BIBOB instrumentarium. De wet BIBOB is er op gericht dat overheidsinstanties malafide en criminele organisaties tegen kunnen gaan. Bij een dergelijke toepassing wordt dit in de aanbestedingsstukken vermeld en geldt tevens het BIBOB beleid van de gemeente Zeist.
Uitgangspunt 5: Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats waarbij zo mogelijk duurzaamheid en social return worden toegapast. |
In lijn met het landelijk programma ‘Duurzaam Inkopen’ en de Millenniumcampagne heeft de gemeente de volgende doelstellingen:
Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return een rol. De gemeente stimuleert - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces.
Duurzaam inkopen is het meenemen van zowel sociale als milieuaspecten in het totale inkoopproces. De gemeente wenst - waar mogelijk en doelmatig - deze mogelijkheden te gebruiken en de balans tussen people, planet & profit als volgt af te wegen:
Bij aanvang van een inkooptraject worden de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkend. In de praktijk betekent dit dat de gemeente bij de product- en marktanalyse, waar van toegevoegde waarde, inventariseert welke leveringen, diensten of werken op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden en afweegt of en hoe deze een plek binnen de inkoop kunnen krijgen.
Voor een aantal productgroepen zijn door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Deze zijn terug te vinden op (www.pianoo.nl). Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld energiezuinige lichtbronnen in verkeersregelinstallaties, milieuvriendelijke materialen voor het vervaardigen van kantoormeubilair en energiezuinige vervoermiddelen.
Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft daarnaast de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam inkopen’.
De gemeente is sinds 2007 aangesloten bij het gezamenlijke overheidsprogramma duurzaam inkopen. In 2012 heeft Zeist in dat kader het Manifest Professioneel Duurzaam Inkopen ondertekend om het duurzaam inkopen steeds meer te verankeren in de organisatie. Per afzonderlijke inkoop wordt dan ook gekeken welke criteria van toegevoegde waarde zijn op dit gebied, waarbij de duurzaamheidscriteria van het RVO en het Programma Zeist Duurzaam leidend zijn. Daar waar het hanteren van de duurzaamheidscriteria leidt tot onoverkomelijke technische of financiële bezwaren, kan worden afgezien van duurzaam inkopen.
De gemeente wil voldoen aan de uitgangspunten van de campagne ‘Fair Trade gemeente’. Daar waar mogelijk koopt de gemeente Fair Trade producten in.
Social return houdt in dat een opdrachtgever (de gemeente) contractueel sociale voorwaarden stelt aan een opdrachtnemer om zo mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt kansen te bieden. De gemeente maakt hiervoor binnen de inkoop gebruik van de ‘bouwblokkenmethode’. Opdrachtnemers kunnen met deze methode zelf in samenspraak met het Werkgeversservicepunt Kromme Rijn Heuvelrug (Bureau Social Return) verschillende inspanningen combineren in een voor hen optimale mix. Zo kan een persoon met een WW-uitkering ingezet worden of een leerwerkplek geboden worden aan een MBO-er. De uitwerking van de ‘bouwblokkemethode’ en de daarbij horende kaders zijn opgenomen in bijlage 1 van deze nota (Aanpak Social Return).
Social werkvoorzieningsschap Zeist
De gemeente heeft de Biga Groep B.V. aangewezen als preferred supplier. Opdrachten onder de Europese drempel op het gebied van groenonderhoud, drukwerk, schoonmaak en andere werkterreinen van de Biga worden als eerste aan hen aangeboden. Indien er geen, geen passende en/of niet-marktconforme aanbieding tot stand komt, wordt de opdracht alsnog op de markt gebracht.
Bij inkopen boven de Europese drempel worden de wettelijke mogelijkheden met betrekking tot het voorbehouden van gunning aan sociale werkvoorzieningsschappen per geval onderzocht. Ook de zogenaamde “percelenregeling” uit de Europese richtlijn biedt ruimte.
Total Cost of Ownership houdt in dat naast de aanschafprijs ook alle bijkomende kosten gedurende en na het gebruik ervan meegenomen worden in de beoordeling van de offertes. Per aanbesteding overweegt de gemeente of deze aanpak geschikt en gewenst is in relatie tot het beoogde eindresultaat.
De term innovatiegericht aanbesteden ziet zowel op het gevraagde product (innovatiegericht inkopen), het gebruik van innovatieve contractvormen als op vernieuwende aanbestedingsprocedures (innovatief aanbesteden).
Binnen het aanbestedingsproces kan de gemeente innovatieve aanbiedingen genereren door toestemming te geven aan inschrijvers om varianten op het standaardbestek toe te staan.
Ook kan de gemeente aanbesteden door middel van het principe van prestatie inkoop. Hierbij wordt bij een inkoop het einddoel en de verplichte kaders gegeven en van marktpartijen gevraagd om hiervoor de beste oplossing te bieden. De gemeente zal ook innovatieve contractvormen toepassen wanneer dit betere oplossingen biedt.
Uitgangspunt 7: De keuze voor een aanbestedingsprocedure is afhankelijk van de omvang, type en complexiteit van de opdracht, de transactiekosten en het karakter van de markt. |
Per opdracht bepaalt de gemeente welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is.
Daarbij gelden onderstaande drempelbedragen als uitgangspunt:
Van de Europese aanbestedingsrichtlijnen en drempelbedragen kan in geen geval afgeweken worden.
Bij de definitieve keuze voor een aanbestedingsprocedure onder de Europese drempels dienen, naast de bovengenoemde financiële omvang, ook altijd de volgende aspecten in overweging genomen te worden:
In sommige gevallen kan dit betekenen dat de bovengenoemde gemeentelijke drempelbedragen, exclusief de Europese drempels, niet gevolgd worden.
In gevallen waar een opdracht qua financiële omvang via een meervoudig onderhandse procedure aanbesteed zou worden, maar het aantal potentiële inschrijvers zeer beperkt is of de inspanning voor een offerte onevenredig groot, kan de gemeente in het kader van proportionaliteit kiezen alsnog een enkelvoudig onderhandse aanbesteding te doen.
Afwijken van de gemeentelijke drempelbedragen onder de Europese drempel is verder, afhankelijk van de specifieke situatie, onder andere ook in de volgende gevallen denkbaar:
Aan een afwijking dient een gedegen en juridisch houdbare schriftelijke motivatie ten grond te liggen.
Bij de beoordeling van offertes kunnen verschillende criteria gehanteerd worden, namelijk wat betreft:
Het is aan de gemeente door het vormen van een optimale mix van bovenstaande criteria voor zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer, te komen tot de beste prijs-kwaliteitverhouding voor haar opdracht.
Om te bepalen welke ondernemer de meest geschikte partij voor de opdracht is en daarmee als eerste gegadigde voor de opdracht in aanmerking komt, worden gunningscriteria vastgesteld per aanbesteding. Daarbij heeft de gemeente de keuze uit:
Voorbeelden van kwalitatieve gunningscriteria zijn: doorlooptijd van de werkzaamheden, social return, duurzaam gebruik/verwerking van materialen, levertijd en garantie.
Met het in werking treden van de Aanbestedingswet 2012 is het gunningcriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) in de basis verplicht gesteld. Gunning op laagste prijs is daarbij nog steeds toegestaan, mits de gemeente de keuze motiveert in de aanbestedingsstukken. Mocht het bijvoorbeeld voor partijen niet mogelijk of proportioneel zijn om zich te onderscheiden bij een standaard levering of standaard werk, dan kan de gemeente het gunningscriterium ‘laagste prijs’ toepassen.
De betrokken ondernemers bij een aanbestedingsprocedure verdienen ieder een eerlijke kans om de opdracht gegund te krijgen. Dat draagt ook bij aan een gezonde marktwerking.
De gemeente maakt geen gebruik meer van zogenaamde openbare openingen en maakt de geoffreerde prijzen bij EMVI-aanbestedingen, niet bekend. Het bekend maken van de prijzen bij EMVI levert zowel de gemeente als inschrijvers geen bewezen voordelen op. Hiermee wordt beoogd de rechtmatige commerciële belangen van inschrijvers te beschermen.
Uitgangspunt 10: De gemeente stimuleert - waar mogelijk en wettelijk toegestaan - de lokale / regionale economie en het MKB. |
Waar mogelijk en wettelijk toegestaan, wil de gemeente lokale en regionale ondernemers kansen bieden. Naast de gemeente hebben de ondernemers hierbij ook een taak om zich te profileren. De gemeente streeft dan ook naar onderlinge samenwerking en kennisdeling om bovenstaand doel te bereiken.
Zo zal de gemeente lokale ondernemers ondersteunen door middel van onder andere workshops over de juridische en praktische aspecten van het aanbesteden.
In geval van een enkelvoudige of meervoudige onderhandse aanbesteding streeft de gemeente ernaar op zijn minst één lokale/regionale ondernemer uit te nodigen om een offerte uit te brengen.
De gemeente blijft te allen tijde op zoek naar de beste prijs-kwaliteitverhouding en laat dan ook niet onnodig nationale, Europese of mondiale kansen liggen. Bovenstaande stimulans mag ook niet tot enigerlei vorm van discriminatie leiden.
De kansen van het MKB vormen de rode draad van de Aanbestedingswet 2012 en de daarbij behorende Gids Proportionaliteit. Hierbij mag een eventuele stimulans ook niet tot discriminatie leiden. Kansen voor het MKB kunnen op de volgende manieren worden verhoogd:
Uitgangspunt 11: De gemeente participeert in samenwerkingsverbanden wanneer meerwaarde gecreëerd wordt. |
De gemeente heeft oog voor inkoopsamenwerking. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie alsook met andere (regionale) gemeenten of aanbestedende diensten. Het doel van samenwerken is het creëren van meerwaarde ten opzichte van wat de gemeente individueel tot stand kan brengen. Deze meerwaarde hoeft niet per definitie alleen tot een financieel voordeel te leiden, maar kan ook leiden tot efficiency-, kennis- en capaciteitsvoordelen.
Indien er samen met één of meerdere aanbestedende dienst(en) een aanbesteding op de markt wordt gebracht, wordt de wetgeving op het gebied van onnodig samenvoegen in ogenschouw genomen.
Uitgangspunt 12: Binnen de gemeente is inkoop decentraal georganiseerd met een centrale ondersteuning en advisering. |
Binnen de gemeente zijn afdelingen zelf budgetverantwoordelijk, wat maakt dat er een decentrale inkooporganisatie bestaat binnen de gemeente. Voor een optimaal resultaat is een combinatie van de vakinhoudelijke kennis op de afdelingen en de inkoop-technische en aanbestedingsrechtelijke kennis nodig.
De inkoopadviseur vervult een centrale advies-, ondersteunings- en controlefunctie op het brede vlak van de gemeentelijke inkopen en aanbestedingen.
Om centraal inzicht in alle inkopen en aanbestedingen te bevorderen, moeten budgethouders voor inkopen met een raming hoger dan € 25.000 deze melden bij de inkoopadviseur door middel van de inkoopchecklist.
Een aanbestedingsprocedure kenmerkt zich door vele administratieve handelingen die van zowel de gemeente als de inschrijvers gevraagd wordt. De gemeente streeft naar zo laag mogelijke administratieve lasten om zo de inspanningen voor een aanbesteding voor alle betrokkenen
proportioneel te houden. Daarbij zijn drie kernbegrippen van belang: standaardisatie, verlichting bewijslast en digitalisering. De standaardisatie is al bij uitgangspunt 2 toegelicht.
Een onderdeel van de administratieve lastenverlichting betreft de bewijslast. De gemeente zal zoveel mogelijk de bewijsstukken alleen van de voorlopig gegunde partij opvragen. Daarbij dient de ondernemer bij inschrijving te verklaren te voldoen aan de gestelde eisen door middel van de Uniforme Eigen Verklaring.
Alle aanbestedende diensten zijn vanaf 1 april 2013 verplicht gebruik te maken van de publicatiemodule van TenderNed (www.tenderned.nl). De verplichting geldt onder meer voor het doen van (voor)aankondigingen, de mededeling van gunningsbeslissingen, rectificaties en de mededeling aan de Europese Commissie van het resultaat van de procedure.
De verplichting geldt voor opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempels en bij het vrijwillig openbaar bekendmaken ookvan (nationale) opdrachten.
De gemeente Zeist gebruikt zowel www.tenderned.nl als www.aanbestedingskalender.nl voor de bovengenoemde publicaties. Daarbij is het streven om in de komende periode, waar mogelijk, toe te werken naar het volledig digitaal doorlopen van de aanbestedingsprocedures.
Zie het bestand: “Aanpak Social Return in de gemeente Zeist 2014 e.v.” op zowel www.zeist.nl als de interne intranetpagina.
In 2010 heeft het college van B&W het inkoopbeleid 2010-2012 vastgesteld. Vervolgens is eind 2011 besloten om Social Return zo breed mogelijk toe te passen in de aanbestedingen van de gemeente Zeist. De concrete invulling van dit besluit is uiteindelijk vastgelegd in de ‘Aanpak Social Return in Gemeente Zeist’ d.d. 31 december 2011.
In de afgelopen periode (2012 en 2013) is er een groot aantal aanbestedingen uitgezet met Social Return. Op basis van de ervaringen van deze jaren heeft er eind 2013 een evaluatie plaatsgevonden. Op basis van de uitkomsten is besloten de bestaande aanpak op een aantal punten aan te passen. Het resultaat is bijgaande ‘Aanpak Social Return in Gemeente Zeist 2014 e.v.’.
Kenmerkend aan de Zeister aanpak blijft de maatwerk bouwblokken structuur met een transparante waardebepaling. De opdrachtnemer kan zelf, in samenspraak met Bureau Social Return (BSR)(noot: Vormgegeven door het Werkgeversservicepunt Kromme Rijn Heuvelrug), de verschillende Social Return inspanningen combineren in een voor hem optimale mix. De opdrachtnemer weet vooraf welke waarde aan de verschillende inspanningen wordt toegekend. Door deze vorm van maatwerk aan te bieden kan een opdrachtnemer Social Return veel beter inpassen in zijn/haar bedrijfsvoering. De volgende uitgangspunten gelden binnen deze aanpak Social Return:
Reeds gedane Social Return inspanningen die gestart zijn tot maximaal 3 maanden voorafgaand aan de definitieve gunning van de opdracht zijn toegestaan voor de geldende Social Return verplichting van de gegunde opdracht. De inspanning mag daarbij niet al voor een andere Social Return verplichting, eventueel van een andere aanbestedende dienst, zijn ingezet.
Hieronder is het proces van Social Return schematisch weergegeven:
Het proces van de Social Return-verplichting is als volgt:
De gemeente koopt in via een aanbesteding en heeft de Social Return-verplichting opgenomen in de aanbestedingsstukken of offerteaanvraag. De aanbesteding wordt vervolgens gegund aan een opdrachtnemer. De opdrachtnemer heeft met het indienen van zijn inschrijving verklaart te (gaan) voldoen aan de eis van Social Return.
De opdrachtnemer levert vervolgens bij het BSR een plan (bijlage 1) aan hoe hij wil gaan voldoen aan de Social Return-verplichting. Basis voor dit plan is het toegepaste percentage van de totale gefactureerde omzet. Voor het bepalen van de waarde van de geplande inspanningen in Social Return, wordt de tabel Social Return gebruikt (pagina 4).
Indien de opdrachtnemer tijdens de looptijd van de overeenkomst niet kan voldoen aan de Social Return-verplichting, wordt een gesprek tussen opdrachtnemer en de projectleider van het BSR aangegaan. Hierbij wordt gekeken welke invulling na de looptijd nog mogelijk is en volgt opnieuw een plan van de opdrachtnemer. BSR dient deze opnieuw goed te keuren.
Tabel Social Return, de bouwblokken
Om de waarde van de inspanningen met betrekking tot de Social Return-verplichting te kunnen meten, wordt de gerealiseerde waarde van de projecten uitgedrukt in een inspanningswaarde. Deze inspanningswaarde staat niet in relatie tot de werkelijke uitgave aan uitkeringen, begeleiding etc. Uiteraard heeft dit te maken met de afstand van de uitkeringsgroep tot de arbeidsmarkt en de inspanning die geleverd moet worden om de groep terug te geleiden.
Door onderstaand schema wordt van te voren transparant aangegeven aan de opdrachtnemer, hoe er aan het einde van de overeenkomst gemeten wordt.
Gefactureerd bedrag op basis van het contract is € 300.000,=. De Social Return-verplichting bedraagt 5% hiervan, dus € 15.000,=. De opdrachtnemer voldoet aan de Social Return-verplichting als Opdrachtnemer iemand in de categorie ‘Participatiewet < 2 jaar” voor een half jaar aan het werk zet of als Opdrachtnemer iemand in de categorie “WW < 1 jaar” een jaar aan het werk zet.
Het Bureau Social Return (BSR) is verantwoordelijk voor de uitvoering en bewaking van de Social Return verplichtingen van de opdrachtnemers van de gemeente Zeist.
Het BSR wordt naast het Werkgeverservicepunt (WSGP KRH) gepositioneerd, zodat een eventueel spanningsveld ten aanzien van de inspanningen in het kader van Social Return niet ten koste gaan van de eventueel al aanwezige relatie met de werkgever. Natuurlijk zal de betreffende accountmanager wel betrokken worden in de uitvoering:
De bemensing van het BSR wordt gerealiseerd door bestaande accountmanagers van het WGSP KRH in te schakelen. Deze personen zullen gedurende de aanbesteding voor BSR werkzaam zijn. Er is daarbij 1 accountmanager aangewezen als projectleider. Hij/zij is verantwoordelijk voor een adequate administratie binnen het BSR en aanspreekpunt voor de gemeente inzake aanbestedingen.
Bij het BSR is de projectleider verantwoordelijk voor het verlenen van medewerking aan de projecten richting de opdrachtnemer. De eindverantwoordelijkheid is echter belegd bij de manager WGSP KRH.
Het BSR kan het WGSP KRH vragen om aanlevering van kandidaten. Kandidaten komen vanuit meerdere achtergronden, te weten het UWV, afdeling ITB van de Sociale Dienst KRH, opleidingsinstituten en derden.
De eindrapportage zal door de projectleider worden gefiatteerd. Dit kan hij/zij alleen doen indien de manager hem/haar vooraf schriftelijke toestemming heeft gegeven.
Indien de opdrachtnemer niet in staat is of, bij hoge uitzondering, niet in staat wordt geacht om het restant van het bedrag te betalen, overlegt de projectleider BSR met de manager BSR/WGSP KRH. Zij doen een voorstel richting de inkoopadviseur van de gemeente Zeist over de te volgen procedure, dit zou in een uitzonderlijke situatie ook kunnen betekenen dat er afgezien wordt van een ingebrekestelling. Na goedkeuring van de inkoopadviseur, wordt de opdrachtnemer op de hoogte gesteld.
Het succes van Social Return is mede afhankelijk van de wijze waarop opdrachtnemers Social Return invullen. Jaarlijks bespreekt een stuurgroep van wethouders, werkgevers en andere belanghebbende organisaties hoe de opdrachtnemers gestuurd kunnen worden of waarop ze gestuurd moeten worden. Naast een toelichting op de resultaten Social Return door de manager BSR/WGSP KRH is een van de agendapunten de tabel Social Return.
De Opdrachtgever vindt het een verantwoordelijkheid van Opdrachtnemers bij te dragen aan het versterken van de sociale infrastructuur. Door zich in te schrijven op deze aanbesteding, verplicht de Inschrijver zich om bij gunning, 5% van de gefactureerde omzet naar aanleiding van de Opdracht aan te wenden om de sociale infrastructuur te versterken. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor een concrete invulling (hoeveel mensen, welk soort mensen, waar inzetten). De invulling van deze Social Return-verplichting kan breder dan enkel op de onderliggende Opdracht worden verwezenlijkt, maar wel gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Opdrachtnemer legt hiertoe verantwoording af richting het Bureau Social Return; Werkgeversservicepunt Kromme Rijn Heuvelrug, info@wgspkrh.nl. Bij afloop van de Opdracht dient aan deze verplichting voldaan te zijn. Het Bureau Social Return voert hierop de controle uit. Indien na de looptijd niet aan de verplichting is voldaan, beroept Opdrachtgever zich op de boeteclausule.
Opdrachtnemer verplicht zich om 5% van de gefactureerde omzet naar aanleiding van de Opdracht te besteden aan inspanningen in het kader van Social Return. Opdrachtnemer kan beslissen om de kandidaten werkzaamheden te laten verrichten die niet direct verband houden met de Opdracht en zelfs niet bij Opdrachtnemer plaatsvinden.
Het Bureau Social Return (info@wgspkrh.nl) adviseert en faciliteert de Opdrachtnemer bij de invulling van Social Return. Na verlening van de Opdracht levert Opdrachtnemer aan het Bureau Social Return een plan op hoe aan de Social Return verplichting te voldoen. Basis voor dit plan is 5% van de geoffreerde opdrachtsom. Voor het bepalen van de waarde van de inspanningen in Social Return, wordt de tabel Social Return gehandhaafd. Als voorbeeld is een tabel in bijlage AA opgenomen.
Reeds gedane Social Return inspanningen welke gestart zijn tot maximaal 3 maanden voorafgaand aan de definitieve gunning van de opdracht zijn toegestaan voor de geldende Social Return verplichting van de gegunde opdracht. De inspanning mag daarbij niet al voor een andere Social Return verplichting, eventueel van een andere aanbestedende dienst, zijn ingezet.
Indien de Opdrachtnemer zijn verplichtingen aangaande Social Return conform lid 01 van dit artikel niet of niet volledig nakomt, betaalt Opdrachtnemer het resterende bedrag dat aan Social Return had moeten worden besteed aan de Opdrachtgever. Deze betaling kan plaatsvinden door creditnota’s (boetebeding).
De gerealiseerde waarde van de inspanningen Social Return wordt uitgedrukt in inspanningswaarde en niet gezien vanuit de werkelijke waarde van de uitkeringen. Uiteraard heeft dit te maken met de afstand van de uitkeringsgroep tot de arbeidsmarkt en de inspanning die geleverd moet worden om de groep terug te leiden in de arbeidsmarkt. Hieronder wordt de huidige waardentabel weergegeven. Deze tabel is niet definitief en aan deze tabel kunnen dan geen rechten worden ontleend. De Opdrachtnemer ontvangt na aanmelding bij het Bureau Social Return een tabel die van toepassing is.
Gefactureerd bedrag op basis van het contract is € 300.000,=. De Social Return-verplichting bedraagt 5 % hiervan, dus € 15.000,=. De opdrachtnemer voldoet aan de Social Return-verplichting als Opdrachtnemer iemand in de categorie ‘Participatiewet < 2 jaar” voor een half jaar aan het werk zetten of als Opdrachtnemer iemand in de categorie “WW < 1 jaar” een jaar aan het werk zet.
“In het kader van het maatschappelijk verantwoord ondernemen waardeert de gemeente Zeist het als opdrachtgever enorm wanneer alle opdrachtnemers op enigerlei wijze inspanningen leveren in het kader van Social Return. De doelgroep van Social Return zijn de mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt. In bijgevoegd inspiratieboekje en tevens op de website van de gemeente Zeist zijn voorbeelden van inspanningen die u in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen kunt ontwikkelen. Voor advies kunt u contact opnemen met het Bureau Social Return via info@wgspkrh.nl of de inkoopadviseur van de gemeente Zeist via inkoop@zeist.nl.”
Zie bestand op zowel intranetpagina als www.zeist.nl: “Klachtenregeling aanbestedingen gemeente Zeist”.
Klachtenregeling Aanbestedingen gemeente Zeist
Een klacht is een schriftelijke melding van een ondernemer die belang heeft bij de aanbesteding waarin deze ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan.
Klachten dienen betrekking te hebben op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet vallen. De aanbestedingen kunnen Europees of Nationaal zijn. Onder de Nationale aanbestedingen worden ook meervoudige onderhandse aanbestedingen begrepen.
Klachten kunnen aan de orde stellen dat een bepaald handelen of nalaten bij een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden. Ook kan geklaagd worden over optreden dat inbreuk maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit.
Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid in het algemeen van de gemeente Zeist.
Niet elke vraag van een ondernemer in een aanbestedingsprocedure hoeft een klacht op te leveren en niet elke klacht hoeft tot het doorlopen van de standaard voor klachtenafhandeling te leiden.
Vragen en verzoeken die gericht zijn op verduidelijking van aspecten van de aanbestedingsprocedure moet de ondernemer tijdig bij de gemeente Zeist inbrengen, opdat deze daarop in de Nota van Inlichtingen kan ingaan. Dit geldt ook voor een verzoek tot het doorvoeren van een niet-wezenlijke wijziging in de aanbestedingsdocumenten. Wanneer de ondernemer het oneens blijft met de reactie in de Nota van Inlichtingen (of indien van toepassing in de individuele inlichtingen) kan hij bij de gemeente Zeist een klacht indienen. Dat geldt ook als een reactie uitblijft. Als een ondernemer een bericht aan het klachtenmeldpunt stuurt, mag er vanuit worden gegaan dat het een klacht betreft.
De ondernemer dient zijn klacht zo spoedig mogelijk in te dienen zodat de klacht nog binnen de lopende aanbesteding kan worden afgehandeld. Indien een klacht niet binnen de lopende aanbesteding kan worden afgehandeld kan het oordeel omtrent de klacht enkel nog gebruikt worden ter lering voor toekomstige aanbestedingen. Een klacht heeft geen schorsende werking op de aanbestedingsprocedure.
Alleen ondernemers die belang hebben bij een specifieke aanbestedingsprocedure van de gemeente Zeist kunnen een klacht indienen. Onder belanghebbenden vallen ondernemers die direct belang hebben bij het verwerven van de betreffende overheidsopdracht. De volgende categorieën belanghebbenden kunnen onderscheiden worden:
Onderaannemers kunnen een klacht indienen voor zover ze niet klagen over de relatie hoofdaannemer versus onderaannemer en vice versa.
Anoniem klagen kan niet. Wel kan een brancheorganisatie op eigen titel bezwaren met betrekking tot een specifieke aanbestedingsprocedure, die bij een of meer ondernemers van de branche leven, als klacht indienen.
Klachten kunnen alleen schriftelijk of per e-mail worden ingediend, met vermelding van de naam en adres van de klagende ondernemer, dagtekening en aanduiding van de aanbesteding. Uit de schriftelijke klacht moet verder duidelijk blijken waarover wordt geklaagd en hoe volgens de ondernemer het knelpunt verholpen zou kunnen worden.
Het klachtenmeldpunt onderzoekt vervolgens, eventueel aan de hand van door de ondernemer en eigen aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure.
Wanneer na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie wordt gekomen dat de klacht terecht of gedeeltelijk terecht is en corrigerende en/of preventieve maatregelen getroffen dienen te worden, wordt dit zo spoedig mogelijk schriftelijk medegedeeld aan de betreffende ondernemer. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de maatregelen, door de contactpersoon van de aanbesteding aan de betrokkenen in de aanbesteding worden gecommuniceerd op hetzelfde moment als de indiener van de klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen.
Verwijzing in aanbestedingsstukken
Bij elke aanbesteding wordt door de gemeente Zeist in de aanbestedingsdocumenten vermeld waar mogelijke klachten kunnen worden ingediend. Voor de verdere procedure wordt in de aanbestedingsstukken verwezen naar de meest actuele Klachtenregeling Aanbestedingen die op