Controleverordening gemeente IJsselstein 2007

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountanteen door de raad benoemde:

  • ·

    registeraccountant of

  • ·

    accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountants-administratieconsulenten of

  • ·

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b.

  accountantscontrole

de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

• ·

  de getrouwheid van het beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• ·

  de rechtmatigheid van het tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

• ·

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;

• ·

  de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

c.rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

d.deelverantwoording

een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

e.Audit Committee

een afzonderlijk door de raad ingestelde commissie met als taak om de raad te assisteren en te adviseren inzake de taken en bevoegdheden van de raad voortvloeiend uit de onderhavige controleverordening en alle daarmee gerelateerde wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt daartoe, de benoeming van en het toezicht houden op het functioneren van de externe accountant, het verstrekken van de controleopdracht aan de accountant alsmede het verstrekken van de opdracht aan de accountant tot het verrichten van overige specifieke advies- en controlewerkzaamheden.

Uitwerking van het voorgaande geschiedt in het Reglement op het Audit Committee.

Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De

  benoeming van de accountant geschiedt in beginsel voor twee jaar met een mogelijkheid van

  verlenging met één jaar.

• 2.

  Het Audit Committee bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt, op voordracht van het Audit Committee, voor de aanbesteding van de

accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a. de toe te passen goedkeurings- en rapporteringtoleranties bij de controle van de jaarrekening; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en eventueel afwijkende rapporteringtoleranties) c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar: f. de posten van de jaarrekening en eventuele deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

g.de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende

rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

4.In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in het programma van eisen

4. opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de

accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij. zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 5.

  De opdrachtverstrekking aan de accountant geschiedt met in acht neming van de in deze

  verordening opgenomen, artikelen .

• 6.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad, op voorstel van het Audit Committee voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

• 7.

  De besluitvorming over de benoeming van de accountant vindt plaats in de vergadering waarin de raad de jaarrekening vaststelt, doch uiterlijk op 15 juni van enig jaar.

• 8.

  Tenzij de raad ander besluit, draagt de burgemeester zorg voor de uitvoering van de in dit artikel genoemde besluiten. De burgemeester informeert het Audit Committee over de verdere uitvoering.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze tijdig aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant tijdig ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen vóór 15 mei van het jaar daaropvolgend aan de raad.

• 5.

  Alle informatie die ná afgifte van de accountantsverklaring en vóór behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt én die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant het Audit Committee.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

   

  Artikel 6. Overige controles en opdrachten

  • 1.

    De raad kan de accountant bij aparte overeenkomst opdracht geven tot het uitvoeren van overige specifieke advies- en controlewerkzaamheden..

  • 2.

    Het college kan de door de raad benoemde accountant alleen na overleg met en toestemming van het Audit Committee opdracht geven tot het uitvoeren van controle- en/of advieswerkzaamheden.

   

  Artikel 7. Rapportering

  • 1.

    Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die (kunnen) leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dan wel indien materiële fraude wordt vastgesteld, meldt hij dit terstond en schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

  • 2.

    In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. Een afschrift daarvan zendt hij terstond aan de raad.

  • 3.

    De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden na verzending aan de raad door de raad aan het college voorgelegd met het doel om deze door het college van een schriftelijke reactie te laten voorzien.

  • 4.

    De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen in ieder geval met het Audit Committee. De accountant verschaft daarbij alle door haar gevraagde informatie ter zake van de uitgevoerde controle, de daarbij gedane bevindingen en de verstrekte verklaring.

   

  Artikel 8. Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking acht dagen na publicatie in het gemeenteblad, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2006 en later.

  • 2.

    Met ingang van de zelfde datum vervalt de Controleverordening, vastgesteld bij raadsbesluit van 14 april 2005.

   

  Artikel 9. Citeertitel

  Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente IJsselstein

  2007”.