Verordening van de Provinciale Staten van de province Gelderland houdende regels omtrent het archief (Archiefverordening Gelderland 2016)

Artikel 1

• 1

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    provinciale bestuursorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1 van de wet, voor zover ingesteld bij of krachtens de Provinciewet of enige bijzondere wet, met uitzondering van de Commissaris van de Koning voor zover het de archiefbescheiden betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt;

  • c.

    de provinciearchivaris: de overeenkomstig artikel 29 van de Archiefwet aangewezen provinciearchivaris, alsmede degenen die machtiging hebben gekregen hem te vervangen;

  • d.

    beheerder: degene die door Gedeputeerde Staten is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale bestuursorganen voor zover die archiefbescheiden niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

  • e.

    beheereenheid: een provinciaal organisatieonderdeel belast met het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van archiefbescheiden en kopieën van archiefbescheiden of in archiefbescheiden en documentatie van de provincie vastgelegde gegevens, kennis en informatie;

  • f.

    beheer van archiefbescheiden: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • g.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, opgeslagen, beheerd, geordend, beschikbaar gesteld en geraadpleegd;

• 2

  Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is van overeenkomstige toepassing op archiefbescheiden die op grond van de voor de provincie geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen.

Artikel 2

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het inrichten van voldoende doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder en beheereenheden.

Artikel 4

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen.

Artikel 5

Gedeputeerde Staten dragen zorg dat het vervaardigen, verwerken, ontvangen, bewerken, ontsluiten en bewaren van archiefbescheiden zodanig plaatsvindt, dat het behoud van deze bescheiden is gewaarborgd.

Artikel 6

Gedeputeerde Staten stellen jaarlijks aan Provinciale Staten voor dat op de provinciale begroting voldoende middelen worden geraamd om de kosten van de zorg voor de archiefbescheiden te kunnen voldoen.

Artikel 7

De provinciearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij of krachtens artikel 29, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht of van taken verband houdende met het toezicht, zich met behoud van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer door hem aangewezen functionarissen, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 8

Gedeputeerde Staten stellen vast binnen welke tijdvakken de provinciearchivaris ten minste eenmaal de archiefbescheiden, de ruimten en de informatiesystemen waarin deze worden bewaard, inspecteert.

Artikel 9

• 1

  De beheerder verstrekt aan de provinciearchivaris alle bescheiden en inlichtingen die deze noodzakelijk acht voor een goede vervulling van zijn taak en verleent de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en detoegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en de werking van de informatiesystemen waarin de archiefbescheiden zijn opgenomen.

• 2

  De provinciearchivaris heeft, met inachtneming van de voorschriften en besluiten ten aanzien van vertrouwelijke of geheime archiefbescheiden, toegang tot alle archiefbescheiden van provinciale organen, de ruimten en de informatiesystemen waarin deze zijn bewaard en opgenomen.

Artikel 10

De provinciearchivaris deelt zijn bevindingen over de uitoefening van het toezicht met de betrokken beheerder of beheerders en ook, indien hij hiertoe aanleiding vindt, met Gedeputeerde Staten. Hij geeft daarbij aan, welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 11

De provinciearchivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan Gedeputeerde Staten over de bij de beheerder uitgevoerde inspecties. Gedeputeerde Staten leggen dit verslag voor aan Provinciale Staten.

Artikel 12

Gedeputeerde Staten brengen eenmaal per jaar aan Provinciale Staten verslag uit over activiteiten die zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 27 van de wet.

Artikel 13

Een beheerder doet tijdig mededeling aan de provinciearchivaris van het voornemen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een provinciaal orgaan of beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;

• b.

  bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;

• d.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• e.

  vervanging van archiefbescheiden door reproducties;

• f.

  vervreemding van archiefbescheiden.

Artikel 14

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het treffen van zodanige organisatorische, procedurele en technische maatregelen en voorzieningen, dat wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen, wordt voorkomen.

Artikel 15

• 1

  Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het treffen van zodanige organisatorische, procedurele en technische maatregelen en voorzieningen, dat de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden wordt geborgd.

• 2

  Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van Gedeputeerde Staten slechts toegestaan aan functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

• 3

  Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen Gedeputeerde Staten voorwaarden verbinden.

Artikel 16

Gedeputeerde Staten stellen alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de provinciearchivaris.

Artikel 17

• 1

  De Archiefverordening van de provincie Gelderland, vastgesteld bij PS-besluit van 17 juni 1996, nr. K-680 en voor het laatst gewijzigd bij PS-besluit van 24 januari 2014 nr. PS2013-508 wordt ingetrokken.

• 2

  Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Gelderland 2016.

• 3

  De verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.