Organisatie | Heusden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Declaratieregeling bestuurlijke uitgaven gemeente Heusden 2016 |
Citeertitel | Declaratieregeling bestuurlijke uitgaven gemeente Heusden 2016 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur |
Externe bijlage | declaratieformulier burgemeester en wethouders |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-04-2016 | 01-03-2016 | 01-01-2020 | Nieuw | 22-03-2016 www.officielebekendmakingen.nl, 4-4-2016 | 464418 |
DECLARATIEREGELING BESTUURLIJKE UITGAVEN GEMEENTE HEUSDEN 2016
Burgemeester en wethouders van Heusden;
gezien het Rechtspositiebesluit burgemeesters, de Regeling rechtspositie burgemeesters, het Rechtspositiebesluit wethouders en de Regeling rechtspositie wethouders;
gezien de door de VNG, het IPO, de UvW en het Ministerie van BZK opgestelde ‘Handreiking integriteit van politiek ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen’ van september 2013;
gelet op de bij raadsbesluit van 16 december 2014 vastgestelde “Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden gemeente Heusden 2014”;
overwegende dat het gewenst is een duidelijk kader vast te leggen voor de door burgemeester en wethouders te declareren kosten en aan hen toe te kennen faciliteiten;
Declaratieregeling bestuurlijke uitgaven gemeente Heusden 2016
Deze regeling is van toepassing op:
De in deze regeling genoemde normen zijn ook van toepassing als de desbetreffende uitgaven op basis van een factuur direct aan de gemeente Heusden in rekening worden gebracht.
Als belangrijke uitgangspunten voor het vergoeden van voorzieningen aan burgemeester en wethouders zijn te noemen:
Voor het gebruik van de eigen personenauto bij dienstreizen binnen en buiten de gemeente gelden voor de wethouders de vergoedingsbedragen conform het bepaalde in artikel 4 van de Regeling rechtspositie wethouders. Voor het gebruik van de eigen personenauto bij dienstreizen binnen de gemeente ontvangt de burgemeester maandelijks een vast vergoedingsbedrag conform het bepaalde in artikel 6, lid 1, van de Regeling rechtspositie burgemeesters. Voor dienstreizen buiten de gemeente ontvangt de burgemeester de vergoedingsbedragen conform het bepaalde in artikel 6, lid 6, van de Regeling rechtspositie burgemeesters. Verkeersboetes komen niet voor vergoeding in aanmerking. Parkeerkosten komen niet voor vergoeding in aanmerking. Voor vaste afstanden, zoals bijvoorbeeld tussen de gemeentehuizen Drunen en Vlijmen, worden voor de burgemeester en wethouders dezelfde km-afstanden aangehouden.
De kosten van dienstreizen per openbaar vervoer worden door de gemeente Heusden (op declaratie) op basis van 2e klasse vergoed.
Taxikosten, fooien taxichauffeurs
Taxikosten komen slechts voor vergoeding in aanmerking wanneer vanuit het oogpunt van doelmatigheid geen andere vervoermiddelen aanwezig zijn. Fooien aan taxichauffeurs komen niet voor vergoeding in aanmerking.
Ingeval dat een buitenlandse dienstreis per vliegtuig wordt gemaakt, vliegen burgemeester en wethouders op kosten van de gemeente Heusden bij intercontinentale vluchten in economy class. Bij bestemmingen binnen Europa wordt in economy class gevlogen.
(Hotel)overnachtingen en ontbijten
Als een dienstreis een overnachting noodzakelijk maakt, mag men de uitgaven van (hotel)overnachtingen en ontbijten declareren. De vergoeding van de kosten van verblijf in het buitenland wordt beperkt tot de dagen van verblijf in het buitenland die voor het zakelijke doel van de dienstreis redelijkerwijs noodzakelijk zijn. Voor de vaststelling van de hoogte van de toe te kennen maximale vergoedingsbedragen worden de Reisregeling binnenland en de Reisregeling buitenland gehanteerd.
Uitgaven voor lunches en diners mag men declareren indien deze zijn gemaakt tijdens een dienstreis en in geval van zakelijke besprekingen. Op het declaratieformulier dient aangegeven te worden met wie de maaltijd is genoten. Individuele lunches tijdens dienstreizen worden vergoed tot de bedragen genoemd in de Reisregeling binnenland en Reisregeling buitenland.
Fooien hotels, restaurants, lunchgelegenheden
In hotels, restaurants en lunchgelegenheden gegeven fooien mag men niet declareren. In het buitenland gegeven fooien in hotels, restaurants en lunchgelegenheden mag men wel declareren.
Bestuurders kunnen van de cateringvoorziening voor broodjeslunch, koffie, thee. e.d. bij werkbesprekingen gebruik maken zonder dat daarvoor kosten bij hen in rekening worden gebracht.
Overige voor declaratie in aanmerking komende kosten en ter beschikking te stellen bedrijfsmiddelen.
Uitgaven voor studies en opleidingen die functiegerelateerd zijn komen voor vergoeding in aanmerking. Voor deelname aan studiereizen naar het buitenland in het gemeentelijk belang is vooraf toestemming van burgemeester en wethouders vereist.
Uitgaven voor seminars en congressen die functiegerelateerd zijn komen voor vergoeding in aanmerking. Voor deelname seminars en congressen die in het buitenland worden gegeven en die in het gemeentelijk belang zijn is vooraf toestemming van burgemeester en wethouders vereist.
Vakliteratuur en –tijdschriften, en kranten
Uitgaven voor vakliteratuur en –vaktijdschriften en voor specifiek voor de functie benodigde kranten en die op het privé-adres worden bezorgd komen niet voor vergoeding in aanmerking.
Lidmaatschap beroepsvereniging
Uitgaven voor het lidmaatschap van een beroepsvereniging dat verband houdt met de uitoefening van de functie komen voor vergoeding in aanmerking
Computer- en telecommunicatieapparatuur
De gemeente Heusden stelt burgemeester en wethouders computerapparatuur, de daarbij behorende randapparatuur (printers en dergelijke) en telecommunicatieapparatuur (telefoons, tablets en Ipads) ter beschikking voor het verrichten van hun werkzaamheden. Deze apparatuur past binnen het beleid dat het cluster ICT hanteert voor de aanschaf en beheer van dergelijke apparatuur.
De gemeente Heusden stelt burgemeester en wethouders een mobiele telefoon ter beschikking waarvan de kosten , inclusief de gesprekskosten, volledig voor rekening van de gemeente Heusden komen. Gesprekskosten buitenland komen niet voor vergoeding door de gemeente Heusden in aanmerking tenzij is aangetoond dat met de gesprekskosten een zakelijk belang is gediend.
Burgemeester en wethouders ontvangen een onbelaste onkostenvergoeding voor de kosten van voorzieningen die voor eigen rekening komen en door hen mede worden aangewend ten behoeve van de vervulling van hun functie.
De volgende uitgaven dienen uit de onbelaste onkostenvergoeding te worden betaald (en komen dus niet voor separatie vergoeding op declaratie in aanmerking):
** In Nederland is een fooi een persoonlijke blijk van waardering voor de geboden service. In het buitenland vormt een fooi vaak een substantieel deel van de beloning van personeel en is daarmee niet onderhevig aan een persoonlijk oordeel over de serviceverlening. Alleen bij buitenlandse dienstreizen komt de fooi voor rekening van de gemeente.
Verantwoorden van uitgaven met creditcard, declaratie van zelf betaalde kosten
Uitgaven die met de creditcard zijn gedaan worden achteraf verantwoord op het declaratieformulier burgemeester en wethouders. Vergoeding van voorgeschoten uitgaven is alleen mogelijk bij gebruik van dit declaratieformulier. Men staaft alle posten op het declaratieformulier met deugdelijke bescheiden (rekeningen, facturen, bonnetjes, kwitanties, etc.). Bij posten waarbij door omstandigheden geen deugdelijk bescheid kan worden overlegd, worden die omstandigheden op het formulier toegelicht. Men vult het declaratieformulier volledig, juist en duidelijk leesbaar in. Waar relevant wordt de als vereist gestelde aanvullende informatie verschaft. De creditcard wordt niet gebruikt voor het opnemen van contant geld.
Ondertekenen van het declaratieformulier
Het betreffende collegelid ondertekent het declaratieformulier waarmee hij/zij verklaart dat:
Goedkeuring van de declaraties
Alle declaraties behoeven, naast ondertekening door het declarerende collegelid, goedkeuring door de gemeentesecretaris of een daartoe door hem/haar aangewezen ambtenaar.
Voordat deze tot goedkeuring en ondertekening overgaat, beoordeelt deze de declaratie op de onderstaande punten:
Termijn indienen van de declaratie
bij declaratie van uitgaven die meer dan drie maanden eerder zijn gedaan dan het moment van declaratie wordt een korting op de uitbetaling toegepast van 10% van het gedeclareerde bedrag. In voorkomende gevallen kan men hiervan afwijken indien een plausibele reden voor de late indiening bestaat en dit vermeld is op het declaratieformulier.
De behandelend ambtenaar van het cluster P&O (aangewezen als deelbudgethouder bestuurlijke uitgaven) controleert de declaratie integraal op:
Daarnaast toetst de behandelend ambtenaar van het cluster P&O door een deelwaarneming de volgende aspecten:
onvolkomenheden in bovengenoemde aspecten kunnen leiden tot vertraging in de uitbetaling en in het uiterste geval tot het niet in behandeling nemen van de declaratie. De behandelend ambtenaar van het cluster P&O retourneert de declaratie in dat geval aan het collegelid dat de declaratie heeft ingediend;
Afwikkeling van facturen inzake onder deze regeling getroffen voorzieningen
Als de kosten van onder deze regeling getroffen voorzieningen door de gemeente Heusden worden voldaan door betaling op factuur, zijn daarop dezelfde voorschriften van toepassing als voor de afwikkeling van andere facturen en tevens dezelfde voorschriften inzake goedkeuring als voor uitbetaling op declaratie gelden.
Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 maart 2016 en blijft van kracht tot deze door een andere declaratieregeling is vervangen.
Deze regeling vervangt de voorgaande regeling van 15 december 2009.
Burgemeester en wethouders voornoemd,
de burgemeester, de secretaris,