Organisatie | Limburg |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Reglement van orde voor Provinciale Staten van Limburg 2016 |
Citeertitel | Reglement van orde voor Provinciale Staten van Limburg 2016 |
Vastgesteld door | provinciale staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie |
Geen
Provinciewet art. 16 en 105
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-04-2016 | 06-11-2018 | nieuwe regeling | 18-03-2016 Provinciaal Blad, 2016, 1957 | Onbekend | |
25-03-2016 | 05-04-2016 | nieuwe regeling | 18-03-2016 Provinciaal Blad, 2016, 1742 | Onbekend |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 2 Het Presidium en het Seniorenconvent
Er is een Presidium dat bestaat uit de vicevoorzitter en de fractievoorzitters, uitgezonderd de voorzitters van fracties ontstaan door afsplitsing. De vicevoorzitter zit het Presidium voor. Bij verhindering of afwezigheid van de vicevoorzitter wordt deze vervangen door een daartoe door het Presidium aangewezen plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter van Provinciale Staten is adviseur van het Presidium.
Het Presidium is belast met de organisatie en het functioneren van Provinciale Staten en de Statencommissies en stelt daartoe onder andere het vergaderschema voor Provinciale Staten en de Statencommissies vast. Ook stelt het Presidium de vaste zitplaatsen in de Statenzaal voor de voorzitter, de Statenleden en de griffier vast. Indien over de vaste zitplaatsen geen overeenstemming wordt bereikt beslist de voorzitter van Provinciale Staten. Ingeval van verschuivingen binnen de aan een fractie toegewezen zitplaatsen doet de fractie hiervan zo spoedig mogelijk mededeling aan de griffier. Daarnaast stelt het Presidium de conceptagenda van de vergaderingen van Provinciale Staten vast. De voorzitter van het Presidium kan, indien geen consensus in het Presidium mogelijk is, op basis van een meerderheidsstandpunt in Provinciale Staten, eigenstandig een voorstel doen aan Provinciale Staten voor wijziging van de conceptagenda van een vergadering van Provinciale Staten.
De griffier bereidt in overleg met de voorzitter van het Presidium de Presidiumagenda voor. Onderwerpen worden zoveel mogelijk in een openbare vergadering behandeld. Vergaderstukken voor een openbare vergadering, indien opgesteld ten behoeve van intern beraad, worden openbaar na behandeling door het Presidium en voorzover zij geen persoonlijke beleidsopvattingen bevatten. De voorzitter van het Presidium legt geheimhouding op voor de stukken die achter gesloten deuren behandeld worden op grond van artikel 91, tweede lid Provinciewet. Het Presidium legt op grond van artikel 91, eerste lid Provinciewet geheimhouding op omtrent het in de Presidiumvergadering met gesloten deuren behandelde.
Uiterlijk bij de vaststelling van het verslag van de Presidiumvergadering besluit het Presidium op grond van artikel 91, eerste lid Provinciewet of omtrent het in de Presidiumvergadering met gesloten deuren behandelde nog langer geheimhouding zal gelden. Uiterlijk bij de vaststelling van het verslag van de Presidiumvergadering besluit de voorzitter van het Presidium op grond van artikel 91, tweede lid Provinciewet of omtrent de inhoud van de stukken waarop hij geheimhouding heeft opgelegd nog langer geheimhouding zal gelden. Van alle agendapunten waarvoor geen geheimhouding (meer) geldt, wordt een openbaar verslag gepubliceerd.
Er is een Seniorenconvent dat bestaat uit de fractievoorzitters en wordt voorgezeten door de Commissaris van de Koning. De fractievoorzitters kunnen zich bij verhindering niet laten vervangen. De vicevoorzitter van Provinciale Staten is adviserend lid. De griffier en/of diens vervanger zijn in elke vergadering van het Seniorenconvent aanwezig en dragen zorg voor de ondersteuning van het Seniorenconvent.
Er is een Agendacommissie die bestaat uit de voorzitters en plaatsvervangend voorzitters van de Statencommissies en de voorzitter van Provinciale Staten. De commissie wordt voorgezeten door de voorzitter van het Presidium. Bij verhindering van de voorzitter van het Presidium wijst de Agendacommissie uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan. De griffier en/of diens plaatsvervanger en de commissiegriffiers zijn in elke vergadering van de Agendacommissie aanwezig.
De Agendacommissie is een Statencommissie als bedoeld in artikel 82 Provinciewet en overlegt over en coördineert aan de hand van een strategische (langetermijn) voorraadagenda de agendering van de vergaderingen van Provinciale Staten en de Statencommissies en de activiteitenplanning. Ook overlegt de Agendacommissie over de (uniforme) werkwijze van de commissies.
Artikel 5 De Commissie Integriteit
Er is een Commissie Integriteit die bestaat uit vijf Statenleden. Het Presidium benoemt, op voordracht van de fracties, de leden van de Commissie Integriteit en een van hen tot voorzitter. Bij verhindering van de voorzitter van het Commissie Integriteit wijst de Commissie Integriteit uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan. De leden kunnen zich bij verhindering niet laten vervangen.
De Commissie Integriteit is een commissie als bedoeld in artikel 82 Provinciewet, die integriteitsonderzoeken mede begeleidt op de wijze als opgenomen in het protocol (mogelijke) integriteitsschendingen door leden van Provinciale Staten of Gedeputeerde Staten provincie Limburg 2014. Daarnaast ontwikkelt de Commissie Integriteit de kennis over integriteit binnen Provinciale Staten en bevordert de integriteit van de leden van Provinciale Staten.
Artikel 6 De Commissie van (voorbereiding van) Onderzoek
De Commissie van (voorbereiding van) Onderzoek kan criteria vastleggen voor het ontvankelijk verklaren van een verzoek tot onderzoek. De Commissie van (voorbereiding van) Onderzoek kan deze criteria als handvat gebruiken bij de beoordeling van het verzoek tot onderzoek teneinde dit al dan niet te honoreren.
De Commissie van (voorbereiding van) Onderzoek beoordeelt of het voorstel voor het uitvoeren van een onderzoek in voldoende mate wordt ondersteund. Aan dit criterium is voldaan indien het verzoek wordt ondersteund door minimaal 25% van het aantal leden van de Commissie van (voorbereiding van) Onderzoek.
De Commissie van (voorbereiding van) Onderzoek kan een Statenonderzoeker als bedoeld in het Gewijzigd Statuut Statenonderzoeker provincie Limburg 2015, opdracht geven om het feitelijke (voorbereidend) onderzoek uit te voeren en/of te coördineren. De Statenonderzoeker rapporteert hierover aan de Commissie van (voorbereiding van) Onderzoek. De Commissie van (voorbereiding van) Onderzoek is verantwoordelijk voor het (voorbereidend) onderzoek en rapporteert en adviseert hierover rechtstreeks aan Provinciale Staten.
Artikel 7 De Jaarrekeningcommissie
Er is een Jaarrekeningcommissie. Elke fractie is met één lid vertegenwoordigd in de Jaarrekeningcommissie. De Jaarrekeningcommissie wordt geformeerd vanuit de daartoe aangewezen Statencommissie, waarbij de voorzitter van die commissie tevens voorzitter is van de Jaarrekeningcommissie. De commissievoorzitter is technisch voorzitter, is geen commissielid en heeft geen stemrecht. Bij verhindering of afwezigheid van de commissievoorzitter wijst de Jaarrekeningcommissie uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan. De plaatsvervangend voorzitter is tevens lid van de Jaarrekeningcommissie en heeft stemrecht.
De Jaarrekeningcommissie fungeert als rekeningcommissie voor Provinciale Staten. Zij behandelt en onderzoekt daartoe de door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten aangeboden jaarrekening en toetst en beoordeelt de comptabele juistheid en rechtmatigheid van financieel beheer en de doelmatigheid van het door of namens Gedeputeerde Staten gevoerde financieel beheer en beleid.
Artikel 8 Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging Statenleden; benoeming gedeputeerden
De commissie onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van elk nieuw benoemd Statenlid en onderzoekt of de kandidaat voldoet aan de in de Provinciewet gestelde eisen. Vervolgens brengt de commissie advies uit aan Provinciale Staten over de toelating tot Provinciale Staten van elk nieuw benoemd Statenlid. Van een gemotiveerd minderheidsstandpunt wordt melding gemaakt. Aan het begin van een nieuwe Statenperiode wordt ook het procesverbaal tot vaststelling van de uitslag van de verkiezingen van Provinciale Staten door de commissies onderzocht en deze brengen zij ook daarover advies uit aan Provinciale Staten.
Bij de benoeming van een gedeputeerde stelt de voorzitter van Provinciale Staten eveneens een commissie overeenkomstig het eerste lid in die onderzoekt of de kandidaat voldoet aan de eisen gesteld in de Provinciewet. De commissie onderzoekt de geloofsbrieven van de kandidaat. Van deze geloofsbrieven maakt ook een verklaring omtrent gedrag deel uit, welke niet ouder is dan een half jaar.. De Commissaris van de Koning rapporteert aan de commissie omtrent zijn bevindingen over de kandidaat naar aanleiding van een in zijn opdracht uitgevoerd integriteitsonderzoek. De Commissaris van de Koning draagt er zorg voor dat de commissie het advies aan hem naar aanleiding van het uitgevoerde risicoprofieltoets onder oplegging van geheimhouding kan inzien. Het advies wordt onder oplegging van geheimhouding ook ter inzage gelegd voor de overige Statenleden. Het vierde lid van dit artikel is van overeenkomstige toepassing op deze benoemingsprocedure.
Indien boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in Provinciale Staten deze aanduiding als naam. Indien geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van Provinciale Staten aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in Provinciale Staten zal voeren.
Artikel 10 Informatie uit niet openbare documenten/geluidsbestanden en het delen daarvan
In afwijking van het eerste lid kunnen de navolgende niet openbare documenten slechts worden ingezien door de daarbij omschreven personen:
de op een lopend onderzoek betrekking hebbende vergaderstukken en geluidsbestanden van de Commissie van (voorbereiding van) Onderzoek. Deze niet openbare documenten mogen tot het moment waarop het onderzoeksrapport openbaar wordt uitsluitend worden ingezien door de voorzitter van de Commissie van (voorbereiding van) Onderzoek en de leden daarvan, de betreffende commissiegriffier, de Statenonderzoeker, de griffier en diens plaatsvervanger. Na openbaarmaking van het onderzoeksrapport kunnen ook de overige leden van Provinciale Staten deze niet openbare documenten inzien;
de op een lopende integriteitsonderzoek betrekking hebbende vergaderstukken van de Commissie Integriteit. Deze niet openbare documenten mogen tot het moment waarop het onderzoeksrapport openbaar wordt uitsluitend worden ingezien door de voorzitter van de Commissie Integriteit en de leden daarvan, de Commissaris van de Koning, de Adviseur Integriteit, de griffier en diens plaatsvervanger en een eventueel door de Commissie Integriteit ingeschakeld extern bureau. Na openbaarmaking van het onderzoeksrapport kunnen ook de overige leden van Provinciale Staten deze niet openbare documenten inzien;
documenten verstrekt ten behoeve van een onderzoek als bedoeld onder a en b. Deze niet openbare documenten mogen tot het moment waarop het onderzoeksrapport openbaar wordt gemaakt uitsluitend worden ingezien door een eventueel voor het onderzoek ingeschakeld extern bureau, de griffier, diens plaatsvervanger en, ingeval van een onderzoek als bedoeld onder a, de Statenonderzoeker. Na openbaarmaking van het onderzoeksrapport kunnen ook de overige leden van Provinciale Staten deze niet openbare documenten inzien;
de geheim blijvende vergaderstukken en verslagen van de Vertrouwenscommissie, alsmede de geheime voordracht van de Vertrouwenscommissie aan Provinciale Staten inzake de (her)benoeming van de Commissaris van de Koning. Deze geheim blijvende documenten mogen uitsluitend worden ingezien door de voorzitter van de Vertrouwenscommissie, de leden daarvan en het adviserend lid afgevaardigd door Gedeputeerde Staten, allen uitsluitend voor zover zij deel uitmaakten van de Vertrouwenscommissie bij een specifieke (her)benoeming. Daarnaast mogen de griffier en diens plaatsvervanger de betreffende geheim blijvende documenten inzien;
de geheim blijvende vergaderstukken en geluidsbestanden van de Commissie Afstemmingsgesprekken. Deze geheim blijvende documenten en geluidsbestanden mogen uitsluitend worden ingezien c.q. beluisterd door de voorzitter van de Commissie Afstemmingsgesprekken en de leden daarvan, allen uitsluitend voor zover zij deel uitmaakten van de Commissie Afstemmingsgesprekken voor een specifiek afstemmingsgesprek. Daarnaast mogen de griffier en diens plaatsvervanger de betreffende geheim blijvende documenten en geluidsbestanden inzien c.q. beluisteren. De Commissaris van de Koning mag het conceptverslag van het afstemmingsgesprek inzien en indien nodig voorstellen tot wijziging doen. Na vaststelling wordt het verslag van het afstemmingsgesprek ter kennis gebracht van de Minister en ontvangt de Commissaris van de Koning een afschrift van het verslag.
Op verzoek van dan wel in overleg met de afzender van een niet openbaar document kan de voorzitter van het Presidium gemotiveerd afwijken van het eerste lid van dit artikel. Hiervan wordt mededeling gedaan bij of op het niet openbare document. Het Presidium wordt over het besluit tot afwijken geïnformeerd.
De leden van Provinciale Staten mogen niet openbare informatie, verkregen:
bespreken met andere op grond van dit artikel gerechtigden tot die informatie, zoals in de meeste gevallen de overige leden van Provinciale Staten van Limburg, de afzender van een niet openbaar document (en indien Gedeputeerde Staten afzender zijn de steller van het stuk), de griffier van Limburg en diens plaatsvervanger. Ook mogen de overige leden van Provinciale Staten deze niet openbare informatie bespreken met de betreffende commissiegriffier indien deze niet openbare informatie samenhangt met een (besloten deel van een) commissievergadering.
Artikel 11 Zienswijze PS bij ontwerpbegrotingen van gemeenschappelijke regelingen
De Statencommissie tot wiens taakveld een gemeenschappelijke regeling behoort, is bevoegd om bij het bestuur van die gemeenschappelijke regeling zienswijzen namens Provinciale Staten in te dienen over de ontwerpbegroting van die gemeenschappelijke regeling.
Hoofdstuk 2 De Statenvergadering
Artikel 12 Oproep en openbare kennisgeving
De voorzitter zendt tenminste negen dagen vóór een vergadering de Statenleden en de leden van Gedeputeerde Staten een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter de schriftelijke oproep minder dan negen dagen voor de vergadering verzenden. Provinciale Staten vergaderen in de regel op vrijdag.
Op voorstel van de voorzitter dan wel op verzoek van een lid van Provinciale Staten of Gedeputeerde Staten kan een onderwerp aan de conceptagenda worden toegevoegd. Het verzoek dient tenminste zeven dagen voor aanvang van de vergadering bij de voorzitter te worden ingediend. Het verzoek moet gemotiveerd zijn en betrekking hebben op een actuele ontwikkeling binnen het werkgebied van Provinciale Staten, terwijl met de agendering van het onderwerp niet gewacht kan worden tot een volgende Statenvergadering. De voorzitter beslist op het verzoek, gehoord het Presidium. De voorzitter kan beslissen het verzoek niet te honoreren, indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of indien het een onderwerp betreft dat niet te maken heeft met provinciaal bestuur. Hij kan eveneens beslissen een verzoek niet te honoreren indien het onderwerp reeds via schriftelijke vragen als bedoeld in artikel 39 van dit reglement aan Gedeputeerde Staten is voorgelegd en deze vragen nog niet beantwoord zijn of het onderwerp reeds voor een vergadering van een Statencommissie of van Provinciale Staten geagendeerd is.
In de regel wordt op maandag voor de Statenvergadering via de nazending een gewijzigde conceptagenda verstuurd indien er nagekomen ingekomen stukken zijn dan wel de conceptagenda anderszins gewijzigd is. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter tot uiterlijk 20 uur voor aanvang van de vergadering een aanvullende conceptagenda opstellen. Nagekomen ingekomen stukken die betrekking hebben op een al geagendeerd voorstel worden tot aan de vergadering toegevoegd aan de conceptagenda met het doel deze te betrekken bij de behandeling van het voorstel waarop de nagekomen ingekomen stukken betrekking hebben.
Artikel 14 Ter inzage leggen van stukken
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden bij het betreffende agendapunt digitaal gepubliceerd op de agenda van de Statenvergadering. Alleen stukken ter toelichting die naar het oordeel van de Griffie vanwege de omvang niet goed digitaal gepubliceerd en/of geraadpleegd kunnen worden, worden bij het verzenden van de oproep voor een ieder bij de Griffie ter inzage gelegd tot het moment waarop de vergadering heeft plaatsgevonden. De voorzitter maakt van de terinzagelegging melding op www.limburg.nl/ProvincialeStaten (de openbare kennisgeving bedoeld in artikel 19 van de Provinciewet). Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de Statenleden en zo mogelijk op www.limburg.nl/ProvincialeStaten.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder Statenlid de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.
Artikel 16 Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning
Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning zijn in elke Statenvergadering aanwezig en kunnen deelnemen aan de beraadslagingen.
Artikel 17 Opening vergadering
Aan het begin van een vergadering spreekt de voorzitter de volgende tekst uit: "Aan het begin van deze vergadering, waarin wij samenkomen om de belangen van de provincie Limburg en haar inwoners te dienen, spreken wij de hoop uit, dat onze arbeid vrucht zal dragen. Mogen wij kracht en inspiratie putten uit onze geloofs- en levensovertuiging met juiste waardering voor elkaars mening. Dat is onze bede aan God of elkaar".
Artikel 18 Spreekrecht externen
Na de opening van de vergadering kunnen externen gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren over geagendeerde onderwerpen. Onder externen worden onder andere begrepen burgers, belangen-/maatschappelijke organisaties, andere overheidsorganisaties en bedrijven. Het spreekrecht externen staat niet open voor leden van Gedeputeerde Staten en van Provinciale Staten, Statenfracties en de onder hun verantwoordelijkheid werkzame personen voor zover zij uit hoofde van hun functie gebruik zouden willen maken van het spreekrecht externen.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit tenminste 24 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk aan de voorzitter. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres, telefoonnummer, het onderwerp, waarover het woord gevoerd wenst te worden en, indien orde, namens welke organisatie hij spreekt.
De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.
Artikel 20 Spreektijd en volgorde sprekers
Fracties kunnen tot 24 uur voor aanvang van de vergadering hun sprekers bij voorstellen aanmelden bij de Griffie en vermelden daarbij een indicatie van de spreektijd. Daarbij geldt als uitgangspunt dat er per agendapunt en per fractie één spreker aangemeld kan worden, waarbij elke spreker maximaal 5 minuten spreektijd heeft. De spreektijd voor Gedeputeerde Staten bedraagt 1/2 van de totale spreektijd van Provinciale Staten in eerste termijn. De spreektijd in tweede termijn bedraagt voor Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten 1/3 van die in eerste termijn.
In de regel verleent de voorzitter het woord in de volgorde van intekening. Bij de behandeling van de jaarstukken, de voorjaarsnota en de programmabegroting wordt een vaste spreekvolgorde gehanteerd, waarbij eerst de grootste oppositiepartij spreekt, vervolgens de grootste coalitiepartij, daarna de op een na grootste oppositiepartij etc.
In voorkomende gevallen kan het Presidium besluiten in afwijking van het eerste en tweede lid de spreektijd fractiegewijs toe te delen, waarbij de grootte van de fractie richtinggevend is voor de omvang van de spreektijd. De spreektijd wordt standaard fractiegewijs toegedeeld bij in elk geval de behandeling van de jaarstukken, de voorjaarsnota en de begroting. Voor de eerste termijn geldt per fractie een spreektijd van 2 minuten per fractielid met een minimum van 10 en een maximum van 30 minuten en per lid van Gedeputeerde Staten een maximum van van 10 minuten. In de tweede termijn geldt voor de fracties en de leden van Gedeputeerde Staten dat de spreektijd 1/3e bedraagt van de spreektijd in de eerste termijn. Interrupties worden niet meegeteld voor de spreektijd.
Artikel 21 Deelname aan de beraadslaging door anderen
Onverminderd artikel 21 Provinciewet kunnen Provinciale Staten op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslagingen. Provinciale Staten nodigen de leden van de Eerste Kamer der Staten-Generaal op een geschikt moment uit om inlichtingen te verstrekken en daartoe deel te nemen aan de beraadslagingen over een aan de orde gesteld onderwerp.
Artikel 24 Stemming en procedure hoofdelijke stemming
Indien een Statenlid daarom vraagt of op voorstel van de voorzitter vindt de stemming plaats met de elektronische stemapparatuur. Indien de elektronische stemmachine om technische redenen niet in werking gesteld kan worden, vindt de stemming plaats door het opsteken van de hand of door zitten en opstaan.
Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de Statenleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen Statenlid. Vervolgens geschiedt de oproeping op alfabetische volgorde. De Statenleden brengen hun stem uit door het woord ‘voor’ of ‘tegen’ uit te spreken, zonder enige toevoeging. De griffier herhaalt daarna de stem die door betreffend Statenlid is uitgebracht.
Heeft een Statenlid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen vóórdat het volgende Statenlid heeft gestemd of ingeval van elektronische stemming, voordat de stemming gesloten wordt. Bemerkt het Statenlid zijn vergissing pas later, dan is herstel niet meer mogelijk, maar kan hij, nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt, aantekening ervan vragen in de notulen dat hij zich heeft vergist.
Artikel 26 Stemming over personen
Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal Statenleden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.
Artikel 27 Notulen, besluitenlijst, lijst van moties en toezeggingen en uitzending via internet
De notulen moeten tenminste inhouden:
een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de Statenleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de Statenleden die zich overeenkomstig de Provinciewet of de Gedragscode Bestuurlijke Integriteit van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;
De Statenleden, de voorzitter van Provinciale Staten, de (plaatsvervangend) griffier, de gedeputeerden en overige personen die tijdens de vergadering het woord gevoerd hebben ontvangen per e-mail een link naar de conceptnotulen. Zij kunnen een voorstel tot verandering van de conceptnotulen doen, indien de conceptnotulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven wat gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering wordt uiterlijk 7 dagen voor aanvang van de vergadering waarin over de vaststelling wordt besloten bij de griffier ingediend.
Vooruitlopend op de conceptnotulen wordt onder de zorg van de griffier een besluitenlijst opgesteld met als doel het spoedig communiceren over de besluitvorming en toezeggingen. Aan de besluitenlijst kunnen geen rechten ontleend worden. De door Provinciale Staten vastgestelde notulen bevatten de formele besluitvorming en de tijdens de vergadering gedane toezeggingen.
De griffier draagt zorg voor het noteren van de toezeggingen en voor monitoring van toezeggingen en aangenomen en aangehouden moties. De griffier stelt hiertoe een monitoringslijst op, waarop procesinformatie over de stand van zaken van de afdoening wordt opgenomen. Deze procesinformatie reiken Gedeputeerde Staten c.q. de Commisaris van de Koning via de Griffie aan de Statencommissies aan, voor zover de afdoening van de moties en toezeggingen onder de verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten c.q. de Commissaris van de Koning vallen.
Artikel 28 Afhandeling van ingekomen stukken
De voor Provinciale Staten of één van de Statencommissies ingekomen openbare stukken worden gepubliceerd op www.limburg.nl/ProvincialeStaten onder “ingekomen stukken”. Daarbij wordt vermeld voor welk gremium (Statencommissies, Presidium, PS) elk afzonderlijk ingekomen openbaar stuk bedoeld is, onder vermelding van de wijze van afdoen (behandelvoorstel). .
Per gremium wordt een overzicht van de ingekomen openbare stukken opgesteld. Elk overzicht heeft betrekking op de periode tussen het verzenden van twee uitnodigingen voor het betreffende gremium. De overzichten worden geagendeerd voor de betreffende gremia (uitgezonderd het overzicht voor Provinciale Staten), die besluiten over de behandelvoorstellen. Het Presidium besluit daarnaast ook over de behandelvoorstellen van ingekomen openbare stukken van Provinciale Staten.
De afzenders van ingekomen stukken, uitgezonderd interne afzenders (waaronder (leden van) Provinciale en Gedeputeerde Staten, de Griffie) en gerechtelijke en overheidsinstanties (waaronder ministeries, Rechtbank en Raad van State), ontvangen zo spoedig mogelijk na ontvangst van hun ingekomen stuk een ontvangstbevestiging inclusief behandelvoorstel, tenzij het een uitnodiging of kennisgeving betreft. Daarnaast ontvangen de betreffende afzenders een aanvullend bericht indien hun ingekomen stuk wordt besproken in dan wel betrokken wordt bij behandeling van een agendapunt in een Statencommissie of Provinciale Staten.
Artikel 29 Toepassing reglement op besloten vergaderingen
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing, voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 31 Opheffen geheimhouding
Indien Provinciale Staten op grond van artikel 25, derde en vierde lid, of artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 91, tweede lid, Provinciewet, voornemens zijn de geheimhouding op te heffen wordt, indien het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd over de opheffing van de geheimhouding.
Hoofdstuk 3 Bevoegdheden en instrumenten van Statenleden
Artikel 34 Amendementen en subamendementen
In de benaming van het amendement worden het volgnummer van het amendement, de naam/namen van de indieners en het onderwerp opgenomen. Er worden maximaal twee namen van de indieners in de benaming vermeld. Zijn er meer dan twee indieners dan wordt alleen de naam van de 1e indiener in de benaming vermeld, vervolgd door cum suis (c.s.).
Er kan alleen beraadslaagd worden over (sub)amendementen die ingediend zijn door een Statenlid, dat de presentielijst getekend heeft en in de vergadering aanwezig is. Indien meerdere Statenleden gezamenlijk een (sub)amendement indienen kan er alleen beraadslaagd worden indien tenminste één indiener de presentielijst getekend heeft en in de vergadering aanwezig is.
In de benaming van de motie wordt het volgnummer van de motie, de naam/namen van de indieners en het onderwerp opgenomen. Er worden maximaal twee namen van de indieners in de benaming vermeld. Zijn er meer dan twee indieners dan wordt alleen de naam van de 1e indiener in de benaming vermeld, vervolgd door cum suis (c.s.).
Indien een motie tijdens de Statenvergadering wordt aangehouden, dan is het aan de indiener van de aangehouden motie om tijdig de motie opnieuw in stemming te brengen. Indien de motie niet binnen een half jaar opnieuw in stemming is gebracht, wordt deze geacht te zijn ingetrokken, tenzij de motie is aangehouden vanwege een toezegging om op een moment later dan een half jaar informatie te verschaffen.
Er kan alleen beraadslaagd worden over moties die ingediend zijn door een Statenlid, dat de presentielijst getekend heeft en in de vergadering aanwezig is. Indien meerdere Statenleden gezamenlijk een motie indienen kan er alleen beraadslaagd worden indien tenminste één indiener de presentielijst getekend heeft en in de vergadering aanwezig is.
Tijdens de beraadslaging over een motie licht eerst de indiener de motie toe gedurende maximaal 5 minuten en vervolgens wordt het woord gevoerd door Gedeputeerde Staten indien de motie zich tot hen richt en daarna de fracties. Indien een motie zich richt tot Provinciale Staten, dan voert eerst de indiener het woord, vervolgens de fracties en tot slot Gedeputeerde Staten (indien de bespreking daartoe aanleiding geeft).
Indien nodig wordt eerst een ontwerpinitiatiefvoorstel in één van de Statencommissies ter sondering besproken. Gedeputeerde Staten worden, voor zover het initiatiefvoorstel hen aangaat, voor en tijdens de commissiebehandeling in de gelegenheid gesteld op het ontwerpinitiatiefvoorstel hun reactie te geven.
Artikel 38 Vragenuur mondelinge vragen
Aan het begin van elke reguliere vergadering van Provinciale Staten bestaat gedurende maximaal een uur de gelegenheid voor Statenleden om mondelinge vragen te stellen aan Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koning ofwel aan andere Statenleden over actuele onderwerpen betreffende het gevoerde bestuur.
Het Statenlid dat tijdens het vragenuur vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp en vermelding van de te stellen vragen tenminste 24 uur voor aanvang van de vergadering bij de voorzitter.
De voorzitter (dan wel de vicevoorzitter indien de vragen de portefeuille van de Commissaris van de Koning betreffen) kan beslissen een vraag niet aan de orde te stellen, indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of het een onderwerp betreft dat niet te maken heeft met provinciaal bestuur. Hij kan eveneens beslissen een vraag niet aan de orde te stellen indien het onderwerp al via schriftelijke vragen als bedoeld in artikel 39 van dit reglement aan Gedeputeerde Staten is voorgelegd en de schriftelijke vragen nog niet beantwoord zijn of het onderwerp reeds voor een vergadering van een Statencommissie of van Provinciale Staten geagendeerd is. Bij afwijzing van het verzoek stelt hij de vragensteller onmiddellijk van zijn beslissing op de hoogte. Een verzoek tot het stellen van mondelinge vragen over informatie waarop geheimhouding is opgelegd, kan alleen gehonoreerd worden ter bespreking in een besloten (deel van een) Statenvergadering..
De voorzitter (dan wel de vicevoorzitter indien de vragen de portefeuille van de Commissaris van de Koning betreffen) beslist zo mogelijk 20 uur voor aanvang van de vergadering of het verzoek wordt ingewilligd. Ingeval van een Statenvergadering in de avonduren beslist de voorzitter zo mogelijk 6 uur voor aanvang van de vergadering. Indien het verzoek wordt gehonoreerd brengt de voorzitter het onderwerp en de te stellen vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van Provinciale Staten en – voor zover het het beleid of bestuur van Gedeputeerde Staten betreft – de leden van Gedeputeerde Staten.
Vragen die vanwege tijdgebrek niet meer mondeling kunnen worden beantwoord worden schriftelijk beantwoord binnen twee weken na de vergadering. Indien beantwoording niet binnen deze termijn kan plaatsvinden, stelt de verantwoordelijke gedeputeerde of de Commissaris van de Koning voor het verstrijken van de termijn de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn beantwoording alsnog zal plaatsvinden.
Indien de verantwoordelijk gedeputeerde of de Commissaris van de Koning tijdens de Statenvergadering gemotiveerd gebruik wil maken van de mogelijkheid tot schriftelijke beantwoording van een of meer mondelinge vragen binnen twee weken (dan wel binnen de nader aan te duiden benodigde extra periode voor schriftelijke beantwoording), dan wordt het gebruik daarvan genoteerd als een toezegging.
Artikel 39 Schriftelijke vragen
Statenleden dienen schriftelijke vragen aan Gedeputeerde Staten c.q. de Commissaris van de Koning betreffende het door Gedeputeerde Staten c.q. de Commissaris van de Koning gevoerde bestuur in bij de griffier. Daarbij wordt aangegeven of schriftelijke of mondelinge beantwoording wordt verlangd. Is de gewenste wijze van beantwoording niet vermeld, dan volgt schriftelijke beantwoording. Er kunnen geen schriftelijke vragen gesteld worden over informatie waarop geheimhouding is gelegd.
Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen dertig dagen nadat de vragen zijn binnengekomen. Mondelinge beantwoording vindt plaats in de eerstvolgende Statenvergadering. Indien beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, stelt de verantwoordelijke gedeputeerde of de Commissaris van de Koning voor het verstrijken van de termijn de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn beantwoording alsnog zal plaatsvinden.
De vragensteller kan, bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende Statenvergadering dan wel in een commissievergadering en bij mondelinge beantwoording in dezelfde Statenvergadering, bij het vragenuur mondelinge vragen nadere inlichtingen vragen over het door de Commissaris van de Koning of Gedeputeerde Staten gegeven antwoord, tenzij Provinciale Staten anders beslissen.
Een Statenlid kan Provinciale Staten verlof vragen om over een onderwerp dat niet vermeld staat op de agenda van Provinciale Staten, een interpellatie (een uitnodiging voor een debat met lid van Gedeputeerde Staten) te houden. Indien het interpellatiedebat gaat over informatie waarop geheimhouding is opgelegd, dan kan alleen verlof gevraagd worden voor een interpellatiedebat in een besloten (deel van een) Statenvergadering.
Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt, behoudens in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, tenminste 24 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd alsmede de te stellen vragen.
De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek, indien het tijdig is ingediend, zo spoedig mogelijk ter kennis van de leden van Provinciale Staten en van Gedeputeerde Staten, voor zover het het beleid of bestuur van Gedeputeerde Staten betreft. Provinciale Staten besluiten bij de vaststelling van de agenda van de eerstvolgende vergadering na indiening van het verzoek zonodig via stemming of en zo ja wanneer de interpellatie zal worden gehouden.